Номенклатура дел эколога предприятия

Номенклатура дел организации

Каждая организация в процессе своей работы накапливает огромное количество разнообразных документов. Для того, чтобы их систематизировать, «разложить по полочкам» существует специальный документ под названием «Номенклатура дел».

На сегодняшний день его ведение не является строго обязательным, тем не менее, он имеет определенное распространение. Обычно номенклатура дел используется на крупных предприятиях, имеющих разветвленную структуру, множество подразделений и, как следствие, большой документооборот, небольшие фирмы использует её в зависимости от потребности.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Роль документа

Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.

Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:

он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.

Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.

Какие дела включать в номенклатуру

В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.

Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.

Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.

Когда формируется документ

Документ является периодическим, и составляется один раз в год в конце отчетного периода (декабрь). Это позволяет точно подсчитать количество документов, с которыми компания входит в новый год.

Кто ведет номенклатуру дел

Ведение документа может находиться в компетенции делопроизводителя, секретаря, сотрудника/руководителя отдела канцелярии или архива, кадровика – все зависит от распределения должностных обязанностей в организации. Но в любом случае, после составления номенклатура передается на подпись руководителю компании.

Правила составления

Несмотря на несколько «громоздкое» название, данный документ имеет довольно простую и понятную структуру. На сегодняшний день нет его унифицированного образца, поэтому предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты. При этом существуют некоторые сведения, которые должны быть в нем обязательно:

наименование организации,
номер и дата составления,
перечень документов,
подписи ответственных лиц.

В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется. Если дело ведется в электронном виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре.

Надо отметить, что некоторые организации те дела, которые ведутся в электронном виде, заносят в отдельный раздел документа или же формируют под них отдельную номенклатуру.

Правила оформления

Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее. Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации.

Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица.

Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия.

Образец составления номенклатуры дел

Вначале вносится стандартная информация:
- полное наименование компании,
- дата составления документа,
- предстоящий год, на который он пишется,
- населенный пункт, в котором зарегистрирована организация.

Тут же отводится несколько строк под утверждение руководителем (сюда вписывается его должность, фамилия-имя-отчество, дата подписи).

Далее идет основная часть, оформленная в виде таблицы. В неё заносятся данные:

индекс или номер дела,
заголовок или название,
количество содержащихся в нем частей или томов,
срок хранения дела (который может соответствовать требованиям закона или внутренним правилам организации),
отдельные примечания (например о том, в какой форме дело ведется, где хранятся его оригиналы или заверенные копии и т.п. информация).

В завершение напротив указанной должности, бланк подписывает сотрудник, составивший документ и только после этого он передается на заверение руководителю фирмы.

Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Форум для экологов

Темы без ответов
Активные темы
Поиск
Персональные данные

Сроки хранения экологической документации

Сообщение bvn » 30 апр 2015, 14:45

Re: Сроки хранения экологической документации

Сообщение Wespe » 30 апр 2015, 21:24

Re: Сроки хранения экологической документации

Сообщение masm0 » 03 май 2015, 13:00

Re: Сроки хранения экологической документации

Сообщение Raccoon » 03 май 2015, 23:51

Re: Сроки хранения экологической документации

Сообщение Wespe » 04 май 2015, 09:17

Re: Сроки хранения экологической документации

Сообщение masm0 » 04 май 2015, 13:11

Нет. Наша контора не ФОИВ.

Все перечисленные в стартовом посте документы образуются в процессе деятельности федеральных органов государственной власти и подведомственных им организаций. Исключением является только разрешение на выбросы, если оно выдается не ФОИВ, а ОИВС. А требования предъявляются: к в организациям, утверждающих и согласовывающих документы; к организациям разработчиках/авторам документов; к организациям-заказчикам; к эксплуатационным организациям. Я тут никаких противоречий не вижу.

Программы для экологов
↳ Online сервисы для экологов
↳ Программные продукты серии «Эколог» — программы для экологов
↳ УПРЗА «Эколог» — программа для расчета рассеивания
↳ «ПДВ-Эколог» — программа для разработки проекта ПДВ
↳ «Эколог-Шум» 2 — программа для расчета шума
↳ «СЗЗ-Эколог» — программа для разработки и корректировки СЗЗ
↳ Отходы — программы по безопасному обращению с отходами
↳ «АТП-Эколог» — программа для расчета выбросов от АТП
↳ Воздух — программы для расчета выбросов загрязняющих веществ
↳ Серия «ЭкоМастер»
↳ Электронные ключи
Нормативно-методические вопросы
↳ Законодательство — экологическое законодательство
↳ Законодательство по воздуху
↳ Законодательство по воде
↳ Законодательство по земле
↳ Законодательство по отходам
↳ Законодательство по плате
↳ Законодательство по СЗЗ
↳ Законодательство по проектной документации
↳ Охрана атмосферного воздуха
↳ Литература
↳ Коды и ПДК веществ
↳ Теплоэнергетика
↳ Транспорт
↳ Лакокраска
↳ Сварка
↳ Деревообработка
↳ Металообработка
↳ Сельское хозяйство + Пищевая промышленность
↳ Строительство
↳ Резервуары и АЗС
↳ Объекты добычи, переработки, транспортировки нефти и газа
↳ Дизель
↳ Отчетность
↳ Парниковые газы
↳ Безопасное обращение с отходами
↳ Литература
↳ Расчет количества отходов
↳ Лицензирование
↳ ПНООЛР
↳ Паспортизация
↳ Компонентный состав, расчет класса опасности, ФККО
↳ Перечень образующихся отходов
↳ Отчетность
↳ Утилизация отходов
↳ Обращение с твердыми коммунальными отходами (ТКО)
↳ Охрана водной среды
↳ Литература
↳ Законодательство
↳ Отчетность
↳ Акустика
↳ Литература
↳ Шумовые характеристики
↳ Экологическая отчетность, производственный экологический контроль и экологический аудит
↳ Экологические платежи
↳ Отчетность в области охраны атмосферного воздуха
↳ Отчетность в области обращения с отходами
↳ Отчетность в области охраны водной среды
↳ Производственный экологический контроль
↳ Экологический аудит
↳ СЗЗ — санитарно защитная зона
↳ Законодательство
↳ «СЗЗ-Эколог» — программа для разработки и корректировки СЗЗ
↳ Разделы проектной документации
↳ Вопросы связанные с ОВОС
↳ Вопросы связанные с ПМООС (ООС)
↳ Общие вопросы: ОВОС, ПМООС(ООС)
↳ ПОС
↳ ИТМ ГОЧС
↳ Пожаробезопасность
↳ Прочие вопросы проектно-сметной документации
↳ Инженерные изыскания
↳ Экологические платежи
↳ Платежи за выбросы ЗВ в атмосферный воздух
↳ Платежи за сброс ЗВ
↳ Платежи за размещение отходов
↳ Ущерб
↳ Электромагнитное излучение
↳ Вибрация
↳ Охрана земельных ресурсов
↳ Законодательство
↳ Растительный и животный мир
↳ Водные биоресурсы
↳ Литература для экологов
↳ Литература по воздуху
↳ Литература по отходам
↳ Литература по акустике
↳ Литература по воде
↳ Общее
Курсы и семинары для экологов
↳ Учебный центр ИПК «Интеграл» — курсы для экологов
Прочее
↳ Общение
↳ Конкурсы
↳ Люблю готовить
↳ Юмор
↳ Наш сайт, форум
↳ Новости Фирмы «Интеграл»
↳ Новости в сфере экологии
↳ Работа, вакансии, резюме
↳ Ищу работу
↳ Предлагаю работу
Экологам предприятий
↳ Экологические платежи
↳ Отчетность
↳ Отчетность в области охраны атмосферного воздуха
↳ Отчетность в области обращения с отходами
↳ Отчетность в области охраны водной среды
↳ Производственный экологический контроль
↳ Экологический аудит
↳ Экологическое законодательство
↳ Лицензирование
Правила
↳ Правила
Корзина
↳ Корзина
АРХИВ
↳ «Эколог-Шум»
↳ УПРЗА «Эколог» 3

Ответственность

Форум «Форум для экологов» является общедоступным для всех зарегистрированных пользователей и осуществляет свою деятельность с соблюдением действующего законодательства РФ.
Администрация форума не осуществляет контроль и не может отвечать за размещаемую пользователями на форуме «Форум для экологов» информацию.
Вместе с тем, Администрация форума резко отрицательно относится к нарушению авторских прав на территории «Форум для экологов».
Поэтому, если Вы являетесь обладателем исключительных имущественных прав, включая:

— исключительное право на воспроизведение;
— исключительное право на распространение;
— исключительное право на публичный показ;
— исключительное право на доведение до всеобщего сведения

и Ваши права тем или иным образом нарушаются с использованием данного форума, мы просим незамедлительно сообщать нам по электронной почте.
Ваше сообщение в обязательном порядке будет рассмотрено. Вам поступит сообщение о результатах проведенных действий, относительно предполагаемого нарушения исключительных прав.
При получении Вашего сообщения с корректно и максимально полно заполненными данными жалоба будет рассмотрена в срок, не превышающий 5 (пяти) рабочих дней.

Наш email: eco@integral.ru

ВНИМАНИЕ! Мы не осуществляем контроль за действиями пользователей, которые могут повторно размещать ссылки на информацию, являющуюся объектом Вашего исключительного права.
Любая информация на форуме размещается пользователем самостоятельно, без какого-либо контроля с чьей-либо стороны, что соответствует общепринятой мировой практике размещения информации в сети интернет.
Однако мы в любом случае рассмотрим все Ваши корректно сформулированные запросы относительно ссылок на информацию, нарушающую Ваши права.
Запросы на удаление НЕПОСРЕДСТВЕННО информации со сторонних ресурсов, нарушающей права, будут возвращены отправителю.

Номенклатура дел эколога предприятия

6.3. Д о к у мент а ция э к олог и чес к ой сл у жбы предприятия

Организационные документ ы :

− Приказ р у ководителя предприятия о создании экологической сл у ж бы предприяти я ;

− Приказ р у ководителя предприятия о назначении р у ководителя экологической сл у ж бы предприятия (эколога предприяти я ) и у тверждении положения о б экологической сл у ж бе;

− Должностные инстр у кции сотр у дников экологической сл у ж бы предприятия (эколога предприяти я );

− Док у мент ы , подтверждающие необходим у ю профессиональн у ю подготовку или переподготовку сотр у дников экологической сл у ж бы предприятия (эколога предприяти я );

− Приказ р у ководителя предприятия о б организации производственного экологического контроля и об у тверждении положения о производственном экологическом контроле;

− Вн у тренние инстр у кции предприятия по охране окр у ж ающей сред ы , по технике безопасност и , по по ж арной безопасност и ;

− Приказы по предприяти ю , у тверждающие планы мероприятий по охране окр у ж ающей среды на предприятии и отчеты о б их выполнении;

− Выписк а и з реестр а источнико в негативног о воздействия н а окр у жа ющ у ю сред у ;

− Заключения органов надзора и контроля (по поднадзорност и ).

Документы по результатам проверо к :

− Ж у рнал у чета мероприятий по гос у дарственному контролю (надзор у );

− Акты по рез у льтатам мероприятий по контролю;

− Предписания органов гос у дарственного контроля (надзора) о б у странении нар у шений требований природоохранного законодательств а ;

− Протоколы о б административных правонар у шения х , постановления о приостановке объектов, цехо в , производств, и разрешения на возобновление работ ы ;

− Приказы по предприятию и планы мероприятий по у странению нар у шений, у становленных в актах проверок и предписания х ;

− Отчеты о выполнении предписани й .

Финансовые документ ы :

− Ежемесячные налоговые декларации по плате за пользование природными рес у рсам и ;

− Копии платежных пор у чений о перечислении платежей за пользование водными объектам и ;

− Ежеквартальные декларации о внесении платы за негативное воздействие на окр у ж ающ у ю сред у ;

− Копии платежных пор у чений о перечислении платежей за негативное воздействие на окр у ж ающ у ю сред у .

Формы государственной статистической отчетност и :

− 2 -тп (возд у х ) « Сведения о б охране атмосферного возд у х а»;

− 2 -тп (водхоз) « Сведения о б использовании вод ы »;

− 2 -тп (отходы) « Об образовани и , пост у плени и , использовании и размещении отходов производства и потреблени я »;

− 18 -кс « Сведения о б инвестициях в основной капитал, направленных на охрану окр у ж ающей среды и рациональное использование природных рес у рсов»;

− 2 — о с « Сведения о выполнении водоохранных работ на водных объекта х »;

− 4 — о с « Сведения о тек у щих затратах на охрану природы, экологических и природорес у рсных платежа х ».

Разрешительные и правоустанавливаю щ ие документы на использование природных ресурсов

− Док у менты на право владения или пользования земельным у частко м ;

− Лицензия на пользование недрам и ;

− Лицензионное дело на пользование недрам и ;

− Лицензия или договор на пользование водными объектам и ;

− Лимиты водопотребления и водоотведени я ;

− Лицензионное дело на пользование водными объектам и .

Документы по охран е атмосферного воздух а :

организационные док у мент ы ;

− приказ по предприятию о назначении лица, ответственного за экспл у атацию и обсл у ж ивание ГО У ;

− должностные инстр у кции для персонал а , обсл у ж ивающего у становки очистки газа;

− паспорта на кажд у ю у становку очистки газов;

− акты обследования ГОУ комиссие й , назначаемой р у ководством предприятия для оценки их технического состояния (один раз в пол у годи е );

− акты проверок фактических параметров ГО У ;

− план работ по проверке эффективности газоочистного обор у дования;

− инстр у кции по экспл у атации и обсл у ж иванию у становок очистки газа;

− приказ о порядке ведения ж у рналов у чета работы у становок очистки газа;

− график планов о -пред у предительного (тек у щег о ) ремонта у становок очистки газа.

− план мероприятий по пред у преждению аварийных выбросов загрязняющих атмосфер у .

первичная у четная док у ментаци я ;

− ПОД-1 « Ж у рнал у чета стационарных источников загрязнения и их характеристи к »;

− ПОД-2 « Ж у рнал у чета выполнения мероприятий по охране атмосферного возд у х а»;

− ПОД-3 « Ж у рнал у чета работы газоочистных и пыле у лавливающих у станово к ».

док у ментаци я , подтверждающая право предприятия на выброс загрязняющих веществ в атмосфер у ;

− проект нормативов ПДВ (ВС В ), согласованный в у становленном порядке;

− план-график контроля за соблюдением нормативов ПДВ (ВС В ) на источниках выбросов и на контрол ь ных точках (поста х );

− ежегодная пояснительная записка о неизменности количества источников выбросов загрязняющих веществ, качественного и количественного состава выбрасываемых веществ, неизменности технологического процесс а , расхода и номенклат у ры использ у емого сырья и материалов, сохранения объемов вып у скаемой прод у кци и , определенных на год разработки и у становления нормативов доп у стимых выбросов;

− технический отчет по контролю за соблюдением у становленных нормативов выбросов загрязняющих веществ в атмосферный возд у х согласно план у -графику контроля;

− ежегодное разрешение на выброс загрязняющих веществ в атмосфер у ;

− план мероприятий по снижению выбросов загрязняющих веществ в атмосферу с целью достижения нормативов ПДВ;

− лимиты на выбросы ( у станавливаются при невозможности соблюдения нормативов доп у стимых выбросов и действ у ют только в период проведения природоохранных мероприяти й ;

док у ментация по охране атмосферного возд у х а при экспл у атации автотранспортных средств:

− ж у р нал ежедневного у чета пробега автотранспортных средств и расхода горючег о ;

− ж у р нал записи рез у льтатов проверок автомобилей на соответствие экологическим требования м .

Документы по охран е водных ресурсо в :

организационные док у мент ы :

− договора на водоснабжение и водоотведения или док у ментация по собственным водозабора м ;

− должностные инстр у кции для персонал а , обсл у ж ивающего водные комм у никации и очистные соор у ж ения;

− должностные инстр у кции для персонал а , обсл у ж ивающего контрол ь н о -измерительн у ю аппарат у р у ;

− док у ментация по проведению гос у дарственной аттестации контрол ь н о -измерительной аппарат у ры;

− балансовая схема водоснабжения и водоотведени я ;

− паспорта на очистные соор у ж ения;

− планы работ по проверке эффективности работы очистных соор у ж ени й ;

− инстр у кции по экспл у атации и обсл у ж иванию очистных соор у ж ени й ;

− ж у р налы у чета работы очистных соор у ж ени й ;

− график планов о -пред у предительного (тек у щег о ) ремонта водопроводн о -канализационных сетей и очистных соор у ж ени й ;

− планы ликвидации аварий.

первичная у четная док у ментаци я :

− ПОД-11 « Ж у рнал у чета водопотребления (водоотведени я ) водоизмерительными приборами и у стройствам и »;

− ПОД-12 « Ж у рнал у чета водопотребления (водоотведени я ) косвенными методам и »;

− ПОД-13 « Ж у рнал у чета качества сбрасываемых сточных вод»;

док у ментаци я , подтверждающая право на сброс загрязняющих веществ:

− проект нормативов доп у стимых сбросов (ПДС), согласованный в у становленном порядке;

− схема-график аналитического контроля за работой очистных соор у ж ени й , соблюдением нормативов доп у стимых сбросов загрязняющих веществ в окр у ж ающ у ю среду со сточными водами и влиянием их на водные объект ы ;

− план мероприятий по достижению нормативов ПДС;

− ежегодное разрешение на сброс загрязняющих веществ;

− ежегодная пояснительная записка, содержащая информацию о неизменности технологических процессов, расхода и номенклат у ры использ у емого сырья и материалов и сохранения объемов вып у скаемой прод у кци и , определенной на год разработки и у становления нормативов доп у стимых сбросов;

− ежегодный технический отчет по контролю за соблюдением у становленных нормативов;

− ежегодный отчет о выполнении плана мероприятий по достижению нормативов ПДС;

Документы по обра щ ению с отходами производства и потребления

организационные док у мент ы :

− приказ о назначении лиц, доп у щенных к работе с опасными отходам и ;

− приказ о направлении лиц, доп у щенных к работе с опасными отходами на об у чение или переподготовк у ; договоры на размещение отходо в , на прием отходов от др у гих организаци й ;

− док у мент ы , подтверждающие выполнение договоров (акты выполненных работ, платежные док у мент ы , товарн о — транспортные накладные и т.д.);

− свидетельство о регистрации объекта размещения отходов в гос у дарственном реестре объектов размещения отходов (для индивид у альных предпринимателей или юридических лиц, имеющих на своем балансе или ос у ществляющих экспл у атацию объектов размещения отходо в ;

− планы мероприятий по снижению влияния образ у ющихся отходов на состояние окр у ж ающей сред ы .

первичная у четная док у ментаци я :

− ж у р налы у чета образовавшихс я , пол у ченных о т др у гих предприяти й , использованны х , обезвреженны х , переданных и размещенных отхода х ;

− паспорта опасных отходо в , с у казанием кода отхода согласно Федеральному классификационному каталогу отходов (ФККО);

− свидетельства на отходы, не включенные в ФККО.

док у ментаци я , подтверждающая право на деятельность по сбор у , использовани ю , обезвреживани ю , транспортировк е , размещению опасных отходо в :

− лицензия на деятельность по сбор у , использовани ю , обезвреживани ю , транспортировк е , размещению опасных отходо в ;

− положительное заключение гос у дарственной экологической экспертизы материалов обоснования намечаемой деятельности по обращению с опасными отходам и ;

− копии свидетельств (сертификато в ) на право работы с опасными отходам и , подтверждающих профессиональн у ю подготовку индивид у ального предпринимателя или работников юридического лица, ос у ществляющих деятельность по сбор у , использовани ю , обезвреживани ю , транспортировк е , размещению опасных отходо в ;

− копии док у ментов, подтверждающих наличие у соискателя лицензии (лицензиата) принадлежащих ему на праве собственности или на ином законном основании производственных помещени й , объектов размещения опасных отходо в , специально обор у дованных и снабженных специальными знаками транспортных средств, соответств у ющих у становленным требования м ;

− копия санитарн о -эпидемиологического заключения о соответствии санитарным правилам деятельности по сбор у , использовани ю , обезвреживани ю , транспортировк е , размещению опасных отходо в .

док у ментаци я , подтверждающая право на размещение отходо в :

− проект нормативов образования отходов и лимитов на их размещени е ;

− лимиты на размещение отходо в ;

− ежегодные технические отчеты о неизменности производственных процессов, использ у емого сырья и об образ у ющихся отхода х .

Док у менты по обеспечению экологической безопасности предприятия

− декларация промышленной безопасности опасных производственных объектов;

− декларация безопасности гидротехнических соор у ж ени й ;

− приказ о порядке перехода в периоды НМУ на заданные ре ж им ы ;

− ж у р нал регистрации приема пред у преждений о НМУ от органа Росгидромета на предприятии и его стр у кт у р ных подразделения х ;

− план мероприятий по пред у преждению аварийных выбросов загрязняющих атмосфер у ;

− план мероприятий п о пред у преждени ю возможных аварийных сит у аци й ;

− план мероприятий по ликвидации последствий загрязнения окр у ж ающей среды в рез у льтате возможных аварий и катастро ф .

Как составить номенклатуру дел организации — образец

Когда составляется номенклатура дел на 2021 год
Кто занимается составлением номенклатуры дел
Порядок утверждения номенклатуры
Как оформлять заголовки дел
Где взять образец номенклатуры дел
Итоги

Когда составляется номенклатура дел на 2021 год

Составление номенклатуры дел организации производится на протяжении последнего квартала года, предшествующего отчетному. Номенклатура вводится в действие в начале года — это означает, что номенклатура дел на 2021 год, составленная в 4-м квартале 2020-го, начинает заполняться с 01.01.2021.

Утверждение номенклатуры дел производится руководителем предприятия в конце календарного года. Внизу данного регистра подбивается итог по количеству перечисленных в номенклатуре дел, томов (частей).

Если в организации есть структурные подразделения, то каждое из них составляет свою номенклатуру дел. Такие номенклатуры согласовываются с работником, ответственным за ведение архива, и утверждаются руководителем подразделения. В соответствии с п. 3.4.6 Основных правил работы архивов организаций, которые одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Основные архивные правила), сводная номенклатура дел составляется на основе регистров структурных подразделений.

Образец номенклатуры дел предприятия согласовывается с архивом не чаще чем 1 раз в 5 лет. Исключение действует для случаев, когда в организации была произведена серьезная реорганизация (по выполняемым функциям или структуре деятельности/управления), — тогда разрабатывается новая номенклатура дел.

Обычно номенклатура дел составляется в нескольких экземплярах. Один из них должен находиться в службе, ответственной за делопроизводство, другой — в архиве.

Кто занимается составлением номенклатуры дел

Специальная служба/сотрудник на предприятии лучше любого привлеченного специалиста знает, как составить номенклатуру дел организации. Принимающим участие в формировании документооборота лицам легче сориентироваться, какие документы следует объединить в одно дело, а какие, наоборот, расформировать по разным томам. Да и названия разделам никто лучше собственных специалистов, знакомых со спецификой работы организации, не подберет.

Традиционно ответственной за составление номенклатуры назначается служба, отвечающая за делопроизводство. Например, составление номенклатуры дел организации (далее — НДО) может быть поручено канцелярии, общему отделу, секретариату.

Прежде чем приступить к составлению НДО, потребуется определиться с составом документации, образующейся в ходе деятельности организации. Изучается устав учреждения, положения о подразделениях (если они есть), плановая и отчетная документация.

Для того чтобы определиться со структурой НДО, потребуется также ознакомиться со штатным расписанием, чтобы знать, кто будет отвечать за формирование тех или иных групп документов.

Подробнее о штатном расписании читайте в материале «Унифицированная форма № Т-3 — Штатное расписание (бланк)».

Порядок составления, согласования и утверждения номенклатуры дел пошагово описан в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно прямо сейчас.

Порядок утверждения номенклатуры

Утверждение НДО состоит из нескольких этапов. Так, составленный документ должен быть:

завизирован лицом, ответственным за ведение архива в организации;
подписан начальником службы, курирующей ведение делопроизводства;
согласован с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архива и экспертной комиссией самой организации, если дела будут передаваться в госархив.

Утверждение НДО может быть произведено двумя способами:

проставлением специального грифа на титульном листе документа с подписью директора, печатью организации и датой;
изданием соответствующего приказа об утверждении данного документа.

НДО может быть утверждена только после ее проверки ЭПК, ведь может так случиться, что потребуется внести изменения в документ после получения замечаний от сотрудников госархива.

Как оформлять заголовки дел

Рекомендации по оформлению заголовков дел содержатся в п. 3.4.9 Основных архивных правил. Указываются названия дел в графе 2 НДО.

Подбирая заголовок для дела, необходимо позаботиться о том, чтобы он в полной мере отражал основное содержание сшитых вместе документов. Название должно быть четким и обобщающим.

Категорически запрещено использовать такие заголовки, как «Разные документы», «Общая корреспонденция» и им подобные. Такие формулировки считаются сотрудниками архивов некорректными. В названии не рекомендуется использовать вводные слова и обороты со сложной пунктуацией.

В зависимости от характерных особенностей сшитых в дело документов устанавливается определенная последовательность терминов, использованных при формировании заголовка дела. Если в дело сформированы документы, связанные с решением какого-либо одного вопроса, но не соблюдена последовательность делопроизводства, то в качестве элемента заголовка может употребляться слово «документы».

При этом далее (в конце самого заголовка) в скобках следует указать на основные разновидности сшитой документации. Пример: «Документы о проведении семинара (программа, список приглашенных, доклады, отчетность)».

Если в деле сшита документация, которая является приложением к какому-либо документу, например, к исковому заявлению, тогда в названии также может быть указано слово «документы». К примеру, «Документы к исковому заявлению о расторжении договора аренды».

О вопросах договоров аренды, повлекших за собой обращение в суд, читайте в материале «Судебная практика по договору аренды».

Заголовки в НДО могут в процессе наполнения документации уточняться.

Где взять образец номенклатуры дел

Каждое предприятие может сформировать индивидуальную НДО, разработав ее совершенно самостоятельно или взяв за основу примерную. В последнем случае структура исходного документа может меняться путем исключения/дополнения разделов, создания подразделов и иных манипуляций.

Для того чтобы быстро сформировать индивидуальную НДО, кроме методических рекомендаций (примерная номенклатура) может понадобиться еще и заполненный образец этого регистра. На нашем сайте вы сможете скачать образец НДО.

Итоги

Организация должна приступить к составлению НДО в последнем квартале года, предшествующего тому, в котором номенклатура начнет действовать. Номенклатура дел — документ, разрабатываемый индивидуально для конкретной организации, его применяющей, путем создания его либо абсолютно самостоятельно, либо с помощью примерной номенклатуры, взятой за образец.

Для того чтобы приступить к составлению НДО, потребуется тщательно изучить состав используемой в организации документации и порядок осуществления документооборота, поскольку в номенклатуре дел должны быть отражены все документы, образующиеся в процессе деятельности в течение года. Обычно разработку номенклатуры поручают подразделению (лицу), отвечающему за делопроизводство.

Номенклатура дел: правила составления

В этой статье расскажем, что такое номенклатура дел и как ее составить.

Номенклатура дел

Порядок распределения документов в дела определяется номенклатурой дел.

Правила оформления номенклатуры дел зафиксированы в правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях. Обязательность составления номенклатуры дел предусмотрена также Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.

Существует три вида номенклатур дел:

типовая,
примерная,
индивидуальная.

Типовая номенклатура дел разрабатывается государственными органами, возглавляющими те или иные отрасли деятельности. Следовательно, такая номенклатура дел является нормативным документом и устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, порядка расположения заголовков дел и носит рекомендательный характер. Примерная номенклатура дел создается службой ДОУ организации для всех подчиненных организации структур (дочерних предприятий, обособленных подразделений, филиалов). Индексы, наименования дел и сроки их хранения не могут быть изменены ими самостоятельно.

На основе типовых и примерных номенклатур дел составляются индивидуальные номенклатуры дел для конкретных организаций. Поэтому прежде чем приступить к составлению номенклатуры дел, необходимо выяснить, есть ли типовая или примерная для вашей организации.

Номенклатура дел организации

Номенклатура дел организации оформляется по установленной Правилами хранения форме, которая заведена в «1С:Документообороте». Она разрабатывается и подписывается лицом, ответственным за документационное обеспечение управления. Номенклатура дел визируется лицом, ответственным за архив.

После этого номенклатура дел передается на согласование с экспертной комиссией организации, которая должна быть создана в каждой организации.

Если организация является источником комплектования Архивного фонда Российской Федерации (согласно ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации»), то она обязана передавать номенклатуру дел на согласование с Экспертно-проверочной комиссией того архива, в который будут передаваться документы. Если организация не является таким источником комплектования, то передавать не нужно.

На последней стадии номенклатура дел утверждается руководителем организации.

Разработка номенклатуры дел на предстоящий календарный год ведется в последнем квартале текущего года. Новая номенклатура дел разрабатывается в том случае, если произошли коренные изменения функций и структуры организации.

В конце каждого года номенклатура дел уточняется (из списка удаляются дела, документы которых более не создаются в организации, добавляются новые дела, меняется порядок расположения дел), переутверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Номенклатуру дел следует передавать для согласования с архивным учреждением, в которое будут передаваться дела, не реже одного раза в 5 лет.

Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия структурных подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т. п.). Они создаются автоматически после заведения в систему структуры организации. При отсутствии в организации структурных подразделений разделами номенклатуры дел могут быть основные функции управления (например, документационное обеспечение управления, кадровое обеспечение, финансирование, бухгалтерский учет и др.). После утверждения номенклатуры дел руководителем организации каждое структурное подразделение получает доступ к соответствующему разделу для использования в работе. Сводная номенклатура дел составляется на основании номенклатур дел подразделений.

Электронные документы систематизируются в СЭД в соответствии с разработанной номенклатурой дел организации. Их индексация проводится тем же способом, что и индексация бумажных дел.

Ответственность за полноту отражения в номенклатуре дел, имеющихся в подразделении, возлагается на руководителя подразделения. В случае реорганизации или ликвидации подразделения, а также в случае увольнения руководитель подразделения обязан передать по акту (описи) числящиеся по номенклатуре дел документы своему правопреемнику или в архив.

Заполненный раздел «Номенклатура дел» используется при автоматизированном создании дел (томов) для списания в них исполненных документов.

Номенклатура дел представляет собой таблицу, которая состоит из 5 граф.

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами и выглядят следующим образом: 04-02, где 04 – индекс структурного подразделения, 02 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел. Цифровое обозначение структурного подразделения чаще всего берется из штатного расписания.

Для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности) следует сохранять одинаковые индексы. Например, «Приказы руководителя по основной деятельности» в каждом структурном подразделении будут в деле под номером 3: 02-03, 03-03, 04-03 и т. д.

В графе 2 номенклатуры дел указываются заголовки дел.

Правила хранения предъявляют к формулировкам заголовков дел жесткие требования. Заголовок дела должен четко, кратко и в то же время в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Заголовки дел не должны содержать неконкретных формулировок («входящие документы», «общая переписка» и т. п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Такие заголовки вызывают трудности в поиске документов, маршрутизации, формировании дел для передачи в архив.

Если дело содержит документы по одному вопросу, но они не связаны последовательностью делопроизводства, то в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые могут быть в деле. Например, «Документы о проведении научных конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады)».

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Заголовки дел внутри разделов и подразделов располагаются по степени важности документов, составляющих дела. Сначала располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом перед заголовками дел с приказами руководителя организации располагаются заголовки дел, содержащих распорядительные документы вышестоящих организаций. После них располагаются заголовки дел, содержащих плановую и отчетную документацию.

Правила, которых следует придерживаться:

заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел в алфавитном порядке;
заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом;
если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а каждому тому могут быть присвоены свои заголовки, уточняющие содержание дела.

Для любого структурного подразделения последним заголовком дела является номенклатура дел этого структурного подразделения. Для службы ДОУ – сводная номенклатура дел организации, описи дел постоянного хранения, описи дел временного хранения и акты на уничтожение документов.

Целесообразно оставлять 2–3 номера для резерва, в случае если в течение года образуется новое дело.

Так выглядит, например, последовательность расположения дел в разделе «Экспертная комиссия»:

01-01 Протоколы заседаний Экспертной комиссии,
01-02 Решения Экспертной комиссии,
01-03 Отчеты о выполнении решений Экспертной комиссии,
01-04 Материалы к заседаниям Экспертной комиссии (повестки дня, информационные письма, доклады, отчеты и др.),
01-05 Номенклатура дел Экспертной комиссии,
01-06 резервный номер.

Пример заголовков дел, образующихся в деятельности службы ДОУ:

01-01 Приказы по основной деятельности,
01-02 Приказы генерального директора по административно-хозяйственной деятельности,
01-03 Распоряжения по основной деятельности,
01-04 Протоколы совещаний у Генерального директора,
01-05 Переписка с заказчиками о формировании сметной документации,
01-06 Переписка с заказчиком в части контроля качества строительства,
01-07 Переписка с надзорными органами,
01-08 Переписка с подрядчиком в части контроля качества строительства,
01-09 Доверенности с завершенным сроком действия, выданные сотрудникам для представления интересов Компании,
01-10 Реестр учета печатей,
01-11 Сводная номенклатура дел ООО «ХХХ»,
01-12 Описи дел Компании постоянного срока хранения, временного срока хранения (свыше 10 лет),
01-13 Описи дел Компании временного срока хранения (более 10 лет),
01-14 Резервный номер,
01-15 Резервный номер.

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел. Эта графа заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел или на основании решения экспертной комиссии.

Отметка ЭПК проставляется только в номенклатурах дел организаций, которые являются источниками комплектования Архивного фонда Российской Федерации. Это означает, что срок хранения таких дел может быть постоянным и должен согласовываться с государственными архивами. Если организация не является источником комплектования, то вместо отметки ЭПК следует ставить отметку ЭК. Такая замена будет означать, что экспертизу ценности документов будет проводить экспертная комиссия организации.

Если в номенклатуре дел есть заголовки дел с документами, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива или ЭК организации.

В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др. Также здесь делается отметка о том, что дело ведется в электронном виде.

Для каждой графы в «1С:Документобороте» есть поле, в которое заводится указанная информация. Номенклатура дел формируется автоматически по унифицированной форме.

Если в организации применяется практика перевода документов полностью в электронный вид (без предварительного документирования на бумажном носителе), то такие документы и образующиеся дела целесообразно исключить из номенклатуры дел. Такие дела хранятся в системе электронного документооборота, уничтожаются из нее и не хранятся на физических носителях информации. Однако методические рекомендации предполагают обязательный перенос документов в электронном виде на материальный носитель, для хранения таких документах на полках в архивах. В связи с этим такой подход целесообразен только для организаций, которые не являются источниками комплектования Архивного фонда Российской Федерации.

Для того чтобы ввести в систему номенклатуру дел, требуется много сил и времени, однако впоследствии эти трудозатраты окупятся и дадут результаты: система будет помогать при проведении экспертизы ценности документов, составлении описей дел длительного хранения и выделении дел к уничтожению.

Номенклатура дел в 1С: Документооборот

Как правило, фирмы, которые ведут оборот документов, принимают во внимание номенклатуру дел.

Порядок ведения подобной номенклатуры, в свою очередь, связан с положением по обороту документов или принятой в фирме инструкцией по делопроизводству.

Что такое номенклатура дел?

Что представляет из себя номенклатура дел? Так называют чётко систематизированные папки этих дел с определёнными сроками хранения, применяемые, чтобы надёжно беречь информацию и при необходимости использовать её в электронном документообороте.

ПО «1С:Документооборот» даёт возможность вести дела в электронном виде. Появляется, в целом, нечто вроде аналога бумажной папки, где размещаются документы. Система даёт возможность задать нужные настройки, организовать тома, чтобы хранить документы. При закрытии тома поместить туда документ в дальнейшем уже невозможно.

Необходимый справочник легко ищется в разделе под название «Нормативно-справочная информация».

Чтобы получить к нему доступ, по пути «Настройка-администрирование, настройка программы, делопроизводство» нужно установить галочку, разрешающую применять номенклатуру дел.

Важно учитывать, что, если нужно вести учёт соответственно местам хранения, в настройках отмечается соответствующая галочка.

Разделы и тома номенклатуры дел

Теперь про тома и разделы. Их можно создавать соответствующими кнопками — тома через просто «Создать», а разделы — «Создать раздел».

Через программу «1С:Документооборот» соответственно структуре организации возможно автоматическое заполнение разделов. Чтобы его выполнить, указав организацию и нажав на «Ещё», следует перейти к команде «Заполнение разделов по структуре компании».

Будет показана существующая структура фирмы и по нажатию «Создать разделы» помеченные подразделения скопируются в «Номенклатуру дел» в качестве разделов.

Итак, видно, как подобный справочник ведётся по организациям.

Ещё предлагается перечень номенклатурных дел соответственно пожеланиям пользователя.
Скажем, в разделе «Секретарь» уместно разместить «Приказы», «Деловую переписку» и т. п., в «Отделе кадров» — «Договора с сотрудниками», «Личные дела», «Поручения», в «Юридической службе» — дела по отдельным документам и договорам.

В карточке дела отмечается индекс, заголовок, год, раздел, нужные категория и срок хранения и др.

В «Настройках» можно отметить, какие виды документов, по каким вариантам деятельности или контрагентам хранятся в деле.

Так организовывается структура номенклатуры дел, которую заверяет руководитель, а потом ведёт уполномоченный сотрудник.

Такая номенклатура создаётся на годовой срок, возможен автоматический перенос на новый год.

Дела (тома) в «1С:Документооборот»

Чтобы регистрировать дела и тома, используется одноимённый справочник в разделе файлов и документов, можно также перейти на него из карточки заголовка по номенклатуре дела.

Кнопкой «Создать» определяются нужные тома. В карточке тома или дела отмечается соответствующая номенклатура, индивидуальный номер, период и место хранения, число листов.

Когда дело закрыто с отметкой нужной галочки, то в списке оно отмечено с замком. Чтобы отображать тома (дела), можно отбирать их — закрытые, открытые, архивные, уничтоженные, показать все. Ещё вариант классификации — фирма и подразделение.

Список томов (дел) доступен на закладке «Дела-тома» через справочник «Номенклатура дел».

Как поместить документ в определенное дело (том) и посмотреть (распечатать) дело (том)

Для помещения документа в дело (том) при создании надлежит заполнить поле «Дело» снизу документа в закладке «Реквизиты». В открывшемся окне указывается том, куда следует поместить документ. Программа автоматически подсказывает его. Если снять галочку «только подходящие», выведутся все текущие тома.

В томе (деле) иногда бывает много документов, но каждый документ может быть в составе лишь одного дела. Из справочника номенклатуры, открыв конкретный том, можно просмотреть состав, а, нажав «Печать», распечатать документы из различных разделов, например: «Карта-заместитель», «Внутренняя опись», «Обложка дела» и «Лист-заверитель».

На закладке «Документов в деле» есть список документов в данном томе. Если нужно, то можно перенести документ из одного тома в другой по соответствующей кнопке.

Всё, что требуется — отметить, в какое из дел переносить документ.

Находясь в карточке тома (дела), на его основании можно создать документы «Уничтожение дел» и «Передача в архив». Когда дело передаётся в архив, нужно заранее поставить галочку, что оно закрыто.

Когда документ будет проведён, внизу дела (тома) выйдет ссылка о том, что дело закрыто некоторого числа.

Итак, контроль за номенклатурой дел требует некоторого времени и внимательности, но результат окупается с лихвой благодаря полному порядку и систематизации всех документов, что обеспечивает эффективность их использования в дальнейшем.