Функции АХО на предприятии

Отдел АХО: как выбрать руководителя и организовать работу

Без административно-хозяйственного отдела (АХО) не может обойтись ни одна крупная компания. АХО обеспечивает условия для работы сотрудников, подразделений и служб организации. Если ответственно подойти к подбору специалистов и их обучению, организация будет всегда обеспечена расходными материалами, не будет уходить в длительные простои из-за поломок оборудования, сможет сэкономить на закупках и без проблем перейдёт на системы бережливого производства или офиса.

Заниматься административно-хозяйственной деятельностью должна команда специалистов. Список состоит из следующих должностей:

Исполнительные работники — электрики, энергетики, техники, сантехники, водители, уборщики, секретари.
Линейные руководители — администраторы, ведущие специалисты, главные инженеры.
Руководители АХО, технические директора.

Оптимальное соотношение — 15 сотрудников АХО на 1000 работников.

Набор функций отдела и непосредственно директора АХО зависит от специфики работы организации и выделенного бюджета. Анализ вакансий рекрутинговых сайтов показывает, что потребность в руководителях административно-хозяйственной части на отечественном рынке довольно высока. В них нуждаются и заводы, и инжиниринговые фирмы, и телекоммуникационные компании, и футбольные клубы.

Из числа общих функций отдела АХО можно выделить:

создание комфортных условий труда;
хозяйственное обслуживание;
содержание в надлежащем состоянии здания и внутренних помещений.

Как организовать работу отдела АХО в компании

Функции, права и обязанности сотрудников отдела АХО, требования к их квалификации нужно закрепить в должностных инструкциях. Отдел АХО должен быть независимым и подчиняться напрямую руководителю организации или его заместителю.

В нормативно-правовом отношении отдел АХО обязан соблюдать акты, правила хозяйственного обслуживания, нормы содержания и эксплуатации помещения, всего здания, своевременно проводить ремонтные работы, следить за состоянием технического оборудования, обеспечивать соблюдение техники противопожарной безопасности, санитарного и противоэпидемического режимов.

Контролировать исполнение всех поставленных перед отделом задач, определять меры поощрения и наказания для сотрудников должен руководитель АХО.

Кого назначить на должность руководителя АХО: требования к кандидату

У кандидата на должность руководителя АХО должна быть хорошая практическая подготовка. Важны личные качества: организаторские способности, порядочность, стрессоустойчивость.

Руководитель организации определяет, какие обязанности возложить на руководителя АХО. На рекрутинговых сайтах в числе требований к кандидату можно увидеть: ведение хозяйственной деятельности, подбор жилых и нежилых помещения для нужд компании, планирование закупок, учёт хозяйственных и расходных материалов, организация ремонтных работ, ведение отчётной документации по АХО, проведение инвентаризации и многое другое. Вы можете ознакомиться с образцом должностной инструкции для руководителя АХО.

Руководителю АХО общается с представителями строительных, транспортных организаций, сферы продаж, госструктурами. Потребуются самостоятельность, коммуникабельности и умение строить диалог. Не обойтись без умения работы с документами и владения компьютерными программами.

Будущий руководитель АХО должен иметь минимальные знания в областях экономики, управления, ведения материальной отчетности, знать порядок, сроки составления отчетности и ведения табельного учета, владеть информацией о:

нормах ТК РФ и внутреннем распорядке организации, всех актах, приказах, распоряжениях, постановлениях вышестоящего руководства, касающихся ведения административно-хозяйственного обслуживания;
нормах и правилах охраны труда;
правилах организации труда и управления командой;
работе и обслуживании организационной и вычислительной техники;
порядке закупок, месте и количестве приобретаемого инвентаря и оборудования для фирмы.

Кандидата на должность следует протестировать. Можно устроить экскурсию по организации, спросить, какие ошибки и недочёты увидел кандидат. Предложите составить план работ по устранению недостатков, рассчитать затраты. Это поможет определить компетентность соискателя.

Задайте контрольный вопрос: «Как вы можете описать свой первый рабочий день в нашей компании?»

Дополнительным плюсом будет готовность выйти в выходной день или ночное время в случае форс-мажорной ситуации.

Как служба АХО взаимодействует с другими отделами

Отдел АХО получает заявки от других отделов. Схему взаимодействия с ними нужно выстроить максимально эффективно. Разберём подробнее, с кем и как взаимодействует АХО.

Бухгалтерия. АХО отчитывается обо всех расходах и приобретениях. Необходимо предоставлять копии договоров с подрядчиками, поставщиками и арендодателями.
Отдел закупок. Необходимо анализировать рынок поставщиков, помогать выбрать наиболее выгодные условия закупок.
Производственный отдел. АХО контролирует оборудование организации, предоставленное производственным отделом.
Юридический. Документацию АХО нужно пропустить через юридический отдел для обеспечения соблюдения норм и правил законодательства РФ.
Планово-экономический. Руководитель АХО взаимодействует с отделом в части распределения зарплат сотрудникам, начисления премий и отпускных.
Отдел кадров. Устанавливает штатное расписание, оповещает о командировках.

Отделов может быть и больше. Для всех отдел АХО должен обеспечить комфортную и бесперебойную работу.

С чего начать работу в организации: небольшой совет руководителю АХО

Работу в новой организации руководитель АХО может начать с построения плана административно-хозяйственной деятельности. Оптимальный вариант — составить матрицу всех бизнес-процессов в компании, указать все отделы, которые участвуют в процессе. Нужно отметить, на каких этапах к работе должен подключаться отдел АХО. Составить список расходных материалов и инвентаря, которые всегда должны быть в запасе. Запланировать срочные закупки, приуроченные к конкретному событию в организации. Например, покупку компьютера для нового сотрудника при расширении штата.

Получить полное представление о принципах административно-хозяйственной деятельности, разобрать на практических примерах особенности организации АХО-подразделений, условия оплаты персонала АХО и оценки эффективности их работы вы сможете на курсе «Руководитель АХО» в Учебном центе «Финконт».

Расшифровка АХО и функции

Административно-хозяйственная служба — это подразделение компании, основная задача которого — создание условий для работы сотрудников всей организации. В обязанности АХО входит полное обеспечение бесперебойной деятельности компании: от закупки канцелярских товаров до проведения капитального ремонта помещений фирмы.

Понятие

АХО создается во всех компаниях с количеством работников более 100 человек. Крупные фирмы (корпорации) имеют в отделе внутренние подразделения. Они отвечают за результативную работу каждого сотрудника организации: рассчитывают количество и закупают расходные материалы, отвечают за порядок, чистоту в помещениях и на местах, обеспечивают безопасность, комфорт рабочих мест. Бывают следующие подразделения хозяйственного отдела:

социально-бытовой;
материально-ресурсный;
планово-расчетный.

При приеме на работу в отдел АХО приветствуются такие качества, как оперативность, стрессоустойчивость, навыки лидера, организационный опыт, умение быстро находить несколько альтернативных способов решения одного вопроса, порядочность, честность. Через хозяйственный отдел проходят большие денежные суммы, поэтому так важно, чтобы кандидаты на любую из должностей в подразделение отвечали всем требованиям.

Для чего создается отдел

В небольших предприятиях все хозяйственные функции возлагаются на директора или начальника. Он же вправе поручить решение возникающих вопросов секретарю или офис-менеджеру. Полноценный хозяйственный отдел формируется в более крупных компаниях. Он способен создать все благоприятные условия для работы. Но один человек не справится со всеми вопросами, поэтому в подчинении начальника отдела находится целая команда. Конкретный состав специалистов зависит от специфики компании, рода деятельности, территориального расположения, размера.

Выделяются следующие функции АХО:

покупка, хранение, выдача различных предметов и ценностей, необходимых для работы всех сотрудников компании;
ремонт помещений, устранение поломок имущества;
соблюдение норм и правил пожарной безопасности, контроль за выполнением всех рекомендаций;
материальная ответственность за имущество компании;
поиск фирм, предоставляющих все коммунальные услуги;
заключение договоров на предоставление проводной телефонной связи, сотовой связи, интернета, на оказание коммунальных услуг;
обеспечение сотрудников компании всем необходимым для эффективной работы;
контроль за состоянием помещений, устранение всех неполадок — в это входит своевременный ремонт, технические работы, уборка кабинетов;
организация комфортных условий для отдыха сотрудников согласно законодательству РФ;
контроль над обеспечением охраны здания, помещений, сотрудников.

Общие положения

Любое предприятие имеет положение об административном отделе. Оно слегка разнится в зависимости от рода деятельности фирмы и ее размеров, но многие положения являются стандартными, они одинаковы во всех компаниях. Вот некоторые из них:

Положение определяет структуру отдела, его функции, права, задачи, ответственность, назначение, цели, инструкции.
Отдел осуществляет и организует административно-хозяйственное обеспечение компании и решает все материально-технические вопросы.
Отдел является независимым подразделением. Подчиняется директору или его заместителю.
Вся работа должна соответствовать законам, актам правительства Российской Федерации, президента РФ, а также конституции РФ.
Отдел обязан соблюдать акты, правила хозяйственного обслуживания, нормы содержания и эксплуатации помещения, всего здания, вовремя осуществлять ремонт, следить за состоянием технического оборудования, следовать технике противопожарной безопасности, контролировать соблюдение санитарного и противоэпидемического режимов.
Требования к квалификации руководителя отдела и других сотрудников, их права, функции, обязанности указаны в должностных инструкциях, которые утверждает руководитель предприятия.
Подразделение в пределах своей компетенции взаимодействует со всеми отделами, подразделениями фирмы (компании, предприятия). Также при необходимости осуществляет свою работу, сотрудничая со сторонними организациями, их подразделениями.
За несоблюдение должностных инструкций, отсутствие трудовой дисциплины любой сотрудник отвечает перед своим непосредственным руководителем. К такому сотруднику применяются меры, предусмотренные законодательством РФ.
У административно-хозяйственного отдела имеется начальник с высокой степенью профессионализма, организаторскими навыками. Стаж, образование, другие требования определяет руководитель организации.

Подробности представлены на видео.

Должностные обязанности

Хозяйственным обеспечением организации занимается большая команда специалистов. Штатная численность зависит от рода деятельности. В среднем на компанию с численностью от 1000 сотрудников необходимо не менее 15 специалистов-хозяйственников. В состав подразделения входят такие должности административно-хозяйственного отдела, как:

Техник, плотник, электрик, сантехник, уборщик, гардеробщик, водитель, энергетик, секретарь, специалист, инженер.
Ведущий специалист, главный инженер, администратор — это группа сотрудников, каждый из которых курирует отдельное направление работы отдела. У таких сотрудников нередко имеется дополнительная расшифровка должности АХО, например, ведущий специалист по обслуживанию инженерных систем.
Руководитель предприятия, начальник по АХЧ, технический директор, заместитель руководителя по хозяйственному обеспечению.

Главный сотрудник отдела — начальник, руководитель АХО это, как правило, человек с опытом. Стаж — не менее 5 лет. Подчиняется генеральному директору или его заместителю, нередко главный хозяйственник организации сам является заместителем руководителя. Начальник обладает особыми знаниями, правом решать важнейшие вопросы и вправе подписывать документы, представляет интересы директора компании. Руководитель хозяйственной службы владеет информацией о:

нормах Трудового кодекса и внутреннем распорядке организации;
всех структурных подразделениях, особенностях их взаимодействия между собой;
нормах и правилах охраны труда;
всех актах, приказах, распоряжениях, постановлениях вышестоящего руководства, касающихся ведения административно-хозяйственного обслуживания;
правилах управления командой, организации труда;
работе и обслуживании организационной и вычислительной техники;
навыках делового общения, составления договорной документации;
порядке закупок, месте и количестве приобретаемого инвентаря и оборудования для фирмы.

Кроме того, руководитель службы должен обладать знаниями об истории организации и перспективах развития, иметь хотя бы минимальные знания экономики, управления, ведения материальной отчетности, знать порядок, сроки составления отчетности и ведения табельного учета.

Начальник хозяйственной службы вправе определять меры наказания своих сотрудников, распределять отпуска, давать разрешение на уход с рабочего места при возникновении непредвиденных обстоятельств. Он полностью контролирует исполнение всех поставленных задач, привлекает подрядчиков, контролирует закупку инвентаря, разрабатывает планы ремонта и многое другое.

Должностные обязанности начальника АХО:

Следит за работой сотрудников, распределяет обязанности между ними, контролирует исполнение всех должностных инструкций.
Проводит набор персонала в административно-хозяйственное подразделение.
Осуществляет контроль над работой технического оборудования — лифтов, системы вентиляции, осветительных приборов.
Составляет планы и организует работы по ремонту внутренних помещений, всего здания. Контролирует действия по благоустройству территории. Это касается как постоянного ухода за двором, коридорами, так и оформления во время праздников, важных мероприятий.
Контролирует оформление необходимых документов для оказания услуг от сторонних организаций по обслуживанию. Подписывает договоры, ведет материальную отчетность, следит за ее составлением.
Отвечает за распределение, закупку, хранение, целостность рабочего инвентаря, технического оборудования.
Обеспечивает рациональное распределение выделяемого бюджета, планирование расходов на технические нужды организации.
Отвечает за обновление, внедрение, распределение новых средств связи, предметов противопожарной защиты, организационной техники, рабочего инвентаря.

В крупных компаниях, у которых имеется собственный большой имущественный комплекс, работа заместителем по АХО или начальником отдела предполагает ответственность за целые здания. Он обеспечивает комфорт всех работников компании, предоставляя рабочее место, обеспечивая быстрый доступ к нему, снабжая всем необходимым для эффективного результата, обеспечивая чистоту и порядок во всех помещениях здания, ремонт, яркое освещение, тепло в холодное время года, устранение неисправностей. Инженер, администратор, начальник имеют право:

запрашивать сведения у других отделов, касающиеся вопросов административно-хозяйственного характера;
наказывать сотрудников за нарушения, докладывать об этом руководству;
проявлять инициативу в усовершенствовании работы организации в сфере технического и административного обслуживания;
для соблюдения всех правил, норм требовать от руководства предоставления необходимых условий;
оценивать качество работы своих подчиненных.

Права, функции и ответственность

В каждой компании есть особенности, однако должностные обязанности специалиста АХО везде практически одинаковы. В них входит:

обеспечение крупных закупок любой техники;
покупка, распределение канцтоваров;
снабжение всех сотрудников офисным инвентарем, хозяйственными предметами, мебелью;
оперативный ремонт оборудования, профилактика поломок;
ведение документооборота, баз данных, технических файлов;
уборка, ремонт, оформление помещений;
благоустройство уличной территории;
организация питания в компании;
организация работы корпоративного транспорта;
устройство зон отдыха, мест для курения, мероприятий (например, корпоративов);
взаимодействие с арендодателями, поставщиками, другими сторонними компаниями;
организация электроснабжения, контроль работы отопительной системы;
соблюдение санитарных, противопожарных норм;
набор сотрудников, оценка их работы;
информирование персонала о новых актах, нововведениях, мероприятиях.

Во многих организациях принято проводить планерки: ежедневные, еженедельные или ежемесячные. На них начальник сообщает новую информацию своим сотрудникам, раздает поручения, ставит задачи.

Все сотрудники имеют ряд обязательств:

выполнять поставленные вышестоящим руководством цели и задачи;
вести всю необходимую документацию, заполнять табели, формы, сметы, проводить расчеты;
быть готовыми к оперативному решению любых проблем;
использовать по назначению и рационально материальные блага, кадровые ресурсы;
выполнять все должностные обязанности, соблюдать правила санитарной и противопожарной безопасности всей организации;
вовремя предоставлять отчеты, статистическую информацию начальству;
исполнять свою работу квалифицированно, качественно, в срок.

Сотрудничество с другими отделами

Качественное выполнение всех задач и функций невозможно без взаимодействия со всеми отделами и подразделениями организации. Каждый хозяйственник обязан выстроить рабочие связи с коллегами. Самое частое в работе отдела — получение заявок от других структур и взаимодействие с ними:

Бухгалтерия. Наиболее тесное сотрудничество с этим отделом обусловлено тем, что хозяйственники обязаны отчитываться обо всех расходах на приобретение материальных ценностей, инвентаря. Предоставляются копии договоров с арендодателями, поставщиками, подрядчиками.
Производственный отдел. Он предоставляет оборудование для организации, а хозяйственный отдел осуществляет контроль над техникой.
Юридический. Помогает обеспечить необходимые условия для заключения договоров, следит за соблюдением всех норм, правил законодательства РФ.
Отдел закупок. Проводит тендеры, анализирует рынок поставщиков, помогает выбрать наиболее выгодные условия.
Планово-экономический. Распределяет заработную плату, начисляет премии, отпускные. Главный хозяйственник организации совместно с ними регулирует оклад своих подчиненных в зависимости от выполняемой работы, степени загруженности.
Отдел кадров. Устанавливает штатное расписание, оповещает о командировках.

Зачем компании отдел АХО и как оценить эффективность его работы?

Для достижения максимальных показателей деятельности любой компании необходимо наладить работу всех подразделений. Чтобы обеспечить комфортные условия труда на рабочих местах, фирмы создают специальное административно-хозяйственное подразделение — отдел АХО. Именно эта структура несет ответственность за результативную работу коллектива, закупая нужные расходные материалы, поддерживая чистоту и порядок в кабинетах, обеспечивая на рабочих местах удобство и комфорт.

В чём заключаются функции АХО?

Фирма, в которой организация труда находится на высшем уровне, обречена на успех. Ведь наравне с профильными вопросами, должны решаться и хозяйственные — не менее важные и нужные. Каждый кабинет следует укомплектовать канцелярскими принадлежностями, помещения подготовить к переговорам, транспортные средства заправить горючим.

«Прикрывает» тылы фирмы руководитель АХО. В его компетенции находится довольно обширный список обязанностей. Это курирование вопросов аренды, взаимодействие с надзорными органами, руководство деятельностью персонала, обслуживающего офисное либо производственное помещение.

В функционал этой службы входит не только обеспечение жизнедеятельности компании, но и закупка мебели, приобретение оргтехники, канцтоваров, хозинвентаря, типографской продукции, необходимых расходных материалов.

Кроме этого, отдел АХО выполняет обязанности по уборке помещений, прилегающих территорий, содержания в чистоте туалетных комнат и умывальников, обеспечение их бесперебойной работы. Работники отвечают за озеленение всей территории, ухаживают за насаждениями, обеспечивают стирку и ремонт гардин, штор, чистку мебели.

Руководитель АХО разрабатывает и представляет на рассмотрение руководству фирмы предложения по ремонту помещений, санитарных комнат, озеленению и благоустройству, уборке территории.

Каким должен быть руководитель АХО?

Начальник отдела АХО должен быть личностью целеустремленной, стрессоустойчивой, требовательной, коммуникабельной. Также приветствуются навыки лидерства, организационный опыт, оперативность, порядочность.

Руководитель АХО должен найти несколько вариантов оперативного решения возникшего вопроса. Специалисту следует ознакомиться с Трудовым кодексом, внутренним распорядком организации, изучить структурные подразделения, их взаимодействие, соблюдать требования охраны труда. Обязательным для сотрудника такого ранга является осведомленность об актах, приказах, распоряжениях, изданных для службы АХО руководством.

Начальнику подразделения необходимо обладать познаниями в области экономики, управления, разбираться в материальной отчетности, знать и соблюдать порядок ее составления и сроки сдачи. Также руководитель должен уметь разбираться в поставщиках и функционале техники.

Так как в подразделении работает целая команда рабочих разных специальностей, то руководитель должен уметь управлять людьми, распределять отпуска, вести табельный учет, определять способы наказания.

Как оценить работу АХО-шника?

Большинство сотрудников фирмы видят проявление деятельности АХО только внешне, в привычной обстановке, в отлаженной «как часы» повседневной жизни компании. Однако за этим кроется большой труд группы сотрудников, которая и составляет отдел АХО.

Эффективность деятельности этого участка, независимо от размеров и структуры, зависит от компетентности руководителя.

KPI специалиста АХО проявляется:

в своевременном обеспечении офисных и производственных помещений оргтехникой, канцелярскими принадлежностями, расходными материалами;
грамотном планировании затрат;
снижении затрат на закупки;
развитии системы бережливого офиса.

Добиться таких результатов может специалист АХО, умеющий адаптироваться к любой ситуации, нацеленный на результат, исполнительный и умеющий работать в команде, ответственный, дисциплинированный, аккуратный.

Помимо этих качеств, специалист должен постоянно обучаться инновационным технологиям ведения деятельности, применяя их в соответствии со спецификой фирмы.

Абсолютно весь коллектив компании пользуется услугами АХО. Поэтому объективную оценку работы начальника и всего отдела могут дать сами сотрудники фирмы.

Положение о хозяйственном отделе

Положение о хозяйственном отделе

1. Общие положения.

1.1. Хозяйственный отдел (далее – отдел) является структурным подразделением Государственного казенного учреждения Нижегородской области «Управление социальной защиты населения Автозаводского района города Нижнего Новгорода) (далее – Учреждение).

1.2. Правовую основу деятельности отдела составляют Конституция Российской Федерации, федеральные законы, указы Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, Нижегородской области, законы Нижегородской области, иные нормативные правовые акты Российской Федерации и Нижегородской области, Устав Государственного казенного учреждения Нижегородской области «Управление социальной защиты населения Автозаводского района города Нижнего Новгорода», приказы министерства социальной политики Нижегородской области и настоящее Положение.

1.3. Руководит работой отдела начальник отдела, который назначается на должность и освобождается от должности приказом директора Учреждения.

Начальник отдела подчиняется Директору Учреждения и заместителю директора по социально-правовым вопросам.

1.4. Начальник отдела осуществляет руководство деятельностью отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций.

2. Основные задачи.

2.1. Обеспечение хозяйственной деятельности Учреждения в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и пожарной безопасности.

2.2. Обеспечение технического состояния и работоспособности основных фондов Учреждения.

2.3. Обеспечение бесперебойной работы энергетического оборудования, внутренних систем водопроводов и канализации, в помещениях Учреждения и его структурных подразделений.

2.4. Обеспечение работы по охране труда в помещениях Учреждения и его структурных подразделений.

2.5. Обеспечение противопожарной безопасности в помещениях Учреждения и его структурных подразделений.

3. Функции.

3.1. Участвует в разработке планов текущих и капитальных ремонтов основных фондов Учреждения, составлении смет хозяйственных расходов.

3.2. Обеспечивает хозяйственное обслуживание и надлежащее состояние помещений Учреждения в соответствии с нормами и правилами производственной санитарии и пожарной безопасностью. Осуществляет технический надзор за выполнением строительно-монтажных работ и приемку законченных объектов от подрядных организаций. Осуществляет контроль за ходом выполнения работ, соответствия сроков, объемов и качества строительно-монтажных работ, а также качество промышленных материалов, изделий, предусмотренных проектно-сметной документацией.

3.3. Обеспечивает выполнение противопожарных мероприятий и содержание в исправном состоянии пожарного инвентаря.

3.4. Обеспечивает проведение первичных и повторных инструктажей, обучение и проверку знаний по охране труда работников отдела.

3.5. Обеспечивает проведение мероприятий по охране труда, осуществляет контроль за соблюдением работниками законодательства и нормативных актов по охране труда, проводит профилактические мероприятия по созданию здоровых и безопасных условий труда.

3.6. Обеспечивает сохранность хозяйственного инвентаря, его восстановление и пополнение, соблюдение чистоты в помещениях и прилегающих территориях.

3.7. Оформляет документы, необходимые для заключения договоров на оказание услуг, проведение ремонтных работ.

3.8. Обеспечивает сохранность товарно-материальных ценностей на складе, соблюдение режимов хранения, правил оформления и сдачи приходно-расходных документов.

3.9. Разрабатывает мероприятия, направленные на совершенствование организации обслуживания и ремонта оборудования, снижения трудоемкости и стоимости ремонтных работ, улучшения их качества, повышения эффективности их использования.

3.10. Обеспечивает бесперебойную работу, правильную эксплуатацию, ремонт и модернизацию энергетического оборудования, электрических и тепловых сетей, осуществляет технический надзор за контрольно-измерительными, электротехническими и теплотехническими приборами. Осуществляет контроль за соблюдением инструкций по эксплуатации, техническому обслуживанию и надзору за электрооборудованием и электрическими сетями, организует работу по промывке и опрессовке системы отопления.

3.11. Обеспечивает бесперебойную работу, правильную эксплуатацию, ремонт и модернизацию внутренних сетей водопроводов и канализации.

3.12. Участвует в проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей и ревизий.

3.13. Участвует в котировочной комиссии по размещению заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужды УСЗН Автозаводского района г.Н.Новгорода, участвует в комиссии по осмотру зданий и помещений УСЗН Автозаводского района г.Н.Новгорода.

3.14. Обеспечивает работу автомобилей Учреждения, рациональное использование ГСМ, своевременное проведение ремонта и технического осмотра автомобилей, соблюдение ПДД.

3.15. Принимает в пределах в своей компетенции по защите персональных данных граждан, а также иной сохраняемой законом информации.

4. Права.

Для выполнения возложенных задач и реализации функций отдел имеет право:

4.1. В порядке, установленном законодательством. Принимать меры, направленные на обеспечение соблюдения федерального законодательства, законов и иных правовых актов Нижегородской области по вопросам, отнесенным к компетенции отдела.

4.2. Контролировать исполнение в Учреждении документов, заданий и поручений директора Учреждения.

5. Ответственность.

Отдел несет ответственность:

5.1.За ненадлежащее и несвоевременное выполнение возложенных на него задач и функций.

5.2. Обеспечивает сохранность, эффективность и целевое использование имущества.

6. Взаимодействие.

Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии:

6.1. со структурными подразделениями Учреждения, с администрацией Автозаводского района города Нижнего Новгорода, с министерством социальной политики Нижегородской области, а так же государственными учреждениями социального обслуживания системы социальной защиты населения района;

6.2. с учреждениями, предприятиями, организациями всех форм собственности, общественными объединениями и организациями, в пределах своей компетенции.

15. Административно-хозяйственное обеспечение деятельности

Перечень документов,
образующихся в процессе деятельности Федерального архивного агентства
и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения

15. АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

15.1. Общие вопросы

Правила внутреннего распорядка (служебного распорядка) организации

(1) После замены новыми

Журналы ознакомления с правилами внутреннего трудового распорядка и положением о защите персональных данных (при приеме на работу)

(1) После замены новыми

Документы (акты, докладные, служебные записки, переписка) о нарушении правил внутреннего распорядка

Книги, журналы оттисков и слепков печатей, штампов, факсимиле

Переписка об утверждении печатей и штампов

Журналы учета выдачи печатей и штампов

(1) После возвращения печатей и штампов

Акты уничтожения печатей и штампов

(1) При отсутствии книг, журналов, оттисков и слепков – пост.

Документы (акты, докладные, служебные записки, заявки, списки, переписка) о выдаче, утрате удостоверений, пропусков, идентификационных карт

Книги регистрации (учета выдачи) удостоверений, пропусков, идентификационных карт

Приемные акты на бланки удостоверений, пропусков, идентификационных карт, расходные акты уничтожения удостоверений, пропусков, корешков к ним

Разовые пропуска, корешки пропусков в служебные здания и на вынос материальных ценностей

Документы (заявки, переписка) о допуске в служебные помещения в нерабочее время и выходные дни

Книги, журналы, табели регистрации прихода и ухода (местных командировок) работников

Списки, книги адресов и телефонов

(1) После замены новыми

15.2. Эксплуатация зданий, помещений, строительство, ремонт

Договоры, соглашения о приеме и сдаче зданий, помещений в аренду (субаренду); документы (технические паспорта, планы, схемы, расчеты) к ним

Документы (информации, справки, сводки, сведения, отчеты) по вопросам владения, пользования и распоряжения имуществом

Карты сведений об объекте учета владения, пользования, распоряжения земельными участками, зданиями, помещениями и другим имуществом

Переписка о сдаче и приеме зданий, помещений в аренду

Акты приема и передачи зданий, помещений, земельных участков и другого имущества в пользование, распоряжение, аренду от юридических и физических лиц

Паспорта зданий (1), сооружений (1)

(1) Паспорта зданий и сооружений-памятников архитектуры и культуры – пост.

(2) После ликвидации здания, сооружения

Документы (акты обследования, поэтажные планы, паспорта, схемы размещения и установки оборудования и систем коммунального обеспечения, переписка) по строительству, капитальному ремонту и установке оборудования

(1) После ликвидации здания, сооружения, списания оборудования

Разрешения на производство огневых работ

(1) После списания оборудования

Документы (информации, акты, заключения, докладные, служебные записки, справки, переписка) по вопросам охраны объектов культурного наследия

Переписка о паспортизации зданий и сооружений

Договоры о страховании зданий, сооружений

(1) После истечения срока действия договора

Документы (полисы, переписка) о страховании зданий, сооружений

(1) После истечения срока страхования

Планы размещения организации

(1) После замены новыми

Переписка о предоставлении помещений организации (о вселении, выселении, продлении сроков пользования помещениями, занимаемыми организацией)

Договоры страхования оборудования

(1) После истечения срока страхования

Документы (доклады, обзоры, акты, справки, заявки, докладные записки, планы-графики работ, переписка) о состоянии зданий и помещений, занимаемых организацией, необходимости проведения капитального и текущего ремонта

Переписка о содержании зданий, прилегающих территорий в надлежащем техническом и санитарном состоянии

Документы (заявки, акты, переписка) о проведении санитарно-гигиенической обработки помещений

(1) После истечения срока действия договора

Документы (заявки, отчеты, переписка) о топливно-энергетических ресурсах и водоснабжении

Договоры коммунального обслуживания организации

(1) После истечения срока действия договора

Переписка о коммунальном обслуживании организации

Документы (справки, сводки, переписка) о подготовке зданий, сооружений к зиме и предупредительных мерах от стихийных бедствий

Журналы учета неполадок при эксплуатации технического оборудования помещений, зданий, сооружений

Документы (технические, иные учетно-технические документы, перечни объектов, акты обследования объектов) первичной и плановой технической инвентаризации объектов недвижимости

До ликвидации организации

Документы (технические, иные учетно-технические документы) внеплановой, в том числе проведенной в связи с чрезвычайными ситуациями, и текущей технической инвентаризации объектов недвижимости

До ликвидации организации

Дубликаты (копии) отдельных правоустанавливающих, оценочных, технических и учетно-технических документов, не включенных в инвентарные дела

До минования надобности

Технико-экономические предложения и обоснования по строительству объектов

Протоколы согласования разрешений на подключение строящихся объектов к энергетическим, транспортным сетям, водоснабжению и канализации

Переписка о пересмотре проектов объектов строительства по незаконченным срокам

Титульные списки по новому строительству

Титульные списки на реконструкцию и реставрацию объектов

Внутрипостроечные титульные списки на строящиеся и реконструируемые объекты

Переписка о составлении титульных списков строительства и реставрации объектов

Документы (акты, обзоры, докладные записки, сводки) о ходе строительства, реконструкции, реставрации объектов

Документы (акты, решения, докладные записки, справки) о приеме в эксплуатацию законченных объектов строительства, реконструкции, реставрации

Протоколы и акты по разногласиям между заказчиками и подрядчиками по сроку и качеству работ

Технические паспорта зданий, сооружений

До ликвидации организации

Оценочные акты стоимости законченных объектов

Документы (акты, докладные записки, справки) о состоянии зданий и сооружений

Документы (акты, заключения, протоколы, переписка) о снижении стоимости строительства, реконструкции, реставрации объекта

Переписка о согласовании объемов и организации строительно-монтажных и пуско-наладочных работ

Графики ввода объектов в эксплуатацию

Технические требования на производство подземных работ

Акты на производство подземных работ (котлованы, фундаменты, подземные сооружения)

Книга учета разрешений на производство скрытых (подземных работ)

Документы (акты, докладные записки, справки) об обследовании зданий и сооружений на определение видов ремонтных работ

Титульные списки на капитальный ремонт

Заявки, графики на капитальный и текущий ремонты

Документы (протоколы, решения, акты) о согласовании объема ремонтных работ

Документы (докладные записки, сведения, сводки, переписка) о проведении капитального и текущего ремонта

Акты осмотра и приема объектов после капитального и текущего ремонта

(1) После окончания работ

Расценки на ремонтные работы

(1) После замены новыми

Ведомости строительных недоделок и дефектов; акты на ремонтные работы

(1) При отсутствии судебных исков

Описи, инвентарные ведомости ремонтных работ по зданиям и сооружениям

Договоры об оказании инженерно-консультационных услуг

15.3 Материально-техническое обеспечение деятельности

Особые условия поставки продукции и материалов

До замены новыми

Переписка по вопросам материально-технического обеспечения деятельности

Списки поставщиков и потребителей

Договоры по материально-техническому и хозяйственному обеспечению организации

(1) После истечения срока действия договора

Документы (заявки, заказы, наряды, графики отгрузки, диспетчерские журналы, записи поручений, сводки, сведения) о поставке материалов (сырья), оборудования и другой продукции

Спецификации на отгрузку и отправку продукции, материалов (сырья), оборудования

(1) Импортного оборудования – до окончания эксплуатации

Журналы учета материалов (сырья), продукции и оборудования, отправляемых потребителям

Документы (акты, рекламации, заключения, справки) о качестве поступающих (отправляемых) материалов (сырья), продукции, оборудования

Гарантийные талоны на продукцию, технику, оборудование

(1) После истечения срока гарантии

Отчеты об остатках, поступлении и расходовании материалов (сырья), продукции, оборудования

Документы (распоряжения, наряды, требования, накладные) об отпуске товаров со складов и отгрузке продукции

(1) При условии проведения проверки (ревизии)

Нормативы складских запасов

(1) После замены новыми

Договоры хранения (складского хранения)

(1) После истечения срока действия договора

Документы (уведомления, карточки учета материально-имущественных ценностей (движимого имущества), кладовые и амбарные книги, складские свидетельства, требования, наряды, погрузочные ордера, лимитно-заборные карты, переписка) об учете прихода, расхода, наличия остатков материалов (сырья), продукции, оборудования на складах, базах

(1) После списания материально-имущественных ценностей (движимого имущества). При условии проведения проверки (ревизии)

Документы (справки, отчеты, сведения) о складском хранении материально-имущественных ценностей (движимого имущества)

(1) При условии проведения проверки (ревизии)

Книги учета распоряжений на отпуск товаров и продукции со складов

Что такое АХО, расшифровка должности

30 Января, 2019
Руководства
Юлия Абдулбарова

Компании обычно работают в каком-то специфическом сегменте, а основной штат их сотрудников занят достижением конкретных задач в рамках общей цели. Но при этом во всех крупных и средних организациях есть сотрудник или целый отдел, призванный обеспечить комфорт, безопасность трудящихся. Это АХО. Расшифровку должности, функции работников и всего отдела, должностные инструкции мы представим далее. Также определимся, чем важно это подразделение для обеспечения нормальной деятельности всей организации.

Что означает аббревиатура?

Отдел АХО (Расшифровка аббревиатуры — административно-хозяйственный отдел) имеет место во всех компаниях, где численность трудящихся превышает 100 человек. Что касается крупных корпораций, то там отдел АХО даже дополнительно разделяется на несколько внутренних секций. Обычно это следующие:

Социально-бытовая.
Планово-расчетная.
Материально-ресурсная.

Мы разобрались, как расшифровывается АХО. Цель деятельности отделения: обеспечить результативную работу сотрудников компании. Для этого подразделение занимается расчетами необходимого объема и закупкой расходных материалов, обеспечивает чистоту помещений, безопасность и комфорт на рабочих местах.

Требования к соискателям

Многим соискателям интересна расшифровка должности АХО. Важно отметить, что при приеме на работу в этот отдел приветствуют такие качества, как стрессоустойчивость, добропорядочность, честность, оперативность.

Отдают предпочтение кандидатам с развитыми лидерскими качествами, организационным опытом, умением быстро находить верные решения, продумывать альтернативные пути. Через АХО проходят порой весомые денежные суммы, что накладывает на его работников большую ответственность.

Кто трудится в отделе?

Если организация небольшая, то должности «начальник АХО» в ней конкретно не существует. Вопросами хозяйственного толка занимается директор. Какие-то дела он может делегировать своему секретарю или офис-менеджеру.

Крупные же компании не могут полноценно вести свою деятельность без структурированного административно-хозяйственного отдела. Он включает в себя и начальника, и сотрудников АХО. Должности последних самые различные:

Экономисты.
Охранники.
Инженеры по техобслуживанию.
Курьеры.
Водители.
Экспедиторы.
Гардеробщики.
Уборщики помещений и проч.

Какие именно специалисты представлены в АХО конкретной компании, зависит от специфики ее деятельности, размера и территориального нахождения.

Распределение штата

Хозяйственное обеспечение компании — это обычно дело целой команды специалистов. Ее численность зависит от количества сотрудников всей компании. В среднем на 1000 трудящихся приходится 15 сотрудников АХО.

По профессиональному уровню работников административно-хозяйственного отдела разделяют на три группы:

Плотники, техники, электрики, водители, гардеробщики, энергетики, сантехники, уборщики, инженеры, секретари.
Главные инженеры, начальники АХО (расшифровка административно-хозяйственный отдел), администраторы, ведущие специалисты.
Руководители предприятия, заместители директоров, технический директор, начальник АХЧ.

Основные задачи

Расшифровки должности АХО как таковой нет. Ведь аббревиатура означает административно-хозяйственный отдел, а не определенного сотрудника. Это подразделение выполняет следующие задачи:

Закупка, хранение и последующая выдача работникам различных расходных материалов, материальных ценностей, необходимых для трудовой деятельности.
Периодический и срочный ремонт помещений, оборудования, мебели и проч.
Контроль за выполнением сотрудниками правил пожарной безопасности.
Несение ответственности за материальные ценности компании.
Урегулирование всех вопросов с поставщиками коммунальных услуг.
Решение вопросов со связью — проводной, мобильной, интернетом и проч.
Контроль за чистотой рабочих помещений, своевременная уборка.
Организация по трудовому законодательству РФ комфортных условий для отдыха сотрудников.
Обеспечение охраны офиса, производственных помещений, территории организации и проч.

Положение об отделе

АХО. Какая это должность? В административно-хозяйственном отделе трудятся самые разнообразные специалисты — от инженеров, техников до уборщиков помещений и экспедиторов.

Деятельность АХО в компании определяет специальное Положение. Этот документ по своему содержанию не является единым для всех фирм — какие-то предписания разнятся в зависимости от специфики деятельности организации, ее размера.

Стандартно Положение включает в себя следующее:

Структуризация АХО, главные цели, задачи, функции подразделения, перечисление прав и обязанностей его работников, уровень ответственности, должностные инструкции.
Как осуществляется и организуется административно-хозяйственное обеспечение? Как решаются материально-технические вопросы?
Вопрос подчинения отдела (стандартно подчиняется или директору, или его заму).
Что должен соблюдать отдел: правила по хозобслуживанию, нормы эксплуатации/содержания помещений, мониторинг состояния оборудования, техника противопожарной безопасности, эпидемиологические и санитарные режимы.
Требования к квалификации начальника АХО (расшифровку аббревиатуры мы уже представили), сотрудников подразделения. Определение должностных функций, прав, обязанностей.
Вопрос взаимодействия с другими подразделениями компании. Сотрудничество со сторонними организациями.
Вопрос ответственности, штрафов за несоблюдение должностных инструкций каждым из работников АХО.

Функции АХО

Перечислим функции административно-хозяйственного подразделения, исполнение которых — непосредственная обязанность его сотрудников:

Обеспечение закупок техники, расходников, инвентаря, оборудования, канцтоваров.
Снабжение работников всем необходимым для их деятельности — техникой, расходными материалами, офисной мебелью.
Проведение ремонтных и профилактических работ.
Ведение документооборота по сфере своей деятельности.
Уборка, оформление помещений компании.
Благоустройство территории организации.
Организация питания сотрудников фирмы.
Организация доставки, транспортного обеспечения.
Создание мест отдыха сотрудников, организация совместных праздников, кооперативов.
Взаимодействие с арендодателями, поставщиками коммунальных услуг, иными сторонними компаниями.
Организация энергообеспечения, связи, контроль за системами водоснабжения, канализации, вентиляции, кондиционирования.
Контроль за соблюдением в организации противопожарных и санитарных норм.
Набор новых работников в АХО на вакантные должности.
Информирование трудящихся по нововведениям, актам, мероприятиям согласно своей области деятельности.

Взаимодействие с иными структурами

АХО непосредственно взаимодействует со следующими структурными подразделениями компании:

Бухгалтерия. Предоставление отчетности о расходах, копий договоров с поставщиками.
Производственный отдел. Получение необходимого оборудования.
Юридический отдел. Обращение за помощью в составлении договоров, консультирование по поводу норм законодательства в административно-хозяйственном поле.
Отдел закупок. Обращение по поводу проведения тендеров, анализа рынка поставщиков.
Планово-экономический отдел. Начальник АХО обращается сюда для распределения з/п, премий, отпускных своим подчиненным.
Отдел кадров. Помощь в формировании кадрового расписания.

Начальник подразделения

Первой должностью в АХО по классификатору является начальствующая. Это главный человек в отделе. Помимо начальника, руководителем может быть администратор, главинженер или ведущий специалист. Обязательно наличие опыта работы — не менее пяти лет на руководящей должности. Этот сотрудник подчиняется непосредственно гендиректору или его заму. Он обладает правом подписи документов по своей специализации, уполномочен представлять компанию по делам АХО.

Начальник административно-хозяйственного отдела должен знать следующее:

Трудовой кодекс.
Внутренние нормативные акты компании.
Данные о структурных подразделениях организации, их взаимосвязи.
Правила охраны труда.
Приказы, распоряжения, акты, постановления непосредственного руководства, касающиеся административно-хозяйственной части.
Правила организации труда, управления персоналом.
Ведение материальной отчетности, табельного учета, установление сроков сдачи документации.
Эксплуатация и обслуживание офисной техники.
Навыки делового общения, составления документации.
Порядок проведения закупок расходных материалов, инвентаря, оборудования и проч.
История организации-работодателя, перспективы ее развития.

Акт приема должности начальника АХО подписывается директором компании. На новоиспеченного сотрудника возлагаются следующие важные задачи руководителя:

Определять меры наказания для своих подопечных (работников АХО).
Быть ответственным за график отпусков.
Давать право на уход с рабочего места при возникновении непредвиденных обстоятельств.
Контроль за исполнением всех поставленных перед подразделением задач.
Привлечение подрядчиков.
Контроль за проведением закупок.
Разработка планового ремонта помещений и проч.

Должностная инструкция начальника

Что касается этого важного документа, то он приписывает следующие служебные обязанности начальнику АХО:

Контроль за работой подведомственных сотрудников, исполнением ими должностных инструкций, распределение между работниками обязанностей.
Набор персонала в АХО.
Контроль за работой подведомственного технологического оборудования — освещением, системой вентиляции и проч.
Составление планов и организация работ по ремонту служебных помещений.
Организация благоустройства подведомственной территории — от ухода за газонами, уборки кабинетов до оформления офиса по случаю праздников и торжеств.
Оформление, подписание необходимой документации по поводу сотрудничества со сторонними организациями по делам АХО.
Составление материальной отчетности, контроль за ее ведением.
Ответственность за закупку, хранение, распределение рабочего инвентаря, расходников, технологического оборудования внутри организации.
Внедрение, распределение, обновление систем связи, противопожарной безопасности, офисной техники.

Права руководителя

Что касается должностной инструкции начальника/специалиста/ведущего инженера АХО, то документ определяет следующие права работника:

Запрашивать от других подразделений сведения, необходимые для работы административно-хозяйственной части.
Докладывать вышестоящему руководству о нарушениях со стороны подчиненных, самостоятельно назначать для них меру наказания.
Инициировать усовершенствование работы компании и в целом, и по административно-хозяйственным вопросам.
Требовать от руководства предоставление всех условий для полноценной деятельности.
Оценивать качество работы подведомственных сотрудников.

Мы представили расшифровку АХО, должности в отделе. Это важное подразделение в компании. Хоть его функции могут быть совсем далеки от главного вектора деятельности, без работы сотрудников АХО сложно наладить комфортные условия труда, бытовые удобства на производстве, обеспечение сотрудников необходимым.