Автоматизация бухучета на предприятии

Автоматизация бухгалтерского учета

Когда бухгалтеру не хватает времени на рутинные задачи, приходит пора задуматься об оптимизации процессов. Можно отдать часть работы на аутсорсинг или найти помощников в штат. Но есть вариант, который поможет сэкономить деньги компании и нервы бухгалтера — автоматизация бухгалтерии.

Для чего нужно автоматизировать бухгалтерию

Автоматизация предполагает передачу части задач человека машине. Например, в бухгалтерии компьютеру можно поручить считать налоги, больничные, зарплату, заполнять типовые документы и бланки. Некоторые процессы можно автоматизировать частично: в работе с первичкой подключить распознавание сканов, а в работе со статистическими отчетами — автоматическую проверку правильности заполнения.

Автоматизация бухучета помогает тратить меньше денег на содержание штата бухгалтеров и одновременно повышает качество учета и отчетности. Повысится скорость работы с громоздкими отчетами и важными цифрами, ошибка в которых стоит дорого. Это могут быть реквизиты счетов, КБК, платежные поручения и пр.

Также автоматизация позволяет создать регистры по типам документации и экономить время на поиске документов. Работать с госорганами тоже будет проще: сдавать отчеты, запрашивать сверки и общаться с контроллерами можно удаленно.

Какие участки бухучета можно автоматизировать

Работать без автоматизации может только временная компания или микро-бизнес. Остальным автоматизация нужна хотя бы минимально — в виде табличек Excel. Для автоматизации доступны любые участки работы бухгалтера.

1. Бухгалтерский учет

В первую очередь, автоматизируем сам бухучёт. Программы для автоматизации помогают оформлять первичку, работать с платежными поручениями, банковскими выписками и ордерами. Книга покупок и продаж составляется автоматически, как и ОСВ по счетам, в которой удобно проверять проводки и сверять их по датам.

2. Работа с сотрудниками

Автоматизация помогает вести кадровый учет. Для автоматизации нужно только создавать карточки сотрудников, учитывать зарплату, формировать табель рабочего времени. Это существенно упрощает расчет отпускных, больничных или зарплаты в будущем. Программа сделает это автоматически, одновременно рассчитывая НДФЛ и взносы, проводя удержания по установленным законом правилам.

3. Работа с документами

Сервисы для автоматизации бухучета, как правило, содержат множество шаблонов для создания документов: договоров, накладных, счетов-фактур, актов и пр. Достаточно выбрать подходящий бланк и ввести свои данные.

Данные можно загрузить в систему из Excel или отсканированных документов. После согласования всех позиций документ можно сохранить и провести в учетной системе.

4. Отчетность и налоги

Вся отчетность формируется автоматически по данным, которые бухгалтер вносит во время ведения учета. Проверка отчетов по контрольным соотношениям тоже автоматизирована, остается только довнести информацию и отправить в органы через ЭДО (для этого дополнительно понадобится электронная подпись).

Автоматизированные системы сами следят за актуальностью отчетных форм и обновляют их без участия бухгалтера.

5. Электронный документооборот

ЭДО — одна из дополнительных возможностей автоматизации бухгалтерии. С его помощью можно отправлять любые документы в электронном виде.

Обычно на сбор подписей ответственных лиц, уходит масса сил и времени. ЭДО позволяет быстро подписывать документы, обмениваться ими с заинтересованными лицами и согласовывать их в короткие сроки. К тому же исключается потеря документов.

ЭДО стоит подключить, чтобы управлять договорами и проектами, оптимизировать внутренний документооборот между подразделениями, наладить и систематизировать хранение документов.

6. Проверка контрагентов

Осмотрительность поможет защититься от блокировки счетов и проблем с налоговой. Сервисы для автоматизации бухучета умеют проверять контрагентов по данным ЕГРЮЛ и ЕГРИП и предупреждать бухгалтеров о рисках.

7. Работа с банками

Интеграция бухгалтерской программы с банками поможет ежедневно экономить до 30 минут. Каждые два часа информация из банка поступает в сервис и обновляется. Исходящие платежные поручения можно сразу отправлять в банк, где их остается только подписать.

Как автоматизация помогает экономить

Рассмотрим экономию на простом примере. В магазине одежды ООО «Бегемот» работал один главбух. Руководитель решил дополнительно запустить собственное производство. Это означало, что объемы документооборота значительно вырастут, бухгалтеру будет сложно. Директор решил нанять двух бухгалтеров на первичку, чтобы не загружать главбуха.

На содержание двух сотрудников с зарплатой по 30 000 рублей в месяц понадобится почти 950 тыс. рублей в год. И это без учета затрат на подбор кадров и обустройство рабочего места. Подсчитаем полные затраты в таблице:

Расходы

Сотрудник 1

Сотрудник 2

Итого за год

360 000 руб. (30 000 руб. × 12 мес.)

108 000 (30 000 руб. × 30% × 12 мес.)

Обустройство рабочего места

В итоге наем двух сотрудников будет стоить компании больше миллиона рублей в год. Это существенная сумма, поэтому главбух предложил директору искать другой вариант. Аутсорсинг дал экономию примерно в 70%, а бухгалтерский сервис с автоматизацией большинства операций — 95%.

ЭДО подключить не получилось, так как часть контрагентов от него наотрез отказалась. Самое простое и бюджетное решение проблемы компании — автоматизировать ввод первички. Это значит, что программа сможет распознавать отсканированные документы, фотографии или Excel-формат. Есть комплексные облачные системы, которые помогают автоматизировать множество участков бухучета, в том числе работу с первичкой. В Контур.Бухгалтерии тоже есть такая функция, она входит в стоимость сервиса даже на самом дешевом тарифе — 8 400 рублей в год.

Есть и программы, которые работают отдельно и берут деньги за каждую страницу или на год вперед. Страница стоит в среднем 5 рублей, годовое обслуживание — от 10 000 руб.

Как автоматизировать бухучет

Чтобы автоматизировать учет, нужно пройти несколько этапов:

Проанализировать потребности. Изучите все внутрифирменные акты, порядок документооборота. Подумайте, насколько масштабным должно быть обновление — каким службам нужна общая база, а что оставить автономным. Нужен ли сетевой режим или достаточно локального.

Поставить задачу. Нужно поставить конкретные задачи по внедрению и запуску автоматизации бухучета. Выберите, какие технические средства для этого понадобятся, какие системы и программы лучше всего подходят под ваши потребности.
При выборе программы опирайтесь на свой бюджет, совместимость операционной системы, наличие обслуживающих фирм в регионе, требования к компьютерам, наличие сетевой и локальной версии.

Обучите персонал. После внедрения любой автоматизации, надо научить сотрудников ею пользоваться. Если кто-то из сотрудников не сможет разобраться и продолжит работать по-старинке, это сломает все процессы. Назначьте ответственных за контроль. Хорошо, если создатели приобретенной программы обучают сотрудников.

Проведите тест. Назначьте тестовый период, во время которого все сотрудники могут рассказать о недостатках системы автоматизации. Проведите доработку: установите дополнительное ПО или обновите софт.

После окончательных доработок систему можно запускать — работать по-новому и с умом.

Контур.Бухгалтерия — это облачный сервис, который подходит малому бизнесу. С нами работают ООО и ИП, у которых не более 100 сотрудников. Мы поддерживаем практически все решения для автоматизации бухгалтерии, постоянно развиваем и совершенствуем систему.

Все новые пользователи могут подключить тестовый период на 14 дней и познакомиться с возможностями программы. Ведите учет, распознавайте документы, сдавайте отчетность и автоматизируйте расчеты с Контур.Бухгалтерией.

Значение и роль бухгалтерского учета в процессе управления предприятием

Больше материалов по теме «Бухгалтерский учёт» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

1. Роль бухгалтера в работе предприятия
2. Значение бухгалтерского учета на предприятии
3. Автоматизация и оптимизация бухгалтерского учета: необходимость или упрощение процесса
4. Преимущества оптимизационных процессов

Любая деятельность требует контроля над расходами, полученными доходами и чистой прибылью. Без контролирующих процессов невозможно планировать дальнейшую работу предприятия. Для постоянного контроля существует специальная система, которая называется бухгалтерский учет.

Бухучет на предприятии — это непрерывный процесс наблюдения и контроля за деятельностью предприятия и его финансовом положении.

Учет ведется строго документировано, все действия финансового плана должны в точности до копейки отображаться в бухгалтерских документах.

Роль бухгалтера в работе предприятия

Работа предприятия — это постоянные принятия определенных решений руководством, благодаря которым компания вырабатывает дальнейшую стратегию работы. Каждое решение должно быть рационально взвешено и основываться на реальных показателях работы компании. Каждое из этих решений фиксируется в бухгалтерском учете, обрабатывается и влияет на дальнейшее планирование рабочих моментов.

Функции бухучета в компании:

1. Все финансовые операции без исключения должны быть зарегистрированы в бухгалтерских документах ( регистрационная ).
2. Все данные, которые фиксируются в бухгалтерских документах, обрабатываются. С их помощью можно вывести показатели экономической деятельности, рациональности использования ресурсов как материальных, так и трудовых, получить анализ работы отдельных департаментов и производственных единиц ( информационная ).
3. Благодаря бухгалтерскому учету можно определить выполнение предприятием норм и планов за определенный период времени. Рационализацию использования ресурсов в определенные временные отрезки можно определить так же при помощи бухгалтерских аналитических данных ( обратная связь ).

Какой штраф установлен за несвоевременную сдачу бухгалтерской отчетности и нарушение правил ведения бухучета?

Анализируя все полученные данные предприятия, бухгалтерия обобщает информацию и вычисляет главные показатели работы деятельности предприятия. Только при помощи бухгалтерского учета можно повысить чистый доход и вовремя принять решения, чтобы избежать банкротства ( аналитическая ).

Бухгалтерия в периоды производственного процесса совершает предварительный, заключительный и текущий контроль над деятельностью компании. Контроль дает возможность понять, достигает ли компания поставленных целей и планов ( контрольная ).

Ежегодно бухгалтерия проводит инвентаризационные действия. Проводится опись всего имущества, которое числится на балансе компании. Подводят итоги по утраченным активам и не подлежащим использованию ( обеспечение сохранности имущества ).

Бухгалтерский учет проводит аналитическую, контрольную, информационную и регистрационную деятельность.

Значение бухгалтерского учета на предприятии

Планировать дальнейшую работу компании нецелесообразно без учета аналитических данных за предыдущие производственные периоды. Аналитические бухгалтерские данные позволяют руководителям выстроить стратегию компании или внести изменения в уже существующий план развития. Значение бухгалтерского учета для предприятия играет большую роль на стадии планирования дальнейшей стратегии ведения бизнеса.

Грамотный руководитель очень внимательно изучает бухгалтерские данные перед тем, как принять очередное решение, которое касается финансов компании.

Бухучет занимает ведущее место в организационной работе предприятия.

Бухгалтерский учет помогает определить своевременность бюджетных отчислений, взаиморасчетов с партнерами и подрядчиками. Все финансовые данные бухгалтерия отображает в балансе и отчетах о финансовых результатах.

Важно: Эти документы обязательны для заполнения бухгалтерией, их необходимо заполнять раз в году, где отчетным период считается с 1 января по 31 декабря прошлого года.

В органы статистики финансовую отчетность подают не позже 28 февраля текущего года, а в фискальную службу не позднее 60 дней с конца отчетного периода.

Автоматизация и оптимизация бухгалтерского учета: необходимость или упрощение процесса

Без бухгалтерского учета сейчас просто невозможно вести деятельность. В маленьких предприятиях в штате есть специальная должность, которая так и называется — бухгалтер. На больших предприятиях же бухучетом и анализом занимается целый бухгалтерский отдел.

Вся работа бухгалтерии делится на три основных направления:

• Подготовка отчетности, согласно требованиям действующего законодательства;
• Подготовка отчетов для уплаты налогов;
• Подготовка данных для принятия руководителями управленческих решений.

Каждое из этих направлений делится на подпункты, которые включают регистрацию всех денежных движений, начисление заработной платы сотрудникам, учет всех затрат и продаж, отчисления в бюджет и т.п. Чтобы оптимизировать бухгалтерский учет разрабатываются специальные программы, которые позволяют сделать работу гораздо быстрее.

Преимущества оптимизационных процессов

Преимуществом автоматизированных подсчетов и составления отчетов считается исключение ошибок из расчетов, в программы четко занесены формулы, по которым потом формируется отчетность. Единственное, что нужно от бухгалтера — правильно и корректно ввести все исходные данные.

Оптимизация и автоматизация бухгалтерского процесса уменьшает затраты на трудовые ресурсы, поскольку использование качественных программ помогает нескольким сотрудникам справиться с большим объемом работы.

Кстати говоря: руководители, акционеры, партнеры могут запросить данные о финансовой деятельности компании и получить их за очень короткий срок, финансовая отчетность не считается конфиденциальными документами и предоставляется по запросу.

Оптимизация и автоматизация бухучета на данный момент считается основной задачей на больших предприятиях, в которых есть подведомственные филиалы.

Именно благодаря своевременно поданным данным о финансовых показателях компании руководитель может принять рационализированные решения, которые помогут сократить расходы на производство и увеличить продажи компании, что повысит рейтинг компании на конкурентном рынке и даст больше прибыли организации.

Автоматизация бухгалтерского учета

Отлаженный бухгалтерский учет — один из основополагающих столпов предприятия. Применение информационных технологий в этой сфере – это даже не вопрос удобства производственных процессов, а один из способов выживаемости на нестабильном рынке.

Главное, чтобы после применений самых последних разработок не повторилась одна известная история, когда директор завода жаловался, что до автоматизации бухгалтерских процессов у него работало десяток бухгалтеров, со счетами и электрическими калькуляторами. А после введения новых технологий работников бухгалтерии стало вдвое больше. Причем все сидят за компьютерами с огромными экранами, а между столами бегает взмыленный системный администратор.

Автоматизация бухгалтерского учета — это оправданная необходимость

Для того, чтобы автоматизация бухгалтерского учета стала эффективной, нужно отойти от сформировавшегося стереотипа, что при покупке любой бухгалтерской программы все проблемы трудоемкости бухгалтерского учета останутся в прошлом. Если руководство предприятия не заинтересовано в улучшении качества ведения бухгалтерской отчетности, автоматизация этого процесса останется раздражающей всех дорогостоящей игрушкой. Введение на предприятии автоматизации финансовых процессов, должно идти вместе с подготовкой персонала, готового и желающего работать в новых условиях.

Архаичное ведение бухгалтерского учета, которое почему-то называют традиционным к 2019 году не часто, но еще встречается, особенно в тех местах, где еще сохранились директора и главные бухгалтера, так называемой «советской экономической школы». Это множество рутинных процедур, катастрофическое количество бумажных бланков и постоянный аврал накануне выдачи зарплаты и подготовке месячных отчетов. Маленькая ошибка в таких документах приводит к многочасовым вечерним, а то и ночным бдениям на работе и большой потере нервных клеток.

Бухгалтерская компьютерная программа позволяет оперативно и без ошибок вести финансовые дела предприятия. Автоматизация бухгалтерского учета не сможет заменить полностью персонал, но зато поможет сократить его и улучшить качественные характеристики работников бухгалтерии. Руководитель получает возможность, в любой момент лично узнать финансовое состояние предприятия, сделать его анализ и просчитать перспективы.

По исследованиям Фонда развития цифровой экономики в Российской Федерации используется более 200 видов бухгалтерских программ. Значительную часть среди них составляют примитивные программы, сделанные отраслевыми программистами и программы зарубежных компаний, которые плохо адаптируются к реалиям экономики переходного типа и не стабильного законодательства, регулирующего финансовые и налоговые аспекты.

Успешное управление предприятием невозможно без современных бухгалтерских программ и персонала, умеющего ими пользоваться. Опытные руководители понимают, что без собственноручного контроля финансовой информации, невозможно принятие никакого серьезного решения. Системно обработанная информация необходимо как для выработки краткосрочной тактики, так и долгосрочной стратегии управления предприятием. А при отсутствии достоверных данных неправильный анализ ситуации может привести к самым негативным последствиям, включая банкротство и разорение.

Основные требования к бухгалтерским программам

Эффективные бухгалтерские программы, должны быть легкими в обучении, надежными в эксплуатации и иметь весь необходимый функционал для ведения учета и документооборота.

Минимальные требования к программному обеспечению качественного бухгалтерского учета состоят из:

• ведение журнала операций;
• аналитический учет;
• количественный учет;
• валютный учет;
• совместимость с устаревшим аппаратным обеспечением;
• гибкость;
• экспорт импорт данных;
• редактор документов;
• работа в сети;
• защита информации;
• доступ к архиву документов;
• приемлемая стоимость бухгалтерского программного обеспечения и его сопровождения;
• качественная подробная печатная инструкция;
• услуги по обучению персонала и техническая поддержка программного обеспечения;
• понятный интерфейс и система программной помощи.

Для полноценной работы бухгалтерская система должна иметь доступ к единой базе сведений по финансовому учету на предприятии, и к архивным материалам, для получения любой информации при запросе.

Безопасность системы означает защиту от внешнего проникновения, защиту от сбоев и умышленной повреждения базы данных. Возможность быстрого восстановления данных после сбоя – еще один показатель, для качественной бухгалтерской программы. В этом сегменте специалисты советуют отдавать предпочтение опытным производителям, которые ценят свою репутацию и имеют возможность вовремя проводить обновление программы и регулярные консультации и ознакомительные семинары.

Что ждут от автоматизации бухгалтерского учета

Руководители предприятий от автоматизации бухгалтерского учета ждут повышения эффективности и качества всех финансовых служб предприятия:

• упорядочение получения информации по движению финансовых средств;
• анализ информации на основании скомпонованных данных;
• уменьшение бухгалтерских ошибок, связанных с «человеческим фактором»;
• повышение оперативности в бухгалтерском учете;
• снижение материальных затрат на бухгалтерское обслуживание;
• улучшение рабочего графика бухгалтерских служб.

Если хоть один пункт из этого списка не исполнен, значит автоматизация бухгалтерских процессов на предприятии была выполнена непрофессионально и нуждается в анализе и исправлении ситуации. Если вовремя не принять меры, ситуация с бухгалтерским обслуживанием предприятия может усугубиться.

Программных продуктов для автоматизации бухгалтерского учета становятся все больше, и это с одной стороны развивает качества предлагаемого продукта, с другой стороны усложняет проблему выбора. Специалисты рынка отмечают консервативность пользователей бухгалтерских программ.

Это выражается в том, что если предприятие уже закупило программу определенного производителя, то его финансовые службы предпочитают под неё подстраиваться, даже если это изначально был неудачный выбор и очень редко инициируют переход на новый программный продукт. Причем все сходятся в том, что нет универсального, устраивающего всех программного обеспечения, для бухгалтерского учета. Поэтому в этой сфере невозможно создания объективного рейтинга. Без применения программного продукта на конкретном предприятии, невозможно сделать выводы о его соответствии ожиданиям заказчика.

1С самая распространенная универсальная платформа для бизнеса

1С является наиболее адаптированной универсальной платформой для ведения бизнеса в условиях регулируемой переходной экономики. Созданная первоначально для цели ведения бухгалтерского учета, платформа стала базовой, для автоматизации любых процессов в производстве и торговле.

Основные преимущества применения 1С в бухгалтерском учете на предприятии:

• быстрая стандартизация работы;
• снижение административных издержек;
• автоматизация бланков, отчетов, документов;
• возможность быстрого анализа финансовой документации;
• контроль за деятельностью сотрудников предприятия;
• повышение качества обслуживания с помощью доработки 1С, с индивидуальным подходом исходя из взаимоотношений с заказчиком.

Обслуживание 1С это разработанный комплекс, в который входят все необходимые процедуры по тестированию, диагностике и исправления ошибок в бухгалтерской программе, которые могут появиться в процессе эксплуатации. Кроме того, доработка 1С выполняется с учетом индивидуальных особенностей предприятия, его потребностей, уровня квалификации персонала.

Программное сопровождение разработчика позволяет оперативно решать любые сложности, которые могут возникнуть в результате эксплуатации программы. Подстроить параметры под индивидуальную особенность основных пользователей. Экономия на обслуживание 1С является типичной ошибкой некомпетентных в вопросах цифровой экономики руководителей.

Программное решение 1С является самым популярным в сегменте малого и среднего бизнеса в РФ. Количество установленных копий превышает 5 миллионов, по анализу Российского налогового портала. Прежде всего, это связано с множеством типовых программ 1С, которые могут быть применены к предприятию любого профиля и размера. Существует ряд нетиповых решений для конкретных предприятий и организаций.

Достоинством 1С является понятный интерфейс, позволяющий работнику с невысокой квалификацией быстро освоить программу, а опытным пользователям работать с максимальной продуктивностью.

Функционал программы легко меняется под насущные потребности предприятия и его специфику. Её легко интегрировать с различным программным обеспечением.

Надежная работа бухгалтерии, правильно организованная с помощью автоматизированного решения 1С напрямую влияет на прибыльность предприятия и его дальнейшее успешное развитие.

Хорошие бухгалтеры не делают это руками: 10 рутинных задач, которые пора автоматизировать в 1С

В своей работе мы часто сталкиваемся с парадоксальным отношением бухгалтеров к системам автоматизации бухучета. Казалось бы, технические решения призваны облегчить труд сотрудников и высвободить для них больше времени на решение ключевых задач. Но на практике большинство бухгалтеров открещиваются от них: «чур меня, чур».

С чем это связано? С недоверием к технике, с нежеланием переучиваться? Или с потаенным страхом, что автоматизация бизнеса оставит бухгалтеров без работы? Да, знаменитая статья «Будущее рабочих мест» за авторством Карла Фрея и Майкла Осборна из Оксфордского университета предсказывала сокращение мест бухгалтеров и аудиторов на 94%. Но не стоит трактовать ее столь буквально:

1. Пока что системы автоматизации бухгалтерского учета далеки от того, чтобы полностью заменить квалифицированного сотрудника.
2. Высокая вариативность решений затрудняет, а порой и исключает автоматизацию.
3. Каждый бизнес индивидуален, и самые лучшие решения — тоже индивидуальные. До выработки таких решений искусственному интеллекту пока далеко.

Так что конкурировать с роботами нам придется нескоро. А вот с другими специалистами — уже сейчас. По оценкам ВШЭ в России более 3,5 млн бухгалтеров. 4% населения страны! Это третья профессия по распространенности. Третья, Карл! Больше только водителей и продавцов. И сегодня в конкурентной гонке выигрывает не тот, кто «умеет все ручками», а тот, кто знает, как максимально упростить жизнь себе и компании.

10 примеров автоматизации рутинных задач

Самое важное, что нужно помнить, приступая к автоматизации, — то, что автоматические решения не отменяют того самого знания «как все сделать ручками» и не обесценивают его. Автоматизировать нужно по потребностям, а не просто ради самого факта. Если у вас три вида товара, вам не целесообразно заморачиваться на автоматизированную базу номенклатуры. И наоборот: если у вас пятьдесят новых контрагентов каждый месяц, нелепо каждого проверять вручную.

Автоматизация хороша там, где ее применяют с умом. Это как с автолюбителями. Если вы каждый день стоите в пробках по три часа, лучше перейти на коробку автомат, чем сквозь слезы с занемевшей ногой гордиться умением водить на механике.

В этой статье мы собрали самые распространенные ручные операции, которые бухгалтеры до последнего стараются делать вручную, хотя для каждого существует одно или несколько технических решений.

Ввод первички

Акты, счета-фактуры, УПД, счета на оплату, паспорта и другие первичные документы могут отнять нечеловеческое количество времени на ручной ввод. Но зачем, если ABBYY разработала специальное решение для обработки документов? На базе ее технологий существует несколько разных сервисов и ПО для бухгалтеров, которые можно использовать для автоматизации ввода первички. От сотрудника требуется только проверка результата.

Время до: от 1 до 5 часов

Время после: 10-15 минут

Электронная отчетность

Сдача отчетности в контролирующие органы (ФНС, ПФР, ФСС и Росстат) — головная боль каждого бухгалтера. Сроки проверь, актуальность формы проверь, ошибки проверь, отправить не забудь. Все это можно автоматизировать до такой степени, что все отчеты будут сами отправляться прямиком из 1С в зашифрованном виде, а программа предварительно все проверит и сообщит, нужны ли исправления.

Время до: 30-60 минут

Время после: 1-5 минут

Клиент-банк

Если про электронную отчетность из 1С слышали многие, то вот про то, что там же можно обмениваться документами с банком, знают не все специалисты. Прямо в интерфейсе 1С вы можете формировать и отправлять платежи в банк, отслеживать статус документов и получать информацию по всем картам.

Экономия времени, может, и незначительная, а вот удобство и сохранение концентрации — на высоте.

Обмен документами с контрагентами

Документооборот с контрагентами тоже можно организовать прямиком из интерфейса 1С. Во-первых, не придется переключаться. Во-вторых, больше ничего не потеряется.

Сверка данных с контрагентами

Сопоставление счетов-фактур своей организации и контрагента — тот еще квест, требующий предельной концентрации внимания. Но разве не приятнее попивать в это время кофе и получать отчеты программы, в которых она укажет каждое расхождение?

Авансовый отчет по QR-коду

Даже покупка двадцати наименований канцелярии для офиса может обернуться часовой работой для бухгалтера, которому надо составить авансовый отчет по расходам, то есть вручную ввести каждую позицию, их количество и стоимость. А можно было просто отсканировать QR-коды с чеков, а программа бы составила авансовый отчет автоматически.

Время до: 60 минут

Время после: 2 минуты

Проверка контрагента

Если ваша компания часто заключает новые контракты, то на ручную тщательную проверку каждого контрагента может и не хватить времени. Остается два пути: либо рисковать, либо автоматизировать процесс. Для этого есть готовые решения — сервисы, которые по введенным данным «пробьют» контрагента на банкротство, принадлежность к однодневкам, на наличие судебных процессов и прочие подозрительные признаки.

Время до: 3-5 часов на одного контрагента

Время после: 3-5 минут на одного контрагента

Поиск дублей в справочниках

Нечаянные дублирующие документы в справочниках могут стать настоящей занозой сами знаете где. Временные затраты, которые уходят на ручную проверку, зависят от размера вашей базы и такого туманного понятия, как «замыленность глаза». Короче говоря, вы можете потратить целый день на поиск дубля. А программе на это потребуется не больше пары минут.

Сверка выручки с базой НДС

«Получили расхождение между базой НДС и прибылью. Часть денег нашла, а часть не могу определить, откуда взялись» — распространенная проблема, на решение которой может уйти от одного часа до нескольких рабочих дней. Чтобы не сталкиваться с такими фантомными суммами, стоит автоматизировать процесс.

Соответствие закону

Вам хоть раз возвращали документы, потому что «они оформлены по устаревшим нормам»? И это тогда, когда нормы устарели 15 минут назад. Приятного в этом мало, а возня на переделывание может занять слишком много времени. Избавиться от такой проблемы можно раз и навсегда при помощи автоматизированного решения, которое загружает в свою базу все свежие изменения законодательства и сверяет с ними ваши документы.

Экономия времени в этом случае равняется тому времени, которое вам в каждом конкретном случае придется потратить на переоформление документа и повторную его отправку.

Что нужно знать, чтобы автоматизировать рутинные задачи

Чтобы знать, как автоматизировать процессы своей компании, надо в первую очередь выяснить, какие для этого вообще есть возможности. Если вы работаете «по накатанной», то могли и пропустить множество решений. Между прочим, это не значит, что вы ленивы или безответственны — так уж устроен наш мозг, что ему гораздо легче выполнять пусть и сложные, но привычные действия вместо того, чтобы решиться и изучить что-то новое.

Итак, что нужно делать, чтобы держать руку на пульсе:

1. Следить за обновлениями 1С, обязательно прочитывать документы свежих релизов и внедрять в учет.
2. Изучать возможности дополнительных сервисов и ПО.
3. Развивать аналитическое мышление, изобретать собственные решения и реализовывать их при помощи программистов 1С. Высший пилотаж, повышает ценность сотрудника в N раз.

Чтобы эти советы работали, они должны быть в вашем расписании. И не размытой формулировкой «следить за обновлениями», как мы их приводим для обобщения, а конкретной задачей, например — «В понедельник 20 минут читать список обновлений последней версии 1С».

А теперь давайте посмотрим, как именно мы можем сэкономить собственное время и ресурсы:

Как реализовать решения автоматизации на практике

Настало время поговорить о том, как все эти прелести реализовать технически. Вот где живут решения для автоматизации:

1. 1С и ее свежие внутренние возможности

Многие возможности автоматизации процессов уже заложены в вашу версию 1С или вот-вот появятся в новых релизах. Для того, чтобы быть в курсе, необходимо следить за обновлениями и погружаться в тематические информационные источники: это могут быть и профильные СМИ, и блоги бухгалтеров.

Плюсы: уже входит в стоимость вашей программы, дополнительно платить не надо

Минусы: встроенные возможности 1С редко могут потягаться с дополнительными сервисами

2. Портал ИТС и Маркет42

Магазины сервисов 1С. Готовые модификации с самыми разными возможностями (почти все, о чем мы писали в статье, можно реализовать через эти сервисы). Приобрести можно на портале ИТС или взять по подписке в новом Маркете42 от компании 42Clouds — тут фишка в том, что сервисы выкладывают сами разработчики, а вы можете потестить каждое решение и подписаться на любой срок. Не понравилось? Не проблема, просто отписываетесь.

Плюсы: невысокая стоимость, широкий выбор, сервисы не влияют на обновления 1С

Минусы: решения все же стандартизированные, для каких-то супер-уникальных случаев могут и не подойти

3. Индивидуальные разработки

Вариант, который идеально подходит тем, у кого много специфики в работе или крупным компаниям. Вы можете самостоятельно найти решение для автоматизации какой-то части работы и заказать его реализацию у опытного разработчика 1С. Либо можно пойти дальше и обратиться к разработчику, чтобы он познакомился с вашей системой учета и предложил, какими способами можно автоматизировать самые трудоемкие процессы, отнимающие уйму времени и сил.

Плюсы: если все пойдет хорошо, на выходе вы получите уникальную разработку, которая будет решать именно ваши задачи

Минусы: это дорого, долго и, увы, не всегда эффективно, если не повезло с исполнителем

4. Комплексные решения

Существует еще и такой вариант решения автоматизации: комплексное ПО и сервисы. Хороший пример — Sauri со встроенным помощником бухгалтера, где реализовано больше десятка автоматизированных решений рутинных задач. Замечательный вариант для малого и среднего бизнеса.

Плюсы: экономия, удобство использования

Минусы: некоторые функции в комплексном решении вам могут и не понадобиться

Как видите, автоматизация бухгалтерского учета имеет множество вариантов, и не так страшна, как кажется на берегу. Грамотное использование современных возможностей поможет сэкономить время, деньги и, самое главное, нервы от недопущенных ошибок.

Обзор бухгалтерских программ, используемых в России

Автор: Екатерина Соловьева Бухгалтер-консультант

Обзор бухгалтерских программ, используемых в России

Автор: Екатерина Соловьева
Бухгалтер-консультант

Ручной учет ушел в прошлое. Даже ИП и небольшие организации сводят ручные операции к минимуму и автоматизируют учетные процессы. Рынок предлагает для этого много продуктов – от простеньких бесплатных программ для расчета налогов и заполнения деклараций, до целых ERP-систем для автоматизации всех бизнес-процессов компании.

Предлагаем обзор программ автоматизации бухгалтерского учета.

Бесплатные программы для ведения бухгалтерии

Как правило, бесплатные программы предлагают производители платных – в рекламных целях. Бесплатные версии ограничены либо по функционалу, либо по количеству операций, либо по времени использования:

1. Налогоплательщик ЮЛ. Эта компьютерная программа разработана ГНИВЦ – программистами самой ФНС – для автоматизации процесса формирования отчетов. Ее можно скачать бесплатно с сайта налоговой службы. Программа формирует бухгалтерскую и налоговую отчетность, зарплатные отчеты и расчеты по страховым взносам, документы для регистрации ККТ и другие документы. У этой программы есть расширенная платная версия «Электронная отчетность налогоплательщика».
2. Инфо-предприятие. Согласно информации с сайта разработчиков, программа подходит для начинающих компаний, предпринимателей, «приходящих» бухгалтеров. В ней есть базовый набор функций для ведения бухгалтерии небольшого предприятия, но нет обучения, а в качестве ограниченной техподдержки предлагаются консультации на форуме пользователей. Если нужно обучение и расширенные функции, такие как возможность доработки, управленческий учет, интеграция с другими сервисами, разграничение доступа и т.д., придется покупать платные версии.
3. Инфо-Бухгалтер 8.8. Это демонстрационная версия профессиональной бухгалтерской программы, в которой сохранен весь функционал, но с одним ограничением – до 150 хозяйственных операций в год (без учета количества проводок). После превышения количества операций придется переходить на платную версию, поэтому бесплатный вариант подходит только для учета маленьких фирм или подготовки нулевой отчетности.
4. Инфо-Бухгалтер 10.2. Более продвинутая версия того же производителя для ведения комплексного бухгалтерского, налогового, производственного, складского и управленческого учета. Бесплатная версия ограничена 1 000 хозяйственных операций в год без учета проводок.
5. Учет расчетов и денежных средств. Бесплатный модуль бухгалтерского комплекса «Бонус». В программе можно вести бухучет и формировать первичные документы.

Все бесплатные программы для бухгалтерии имеют ограничения. Индивидуальные предприниматели с небольшими оборотами вполне могут обойтись бесплатным функционалом, но для полноценной автоматизации бухгалтерского учета организации рано или поздно придется покупать платную программу.

Платные бухгалтерские программы

Рынок предлагает большой выбор платных продуктов. Их возможности более или менее одинаковы, поэтому в вопросе выбора следует руководствоваться сервисами, которые можно получить вместе с ПО.

Перечислим наиболее известные и востребованные платные продукты.

1. 1С-Бухгалтерия. Это неписаный стандарт для бухгалтеров, современное и универсальное решение для автоматизации системы бухгалтерского учета. Продуктом пользуется подавляющее большинство российских организаций, и этот факт говорит сам за себя.

• простой интерфейс;
• гибкие настройки – можно настраивать отображение данных под себя в нужной последовательности;
• возможность вносить изменения в программный код и дорабатывать программу под нужды конкретного предприятия;
• поддержка всех систем налогообложения;
• веб-клиент для работы без привязки к офису и т.д.

Программа выпускается в трех версиях: «Базовая», «Проф» и «Корп». Продвинутые версии поддерживают работу территориально распределенных информационных баз, позволяют вести учет в обособленных подразделениях, вести учет по нескольким организациям в единой информационной базе и т.д.

1С не имеет ограничений по масштабам предприятия, виду деятельности и сложности учета. Ее можно адаптировать под любую организацию.

1С Бухгалтерия – это лишь одна из множества конфигураций на базе платформы 1С-Предприятие. Есть и другие решения, например, «Зарплата и управление персоналом», «Управление торговлей», «ERP Управление предприятием 2», «Документооборот», «Управление холдингом», «Консолидация», «CRM» и т.д.

Возможности 1С почти безграничны, но в силу недостаточности знаний и опыта во многих организациях используют программу на примитивном уровне. 1C-WiseAdvice работает с типовыми решениями 1С:Бухгалтерия предприятия и 1С:ЗУП, но, если возникают нестандартные задачи, наши программисты расширяют возможности бухгалтерских программ под нужды клиента и настраивают любую аналитику.

2. БЭСТ. Комплексная система автоматизации бухгалтерского, налогового и управленческого учета для малых и средних предприятий в сфере производства, торговли, общественного питания, услуг. Поддерживает полный управленческий цикл, включая планирование, сбор данных, контроль отклонений и анализ данных. Есть отраслевые решения для производственных предприятий, транспортных, страховых, аптек, предприятий общепита и т.д.

3. Парус Предприятие 7. Компания-разработчик специализируется в основном на разработке программных решений для учета на предприятиях бюджетной сферы, но в линейке продуктов есть и предложения для коммерческих компаний. Парус Предприятие 7 предназначено для автоматизации финансово-хозяйственной деятельности организаций малого и среднего бизнеса, позволяет решать учетные, управленческие и аналитические задачи.

Парус Предприятие 8 – комплексная система автоматизации оперативно-управленческих и финансово-учетных задач, ориентированная на крупные коммерческие компании.

Интернет-сервисы для бухгалтерского учета

Интернет-бухгалтерия – это облачное решение, которое позволяет вести учет без привязки к стационарному рабочему месту. Вся информация, как и сама программа учета бухгалтерии, хранится в облаке. Программу не нужно скачивать, устанавливать и обновлять. Работать можно с любого устройства, подключённого к интернету.

Функционал онлайн-сервисов примерно одинаков:

• учет доходов и расходов;
• расчет налогов, заработной платы и других платежей;
• формирование первичных документов;
• заполнение деклараций и отправка их в контролирующие органы.

Наиболее известные бухгалтерские программы для бизнеса:

1. «Моё дело».
2. «Контур».
3. «Небо».
4. «Мои финансы».

Цена за пользование сервисом зависит от масштабов фирмы, системы налогообложения и количества сотрудников. У всех сервисов есть бесплатные пробные периоды, чтобы пользователь мог оценить функционал и интерфейс.

Интернет-версии есть и у производителей стационарных программ, например, Бухсофт онлайн, 1С: Бухгалтерия.

Департамент автоматизации 1С является частью консалтинговой группы WiseAdvice, в которую также входят крупнейшая отечественная аудиторская компания и компания, предоставляющая услуги ведения бухгалтерского учета.

Наши специалисты принимали участие во многих масштабных проектах по автоматизации и способны разобраться в сложнейших схемах учета. Обратитесь к нам за комплексным бухгалтерским обслуживанием , мы проработаем ваш учет до мелочей и «докрутим» ПО под ваш бизнес, как портной подгоняет костюм по фигуре.

В какой программе лучше всего вести бухгалтерию

Бесплатные программы подходят только для микробизнеса с небольшим количеством стандартных операций. Если бесплатного функционала достаточно, то можно не переплачивать за платные версии. Но любая нестандартная задача может вызвать затруднения и придется либо решать ее в другой программе, либо покупать платную версию.

Онлайн-сервисы также хороши для малого бизнеса и преимущественно на специальных режимах налогообложения, где учет проще. Недостаток онлайн-сервисов в том, что нет возможности доработать стандартный функционал под себя.

Отчеты – это еще не все. Для эффективного управления бизнесом и принятия верных управленческих решений нужна грамотно обработанная и систематизированная информация. Поэтому оптимальный вариант для серьезного бизнеса – стационарная программа, которую можно адаптировать под бизнес-процессы каждой конкретной компании.

Но надо понимать, что программа – это лишь инструмент в руках бухгалтера, а не волшебная пилюля. Каким бы хорошим ни был инструмент, все зависит от того, как им пользуются. Использование даже лучших бухгалтерских программ не застрахует от ошибок, человеческого фактора, некомпетентности, недобросовестности и лени.

Поэтому не так важно, в чем вести бухучет, а то – кто его будет вести. Оптимальный вариант – передать бухгалтерию на аутсорсинг в 1C-WiseAdvice, а все остальное сделаем мы.

Программы для бухгалтерского учета — сравнение

• Какие программы для ведения бухгалтерского учета относятся к самым востребованным?
• Основные возможности ПО для бухгалтерского учета («1С-Предприятие», «БЭСТ-5», «Инфо-Бухгалтер-10», «Инфо Предприятие»)
• Автоматизированные системы бухгалтерского учета: какая программа лучше?
• Итоги

Какие программы для ведения бухгалтерского учета относятся к самым востребованным?

К наиболее известным разработчикам, присутствующим на российском рынке бухгалтерского ПО, можно отнести таких поставщиков, как:

• «1С»;
• «БЭСТ»;
• «Инфо-Бухгалтер»;
• «Новасофт».

Каждая из этих компаний поставляет на рынок широкий спектр решений и дистрибутивов. Рассмотрим в качестве примеров основные функциональные возможности следующих поставляемых отмеченными брендами программ:

• «1С-Предприятие»;
• «БЭСТ-5-Бухгалтерия»;
• «Инфо-Бухгалтер-10»;
• «Инфо Предприятие».

Основные возможности ПО для бухгалтерского учета («1С-Предприятие», «БЭСТ-5», «Инфо-Бухгалтер-10», «Инфо Предприятие»)

Программа «1С-Предприятие» (самая ее свежая версия — является платформой, на основе которой могут функционировать разные прикладные решения — конечные продукты, адаптированные к тому или иному сегменту бизнеса или даже к конкретному предприятию.

Рассматриваемое решение от 1С бухгалтерский учет позволяет вести с применением таких интерфейсов, как:

• «План счетов» (предназначено для управления счетами при операциях с двойной записью);
• «План видов характеристик» (позволяет классифицировать различные объекты бухучета исходя из их характеристик);
• «Регистр бухгалтерии» (используется в целях учета операций с двойной записью).

Программа «1С-Предприятие» (вне зависимости от модификации) дает возможность:

• вести учет с использованием нескольких планов счетов бухучета;
• применять счета и субсчета с любым уровнем вложенности;
• вести консолидированный бухучет по нескольким фирмам;
• осуществлять финансовый анализ хозяйственных показателей;
• использовать облачную версию программы (что позволяет получить доступ к ней с любого ПК, подключенного к интернету).

Как учитывать расходы на приобретение неисключительного права на программное обеспечение в бухгалтерском учете, подробно разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, оформите пробный демо-доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Программа БЭСТ-5 имеет в своей структуре 4 основных функциональных блока:

• «Финансы»;
• «Логистика»;
• «Производство»;
• «Персонал».

Эти функциональные блоки (также во всех модификациях программы) позволяют, в частности:

• вести многосегментный аналитический учет;
• вести учет в любой валюте;
• формировать сводную книгу учета по хозяйственным операциям;
• передавать отчетность в ФНС в электронном виде (с использованием партнерских приложений, таких как «Контур-Экстерн»).

Программа «Инфо-Бухгалтер-10» — это универсальное, адаптированное практически для любых сфер экономической деятельности решение, которое во всех модификациях позволяет:

• формировать отчетность автоматически;
• вести учет по нескольким фирмам;
• формировать электронную отчетность;
• импортировать данные из любых других бухгалтерских программ.

«Инфо Предприятие» — это бухгалтерская компьютерная программа, позволяющая вести учет зарплаты и налогов, а также составлять необходимую для бухгалтера отчетность.

Важным существенным отличием «Инфо Предприятия» от таких программ-конкурентов, как 1С, является то, что во всех операциях указываются не определенные объекты, а счета с произвольным набором аналитик. Это позволяет, судя по отзывам об Инфо Предприятии, без проведения перенастройки типовой конфигурации решать практически все поставленные перед бухгалтером задачи.

Автоматизированные системы бухгалтерского учета: какая программа лучше?

В целом основные функциональные возможности рассматриваемых программ схожи. Каждый из разработчиков решений для автоматизации бухгалтерского учета (1С, БЭСТ, «Инфо-Бухгалтер») поставляет ПО, которое позволяет:

• вести учет как по одному, так и по нескольким предприятиям одновременно;
• обеспечивать связь между проводками и хозяйственными операциями;
• применять шаблоны при ведении учета хозяйственных операций;
• определять оптимальный формат отображения счетов и субсчетов;
• осуществлять ручную корректировку сведений в регистрах;
• работать с журналом проводок;
• обновлять формы используемых документов;
• создавать дополнительные интерфейсы с помощью встроенных языков программирования.

Если говорить о различиях в возможностях рассматриваемого ПО, то можно отметить, что:

• в программах «Инфо-Бухгалтер-10» и «БЭСТ-5» есть ограничения на глубину структурирования уровней счетов и субсчетов, а в «1С-Предприятии» их нет;
• программы «Инфо-Бухгалтер-10» и «БЭСТ-5» не позволяют редактировать стандартные отчеты, а также формировать новые документы соответствующего типа, «1С-Предприятие» — позволяет;
• программы «Инфо-Бухгалтер-10» и «БЭСТ-5» работают только в ОС Windows, в то время как «1С-Предприятие» — также в MacOS и Linux.

Что касается, то они в большей степени зависят от конкретной модификации ПО и количества рабочих мест, на которые покупается программа. Говорить о преимуществе какого-либо из рассмотренных типов ПО с точки зрения цены не приходится.

Таким образом, выбор оптимального решения, вероятнее всего, будет исходить из:

• привычности и удобства интерфейсов программы для конкретного специалиста или группы сотрудников бухгалтерии;
• необходимости задействовать ПО на операционных системах, альтернативных Windows;
• потребности фирмы в задействовании счетов и субсчетов с большой глубиной вложенности;
• необходимости редактировать стандартные отчеты и создавать новые.

Существует немало пользователей, у которых производственные процессы выстроены так, что указанные критерии — все или некоторые из них — могут иметь определяющее значение при выборе бухгалтерского ПО.

Итоги

В числе лидеров российского рынка бухгалтерского ПО — «1С», «БЭСТ» и «Инфо-Бухгалтер». Решения, предлагаемые этими программами, по основным функциям мало чем уступают друг другу, но могут различаться по приспособленности к специфике производственных процессов на конкретных предприятиях.

Ознакомиться с особенностями использования бухгалтерского ПО на практике вы можете в статьях: