Кадровый комитет на предприятии

Золотой запас сотрудников, или Поговорим о кадровом резерве

На рынке труда сегодня наблюдается диспропорция между соискателями и вакансиями: спрос явно превышает предложения работодателей. Однако крупные компании регулярно сталкиваются с дефицитом опытных руководителей и грамотных специалистов. Борьба за квалифицированный персонал стимулирует интерес к созданию кадрового резерва. Поговорим о том, с чего начинать и как выстраивать эту работу на предприятии.

Кадровый резерв — что это?

В общих чертах кадровый резерв можно охарактеризовать как группу специалистов, которые отвечают определенным требованиям, прошли отбор и квалификационную подготовку и потенциально готовы стать руководителями. Источниками резерва кадров на управленческие должности могут стать руководители небольших филиалов и подразделений, главные и ведущие специалисты, молодые специалисты, успешно прошедшие стажировку, и пр.

Впрочем, стоит уточнить, что в зависимости от специфики и потребностей организации кадровый резерв может быть сформирован из сотрудников всех категорий. Крупные промышленные предприятия зачастую испытывают сложности с подбором высококвалифицированных рабочих и готовят кандидатов на вакансии мастера, старшего мастера, начальника смены или участка и пр.

Для чего нужны резервисты?

Кадровый резерв на предприятии работает прежде всего на снижение текучести кадров. Кроме того, экономит ресурсы компании, которые она потратила бы на подбор, адаптацию и обучение новых сотрудников. Появляющиеся вакансии заполняются уже подготовленными специалистами, замотивированными на развитие, а это влияет и на общий уровень квалификации персонала. Среди целей формирования кадрового резерва организации стоит отметить преемственность в управлении, повышение лояльности работников.

Кадровый резерв помогает укреплять корпоративную культуру, что повышает личную ответственность каждого сотрудника за свой участок работы и за общий результат.

«В крупной производственной корпорации, где я работала несколько лет, кадровый резерв был частью Управления талантами, основной задачей которого было обеспечить наличие требуемого количества талантов с должным уровнем подготовки для достижения бизнес-целей предприятия. Непосредственно кадровый резерв формировался для того, чтобы оперативно и эффективно замещать руководящие должности. Выделялись три группы: мобильный резерв (сотрудники, готовые в том числе на переезд в другой город), локальный общий резерв и локальный узконаправленный резерв (для уникальных должностей)», — рассказывает Ольга Куцко, сертифицированный член Института CIPD выпускница Nottingham Trent University 2014, опыт работы в сфере HR более 9 лет.

С чего начать?

Решение о создании кадрового резерва компания принимает на основе тщательного анализа бизнес-стратегия предприятия. Если в планах освоение новых рынков, запуск новых проектов, то перечень резервистов — это оптимальный вариант подготовки кадров, он обеспечивает оперативное заполнение вакансий внутренними кандидатами. Если курс взят на сохранение стабильности, удержание действующих клиентов, то и логика работы с кадровым резервом должна быть иная.

Важную роль играет также исследование причин текучести кадров: выявляются наиболее проблемные должности, портрет увольняющихся и причины увольнений. Результаты анализа данных помогают определить, какие сотрудники нужны для такой должности, и выявить критерии отбора претендентов.

Приказы и отчеты по кадровому резерву формируйте в программе Контур-Персонал

В крупных компаниях выделяют два направления работы: внутренний и внешний кадровый резерв. Внутренний формируют из работающих сотрудников, которые или уже готовы перейти на новую должность, или имеют потенциал для развития нужных компетенций. Список должностей, которые могут стать источником кандидатов на целевые вакансии, разрабатывается после анализа проблемных должностей и/или перспектив развития предприятия.

Во внешний резерв входят кандидаты, которые успешно прошли собеседование с HR-менеджерами, но по ряду причин не приступили к работе в организации. В числе потенциально интересных кандидатов можно также учитывать специалистов, данные о которых получены после анализа рынка труда в интересующей отрасли.

На этапе планирования важно также уточнить, сколько кандидатов будет резервироваться для той или иной вакансии. Избыточный резерв чреват определенными рисками, о них расскажем чуть ниже.

Как оценивать кандидатов?

Критерии отбора кандидатов компания определяет индивидуально для каждой из вакантных должностей. При этом соответствие максимальному количеству требований можно расценивать как отдельно оцениваемый показатель.

Критерии отбора в кадровый резерв могут быть следующими:

Возраст. Для кандидатов на руководящие должности высшего эшелона допустим возраст до 45 лет, а для будущих менеджеров среднего звена лучшим считается промежуток в 30–35 лет. Для рабочих вакансий максимальным будет рубеж в 35 лет.
Образование. Чаще всего предприятия выставляют в качестве обязательного требования высшее образование для руководящих должностей, специальное — для рабочих.
Результаты профессиональной деятельности. Резервист должен не просто стабильно выполнять свои обязанности в полном объеме, но и быть готовым показать повышенный результат.
Готовность кандидата к развитию — это один из важнейших критериев отбора. Желание учиться, осваивать новые компетенции, способность к освоению новых знаний и технологий.
Опыт работы в компании на базовой должности. Этот критерий не обязателен для компаний, которые в поиске кандидатов активно используют внешний рынок труда, то есть формируют внешний кадровый резерв. Однако для многих организаций важно, насколько человек принимает корпоративные принципы, внутреннюю политику.

Перечень требований может быть дополнен с учетом отраслевых особенностей предприятия, специфики должности или корпоративных принципов. Для рабочих специальностей это может быть минимальный квалификационный разряд или освоение смежных специализаций. Для менеджеров — мобильность, возможность сменить место проживания, стрессоустойчивость и пр.

«В одной из крупных компаний по ремонту нефтегазовых и энергетических объектов мы как раз реализуем проект создания кадрового резерва. Ключевые категории — мастер, старший мастер и начальник цеха. Под эти цели мы апробируем методику выявления HiPo (high potential) по двум направлениям — потенциальные рабочие и мастера. Выявление перспективных сотрудников основано на трех компонентах: анализ KPI, обратная связь от начальника цеха и ежегодное интервью с работником, в которое было включено интервью по компетенциям. После анализа результатов будет утвержден список перспективных сотрудников. В дальнейшем планируем организовать Центр оценки на базе SHL, проводить обучение, вовлекать резервистов в решение дополнительных задач производства и компании в целом», — делится своим опытом Ольга Куцко.

Кандидатов выбрали, что дальше?

В современных компаниях, которые формирование кадрового резерва идет не под сиюминутные вакансии, а ведут поэтапную подготовку перспективных кадров, план работы с резервистами раскладывается на несколько направлений:

индивидуальный план профессионального роста для каждого кандидата — в зависимости от стартового уровня подготовки, опыта, образования;
необходимое обучение и повышение уровня квалификации выбранных сотрудников — это могут быть внутренние образовательные программы, стажировки или курсы повышения квалификации, например, в ведущем отраслевом вузе;
отслеживание и анализ динамики развития каждого из резервистов.

«У нас в компании существуют разные программы подготовки сотрудников. Все зависит от того, по какому вектору планирует развиваться специалист. Возможны три варианта: руководитель, эксперт, менеджер. И для каждого направления подбирается своя „начинка“: общеразвивающие курсы, профессиональные программы и тренинги. Так, для руководителей линейного звена, помимо профильного обучения, рекомендуемы тренинги по выработке управленческих навыков. И чем выше уровень будущего руководителя, тем глубже они прорабатываются. Для подготовки талантливых сотрудников мы используем внутренние образовательные ресурсы и привлекаем внешних экспертов», — рассказала менеджер по обучению компании СКБ Контур Наталья Сидорова.

Важную роль играет помощь сотруднику в процессе его вхождения в новую должность. Чтобы процесс адаптации прошел безболезненно, еще на этапе подготовки необходимо включать кандидатов в систему управления предприятием на новом уровне. Рекомендация справедлива и для резервистов рабочих специальностей: освоение новых функций, полномочий облегчит переход сотрудника с одного уровня на другой.

Сделать выводы о правильности выбора, скорректировать программу подготовки HR-специалисту поможет обратная связь от самого кандидата, от его коллег и подчиненных на всех этапах подготовки.

Где можно ошибиться?

Во время планирования обратите внимание прежде всего на бизнес-стратегию предприятия, просчитайте, какие из ключевых потребностей будут актуальны через 3–4 года. Быть может, должность, для которой вы готовите кандидатов, в ходе роста компании будет серьезно видоизменена. Для составления прогнозов можно использовать информацию о конкурентах, которые уже прошли данный этап развития бизнеса, аналитику по отрасли.

Риски при формировании кадрового резерва связаны также с ситуацией, когда человек слишком долго числится в кадровом резерве на определенную позицию, например, если неверно просчитана динамика роста компании или резерв был избыточным. Сотрудник не видит ближайших перспектив карьерного роста и теряет интерес к дальнейшему совершенствованию, обучению. Второй вариант — претендент «перерастает» предлагаемую должность. И в том, и в другом случае есть риск, что подготовленный квалифицированный специалист примет предложение конкурентов.

А что с документами?

Вся работа с кадровым резервом, начиная с этапа планирования, регулируется локальным нормативным актом. Это может быть положение о кадровом резерве. В нем обязательно пропишите цели и задачи данного направления деятельности, порядок формирования резерва кадров, критерии отбора и организация работы с резервистами.

К данному документу в качестве приложений составляются образцы внутренних документов, например опросный лист для кандидата, форма обратной связи от его руководителя и пр.

Назначение или перевод сотрудника из кадрового резерва оформляйте обычным порядком, через приказы руководителя, изменения в трудовые книжки и личные карточки.

О том, как автоматизировать работу с кадровым резервом с программой Контур-Персонал, мы расскажем в следующем материале.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Должностная инструкция кадровика в 2021 году

Трудовое законодательство не содержит норм, требующих от работодателя обязательного составления должностных инструкций (ДИ). Однако этот документ необходим для определения трудовых функций работника, его прав и обязанностей, ответственности, квалификационных требований, предъявляемых к занимаемой должности. В нашей статье речь пойдет о ДИ кадровика и особенностях ее составления в 2021 году.

Роль кадровой службы в компании

Роль кадровой службы в деятельности компании определяется ее функциями. В обязанности кадровой службы входит:

Прием персонала на работу.
Оформление кадровых документов.
Подготовка локальных нормативных актов и других обязательных документов.
Ведение воинского учета.
Остальные участки работы, в зависимости от специфики деятельности компании.

Если организация большая, все указанные функции целесообразно распределить между специалистами кадровой службы. Работники в одинаковой должности могут выполнять разные обязанности, закрепить которые необходимо именно в ДИ.

Актуальные требования к должностной инструкции

При составлении должностной инструкции специалиста по кадрам в 2021 году необходимо учесть четыре важных изменения в законодательстве:

1. Благодаря Закону от 16.12.2019 № 439-ФЗ, внесшему в ТК РФ понятие электронных трудовых книжек (ст. 66.1), у работодателей появилась новая обязанность – составление и подача в пенсионный фонд формы СЗВ-ТД. Кроме того, работникам кадровой службы необходимо инструктировать сотрудников по вопросам перехода на ЭТК.

2. Закон от 03.10.2018 № 353-ФЗ ТК РФ дополнен новой статьей 185.1, согласно которой работодатели обязаны предоставлять работникам оплачиваемые дни для прохождения диспансеризации. Эта норма заработала с начала 2019 года. Получить такие выходные могут все работники организации один раз в три года. Предпенсионерам и пенсионерам предоставляются на эти цели два дня ежегодно. Для получения гарантии работники должны написать заявление и согласовать дату выходного дня с работодателем. Таким образом, у кадровиков появилась обязанность оформления приказов о предоставлении дополнительного выходного дня для прохождения диспансеризации.

3. Законом от 24.04.2020 № 132-ФЗ ужесточена ответственность работодателей за нарушения в области воинского учета. С 05.05.2020 в среднем в 3 раза выросли административные штрафы за нарушения в этой сфере. Речь идет о непредставлении в военкомат списков граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет, о неоповещении о вызове по повестке военкомата, а также о несвоевременном уведомлении военкомата о принятых или уволенных работниках, подлежащих воинскому учету.

Помимо указанных изменений с двух месяцев до трех лет увеличился срок давности привлечения к административной ответственности за нарушения в области воинского учета.

4. Законом от 15.10.2020 № 341-ФЗ усилены санкции за неправильное хранение документов. Согласно поправкам начиная с 26.10.2020 несоблюдение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных, в том числе и кадровых документов, грозит увеличением штрафов. Ответственность для юрлиц осталась на прежнем уровне — в размере от 5 тыс. до 10 тыс. рублей. Для должностных лиц штрафы повышены: вместо прежних 300—500 рублей придется расстаться с суммой от 3 до 5 тыс. рублей.

Новый перечень сроков хранения кадровых документов утвержден Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, а вступил в силу с 18.02.2020.

Должностные обязанности кадровика

В разделе «Должностные обязанности» необходимо указать перечень функций, которые будет исполнять конкретный кадровый специалист. Для разработки содержания этого раздела можно воспользоваться:

профстандартом специалиста по управлению персоналом, утвержденным Приказом Минтруда РФ от 06.10.2015 № 691н;
Общероссийским классификатором занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08), утвержденным Приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст;
квалификационным справочником, утвержденным Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37.

Например, кадровик обязан:

1) осуществлять поиск и подбор работников;

2) оформлять прием нового персонала;

3) проводить адаптационные встречи с новыми сотрудниками;

4) в рамках исполнения функции ведения кадрового учета и кадрового делопроизводства:

вести учет личного состава компании;
оформлять прием, перевод, увольнение работников, направление в командировки, предоставление отпусков, привлечение к дисциплинарной ответственности;
заполнять, учитывать и хранить трудовые книжки;
вести учет предоставления отпусков работникам, составлять график очередных отпусков;
выдавать справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников;
вести учет и проверку правильности оформления больничных. Заполнять соответствующие графы о страховом стаже для определения размера пособия по временной нетрудоспособности;
представлять в ПФР сведения для регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета, если лицо принято на работу впервые. Составлять форму СЗВ-ТД и осуществлять ее передачу в ПФР;
контролировать своевременное составление табелей учета рабочего времени;
обеспечивать хранение в отделе кадров кадровой документации (трудовые договоры, приказы по личному составу и их основания, журналы учета);
готовить документы к сдаче их на хранение в архив;
составлять документы в страховые компании для оформления полисов по добровольному медицинскому страхованию работников;
организовывать и документально оформлять аттестацию и обучение персонала;
осуществлять воинский учет.

Права сотрудника кадровой службы

В раздел «Права» необходимо внести список тех прав, которыми в пределах своей компетенции работодатель наделяет специалиста для исполнения им своих обязанностей.

Специалист по кадрам вправе:

1) вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности кадровой службы;

2) запрашивать и получать от руководителей структурных подразделений компании и работников сведения и документы для выполнения его должностных обязанностей;

3) контролировать соблюдение в структурных подразделениях организации трудового законодательства в отношении работников, а также ПВТР, трудовой дисциплины работниками. Докладывать руководству о выявленных нарушениях;

4) запрашивать у руководителей структурных подразделений организации помощь в выполнении должностных обязанностей;

5) консультировать по вопросам, входящим в его компетенцию;

6) взаимодействовать с подразделениями сторонних организаций для решения вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию специалиста по кадрам.

Ответственность специалиста по кадрам

В разделе «Ответственность» необходимо отразить все возложенные на специалиста по кадрам виды ответственности. При этом нужно принять во внимание его должностные обязанности. Таким образом, ДИ даст понять, за что именно и как могут наказать кадровика.

Сотрудник ОК может нести ответственность в следующих случаях:

1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных ТК РФ.

2. Совершение правонарушений, связанных с выполнением своих функций — в пределах, установленных действующим КоАП РФ, УК РФ и ГК РФ.

3. Причинение материального ущерба работодателю в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.

4. Непринятие оперативных мер, включая своевременное информирование начальника отдела кадров и вышестоящих руководителей, по пресечению обнаруженных в организации нарушений трудового законодательства, создающих угрозу деятельности организации и ее работников.

5. Несвоевременное и ненадлежащее исполнение приказов, распоряжений и поручений начальника отдела кадров и вышестоящих руководителей, НПА по своей деятельности;

6. Разглашение персональных данных работников.

7. Несоблюдение ПВТР, противопожарной безопасности и техники безопасности.

К ответственности за нарушения кадрового учета привлекают как организацию, так и ее должностных лиц — руководителя и кадровика по ст. 5.27 и 5.27.1 КоАП РФ.

Например, отсутствие трудового договора, а также оформление с нарушением законодательных норм, либо заключение гражданско-правового договора вместо трудового грозит административными санкциями. Согласно части 4 ст. 5.27 КоАП РФ данные нарушения могут повлечь штрафы:

на должностных лиц – от 10 до 20 тыс. рублей;
на ИП – от 5 до 10 тыс. рублей;
на юрлиц – от 50 до 100 тыс. рублей.

Кадровое администрирование

Персонал — один из наиболее ценных ресурсов любого предприятия вне зависимости от вида деятельности. И им необходимо полноценно управлять с учетом требований действующего законодательства. Поможет в этом кадровое администрирование. Если процесс поставлен должным образом, когда руководство качественно организовало работу с кадрами, предприятие получает дополнительные конкурентные преимущества. Такой подход становится привлекательным для работодателя в условиях современного рынка.

Функции кадрового администрирования:

выявление потребностей предприятия в сотрудниках различных специальностей;

подбор работников, их адаптация в коллективе;

ведение кадрового учета;

формирование резерва кадров, планирование перемещений, переводов на новые должности и т. д.

Основные функции, относящиеся к кадровому делопроизводству:

разработка локальных нормативных актов. В соответствии с действующим законодательством предприятие обязано разработать и применять на практике правила внутреннего трудового распорядка. Если есть профсоюз, разрабатывается коллективный договор. Помимо этого, необходимо внедрить положения, регламентирующие порядок оплаты труда, проведение аттестаций, сбор, использование и хранение персональных данных. Еще один вид обязательных документов — инструкции, журналы, приказы по ТБ и ОТ;

организация документооборота, учитывающего движение персонала: найм, увольнение, переводы в другие подразделения, повышения в должности, отправку в командировки или предоставление отпусков. Каждое из перечисленных действий оформляется приказом за подписью ответственного лица. Дополнительно с каждым сотрудником необходимо заключить трудовой договор, внести запись в трудовую книжку;

учет рабочего времени. Время прихода и ухода работников отображается в табеле. Эти данные необходимы для расчета зарплаты, составления различных приказов и распоряжений;

составление инструкций, ведение журналов по ТБ и ОТ. Чаще всего предприятия получают предписания о штрафах именно из-за ошибок в данной сфере деятельности. Необходимо отметить, что при формировании документации необходимо учитывать действующее законодательство, ведомственные требования. Ответственные сотрудники работодателя обязаны своевременно проводить инструктажи по охране труда, направлять персонал на обучение или аттестацию с внесением соответствующих записей в особые журналы или протоколы. Помимо этого, необходимо формировать и вводить на предприятии приказы, регламенты, положения, касающиеся ТБ и ОТ и обязательные к исполнению;

сбор, организация хранения персональных данных работников. Законодательство в данной сфере постоянно ужесточается, в Федеральный закон «О персональных данных» вносятся дополнения и коррективы. Это нужно учитывать, чтобы не сталкиваться с претензиями со стороны трудовой инспекции.

Проблемы с кадрами? Мы решим их!

наладим учет, исправим текущие ошибки;

подскажем, как избежать штрафов;

поможем пройти проверку со стороны трудовой инспекции, предоставим необходимые документы проверяющим;

держим клиентов в курсе дел, предоставляем актуальную информацию.

Наши услуги:

анализ текущего положения дел в кадровом делопроизводстве;

консультирование по сложным вопросам, в том числе применения различных норм трудового законодательства;

восстановление и ведение учета кадров и делопроизводства на предприятиях;

разработка и внедрение обязательных нормативных актов;

помощь в решении локальных проблем.

Вы можете заказать:

аутсорсинг (подбор) сотрудников для выполнения имеющихся задач;

сопровождение на случай проверки со стороны трудовой инспекции;

ведение учета персонала, организацию кадрового делопроизводства.

Сколько стоит включение кадровика в штат и какие мероприятия входят в общую стоимость:

организация рабочего места — 7 000 рублей;

оклад — 45 000 рублей;

подключение информационно-справочных систем, регулярное повышение квалификации — 7000 рублей;

поддержание в работоспособном состоянии, обновление до последнего релиза 1С ЗУП — 2200 рублей.

Сколько стоит ведение учета кадров на аутсорсинге:

рабочее место в офисе предприятия не требуется — 0 рублей;

заработная плата не начисляется — 0 рублей;

консультации от профессионалов — 0 рублей;

обновление 1С ЗУП — 0 рублей.

Расходы на ведение учета кадров на аутсорсинге:

менее 50 человек в штате — от 5000 рублей;

50 работников — 22 000 рублей;

100 работников — 34 000 рублей;

150 работников в штате — 45 500 рублей;

на предприятии работает 200 человек — 69 500 рублей.

Быстрое внедрение:

Проверка и анализ учета работников и делопроизводства

Восстановление делопроизводительности сотрудников

Решение локальных проблем

Консультирование по вопросам ведения учета кадров и делопроизводства с учетом действующих нормативных актов

Подготовка к проверкам, сопровождение на всех этапах.

Преимущества обращения в нашу компанию:

Цену зафиксируем в договоре

Не имеет значения количество приказов или записей в трудовых книжках. Изменения возможны при выборе иного тарифа.

Сократим затраты

Вы не покупаете компьютеры и столы, не платите за подключение справочных систем, 1С и сдачу отчетности в электронном формате, не оформляете ЭЦП.

Наладим ведение учета сотрудников для нового предприятия

Создадим оргструктуру, наладим ведение учета в соответствии с ней.

Предоставим весь комплекс услуг

Мы располагаем штатом юристов, программистов 1С, кадровиков, иных специалистов. Ни одна проблема не останется без решения.

Комитет по кадрам и вознаграждениям

Вопросы компетенции

К компетенции Комитета по кадрам и вознаграждениям относятся следующие вопросы:

В области планирования преемственности и формирования профессионального состава Наблюдательного совета, исполнительных органов и иных ключевых руководящих работников 1 Банка:

оценка состава Наблюдательного совета с точки зрения профессиональной специализации, опыта, независимости и вовлеченности его членов в работу Наблюдательного совета, определение приоритетных направлений для усиления кадрового состава Наблюдательного совета; регулярный анализ соответствия независимых членов Наблюдательного совета критериям независимости и обеспечение незамедлительного раскрытия информации о выявлении обстоятельств, в силу которых конкретный член Наблюдательного совета перестает быть независимым;
определение критериев подбора кандидатов в члены Наблюдательного совета и исполнительных органов Банка;
анализ профессиональной квалификации и независимости кандидатов, номинированных в Наблюдательный совет, формирование заключений об их независимости и профессионализме; взаимодействие с акционерами, которое не должно ограничиваться кругом крупнейших акционеров, с целью формирования и доведения до акционеров рекомендаций в отношении голосования по вопросу избрания кандидатов в Наблюдательный совет Банка;
формирование рекомендаций по обязанностям членов и Председателя Наблюдательного совета;
определение методологии самооценки и рекомендации по выбору независимого консультанта для проведения внешней оценки работы Наблюдательного совета и его комитетов;
ежегодное проведение детальной формализованной процедуры самооценки или внешней оценки Наблюдательного совета и его комитетов с позиций эффективности их работы в целом, а также индивидуального вклада каждого члена в работу Наблюдательного совета и его комитетов, разработка рекомендаций Наблюдательному совету в отношении совершенствования процедур работы Наблюдательного совета и его комитетов, включая определение приоритетных направлений для усиления кадрового состава Наблюдательного совета Банка; подготовка рекомендаций по повышению квалификации отдельных членов Наблюдательного совета; подготовка отчета об итогах самооценки или внешней оценки для включения в годовой отчет Банка;
формирование программы вводного курса для вновь избранных членов Наблюдательного совета, направленного на ознакомление директоров с ключевыми активами Банка, его стратегией, системой корпоративного управления, деловой практикой, принятой в Банке, организационной структурой Банка, а также с процедурами работы Наблюдательного совета; осуществление надзора за практической реализацией вводного курса;
формирование программы обучения и повышения квалификации для членов Наблюдательного совета, учитывающей индивидуальные потребности каждого из них, а также контроль за практической реализацией этой программы;
анализ текущих и ожидаемых потребностей Банка в отношении профессиональной квалификации членов исполнительных органов и иных ключевых руководящих работников Банка, планирование кадровых назначений в отношении указанных лиц, в том числе с учетом обеспечения преемственности деятельности;
предварительная оценка кандидатов на должность членов исполнительных органов и иных ключевых руководящих работников Банка, кандидатов на должность корпоративного секретаря, формирование рекомендаций Наблюдательному совету в отношении таких кандидатов;
регулярная оценка деятельности членов исполнительных органов Банка.

В области формирования эффективной системы вознаграждения членов Наблюдательного совета, исполнительных органов и иных работников Банка:

разработка и периодический пересмотр политики Банка по вознаграждению членов Наблюдательного совета, исполнительных органов и иных работников Банка; контроль за ее внедрением и реализацией, соответствием требованиям законодательства РФ, предъявляемым к политике кредитных организаций по вознаграждению членов Наблюдательного совета, исполнительных органов и иных работников Банка;
разработка критериев и порядка определения размера вознаграждения членов Наблюдательного совета и исполнительных органов Банка, разработка параметров программы долгосрочного вознаграждения членов исполнительных органов Банка;
анализ и подготовка рекомендаций Наблюдательному совету в отношении каждой из составных частей вознаграждения членов исполнительных органов и иных работников Банка, а также их пропорционального соотношения;
предварительная оценка работы исполнительных органов и иных работников Банка по итогам года в соответствии с критериями, заложенными в политику по вознаграждению членов Наблюдательного совета, исполнительных органов и иных работников Банка, а также подготовка предложений Наблюдательному совету по размерам корректировок вознаграждения в рамках программы долгосрочного вознаграждения членов исполнительных органов Банка;
разработка предложений по определению существенных условий договоров с членами исполнительных органов Банка, в том числе условий их досрочного расторжения (включая все материальные обязательства Банка и условия их предоставления);
разработка предложений по выбору независимого консультанта по вопросам вознаграждения членов исполнительных органов и иных работников Банка;
разработка рекомендаций Наблюдательному совету по определению размера вознаграждения и принципов премирования корпоративного секретаря Банка, а также предварительная оценка работы корпоративного секретаря по итогам года и подготовка предложений о размерах дополнительного вознаграждения корпоративного секретаря по итогам работы за год;
контроль за раскрытием информации о политике и практике вознаграждения и о владении акциями Банка членами Наблюдательного совета, исполнительных органов Банка и иными работниками Банка в годовом отчете Банка.

1 Под иными ключевыми руководящими работниками Банка понимаются руководители, к которым Банк России вправе предъявлять квалификационные требования и требования к деловой репутации в соответствии со ст. 60 Федерального закона от 10.07.2002 № 86-ФЗ «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)».

Перечень кадровых документов, обязательных для организации

Автор: Руфина Хакимова руководитель проектов по расчету заработной платы 1С-WiseAdvice

Перечень кадровых документов, обязательных для организации

Автор: Руфина Хакимова
руководитель проектов по расчету заработной платы 1С-WiseAdvice

Кадровые документы – это достаточно большой перечень бумаг, который должен быть в любой компании или ИП, где есть наемные работники. Часть из них касается общеорганизационных вопросов по персоналу, другие относятся к вопросам расчета и выплаты зарплат, третьи – к актуальной в настоящее время проблеме защиты персональных данных. Соответственно и проверять такие кадровые документы организации могут различные государственные структуры, контролирующие тот или и иной «персональный» вопрос: трудовая инспекция, Роскомнадзор и, естественно, ИФНС и фонды.

Кто отвечает за кадровые документы организации

В небольших компаниях необходимые кадровые документы чаще всего ведет бухгалтер (штатный или приходящий), либо ведение кадровых документов берет на себя сам руководитель – насколько хватит времени и сил. Бухгалтеры, как правило, занимаются этим с нежеланием, либо вовсе спускают «кадровые» вопросы на тормозах.

Между тем при отсутствии того или иного документа кадрового учета возможны претензии со стороны проверяющих и штрафы для работодателя.

Какие кадровые документы должны присутствовать в ООО?

Единый перечень кадровых документов, которые должны оформлять все организации, законодательством не установлен. Но есть обязательные кадровые документы, которые могут запросить проверяющие из трудовой инспекции, прокуратуры, налоговой и других контролирующих ведомств.

Разберемся, какие кадровые документы руководителю или собственнику компании необходимо проверить в первую очередь, т.к. они являются обязательными документами ООО.

Список обязательных кадровых документов

Трудовые договоры с сотрудниками
Личные карточки работников
Трудовые книжки
Уведомление работников о выборе формы трудовой книжки
Штатное расписание
Должностные инструкции
Правила внутреннего трудового распорядка
График отпусков
Положение о персональных данных
Согласия на обработку персональных данных
Положение об оплате труда
Табель учета рабочего времени
Расчетный листок и документ об утверждении его формы
Приказы

Трудовые договоры

С каждым сотрудником должен быть заключен трудовой договор в письменной форме. Составить и подписать договор необходимо в течение 3 дней с начала трудовой деятельности. Трудовой договор составляется в 2-х экземплярах, и один из них отдается на руки работнику. В договоре прописываются место работы, должность, оплата, срок договора, продолжительность испытательного срока и т.д. Все изменения, касающиеся условий труда (например, увеличение зарплаты), фиксируются в дополнительном соглашении к трудовому договору.

С целью экономии на страховых взносах многие работодатели заключают не трудовой, а гражданско-правовой договор. Как показывает практика, проверяющие с таким способом экономии давно знакомы, поэтому предельно внимательно изучают договоры с целью выявления подмены трудовых отношений гражданско-правовыми. При выявлении нарушения будет штраф: для компании – до 100 тыс. руб., для ИП – до 10 тыс. руб.

Личные карточки работников

Заполняется на всех сотрудников. Карточку можно вести по унифицированной форме № Т-2 (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 ), либо применять самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем (при условии, что в ней содержатся все необходимые реквизиты). Личная карточка является обязательным кадровым документом. Но с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

На практике многие организации продолжают вести Т-2 и не разрабатывают собственную форму, так как в программах учета она выгружается автоматически (информация Минфина России № ПЗ-10/2012).

Трудовые книжки

Как правило, книжки ведет отдел кадров, руководитель компании либо своим приказом назначает ответственное лицо. Трудовая книжка является основным кадровым документом, подтверждающим стаж работника, и их обязаны вести все работодатели без исключения. Сотруднику, который нигде раньше не работал, трудовую книжку обязан завести и выдать работодатель по письменному заявлению работника. При выдаче работнику трудовой книжки работодатель взимает с него плату, размер которой определяется суммой расходов на ее приобретение (п. 47 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 ).

Наличие трудовых книжек и порядок их ведения проверяют трудовая инспекция и ПФР. За нарушение сроков выдачи книжки или некорректное ее заполнение предусмотрена материальная ответственность (ст. 234 ТК РФ)

Помимо самих книжек в список кадровых документов, наличие которых в компании обязательно, входят книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей ( Постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69 ). При увольнении трудовая книжка выдается на руки сотруднику – в последний день его работы. Факт выдачи работнику трудовой книжки отражается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В графе 12 указывается дата выдачи книжки, а в графе 13 проставляется подпись работника.

Можно ли направить трудовую книжку по почте уволенному работнику?

Трудовая книжка может быть направлена по почте (при условии наличия согласия работника на пересылку по указанному адресу), если работник отсутствовал в день увольнения или отказался от ее получения. В такой ситуации работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Уведомление работников о выборе формы трудовой книжки

С 1 января 2020 года введен электронный формат трудовых книжек. До 31 октября 2020 года надо успеть уведомить работников о выборе формы трудовых книжек. Изначально дедлайн был 30 июня, но его перенесли из-за пандемии ( постановление Правительства от 19.06.2020 № 887 ). Уведомить надо всех штатных работников письменно. Рекомендуется выдавать бумажные уведомления в двух экземплярах: один работник оставляет у себя, а на втором ставит отметку о получении и возвращает работодателю. Готовый шаблон уведомления можно скачать здесь.

До конца 2020 года сотрудник должен решить, оставить бумажную трудовую или нет. Свой выбор он должен подтвердить соответствующим заявлением. Если сотрудник согласен перейти на электронную трудовую книжку – верните ему бумажную книжку. Но не забудьте предупредить, при отказе от бумажной книжки изменить свое решение и обратно вернуться к ней не получится.

Штатное расписание

В «штатке» указывают структуру, состав и численность персонала: перечень структурных подразделений, наименования должностей, профессий с указанием квалификации (классов, разрядов и т. д.). С точки зрения кадрового делопроизводства штатное расписание входит в обязательные кадровые документы (ст. 15, 57 ТК РФ).

На практике штатное расписание очень может пригодиться при разрешении различных споров по поводу оплаты труда, при доказывании налоговой инспекции обоснованности расходов на привлечение персонала со стороны и др.

Должностные инструкции

С одной стороны, должностная инструкция не входит в обязательные документы кадровой службы, т.к. компания сама решает, разрабатывать ее или нет. С другой стороны, при возникновении спорных ситуаций с сотрудником она может очень пригодиться. Например, если сотрудник заявит, что его неправомерно привлекли к дисциплинарной ответственности, то без инструкции будет сложно что-либо доказать.

Хотя должностные инструкции относятся к необязательным документам в кадровой работе, их все же лучше подготовить, так как с их помощью можно ограничить полномочия сотрудника. Например, в ней можно прописать обязанность менеджера по продажам согласовывать с руководством скидки покупателям и сделки свыше определенной суммы. Также с целью предотвращения мошеннических действий в инструкции нужно ограничить права доступа в программу учета компании.

Правила внутреннего трудового распорядка

В этом кадровом документе прописывают порядок приема и увольнения работников, права и обязанности сторон, режим работы, время отдыха, меры поощрения и взыскания и пр. (ст. 189 ТК РФ). Нового работника необходимо ознакомить с Правилами под роспись.

График отпусков

Является обязательным кадровым документом в силу статьи 123 ТК РФ. График составляет руководитель отдела кадров (если таковой имеется) и подписывается генеральным директором. Причем сделать это надо не позднее середины декабря, т.е. за две недели до наступления нового календарного года. С документом должны быть ознакомлены все работники. При составлении графика важно помнить, что при делении отпусков на части одна из частей должна быть не меньше 14 календарных дней.

Положение о персональных данных

Положение о работе с персональными данными сотрудников также входит в перечень кадровых документов, которые в обязательном порядке должны быть в любой компании (Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ, ст. 88 ТК РФ). В положении прописывается состав персональных данных, порядок их обработки и передачи третьим лицам, права и обязанности сотрудников при обработке и др. Положение составляется в произвольной форме, но в любом случае должен по своему содержанию соответствовать требованиям Закона № 152-ФЗ. Все сотрудники компании должны быть ознакомлены с Положением под роспись.

Согласия на обработку персональных данных

Нельзя обрабатывать персональные данные сотрудника, пока сотрудник не дал согласия на их обработку. Согласие должно быть получено в письменном виде от каждого работника.

Штрафы за отсутствие согласия сотрудников на обработку данных

За отсутствие согласия на обработку персональных данных предусмотрены штрафы: для компаний – от 15 до 75 тыс. руб., для должностных лиц – от 10 до 20 тыс. руб. (ст. 13.11 КоАП РФ).

Положение об оплате труда

Положение об оплате труда составляется, когда в организации помимо окладов предусмотрены иные выплаты (например, премии, бонусы) или действуют разные системы оплаты труда. В Положении прописывают принципы оплаты труда, порядок индексации зарплаты, возмещения командировочных расходов, оплаты сверхурочных, условия выплаты премий и т. п. (ст. 135 ТК РФ). Все это, в принципе, может быть прописано и в правилах внутреннего трудового распорядка, но на практике условия оплаты труда выделяют в отдельное положение – так будет меньше вопросов при проверках контролирующих органов.

Табель учета рабочего времени

Компания ведет учет времени, отработанного каждым сотрудником (ст. 91 ТК РФ). Для этого используется табель учета рабочего времени – по форме № Т-12, Т-13 либо разработанный работодателем самостоятельно. На основании табеля начисляется зарплата и заполняются расчетные листки. То есть табель входит в основные кадровые документы организации.

Расчетный листок и документ об утверждении его формы

При выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате. Поскольку унифицированной формы расчетного листка законодательством не предусмотрено, данная форма разрабатывается работодателем самостоятельно и утверждается приказом или другим внутренним кадровым документом.

Приказы

Различные неунифицированные формы приказов, которые составляются компанией самостоятельно, также можно включить в обязательные кадровые документы. Приказы по основной деятельности издаются по вопросам, связанным с работой организации как юридического лица (например, приказ о назначении ответственных за пожарную безопасность, о сроках сдачи отчетности, об организации воинского учета и т. д.). Приказы по личному составу (как правило, унифицированные) издаются по вопросам, связанным с деятельностью организации как работодателя (о приеме на работу, о переводе, об увольнении, о премировании и т.д.).

Доверив кадровые нормативные документы и в целом кадровый учет нашей компании, Вы сможете не отвлекаться на бумажные вопросы и спокойно заниматься бизнесом.

Нужна консультация? Мы всегда готовы помочь вам с любым кадровым вопросом или документом по персоналу!

Кадровая комиссия

ПРЕЗИДЕНТ МГМСУ
академик РАН, профессор
ЮЩУК НИКОЛАЙ ДМИТРИЕВИЧ

(создана приказом ректора МГМСУ от 09 июня 2015 г № 210/од)

Состав кадровой комиссии:

президент, академик РАН профессор — председатель

проректор по учебной работе, член – корреспондент РАН, профессор

проректор по учебной работе, профессор

проректор по лечебной работе, профессор

декан стоматологического факультета, профессор

помощник ректора университета

помощник президента университета

начальник юридического отдела

заместитель начальника отдела кадров

П О Л О Ж Е Н И Е
о кадровой комиссии

1. Общие положения.

1.1. Кадровая комиссия является консультативным органом ректората для решения вопросов, связанных с развитием и совершенствованием кадровой политики университета.

1.2. Председатель комиссии, ее персональный состав и положение о кадровой комиссии утверждается приказом ректора.

1.3.Комиссия формируется из представителей ученого совета, ректората, учебно-производственных подразделений, общественных организаций университета.

1.4. В своей деятельности комиссия руководствуется действующим законодательством Российской Федерации и настоящим Положением.

1.5. Заседания комиссии проводятся по рабочему плану, утверждаемому председателем комиссии, не реже одного раза в месяц.

1.6. Решения комиссии принимаются простым большинством голосов и оформляются протоколами, которые подписываются председателем комиссии. Решение комиссии считается принятым, если в заседании приняли участие не менее 2/3 ее членов.

1.7.Организационно-методическая, информационно-аналитическая и материально-техническая деятельность комиссии обеспечивается университетом.

2. Задачи комиссии

2.1. Оказание содействия и разработка предложений по выработке целей и задач кадровой политики, направленных на сохранение, укрепление, развитие и формирование кадрового потенциала университета, создание высокопроизводительного и сплоченного коллектива;

подготовка рекомендаций ректорату по вопросам трудовых отношений связанных с совершенствованием структуры и реорганизацией структурных подразделений университета;

2.2.Подготовка рекомендаций по подбору и расстановке кадров на должности структурных подразделений университета, в т.ч. избрания на конкурсной основе, с учетом персональных показателей экономической эффективности работы сотрудника университета;

2.3. Подготовка предложений по трудоустройству для высвобождающихся сотрудников в связи с проведением организационно-штатных мероприятий.

3.Права и обязанности комиссии.

3.1 Комиссия имеет право:

— вносить предложения ректорату и ученому совету по вопросам кадрового обеспечения;

— анализировать работу сотрудников структурных подразделений университета;

— рекомендовать или отклонять кандидатуры претендентов к назначению на должности или избранию по конкурсу;

— ставить вопрос перед ректором об освобождении от занимаемых должностей сотрудников университета;

— проводить работу на основании действующего законодательства Российской Федерации и настоящего Положения;

-строить свою деятельность на демократических началах с соблюдением принципов гласности, коллегиальности и ведения конструктивного диалога;

-информировать ректорат и ученый совет университета о проблемах и перспективах кадрового обеспечения, принятых решениях на заседаниях комиссии;

-соблюдать сроки проведения очередных заседаний, отработки материалов и выполнения решений;

— представлять отчет ректорату и ученому совету о деятельности комиссии.

4.Ликвидация и реорганизация комиссии

4.1. Ликвидация и реорганизация комиссии осуществляется по решению ректора университета.

В соответствии с приказами ректора о совершенствовании и реорганизации структурных подразделений кадровая комиссия в 2015 году провела 10 заседаний по собеседованию с сотрудниками кафедр. Было заслушано более 500 человек из числа профессорско-преподавательского состава 63 кафедр университета, ректорату и Ученому совету даны рекомендации по заключению трудовых договоров, активизации научной работы, по повышению эффективности выполнения врачебной нагрузки и другие.