Бюджетирование ФОТ на предприятии

По какой формуле и как рассчитывается фонд оплаты труда

Больше материалов по теме «Оплата труда» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

ФОТ или ФЗП?
Зачем нужен показатель ФОТ
Состав фонда оплаты труда
Сроки формирования фонда оплаты труда
Расчет годового ФОТ
Не стоит экономить на ФОТ

Любой наемный труд, являясь основной деятельностью человека, обязательно должен оплачиваться. Иными словами, конечным результатом любого труда является получение за него вознаграждения. Трудоустраиваясь, работник рассчитывает на определенную оплату, оговариваемую заранее и отраженную в соответствующей документации.

В свою очередь, работодатель, формируя штат, должен заранее рассчитывать средства, предназначенные на оплату труда и брать во внимание этот показатель в течение всего функционирования организации. Расходы на наемный персонал составляют важнейшую статью трат предпринимателя.

Рассмотрим, чем отличается фонд оплаты труда (ФОТ) от фонда заработной платы (ФЗП), как формируется ФОТ, как правильно его планировать и с помощью какой формулы производить расчет.

ФОТ или ФЗП?

Оплата труда предусматривает не только регулярное получение работниками заработной платы. На предприятиях, заботящихся о своем персонале, сотрудники обычно получают не только суммы, предназначенные к выплате согласно окладу или тарифной сетке, но и дополнительные средства, предусмотренные внутренней политикой и/или отраслевыми особенностями организации.

Таким образом, фонд оплаты труда включает в себя все виды выплат, которые производит предприниматель в пользу сотрудников, то есть все расходы, предусмотренные на персонал организации в планируемом, текущем или прошедшем периоде независимо от причин начисления. Если сравнить эту совокупность с фондом заработной платы (ФЗП), то последняя будет входить в состав ФОТ.

Главное отличие ФЗП в том, что в этот фонд входят только те выплаты, которые непосредственно связаны с производимыми сотрудниками трудовыми операциями и их результатами.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Эти фонды будут совпадать, если в организации сотрудники не получают никаких выплат, помимо зарплаты. Но на практике такое встречается достаточно редко.

ФЗП и ФОТ рассчитываются по идентичным алгоритмам.

Зачем нужен показатель ФОТ

Значение ФОТ как экономической категории, помимо непосредственного учета необходимых расходов, помогает в решении многих управленческих задач, таких как:

анализ затрат на персонал разных структурных подразделений;
регулировка общих расходов фирмы;
определенная роль в повышении рентабельности и снижении расходной статьи;
корректировка себестоимости продукции и, как следствие, ценовой политики компании;
исчисление обязательных социальных выплат – страховых взносов, пенсионных вкладов и др.;
составление бюджета расходов.

Состав фонда оплаты труда

Фонд оплаты труда представляет собой совокупность фонда заработной платы и всех других видов затрат на персонал. Включает в себя следующие категории:

премиальные;
«тринадцатую» зарплату;
больничный;
отпускные всех видов;
командировочные;
бонусы за стаж;
суммы за время, которое фактически не было отработано, но по закону подлежит оплате (например, простой);
доплаты за совместительство, за неурочное или сверхурочное время работы, за опасные или вредные условия труда и т.д.;
возмещение ущерба работника;
траты на обеспечение работника льготной или бесплатной форменной одеждой;
льготное рабочее время для трудоустроенных несовершеннолетних;
затраты на медосмотры;
социальные выплаты;
компенсационные средства (например, за питание, проезд к месту работы и др.)

В фонд оплаты труда не включаются:

годовые премии;
целевые платежи в пользу работников;
премии, выплаченные из спецфондов;
отдельные пенсионные надбавки;
возмещение путевок, проезда и т.д.;
подарки от фирмы;
дивиденды;
все виды материальной помощи.

Сроки формирования фонда оплаты труда

В зависимости от потребности организации, фонд заработной платы можно рассчитать на любой интересующий период, даже на одни сутки. На практике чаще используют другие единицы отчета:

ФОТ на год рассчитывают за последний календарный годичный период, используют этот показатель для определения всей суммы фонда оплаты труда;
ФОТ на месяц чаще применяют для различных видов отчетов;
ФОТ на день используют как теоретический показатель для анализа расходов фирмы;
ФОТ на час понадобится тем предприятиям, где сотрудники трудятся на почасовой системе оплаты.

Расчет годового ФОТ

Для того чтобы рассчитать годовой показатель фонда оплаты труда, нужно иметь для вычислений следующие данные:

суммы выплаченных сотрудникам зарплат согласно ведомостям;
количество отработанных часов (вычисляется по табелям учета рабочего времени);
показатели дополнительных затрат, закрепленные в локальных нормативных актах фирмы;
количество сотрудников по списку и их оклады (фиксируются в штатном расписании);
формы оплаты, принятые на фирме (оклад, сдельная, почасовая).

Универсальная схема

Универсальная схема расчета предусматривает сложение всех сумм, предназначенных для персонала. Для того чтобы подсчитать ее максимально просто, хоть и несколько приблизительно, используют такую формулу:

ФОТ_год – годовой показатель фонда оплаты труда;
ЗП_с-м – среднемесячная заработная плата (все суммы выплат за год, поделенные на 12);
Ч_ср-сп. – среднесписочная численность сотрудников (суммированное количество работников за каждый день месяца, разделенное на количество дней в месяце, повторенное 12 раз по числу месяцев в году).

НАПРИМЕР. В штате ООО «Традиция» с января по март 2016 года числилось 12 человек, в апреле взяли еще 2 работников, штат не менялся до октября, когда был уволен 1 человек, а в декабре взято на работу еще трое. Предварительно вычисленная по ведомостям среднемесячная зарплата персонала, включая премии, доплаты и бонусы, составила 456 тыс. руб. Сначала определим среднесписочную численность работников: (12 х 3 месяца) + (12+2(апрель)) + (14 х 6 (до октября)) + (14-1(октябрь)) + 13 (ноябрь) + (13 + 3(декабрь)) / 12 = 13.
Рассчитаем ФОТ для ООО «Традиция» за 2016 год: 456 000 х 13 х 12 = 71 136 000 руб.

При почасовой оплате

Расчет ФОТ для почасовой оплаты труда производится по следующей схеме:

ФОТ_час – фонд оплаты труда для почасовиков;
∑_ст. – сумма ставок почасовых рабочих;
РЧ – количество рабочих часов.

При сдельной оплате

Расчет ФОТ для сдельной оплаты труда производится так:

ФОТ_сд. – фонд оплаты труда для рабочих со сдельной зарплатой;
V_пл. – объем продукции по плану;
Ц_ед. – цена за единицу продукции;
К – различные компенсации;
Н – надбавки;
Пр. – премии;
В_соц.– социальные выплаты.

К СВЕДЕНИЮ! Если требуется вычислить не годовой, а месячный ФОТ или использовать другую отчетную единицу, нужно брать для формул соответствующие показатели, то есть не умножать среднемесячную зарплату на 12, а среднесписочную численность определять за 1 отчетный месяц.

Не стоит экономить на ФОТ

Любой предприниматель стремится сократить свои расходы, в том числе и за счет фондов зарплаты и оплаты труда. Конечно, можно урезать зарплаты, отменить компенсационные выплаты, убрать премиальные и т.д.

Однако не следует увлекаться таким снижением. Работник вправе рассчитывать на справедливое трудовое вознаграждение. Финансовая мотивация является одним из самых сильных факторов, влияющих на текучесть кадров, их квалификацию, а также эффективность выполнения трудовых обязанностей. Скудный фонд оплаты труда может провоцировать работников на правонарушения с целью как-то восполнить недополучаемые средства незаконным образом.

Если выразиться проще, в преобладающем большинстве сотрудники работают именно так, как им платит работодатель.

Планирование фонда оплаты труда

Планирование фонда оплаты труда (ФОТ) необходимо каждому предприятию, хотя бы на формальном уровне, так как он составляет в среднем 50–70 % всех расходов организации или индивидуального предпринимателя (показатель может различаться в разных отраслях).

Самый важный и дорогостоящий ресурс — это кадры, поэтому формирование фонда оплаты труда должно производиться обдуманно, так, чтобы развивать все сферы деятельности предприятия пропорционально их нуждам, поощрять работников и создать необходимую мотивацию результативного и производительного труда.

Значение ФОТ для предприятия

Грамотно формировать ФОТ необходимо, чтобы контролировать издержки предприятия, оптимально перераспределять доход и оптимизировать затраты. Фонд составляется на определенный период: чаще всего на год, но может быть на квартал или полугодие. Анализ изменений за предшествующие периоды позволит сопоставить плановые и действительные расходы.

Как планировать размер

Для этого необходимо иметь точные сведения о численности штата, продолжительности рабочего времени, графике труда. При формировании нужно учесть не только размер заработной платы, но и возможные премии (исходя из предшествующих периодов или с учетом необходимых допущений, классности работников и т. д.). Важный момент — принять во внимание достаточность размера этих выплат.

Единой формулы нет, на некоторых предприятиях применяется система мотивации в виде отчислений процента от прибыли, на других — фиксированные премии при выполнении плана и т. д. В этом случае в расчеты необходимо закладывать размер планируемой прибыли и другие данные.

Обобщенная формула выглядит следующим образом:

ЧПР — средняя ожидаемая численность штата предприятия;
ЗПСР — з/п средняя;
НП — надбавки и премиальные выплаты;
К — временной горизонт планирования (3, 6 или 12 месяцев).

Методы формирования ФОТ

Поэлементный метод

В этом случае главным показателем является фонд оплаты труда, высчитываемый для каждого класса сотрудников отдельно. То есть образуется фонд, например, для руководящего состава, работников «на сделке», офисных служащих и временных работников.

Формула для сдельщиков:

ТСТ — тарифная ставка;
Ф — годовой фонд эффективного времени одного трудящегося;
ЧСД — численность сотрудников;
КВН — коэффициент выполнения нормы.

В формуле для временщиков применяются те же показатели, кроме КВН. Для руководителей и специалистов применяется общая формула.

Метод экстраполяции

При использовании этого метода более глубоко исследуются внешние и внутренние факторы, влияющие на деятельность предприятия. Сначала изучаются данные за предшествующий период, затем производится планирование на следующий. Затем анализируются отклонения в процентном и натуральном выражении и высчитывается, какие затраты можно сократить. Проект ФОТ согласуется со специалистами и руководством.

Нормативный

Здесь используются показатели, характеризующие уровень прироста производства и затрат. Определенный норматив умножается на коэффициент, характеризующий эффективность и результативность деятельности компании.

Сам норматив определяется следующим образом:

ФОТЧ — обсуждаемый показатель в отчетном периоде;
ОТЧ — объем произведенной продукции;
ДПТ — процент прироста производительности согласно плану развития;
КЗП / ПТ — соотношение темпов роста заработка к производительности работы.

Приростный норматив рассчитывается так:

ФИСХ — исходный размер обсуждаемого показателя;
ФОТЧ — по итогу месяца;
НФ — прирост показателя на каждый процент роста объема реализованной продукции;
ДО — прирост объема реализованного товара в процентах.

Из чего состоят выплаты

В обсуждаемый показатель включаются все выплаты за отработанное и неотработанное время, поощрительные выплаты, все социальные и компенсационные выплаты.

Планирование, бюджетирование и управление фондом оплаты труда

Автор: Оксана Лындина

Данная статья — это, скорее, «крик души» практика. Таких статей бы побольше. Надеемся, что материал позволит по-иному взглянуть на проблему ФОТ и «кругозор» персонала компаний.

HR-директор в настоящее время должен знать не только современные технологии подбора и трудовое законодательство, но одновременно быть аналитиком и экономистом. Планирование, бюджетирование и управление фондом оплаты труда (ФОТ) — одна из ключевых задач директора по персоналу.

Управление и контроль ФОТ — это циклический процесс, который включает в себя планирование численности персонала, планирование ФОТ, формирование, защиту и утверждение кадрового (ресурсного) плана, мониторинг исполнения бюджета («план-факт» анализ), внесение изменений в штатное расписание в соответствии с кадровым планом.

Основной целью развития любой коммерческой организации является получение прибыли. Стратегические направления получения прибыли определяют акционеры. Финансовый блок, как правило, формирует различные финансовые модели, которые, в свою очередь, содержат одну из самых затратных расходных статей — ФОТ, и ограничения по его приросту. Количество персонала должно соответствовать стратегическим целям организации и, конечно же, её возможностям.

Мне, как HR-руководителю, приходилось ежегодно управлять ФОТ в объёме от 1,5 млрд до 6 млрд рублей. Наличие управленческого штатного расписания (включая вакантные ставки, дату их образования и планы по закрытию), кадрового плана, «план-факт» анализа расходов по ФОТ — вот те элементарные инструменты, которые должны быть у HR-директора, если он отвечает за миллиардные расходы компании. Отсутствие одного из инструментов означает, что вы не умеете корректно управлять расходами.

Задачи HR-директора, который управляет ФОТ, можно сформулировать следующим образом:

разработка и утверждение методологии планирования ФОТ;
формирование кадрового плана и расчёт затрат на год с учетом мониторинга рынка труда;
ежемесячный «план-факт» анализ.

Финансовый блок, как уже отмечено выше, определяет максимальный объем ФОТ исходя из ожидаемого финансового результата компании.

Руководители подразделений формируют и обосновывают увеличение численности персонала, а также увеличение окладов действующим сотрудникам (в случае отсутствия индексации) перед кадровым комитетом или любым другом органом или лицами, уполномоченными принимать соответствующие решения.

Как правило, в таких комитетах, где представлены финансовое подразделение, HR и руководство компании, решение принимается коллегиально.

Ошибки, которые я в своей практике наблюдала при планировании и бюджетировании ФОТ:

акционеры настаивают на планировании ФОТ, когда ещё не утвержден бизнес-план на год;
руководители подразделений не знают своего штатного расписания и не осведомлены о наличии вакансий в действующем штатном расписании;
многие руководители подразделений не знают, что все расходы по договорам с физическими лицами (договоры гражданско-правового характера: подряда, оказания услуг, информационно-консультационные и иные) относятся на ФОТ. Так, когда подразделение маркетинга заключило большое количество договоров с дизайнерами–фрилансерами, его руководители были потом крайне удивлены, когда получили серьёзное замечание за превышение ФОТ.

Руководители организации и подразделений должны обращать внимание на то, что

все договоры с физическими лицами относятся к расходам ФОТ;
договоры с физическими лицами должны планироваться;
заключение и согласование таких договоров должно идти через HR-директора (для этого можно издать соответствующий приказ).

Таким образом, все роли для утверждения ФОТ определены. Планирование ФОТ происходит в организации вместе с планированием остального бюджета, его этапы и сроки определяются приказом по организации. Планирование и бюджетирование ФОТ можно разделить на следующие этапы:

сбор информации о потребностях подразделений — до 2-х недель. Для этого утверждается соответствующая форма, которую заполняют все без исключения подразделения в установленные приказом сроки;
проведения мониторинга оплаты труда по должностям, по которым предлагаются изменения (текущие должности или вновь создаваемые), — до 2-х недель, анализ обоснованности предлагаемых изменений численности и ФОТ, их соответствия кадровой политике и принципам построения организационной структуры организации;
защита кадрового плана подразделений — до 2-х недель;
утверждение кадрового плана и фонда оплаты труда соответствующим распоряжением.

Как правило, бюджет планируется в Excel, и при этом очень важно прописать формулы таким образом, чтобы иметь возможность менять сценарии бюджета. Сделайте 3 сценария: оптимистичный, оптимальный и пессимистичный. На общий ФОТ могут влиять:

плавное закрытие вакантных должностей — разумеется, не всех в январе месяца, а, как минимум, поквартально. При необходимости секвестрования бюджета можно запланировать закрытие вакансий в течение второго и третьего месяца квартала. Безусловно, в этом случае HR берет на себя обязательства по особому контролю закрытия вакансий;

статистика текучести персонала. Эти данные у вас есть всегда, вы должны отслеживать их постоянно. Коэффициенты текучести также можно заложить при планировании бюджета.

даже при качественном планировании премиального фонда и адекватных системах мотивации никогда не бывает, чтобы, например, вся филиальная сеть выполнила план на 100%. Обязательно будут как лидеры, так и аутсайдеры. Поднимите всю статистику за 2-3 года и посмотрите динамику объёма фактических премиальных выплат, и вы получите коэффициент, когда нет необходимости закладывать 100% планируемых премиальных выплат из расчёта численности персонала. Кстати, даже в банках есть определённая сезонность;

если в вашей организации выделяется бюджет (как правило, это некий % ФОТ), то грамотно прописав соответствующие формулы в отчёте для планирования и бюджетирования ФОТ, вы сможете спрогнозировать расходы при проведении, например, во 2-ом квартале или в 3-ем квартале и посмотреть, что будет происходить в этом случае с бюджетом.

Разрабатывая разные сценарии бюджета, вы не просто должны показывать свою гибкость и умение планировать, но и умение учесть все плюсы, минусы и риски (в случае их наличия) при использовании различных сценариев.

В наше время HR-директор при защите бюджета просто обязан использовать бенчмарки — исследования ряда рыночных показателей для сравнения с текущими показателями организации. Вы можете их заказать в консалтинговых компаниях либо найти в открытых источниках, а также на сайтах организаций, где финансовая отчётность открыто публикуется. Игнорировать изменения, происходящие на рынке, нельзя. Есть рынок услуг, а есть рынок труда, причём конкретного сектора (финансового, фармацевтического, FMCG и др.). HR-директор должен понимать тенденции рынка.

Бенчмарки необходимо проводить по референтной группе компаний. Консалтинговые компании рекомендуют, чтобы их было не менее 5 и не более 10, тогда эти данные будут репрезентативными. При планировании ФОТ мы можем проанализировать данные по конкурентам по следующим показателям:

Средняя заработная плата

Денежные выплаты, включая оклад, премию, надбавки, доплаты, работу в выходной день и т. д.
Формула расчета показателя:
ФОТ/Среднесписочная
численность

Высокие значения показателя могут быть связаны с высокими уровнями производительности труда, продолжительности рабочего времени, большому количеству руководящих должностей, и высококвалифицированных специалистов. Низкое значение показателя обычно связано с высокой численностью персонала и преобладанием сотрудников массовых специальностей.
В обязательном порядке нужно смотреть показатели по конкурентам не менее чем за 2 года, смотреть тренд изменения финансового результата компаний и ростом средней заработной платы в таких компаниях.

Доход
на 1 сотрудника

Доходы компании — общие доходы компании, включая процентные, операционные и прочие доходы.
Среднесписочная численность — средняя численность сотрудников компании, рассчитанная в соответствии с требованиями официальной отчетности

Формула расчета показателя:
Доходы компании /
Среднесписочная численность компании.

Анализирую настоящий показателя вы видите измеряете вклад каждого сотрудника в финансовые результаты работы компании и общую по компании производительность труда.
Чем выше величина по этому показателю, тем лучше для компании. Низкое значение дохода на одного сотрудника, помимо экономических или структурных причин, часто является следствием избыточного количества персонала или свидетельствует о низкой эффективности его работы

Расходы
по ФОТ
к доходам

Расходы по ФОТ — все виды выплат сотрудникам, включая начисленную заработную плату (в т. ч. постоянные и переменные выплаты), налоги на фонд оплаты труда.
Доходы компании — общие доходы компании, включая процентные, операционные и прочие доходы.
Формула расчета показателей:
Расходы по ФОТ / Доходы компании

Показатель отражает эффективность затрат на оплату труда персонала компании. Обратная показателю величина характеризует доходность, приходящуюся на один рубль затрат на оплату труда.
Чем ниже значение показателя, при прочих равных условиях, тем выше эффективность вложений в заработную плату.
Низкие значения показателя могут говорить о низкой квалификации или мотивации персонала, не оправдывающего затрат на свою зарплату, неэффективной организации труда или управленческой деятельности.

Расходы по ФОТ к расходам

Расходы по ФОТ — все виды выплат сотрудникам, включая начисленную заработную плату (в т. ч. постоянные и переменные выплаты), налоги на фонд оплаты труда.
Расходы компании — общие расходы компании, включая процентные, операционные, административно-хозяйственные и прочие расходы.
Формула расчета показателей:
Расходы по ФОТ / Расходы компании

Показатель отражает значимость затрат на оплату труда и эффективности управления им для компании.
Низкие значения показателя могут говорить о низкой значимости затрат на персонал для компании и, как правило, меньшей значимости экономии на рабочей силе.
Высокие значения показателя по сравнению с конкурентами, если они не сопровождаются более высокими показателями прибыльности и доходности, могут говорить о неэффективности затрат на персонал и снижении конкурентоспособности компании.

Формула расчета:
Количество уволенных/ Среднесписочная численность
персонала * 100%.

Показатель текучести нужно изучать как в целом по компании, так и по отдельным подразделениям.
При детализированном изучении этого показателя по конкретному подразделению:
• если % текучести выше среднего значения, то это говорит о низкой оплате труда подразделения;
• если же мониторинг показывает, что уровень оплаты труда по большинству должностей соответствует рыночному, то проблема уже в руководителе подразделения, и, возможно, необходимо применять кадровые решения.
Безусловно, высокий процент текучести персонала объективно допустим при смене руководителя подразделения.

HR-директор должен быть готов аргументировать кадровый план и бюджет по ФОТ, чтобы доказать, что он:

будет соответствовать стратегическим целям всей компании;
поможет реализовать операционные цели конкретных подразделений;
может быть реализован с учётом бюджетных ограничений, опредёленных акционерами.

Директор по персоналу должен обладать большими знаниями в области права, психологии, в сфере финансов, маркетинга, быть отличным руководителем, чтобы стать бизнес-партнером для топ-менеджера организации.

* Оксана Лындина . Опыт работы в HR более 10 лет.

Как рассчитывать фонд оплаты труда и что при этом важно учесть

Фонд оплаты труда — это все расходы по заработной плате и другим отчислениям работникам за определенный период времени. Необходим для планирования, составления штатного расписания, определения рентабельности и исчисления налогов и сборов.

Зачем рассчитывают ФОТ

Нормально работающая организация всегда использует наемный труд и платит заработную плату работникам. В нормативных документах и отчетах часто встречается такое понятие, как ФОТ, применительно к планированию, рентабельности, льготам и даже исчислению обязательных платежей. Разберемся, что такое ФОТ — фонд оплаты труда в организации, и как его посчитать. Эта часть расходов регулируется п. 8 ПБУ 10/99.

Фонд оплаты труда — не абстрактная величина, его необходимо рассчитывать на разных этапах работы и держать под контролем. В статье 129 Трудового кодекса РФ указано, что это:

все расходы на заработную плату работников, в том числе стимулирующие и компенсационные выплаты.

При создании новой организации ФОТ считают для планирования предстоящих расходов и составления штатного расписания. Обычно затраты на заработную плату и прочие выплаты персоналу занимают значительное место в бюджете компании. От размера ФОТ зависит право на некоторые льготы и возможность применения льготных налоговых режимов. Он прямо влияет на рентабельность, поэтому до начала и во время ведения хозяйственной деятельности его контролируют и корректируют.

Что включают в ФОТ

Руководитель каждой организации самостоятельно решает, что входит в фонд оплаты труда: заработная плата работников; премиальные выплаты; стимулирующие и компенсационные надбавки; отпускные; материальная помощь; пособия; страховые взносы.

Все выплаты и платежи, включаемые в ФОТ, производятся исключительно за счет средств работодателя. Пособия, которые оплачивает ФСС, в него не включают. Поэтому входят ли больничные в фонд оплаты труда — только за 3 дня, оплачиваемых работодателем из собственных средств.

Окончательный состав выплат, включаемых в ФОТ, закрепляют в учетной политике организации и применяют для планирования и отчетности. С его помощью анализируют эффективность затрат на персонал и другие экономические показатели.

Фонд оплаты труда отличается от фонда заработной платы тем, что кроме заработной платы и страховых взносов, в него включают компенсации, стимулирующие выплаты, пособии, матпомощь. Если таких выплат в организации нет, то ФОТ равен фонду зарплаты.

Общая формула расчета

В законодательстве отсутствует универсальная формула, как рассчитать фонд оплаты труда — все зависит от его состава, определенного в организации. Обычно посчитать общую сумму несложно — достаточно все сложить. В плановом исчислении часто требуется определить затраты на финансирование работников для изготовления определенной партии товара. В этом случае определяют стоимость изготовления одной единицы и умножают на необходимое количество, добавляя премиальные и прочие надбавки. Формула выглядит так:

ФОТ = Стоимость одного изделия × количество изделий % премии.

В бухгалтерии применяется более точная формула расчета фонда оплаты труда, но она подходит для определения фактического по итогам определенного периода, а не планового ФОТ.

Он равен сумме кредита счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» с дебетом счетов учета прочих расходов (при условии, что расходы на выплаты работникам в них входят):

20 «Основное производство»;
25 «Общепроизводственные расходы»;
26 «Общехозяйственные расходы»;
08 «Вложения во внеоборотные активы»;
91 «Прочие доходы и расходы».

Так как кредит — это отрицательное значение, а дебет — положительное, получаются реальные затраты организации. Но как посчитать фонд оплаты труда, если требуется провести анализ работы организации, — применять усредненные и справочные показатели. В расчет берут:

среднемесячную заработную плату одного работника;
объем производства продукции на рубль заработной платы;
соотношение темпа роста средней заработной платы и производительности труда.

Примеры расчета

Организация решила открыть филиал, и ей требуется составить план его финансирования. Рассмотрим пример, как рассчитывается фонд оплаты труда в таких условиях. В филиале должны работать:

руководитель — оклад 50 000 рублей;
2 специалиста — оклад 40 000 рублей;
водитель — оклад 30 000 рублей;
уборщица — оклад 20 000 рублей.

По итогам месяца предусмотрена премия в размере 30% от оклада — для администрации и 20% — для рядовых сотрудников.

Как рассчитать месячный показатель

Разберемся, как посчитать ФОТ за месяц для этого филиала организации. Для этого суммируем все оклады:

50 000 + 40 000 + 40 000 + 30 000 + 20 000 = 180 000 руб.

Но это не окончательный вариант расчета. Далее вычисляем премии:

50 000 × 30% = 15 000 руб.; 130 000 × 20% = 26 000 руб.; всего 41 000 руб.

И страховые взносы на зарплату и премию:

(180 000 + 41 000) × 30% = 66 300 руб.

Суммируем показатели и получаем 287 300 руб. в месяц. Это плановый показатель, который отличается от реального, так как в процессе работы сотрудники берут больничный, уходят в отпуск или не выполняют целевые показатели для получения премии.

Как рассчитать годовой показатель

Теперь выясним, как рассчитать фонд оплаты труда на год: просто умножить месячное значение на 12.

В нашем примере годовой плановый ФОТ филиала составит 3 447 600 рублей.

Что включает в себя фонд оплаты труда?

Фонд оплаты труда – что входит в это понятие и в чем его отличие от фонда зарплаты?
Как рассчитать ФОТ: формула расчета по балансу
Что входит в фонд заработной платы: его состав и структура в балансе
Что такое смета ФОТ?
Планирование ФОТ
Анализ использования ФОТ
Справка о ежемесячном фонде оплаты труда – образец
Итоги

Фонд оплаты труда – что входит в это понятие и в чем его отличие от фонда зарплаты?

Два фонда (оплаты труда и зарплаты) взаимосвязаны между собой, но не являются идентичными. Хотя совпадение этих показателей возможно, когда фирма экономит на разного рода выплатах (социальных и прочих) своим работникам и кроме непосредственного вознаграждения за труд (зарплаты) никакие иные выплаты не предусматривает.

Каждый руководитель компании и индивидуальный предприниматель должен представлять, что включает в себя фонд оплаты труда. Если исходить из теоретического аспекта, фонд оплаты труда (ФОТ) – это совокупность средств фирмы (как в денежной, так и в натуральной форме), затраченных за определенный временной промежуток на выплаты трудовому коллективу.

В первую очередь в состав ФОТ входят зарплаты и премии, а также разнообразные доплаты (за совмещение, за работу в ночное время суток и др.). Вслед за перечисленными элементами следуют стимулирующие и компенсирующие компоненты ФОТ, а также иные выплаты (к примеру, начисленные за время, которое не отработано, но по закону подлежит оплате). В целом в состав ФОТ входят фонд заработной платы (ФЗП), социальные и прочие выплаты.

Фонд заработной платы – понятие более узкое, чем ФОТ, но формируются и рассчитываются оба фонда по схожим алгоритмам. Об этом поговорим в следующих разделах.

Как рассчитать ФОТ: формула расчета по балансу

Что включает в себя фонд оплаты труда и как его правильно рассчитать? Подобный вопрос актуален для всех коммерсантов – зарплатная составляющая себестоимости товаров или услуг зачастую составляет значительную ее долю и влияет на конечный финансовый результат работы компании.

Чрезмерная экономия на размере ФОТ чревата – скудная зарплата, отсутствие стимулирующих и компенсационных выплат не способствуют высоким производственным показателям и получению достойной прибыли. Результатом такой прижимистости коммерсанта могут стать текучесть кадров, низкая производительность труда, желание отдельных членов коллектива восполнить сумму получаемого вознаграждения за труд за счет имущества фирмы и т. д.

Формула расчета ФОТ представляет собой сумму разнообразных его составных частей. Количество элементов такой формулы зависит от содержания внутрифирменных локальных актов. К примеру, если этими документами предусмотрена ежемесячная выплата работникам зарплаты (ЗП), премии (ПР), а также материальной помощи (МП) в дополнение к отпускным (ОТП), то формула расчета ФОТ будет выглядеть следующим образом:

ФОТ = ЗП+ ПР + ОТП + МП.

Алгоритм расчета фонда оплаты труда, формула которого представлена выше, является схематичным, и расчет ФОТ (как и расчет фонда заработной платы) в различных компаниях может проводиться по более детализированному или сокращенному варианту формулы в зависимости от состава ФОТ и ФЗП.

Когда в качестве источника информации для формулы используются регистры бухучета, фонд зарплаты за некоторый срок рассчитывается следующим образом. Складываются данные по кредиту 70-го счета («Расчеты с персоналом по оплате труда») с дебета счетов:

20-го, на котором отражаются операции характерные для «Основного производства»;
25-го, где отражаются «Общепроизводственные расходы»;
26-го, отведенного для «Общехозяйственных расходов»;
08-го, где записываются «Вложения во внеоборотные активы»;
91-го, предназначенного для «Прочих доходов и расходов» и т.п.

Как провести анализ фонда оплаты труда разъяснил инспектор по труду государственной инспекции по труду Нижегородской области В. И. Неклюдов. Получите пробный доступ к КонсультантПлюс и бесплатно узнайте точку зрения чиновника.

Что входит в фонд заработной платы: его состав и структура в балансе

Фонд заработной платы – один из элементов ФОТ, представляющий собой выраженную в стоимостной форме сумму средств, предназначенных для выплаты заработной платы членам трудового коллектива.

Состав фонда заработной платы, как и в целом состав ФОТ, во многом зависит от внутрифирменной структуры и содержания локальных «зарплатных» актов (положения об оплате труда, о премировании и др.). Помимо выплат – вознаграждений за труд (по тарифам и ставкам), ФЗП включает премии, вознаграждения и поощрительные выплаты.

Можно выделить 4 основные составные части ФЗП:

непосредственно зарплата;
оплата неотработанного временного промежутка (отпуска, простои и др.);
поощрительные выплаты (премии, бонусы за выслугу лет и др.);
«поддерживающие» выплаты (бесплатная или частичная компенсация работникам питания, коммунальных услуг, топлива и др.).

Структура в балансе ФЗП в разных компаниях различается. К примеру, структура «зарплатного» фонда небольшой консалтинговой фирмы может выглядеть следующим образом:

Всего ФОТ – 100%, в том числе:

администрация – 35%;
консультанты – 40%;
бухгалтерия – 15%;
технический персонал – 10%.

В отношении формулы расчета ФЗП применяются те же алгоритмы и подходы, что и для расчета ФОТ, описанные в предыдущем разделе.

ФЗП, как и ФОТ в целом, требует к себе скрупулезного и внимательного подхода, поэтому уважающие себя фирмы регулярно составляют смету «зарплатного» фонда, а также занимаются не только его планированием, но и регулярным анализом. Об этом поговорим далее.

Что такое смета ФОТ?

Основное назначение сметы ФОТ – планомерное использование «зарплатных» средств. Обычно расчеты составляются на год с разбивкой по кварталам или месяцам. Из сметы должно быть видно, по каким направлениям расходуются средства, а также величины компонентов ФОТ.

Отдельно производится разбивка «зарплатных» расходов по категориям работников (администрация, основной производственный персонал и т. д.). Это позволяет осуществлять контроль над использованием средств и использовать необходимую «зарплатную» информацию для целей внутреннего планирования.

Смета может составляться не только по основным элементам ФЗП, но и по выплатам, носящим социальный характер и прочим.

Смета ФОТ – элемент планирования, характерный в большей степени для крупных предприятий, имеющих в штате специалистов соответствующего уровня и квалификации и сохраняющих подходы к планированию со времен плановой (социалистической) экономики. В современных коммерческих структурах этот документ менее распространен или имеет иное название. О процессе планирования поговорим в следующем разделе.

Планирование ФОТ

Исходя из того, что включает в себя фонд оплаты труда весомую долю общих расходов компании, важным вопросом является предварительное (плановое) определение структуры и размера ФОТ.

Процесс планирования ФОТ можно представить следующим алгоритмом:

Собрать информацию о структуре фирмы, численности персонала и его движении, данных по средней зарплате, плановых показателях производства; изучить штатное расписание и внутренние локальные акты, связанные с ФОТ (положения об оплате труда, о премировании и др.).
Спрогнозировать среднюю численность персонала на плановый временной промежуток.
Выбрать структуру планирования (определиться с основными плановыми параметрами и степенью детализации показателей), составить смету.
Рассчитать ФОТ, избрав наиболее приемлемый способ его исчисления.

С внутрифирменными «зарплатными» локальными актами знакомьтесь в материале «Положение об оплате труда работников — образец 2020».

Спрогнозированный ФОТ позволяет осуществлять своевременный анализ и контроль его использования.

Анализ использования ФОТ

Анализировать использование ФОТ – значит выявлять причины отклонения фактических «зарплатных» расходов от плановых, сопоставлять темпы роста зарплаты с темпами изменения производительности труда, определять резервы для совершенствования оплаты труда и др. Результатом анализа использования ФОТ является перечень мероприятий, направленных на улучшение использования ФОТ.

Для анализа использования «зарплатного» фонда сумму расходов на оплату труда подразделяют на 2 части: постоянную (зарплаты, доплаты и отпускные работников-повременщиков) и переменную («зарплатные» расходы сдельщиков).

В отношении постоянной части ФОТ применяются детерминированные факторные модели анализа. Проводится изучение влияния на ФОТ таких факторов, как среднесписочная численность, среднегодовая и среднедневная зарплата работника, средняя продолжительность рабочей смены, количество отработанных за год дней одним работником.

Для анализа переменной части используются иные показатели, исходя из того, что на эту часть ФОТ наибольшее влияние оказывает трудоемкость изготовления единицы продукции и расценки за единицу ее изготовления.

Проводить анализ фонда заработной платы простым сопоставлением показателей «зарплатного» фонда с аналогичными данными предыдущих периодов и плановыми данными не является достаточным. Важно учесть все структурные нюансы, влияющие на ФОТ (изменение в ассортименте выпускаемой продукции, объемах производства, трудоемкости изготовления продукции т. д.).

Эффективное использование средств, предназначенных для оплаты труда, достигается следующим условием: темп роста производительности труда должен быть выше темпа роста его оплаты.

Блог компании «СИТЕК»

Пишем понятные статьи по 1С вам в помощь

Все
В помощь бизнесу
В помощь ИТ-специалисту
Статьи по бухгалтерскому и налоговому учету
Статьи по кадровому учету и заработной плате

Закажите экспресс-аудит, в рамках которого определим:
— цели и задачи проекта
— границы проекта
Исключим ложные ожидания от 1С:ERP

Бюджетирование и планирование расходов по персоналу в 1С:ЗУП

В наше время большинство крупных компаний проводит работу над управлением бюджетом. Под бюджетированием понимается производственно-финансовое планирование в организации. В конце каждого года наступает время планирования всех возможных доходов и расходов на следующий год, в том числе и расходов на работников компании. Даже в небольшой компании важно проанализировать и спланировать бюджет на будущее.

Бюджетирование позволит нам грамотно спрогнозировать, каким будет в компании финансовое положение завтра, через месяц, через год.

Но, к сожалению, данного функционала в версии «1С:Зарплата и управление персоналом» редакции 3.1 нет. И мы решили разработать и внедрить подсистему «Бюджетирование» в типовую программу, что позволит компании оперативно получать информацию для планирования, анализа и принятия управленческих решений. В этой статье я расскажу, как работает данный функционал.

Рис.1 Интерфейс Бюджетирование — ссылка Ставки Страховых взносов для планирования в 1С:ЗУП

Новая запись создается по кнопке «Создать». По кнопке «Заполнить» производится заполнение по нескольким критериям: данные по организации, подразделению и общая ставка по страховым взносам (Рис. 2).

Рис.2 Регистр сведений Ставки страховых взносов для планирования

Документ предназначен для определения численности сотрудников в будущем периоде, чтобы не корректировать данные действующего штатного расписания, на случай если информация отлична.

Документ находится: интерфейс «Бюджетирование» — Лимит численности для бюджета (Рис 3 Интерфейс Бюджетирование ссылка на документ Лимит численности для Бюджета).

Рис.3 Интерфейс Бюджетирование — ссылка на документ Лимит численности для Бюджета в 1С:ЗУП

По кнопке «Создать» формируется документ «Лимит численности для бюджета». На форме документа необходимо заполнить следующие реквизиты:

По кнопке «Заполнить» документ заполняется штатными позициями действующего штатного расписания (Рис.4 Документ Лимит численности для бюджета).

Рис.4 Документ Лимит численности для бюджета в 1С:ЗУП

И последним завершающим этапом необходимо заполнить документ «Планируемые расходы на персонал».

Документ находится: интерфейс «Бюджетирование» — Планируемые расходы на персонал (Рис. 5 Интерфейс Бюджетирование ссылка на документ Планируемые расходы на персонал).

Рис.5 Интерфейс Бюджетирование — ссылка на документ Планируемые расходы на персонал в 1С:ЗУП

В журнале документа необходимо по кнопке «Создать» документ «Планируемые расходы на персонал» (Рис. 6 Документ Планируемые расходы на персонал).

Рис. 6 Документ Планируемые расходы на персонал

На форме документа необходимо заполнить показатели: «Процент резервирования на отпуск», «Процент резервирования годового вознаграждения». Указать статью затрат для резерва годового вознаграждения и резерва отпускных. Указать месяц начисления, организацию и подразделение.

На закладке «Начислено» по кнопке «Заполнить», документ заполняется позициями штатного расписания в разрезе видов начислений, указанных по позиции, статья затрат устанавливается заданная в виде начисления. Колонка «Количество» указывает численность по определенной позиции, данные заполняются из регистра сведений «Лимит численности для бюджета». Сумма начисления отражается из позиции штатного расписания.

Алгоритм расчета, следующий:

Средняя зарплата по одному человеку за год = Сумма начислений за год (Период документа — 12 месяцев)/12.

Сумма = Средняя зарплата по одному человеку за год.

Резерв отпускных — Весь ФОТ за год/12 мес./Численность * Процент резервирования на отпуск.

Резерв годового вознаграждения — Весь ФОТ за год/12 мес./Численность * Процент резервирования на годовое вознаграждение.

На закладке «Страховые взносы НДФЛ» производится автоматический расчет по ставке, указанной в регистре сведений «Ставки страховых взносов для планирования». НДФЛ рассчитывается по ставке 13% (Рис. 7).

Рис.7 Документ Планируемые расходы на персонал вкладке Страховые взносы, НДФЛ

В результате мы получили единый документ «Планируемые расходы на персонал», в котором производится автоматический расчет планового ФОТ по данным численности сотрудников будущего периода. Так же в документе закладываются проценты резервирования на отпуск, годовое вознаграждение и указывается статья затрат.

Разработанный функционал позволяет получить информацию для решения управленческих задач.

С удовольствием поделимся с вами знаниями о возможностях подсистемы «Бюджетирование» и расскажем, как сделать грамотный прогноз и спланировать расходы в Вашей Компании.

Оставьте заявку на нашем сайте и получите консультацию экспертов.

Рекомендую также прочитать статью «Как 1С:ЗУП экономит HR-бюджет».

Автор статьи: ведущий специалист отдела автоматизации управления персоналом Никитина Елена Александровна. Дата обновления статьи 11.09.2019 г.

Подпишитесь на нашу рассылку
и получите еще больше статей от экспертов по 1С!

Елена Алексеева/ автор статьи

Приветствую! Я являюсь руководителем данного проекта и занимаюсь его наполнением. Здесь я стараюсь собирать и публиковать максимально полный и интересный контент на темы связанные с заработком и оформлением документов для ведения бизнеса, освещением и автоматикой. Уверена вы найдете для себя немало полезной информации. С уважением, Елена Алексеева.