Снимок рабочего дня сотрудника

Что такое фотография рабочего времени и как с ней работать

Больше материалов по теме «Сотрудники» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

Что собой представляет фотография рабочего времени
Цели и задачи
Кто может использовать сведения из фотографии РВ
Разновидности фотографий
Методы проведения фотографии рабочего времени
Этапы проведения
Как оформить результаты наблюдения
Определение тяжести труда на основе фотографии РВ
Что делать после проведения всех анализов

Перед специалистами коммерческой фирмы ставятся задачи, на выполнение которых дается определенное время. Однако часто сотрудники не успевают справиться с ними за предоставленное им время. Причины могут быть различными: недостаточная квалификация, излишняя нагрузка, устаревшее оборудование. Работник также может тратить время не на то, что нужно. Для выявления настоящих причин нужно проводить исследования. Одним из инструментов для исследования является фотография выходного дня.

Что собой представляет фотография рабочего времени

Фотография рабочего времени – это инструмент для отслеживания продуктивности сотрудников. Она позволяет отследить, на что именно тратит свое время специалист. Это средство для определения временных затрат на ту или иную задачу.

ВНИМАНИЕ! Это не фотография в буквальном смысле этого слова, а одноименный документ. Называется он фотографией потому, что позволяет запечатлеть выполнение работы во всех деталях. Указывается поставленная задача и начало/конец работы над ней. В документ можно вписать также пояснения. Это универсальный инструмент. Он обеспечивает отслеживание не только производственных мощностей, времени, но и интеллектуальных ресурсов.

Отличия фотографии от хронометража

Хронометраж – это инструмент, который обычно используется самим сотрудником. Работник сам решает, как и куда записывать полученную информацию.

Фотография рабочего времени – это официальное мероприятие, назначаемое руководителем. Вся полученная в результате информация вписывается в бланк установленной формы. Форма эта может утверждаться самой компанией. Формирование фотографии выполняется в соответствии с документами, подписанными руководителями фирмы.

Цели и задачи

Фотография рабочего времени нужна для решения этих задач:

Принятие правильных решений при формировании штата работников, создании должностных инструкций и плана работы.
Анализ нужного объема работы для каждого отдельного сотрудника.
Создание фактического баланса времени через группировку его расхода по различным категориям.
Точное установление структуры рабочего времени.
Своевременное обнаружение причин, по которым происходит потеря времени.
Обнаружение причин несвоевременного выполнения рабочего плана.
Исполнение сравнительного анализа работы специалистов со схожим профилем.
Установление работающих методов повышения эффективности.
Оценка условий рабочего места и влияния этих условий на производительность.
Анализ траты времени у производственных передовиков.

Фотография рабочего времени используется для достижения этих целей:

Выявление «утечек» времени в течение дня.
Установление проблем, связанных с «утечкой» времени.
Организация мероприятий, которые помогут решить эти проблемы.
Создание временных нормативов.
Изучение опытов более успешных в плане производительности фирм.
Проведение обучающих мероприятий для увеличения эффективности труда.

К СВЕДЕНИЮ! Фотография рабочего времени – это комплексный инструмент, позволяющий решить целый ряд задач. Он позволяет увеличить продуктивность с минимумом вложений.

Кто может использовать сведения из фотографии РВ

ВАЖНО! Образец фотографии рабочего дня от КонсультантПлюс доступен по ссылке

Фотография рабочего времени используется этими сотрудниками:

Руководителями и управленцами. С помощью фотографии они могут установить степень загруженности своих сотрудников, их производительность.
Менеджеры по персоналу и представители отдела кадров. Фотография рабочего времени позволит им формировать должностные инструкции, определять оптимальное количество сотрудников в штате. Информация также позволит проводить различные исследования.
Сами сотрудники. Они смогут повысить свою производительность, оптимизировать свое время.

Полученной в результате исследования информацией могут пользоваться все заинтересованные лица.

Разновидности фотографий

Фотографии рабочего времени подразделяются на разные виды, каждый из которых отличается своими особенностями.

Индивидуальная

Фотография заводится только на одного сотрудника для отслеживания его эффективности. За его трудовым процессом наблюдает комиссия, которая вносит все полученные данные в наблюдательный лист.

Групповая

Групповая фотография предполагает наблюдение целой группы специалистов. Сам процесс контроля аналогичен первому варианту. То есть собирается комиссия, которая наблюдает за трудовой деятельностью. Метод позволяет одновременно получить данные об эффективности каждого специалиста, входящего в группу.

Если группа включает в себя более трех сотрудников, анализ выполняется путем мгновенных наблюдений. В их ходе фиксируются действия сотрудников. Рассмотрим основные характеристики процедуры:

Наблюдатель выбирает определенные рабочие задачи для анализа, так как наблюдение над всем процессом труда – это трудоемкая задача.
Анализируемое время подразделяется на интервалы.
Интервалы при их занесении в специальный бланк обозначаются кратко: буквой или цифрой.

Групповая фотография – это довольно сложная процедура. А потому очень важно правильно ее организовать.

Бригадная

Бригадный метод применяется на производствах. Он практически не отличается от группового способа.

Методы проведения фотографии рабочего времени

Кто именно должен наблюдать над работой сотрудника? Это определяет руководитель компании. В состав комиссии могут включаться эти сотрудники:

Рядовые инженеры и главный инженер.
Менеджеры, представители отдела кадров.
Представители бухгалтерского отдела.
Сотрудники, ответственные за охрану труда.

Если используется метод индивидуальной фотографии, комиссия может состоять всего из одного человека.

Как осуществляется фотография рабочего времени

Если в компании есть несколько рабочих мест, комиссия может объединить информацию в одной карте. К примеру, два представителя фирмы выполняют практически идентичную работу. В этом случае первую половину дня наблюдают за одним сотрудником, а вторую – за другим. В итоге формируется одна фотография на двоих.

Для уточнения фотографии рабочего времени следует провести аттестацию несколько раз. В бланк вносятся усредненные значения.

Этапы проведения

Для получения точных результатов важно правильно организовать наблюдение. Процедура подразделяется на три этапа.

Подготовка

Наблюдающие должны понять специфику работы сотрудника. Без этого будет невозможно правильно зафиксировать рабочую деятельность. Наблюдающие знакомятся с техническими особенностями, готовят наблюдательные листы. В последние заносятся базовые параметры, которые будут изучаться.

Наблюдение

Происходит само измерение длительности всех процессов. К примеру, сотруднику нужно выполнить три задачи. В параметры листа включаются эти задачи. Возле них вписывается время начала и время окончания выполнения. При этом нужно учесть все перерывы, даже если они несанкционированные. Наблюдение выполняется на протяжении всего дня.

Обработка результатов

Это один из главных этапов. Включает в себя следующие действия:

Подсчет совокупного количества истраченного на работу времени. Вместе с этим определяется время на выполнение конкретных задач, на перерывы.
Оценка итогов исследования. Если сотрудник работает во вредных условиях, нужно учитывать это. Подобные условия могут делать длительную работу невозможной.
Сравнение полученных результатов с примерными нормативами.

В процессе анализа выявляются «проблемные места». К примеру, управленец очень много времени тратит на рутинные задачи, игнорируя главные. Это снижает его КПД. В этом случае имеет смысл делегировать рутинные задачи сотрудникам другого звена, чтобы управленец смог сосредоточиться на основных задачах. В процессе анализа выявляется время, которое тратится бессмысленно. К примеру, это могут быть разговоры с другими сотрудниками. В этом случае имеет смысл подтянуть корпоративную культуру.

Как оформить результаты наблюдения

Вся информация вносится в специальный бланк. В нем указываются эти сведения:

Название документа.
Наименование компании или ее структурного подразделения.
Инициалы работника, за которым наблюдали.
Образование сотрудника, степень его подготовки.
Занимаемая должность.
Название исполняемой работы.
Задачи, поставленные перед сотрудниками.

Бланк можно представить в виде этой таблицы:

Номер	Наименование поставленной задачи	Начало работы над задачей	Завершение работы	Продолжительность	Примечания

Что указать в примечаниях? Во втором столбце указывается краткое наименование задачи. К примеру, это может быть работа с поступающей информацией. В пояснениях можно указать, что сотрудник занимался разбором электронных писем и подготовкой ответов на них. Также в этом столбце можно упоминать о другой дополнительной информации. Наименование работы можно дополнить ее кодом, если он имеется.

Под таблицей должна содержаться эта информация:

Время, истраченное на подготовку к работе и на ее завершение.
Время, истраченное на обслуживание рабочего места (к примеру, включение компьютера, приборка рабочего пространства).
Время, истраченное на оперативное выполнение задач.
Время на перерывы между решением задач.

Как очевидно, в бланке прописываются все действия сотрудника, даже 10-15 минут, затраченные на уборку рабочего пространства.

После того как все сведения внесены в документ, нужно отдать его под роспись руководителя структурного подразделения, в котором выполнялось наблюдение. Затем должна быть поставлена подпись руководителя компании.

Определение тяжести труда на основе фотографии РВ

Как уже упоминалось, фотография рабочего времени – это комплексный инструмент. Он позволяет оценить не только производительность сотрудника, но и условия труда. Для чего это нужно? На степень производительности влияют не только усилия сотрудника, но и само место работы, особенности функционирования оборудования. Выявление дополнительных проблем позволяет своевременно их исправить.

Проводится анализ тяжести деятельности. В этом случае в состав комиссии желательно включить представителей комиссии по охране труда, так как они обладают всеми нужными знаниями. Как выполнять анализ? Нужно проанализировать время, потраченное, к примеру, на запуск оборудования. Устаревшая техника может сильно тормозить работу.

Что делать после проведения всех анализов

На основании полученной информации руководитель, в зависимости от выявленных проблем, может принять эти решения:

Увеличение или уменьшение зарплаты. К примеру, использовался групповой метод фотографии. По его итогам стало понятно, что один сотрудник отличается высокой производительностью, а второй – постоянно отвлекается. Первому назначается премия, а второму снижают зарплату. Такая система позволяет правильно мотивировать сотрудников.
Увеличение штата сотрудников. В процессе анализа может обнаружиться, что усилий всех сотрудников не хватает на выполнение поставленного объема задач. В этом случае могут нанять дополнительных сотрудников.
Изменение обязанностей. Время может тратиться нерационально из-за того, что сотрудник не соответствует своей должности. К примеру, у него может быть недостаточно опыта. В этом случае имеет смысл снять его с должности. Альтернативная мера – проведение обучающих мероприятий.
Правильное распределение нагрузки. На одно подразделение может падать слишком большая нагрузка, на другое – совсем малое. В этом случае задачи перераспределяются.

Фотография рабочего времени может привести к обновлению оборудования, улучшению рабочего места. Этот простой метод, на реализацию которого нужен один день, дает много важнейшей информации о состоянии производства.

К СВЕДЕНИЮ! Фотография рабочего времени может анализироваться не только комиссией, но и руководителем. Второй на основании полученных данных может принять более масштабные решения.

Бланк фотографии рабочего дня. Нюансы составления

Сотрудники любого коммерческого предприятия в течение рабочего дня получают задания, которые необходимо выполнить в определённый промежуток времени. Не редки случаи, когда к поставленному сроку задача оказывается не решена. Это может быть в силу разных причин: недостаточно опыта, большая нагрузка или устаревшие технологии. К тому же работник может и не заниматься поставленной задачей самовольно, а тратить рабочее время на личные дела. Для установки истинных причин необходимо заняться расследованием. И одним из способов его проведения является фотография рабочего дня.

Что такое «фотография рабочего времени»?

Фотография рабочего времени – это способ, который помогает отследить продуктивность каждого из работников предприятия. То есть её задача – сформировать данные о том, на что специалист тратит рабочие часы. Это является эффективным средством определения, какое время тратится на поставленную задачу.

ИНФОРМАЦИЯ. Это не фотография коллектива в прямом смысле этого слова, а всего лишь документ с аналогичным наименованием. Такое название он получил в силу способности зафиксировать выполнение поручений сотрудниками с указанием всех деталей. То есть ставится задача, и отводится время на её выполнение. В документ допускается вносить пояснения. Универсальность этого инструмента позволит отследить не только производственную загрузку, время, но и интеллектуальные ресурсы.

Фотография и хронометраж: в чём разница?

Использование хронометража обычно отдано самому специалисту. Он сам определяет, где и как будет фиксировать полученную информацию.

Проведение фотографии рабочего времени инициируется руководством. Полученная информация вносится в специальный бланк, форма которого утверждается внутри компании. Фотография формируется на основе документов, согласованными и подписанными руководителем организации.

Какие цели и задачи решает

Фотография рабочего времени помогает:

при формировании штата сотрудников, создания должностных инструкций и плана работы;
проанализировать необходимый объём работы для отдельно взятого специалиста;
точно установить структуру рабочего времени;
своевременно увидеть причины, по которым рабочее время тратится не на решение задач;
выполнить сравнительный анализ продуктивность специалистов схожей квалификации;
своевременно выявить причины невыполнения заданного плана работы;
установить действенные методы роста эффективности сотрудников;
оценить условия рабочего места и их непосредственное влияние на производительность;
проанализировать трату времени у передовиков производства.

Способ помогает достигнуть следующих целей:

выявить время, которое не было задействовано при работе в течение дня. Установить проблемы, связанные с этим;
провести мероприятия, на которых будут озвучены возможные решения этих проблем;
создать временные нормативы;
изучить деятельность и опыт других компаний, производительность которых выше;
организовать обучение сотрудников для увеличения производственных мощностей.

СПРАВКА! Фотография рабочего времени – это универсальный и комплексный подход, который решает далеко не одну задачу. Он помогает увеличить производительность труда при минимальных затратах.

Кому доступны сведения из фотографии рабочего времени?

Она не носит конфиденциальный характер, то есть принимать в работу всю имеющуюся информацию может любой заинтересованный в этом сотрудник. То есть данные доступны:

руководству организации и начальникам подразделений для установки уровня вовлечённости сотрудников в рабочий процесс;
сотрудникам отдела персонала и кадровых подразделений для определения количества требуемых людей в штате и проведения расследований при необходимости;
сотрудникам для повышения своей продуктивности и оптимизации своего рабочего времени.

Разновидность фотографий

Бывает нескольких видов, у каждого из которых есть свои особенности.

Индивидуальная

Составляется только на одного специалиста, чтобы отслеживать его эффективность. За его работой будет наблюдать комиссия, которая по итогу заносит все данные в лист наблюдения.

Групповая

Наблюдение за работником осуществляется целой группой наблюдателей. Само осуществление контроля схоже с индивидуальным методом. Организуется комиссия, в задачу которой входит наблюдение за рабочим процессом определённой группы лиц. Это позволит проанализировать каждого работника, и в целом работу группы.

Если анализ работы ведётся в отношении трёх и более человек, то он проводится методом мгновенных наблюдений. В процессе отмечаются действия сотрудников.

Наблюдающий определяет рабочие задачи для проведения анализа, так как проанализировать весь процесс труда – достаточно трудоёмкий процесс.
Анализируемое время делится на интервалы.
Интервалы при занесении в бланк обозначаются кратко: цифрой или буквой.

Бригадная

Такой метод обычно применим на производстве и по своей структуре не отличается от групповой фотографии.

Фотография рабочего времени — образец

1 Определение и классификация фотографии рабочего времени
2 Порядок проведения фотографии рабочего времени
3 Фотография рабочего времени — образец заполнения и бланки
4 Особенности наблюдения за группой работников
5 Подводим итоги

Фотография рабочего времени (ФРВ) — один из наиболее часто используемых методов исследования этого времени. Она может применяться на любых работах: как ручных, так и автоматизированных. При применении ФРВ необходимо придерживаться правил, чтобы получить наиболее точные данные. Что это за правила — расскажем в статье.

Определение и классификация фотографии рабочего времени

При проведении фотографии рабочего времени наблюдатель последовательно регистрирует все временные затраты сотрудника в течение периода исследования. Если изучается одна смена, такое обследование принято называть еще фотографией рабочего дня. Подобным образом выявляется непроизводительное время сотрудника, а также определяются нормативные показатели для подготовки рабочего места, его обслуживания, установления длительности перерывов для отдыха.

Основные цели проведения ФРВ:

определение обстоятельств и продолжительности непроизводительных действий работника и разработка мероприятий по их устранению;
сбор статистических данных для расчета норм подготовительно-заключительного времени, времени обслуживания рабочего места, периодов отдыха и перерывов на личные нужды;
накопление информации об изменениях производительности сотрудника в течение смены и причинах невыполнения плана;
получение данных для усовершенствования технологических процессов и определения норм обслуживания и численности персонала.

Норма обслуживания — это количество объектов, которые работник или группа работников должны обслужить в течение единицы рабочего времени в конкретных организационно-технических условиях.

Примеры

Бригада техников должна произвести осмотр и профилактику 20 станков за смену
Терапевт в поликлинике должен принять 30 пациентов в день.

В зависимости от конкретных задач исследования, необходимого объема и точности информации могут применяться различные походы к проведению фотографии рабочего дня.

Виды фотографий рабочего времени:

По методу наблюдения	По числу объектов исследования	Как ведется наблюдение
1. Сплошная — измерения проводятся непрерывно, при этом фиксируются все совершенные за смену (день) операции	1. Индивидуальная — наблюдается один сотрудник	1. Визуально с применением часов
2. Выборочная — измеряются конкретные периоды времени либо определенный перечень работ	2. Групповая или бригадная — изучается работа нескольких сотрудников	2. С применением автоматических средств регистрации
3. Периодическая — замеры проводятся отдельными отрезками, например: 2 часа с утра одного дня, 1,5 часа днем следующего и т. д.	3. Маршрутная — фиксация занятости происходит во время периодического последовательного движения наблюдателя по нескольким рабочим местам	3. Путем самостоятельной записи сотрудником своих действий — самофотография
4. Методом моментных наблюдений — состояние занятости работника фиксируется через строго определенные временные промежутки в течение всего дня	—	—

Порядок проведения фотографии рабочего времени

Выполнение фотографии рабочего времени проходит в несколько этапов:

Подготовительный этап.

Сбор информации об обследуемом рабочем месте и проводимых на нем операциях. Для этого посещается территория выполнения работ, проводятся беседы с руководителем подразделения и работниками, изучаются должностные инструкции, технологические карты.

Разработка бланков для проведения фотографии рабочего времени.

Их структура может отличаться в зависимости от выбранного метода проведения. Разрабатываются формы предприятием самостоятельно. В структуру документа обычно включается:

- наименование организации и подразделения;
- данные наблюдаемого сотрудника и краткое описание его рабочего места;
- названия выполняемых операций, время начала и окончания их выполнения;
- общая длительность временных затрат определенного вида.
Проведение наблюдений и запись результатов.

Регистрируются последовательно все действия работника по времени. Особенно подробно фиксируются перерывы и причины, их вызвавшие. При обнаружении внеплановой (нехарактерной)работы сотрудника, фиксируется ее длительность и обстоятельства, из-за которых она появилась.

Если сотрудник может запустить процесс на оборудовании и в это время выполнять другую операцию, такое время помечается как перекрываемое (одновременно выполняются 2 операции). Для повышения точности проводится от 3 фотографий по каждому исследуемому рабочему месту.

Обработка полученных данных и их анализ.

Проводится группировка итоговой информации по категориям: основное, вспомогательное, подготовительно- заключительное время. Если выполнялась одинаковая работа — может выводиться среднее время ее выполнения. Рассчитывается удельный вес каждой категории времени в смене.

В результате проведенного мероприятия определяется средний удельный вес оперативного, вспомогательного, подготовительно-заключительного времени.

Также может быть установлен средний процент потерь рабочего времени сотрудника — как по его вине, так и по не зависящим от него причинам. Впоследствии компания может повысить производительность работника путем устранения непроизводительных затрат рабочего времени, совершенствования технологического процесса.

Фотография рабочего времени — образец заполнения и бланки

Одна из задач фотографии рабочего времени — сбор данных по видам времени в смене. В любом бланке фотографии рабочего времени обязательно должна быть предусмотрена возможность проставления условных обозначений для их видов.

Чаще всего для этого используются индексы, например, такие:

ОВ — Основное рабочее время;
ПВ — Подготовительно-заключительное время;
ОТ — Обеденный перерыв, перерыв на текущие надобности;
НР — Перерыв непроизводительный;
ТП — Потери времени по независящим от работника причинам.

Для индивидуальной фотографии чаще всего применяются такие бланки:

Лист фотографии рабочего времени

Образец фотографии рабочего времени

Возможно составление графической фотографии. В этом случае вместо конкретного наименования работ сразу вписываются виды временных затрат, а их длительность отмечается линией. Пример представлен ниже:

Особенности наблюдения за группой работников

При проведении фотографии большого количества сотрудников каждое наименование работ не переписывается, а регистрируется состояние сотрудника на конкретный момент времени. Затем складывается количество наблюдений каждого вида рабочего времени и выводится их удельный вес в общем объеме наблюдений.

В этом виде исследований рабочего времени чаще всего применяются индексы (о них мы говорили выше). Разберем процесс фотографии рабочего времени для группы сотрудников на примере.

Пример

Проводится наблюдение за грузчиками на складе транспортной компании. Вводные данные, известные наблюдателю: рабочий день начинается в 8 утра (наблюдатель тоже должен быть на месте). Грузчики работают командами по 3 человека.

Наблюдатель, заполняя карту, ранжировал грузчиков так, чтобы члены одной команды находились под соседними номерами:

1-я команда: № № 1, 2, 3
2-я команда: № № 4, 5, 6
3-я команда: № № 7, 8, 9

За первые 30 минут рабочего дня наблюдатель увидел:

1-я команда: все быстро переоделись (ПВ), приступили к работе (ОВ) и продолжали работу по состоянию на 8:30 утра (в примере рассмотрим небольшой интервал рабочей смены).
2-я команда: № 6 долго переодевался. № 5 в это время пошел за документами на первые погрузки, а № 4 ушел покурить (НР). Затем они собрали свой первый груз и переместили в зону погрузки, но машина для их груза вовремя не пришла (ТП) и команда все еще ждала ее по состоянию на 8:30 утра.
3-я команда: долго переодевалась и получала задание, но затем работала без простоев и перерывов.

Вот как все это отразится в групповой фотографии рабочего времени:

Далее можно использовать получившиеся таблицы для различных целей:

внедрять нормы и нормативы, ориентируясь на работу группы 1;
разрабатывать мероприятия по исключению не продуктивных затрат рабочего времени, исходя из данных группы 2 и т. д.

Подводим итоги

Фотография рабочего времени — универсальный способ исследований, подходящий как для ручного труда, так и для автоматизированных процессов.
Полученные после проведения фото рабочего времени результаты могут быть использованы для принятия обширной группы управленческих решений.

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

Что такое фотография рабочего времени: способы получения и реальные примеры

Повышение эффективности трудовых ресурсов — очень важный шаг для оптимизации работы компании, но для того, чтобы улучшить бизнес-процесс, нужно предварительно выявить его сильные и слабые стороны. Для этого на помощь приходит такой метод, как фотография рабочего дня (не путать с табелем рабочего времени).

Несмотря на название, она не является буквальной фотофиксацией деятельности сотрудника, хотя и может ее включать в себя как составной элемент. Под фотографированием здесь подразумевается сбор детальной и поминутной статистики о занятости сотрудника в течение рабочего дня.

К каким категориям персонала может применяться данный метод? Очевидно, что в первую очередь его удобно использовать в отношении сотрудников, работающих за компьютером. Это связано как с их “статичностью” (нет необходимости контролировать большое количество перемещений), так и с наличием автоматизированных методов сбора данных, которые будут рассмотрены ниже.

Так, комплексное решение для контроля персонала Bitcop будет последовательно и подробно собирать статистику неявно для пользователя, оформляя ее в подробные отчеты, графики и диаграммы. Однако метод применим и к специалистам, чья деятельность не связана с работой за компьютером. Для них существуют специальные способы контроля за хронометражем рабочего дня: учет пропусков, фотофиксация рабочих моментов, сбор информации о численности персонала в рабочих зонах и о загрузке оборудования.

Фотография рабочего дня: как это работает

Подробная фиксация всех действий сотрудника будет информативна для менеджера (руководителя), если перед ним стоят следующие задачи:

Проконтролировать действия сотрудника и выявить его продуктивность. Получить четкое представление о ценности конкретной штатной единицы в рамках процесса оптимизации штата, чтобы применить к ней меры взыскания или поощрения. Проанализировать выполнение рутинных задач и понять, где происходят основные потери времени, чтобы отказаться от данных процессов или их оптимизировать. Выявить сильные и слабые стороны во взаимодействии между отделами, подразделениями и прочими структурными единицами, чтобы свести на нет возможные негативные последствия от нарушения таких связей. Обеспечить дисциплинированность и самоотдачу сотрудника при работе на ответственном проекте, и многое другое.

Бесспорно, четкое понимание всей последовательности действий сотрудников, которое достигается на основе фотографии рабочего дня, ставит руководителя в очень выгодное положение. Он получает возможность оперативно преобразовать или усилить команду на основе актуальной информации, что напрямую положительно повлияет на продуктивность компании в целом.

Менеджер тратит много времени на интернет-серфинг? Дисциплинарные взыскания заставят его посвящать эти часы выполнению служебных обязанностей. Сотрудники отдела продаж составляют громоздкие и малоинформативные отчеты по переговорам с клиентами? Пересмотр отчетных форм или внедрение CRM-системы позволит им вместо этого совершать больше звонков или выездов для презентаций. Бухгалтер “воюет” с офисной техникой, хотя могла бы взять часть функций экономического планирования? Привлечение младшего персонала для офис-менеджмента приведет к тому, что квалифицированные работники смогут более углубленно погрузиться в прямые обязанности, и так далее.

Всех этих шагов по оптимизации невозможно предпринять, не владея полной информацией о каждодневных действиях персонала. И напротив, имея на руках хронометраж работы сотрудников, управленец получает в свое распоряжение все возможности для быстрого и точного реагирования на малейшее проседание в продуктивности.

Автоматическое формирование фотографий рабочего дня — почему это удобно?

Рассмотрев, для чего нужна фотография рабочего дня, перейдем к вопросу о том, как ее можно получить.

Во-первых, возможно самофотографирование

Метод самофотографирования подходит для очень ответственных и мотивированных сотрудников, которые хотят повысить производительность «для себя», а не просто поставлены перед фактом о необходимости сбора таких данных для начальства. Поэтому невозможно надеяться на получение реальной и объективной картины, всего лишь обязав персонал вести статистику своих действий. Второй способ — привлечение сторонних специалистов для наблюдения за сотрудниками. Такой мониторинг может осуществляться силами внутреннего отдела кадров/отдела безопасности, либо быть передан на аутсорсинг специализированной сторонней организации. На выходе руководитель получит заполненные бланки, где будут расписаны действия объектов наблюдения, указано время их наступления и продолжительность.

Степень объективности значительно повышается, но встает вопрос о том, насколько эта картина соответствует положению дел вне наблюдения. Чтобы взвешенно оценить преобладающие тенденции в работе того или иного сотрудника, мониторинг нужно проводить в течение некоторого продолжительного периода времени. Вероятно, именно в этот период сотрудники, осведомленные о контроле, проявят максимальные старания, в отличие от реального подхода к работе вне процесса сбора данных. Наиболее удобный вариант — автоматизированные системы контроля работы персонала, которые внедряются в большом числе современных компаний. Некоторые из них созданы для сотрудников, в основном не работающих за ПК на протяжении смены (например, системы видеонаблюдения). Для той же части персонала, которая выполняет свои рабочие обязанности на компьютере, разработаны удобные программы мониторинга в виде ПК-приложений, которые не только объективно соберут подробную статистику, но и проанализируют ее на предмет продуктивных/непродуктивных действий (в соответствии с индивидуальными настройками), представив руководителю информацию в виде графиков, отчетов о хронометраже и скриншотов рабочего стола.

Одним из таких решений является Bitcop — система, которая на выходе предоставляет перечень действий пользователя с точностью до секунды. С ее помощью возможно:

просматривать все запускавшиеся на ПК программы; отслеживать вводившиеся поисковые запросы; точно подсчитывать объем простоев и переработок; виртуально “присутствовать” на рабочем месте подчиненного, просматривая скриншоты экрана, которые Bitcop выполняет с заданной периодичностью и хранит столько, сколько потребуется; получать независимые выводы о КПД и продуктивности сотрудников, которые программа сама рассчитает в процентном соотношении на основе гибких настроек для каждой роли, позволяющих учесть специфику индивидуальных служебных обязанностей.

Плюсом является и то, что сотрудники не отвлекаются от работы: агент Bitcop функционирует неявно для пользователя и даже может быть принудительно скрыт, если такова политика компании. В результате непрерывного и продолжительного мониторинга вырисовывается реальная картина отношения персонала к служебным обязанностям. Руководителю остается только сделать выводы из полученных отчетов и принять верные управленческие решения.

Bitcop имеет и еще одну важную особенность. Система может немедленно уведомлять ответственное лицо о возникшем факте нарушения трудового распорядка (продолжительном простое, запуске запрещенного ПО или иных нежелательных действиях), что в первых двух способах получения фотографии рабочего дня маловероятно или неудобно. Производится это путем автоматической отправки прямого уведомления на e-mail. На примере командной работы над серьезным проектом, можно не только проанализировать причины провала или срыва сроков постфактум, но и оперативно их предотвратить, как только возникнет такая вероятность.

Автоматизированное построение хронометража

Система Bitcop создает реальную фотографию рабочего дня сотрудника

Агент Bitcop невидим для пользователя и не отвлекает его от работы. Он непрерывно собирает данные о действиях за ПК, формируя фотографию рабочего дня в виде наглядных отчетов, диаграмм и скриншотов. Анализировать продуктивность с Bitcop удобно и просто.

Когда оправдано получение фотографии рабочего дня в ручную?

При невозможности автоматически собирать данные о действиях сотрудника в течение рабочего дня, прибегают к ручному методу сбора информации. Этот метод может быть оправдан и в случае самоконтроля, когда человек (например, фрилансер) желает объективно зафиксировать свои действия, чтобы понять, куда тратится полезное время и оптимизировать структуру дня.

Ручной метод значительно менее объективен и более трудозатратен, чем автоматический, а также может отражать информацию с искажениями. При удаленной повременной работе самофотографирование не всеми заказчиками будет принято как основание для расчетов, в то время как отчетность автоматизированной системы мониторинга вполне может являться таким основанием, потому что отвечает требованиям объективности, детализированности и достоверности.

К тому же, ручная фотография рабочего дня — это «фотография крупным планом»: в отчете будут отражаться общие положения, например, «Работа с электронной почтой» или «Поиск информации в интернете», в то время как сотрудник посредством e-mail или поисковых запросов может удовлетворять личные нужды (такие нюансы, как введенные запросы, ручной сбор данных не отражает).

Примеры фотографий рабочего дня в автоматическом и ручном режимах

При ручном режиме сбора данных фотография рабочего дня обычно представляет собой бланк, в шапку которого помещаются общие сведения о сотруднике (ФИО, организация, должность, подразделение, стаж работы). В табличную часть заносятся все периоды действия и бездействия сотрудника в течение дня, с подробным описанием и указанием точного времени.

Может присутствовать ранжирование по видам работ, если оно согласовано заранее. Завершается отчет сведениями о факте проведения исследования (дата, ответственное за мониторинг лицо, уведомление об ознакомлении и подписи сотрудников). Это лишь общие принципы построения данного отчета, поскольку в каждой конкретной организации бланки могут отличаться; при самоконтроле форма отчета может быть значительно проще. Просмотреть подобные бланки можно, посетив один из источников.

В автоматическом режиме спектр отчетов, получаемых на основе мониторинга деятельности сотрудников, очень разнообразен. Собранная статистика может быть представлена в виде графиков и диаграмм, а также выгружаться в общепринятых форматах для последующей печати. Отчеты автоматизированных систем учета точны и всесторонни; «всевидящее око» не пропустит ни секунды рабочего времени, не зафиксировав его для последующего анализа.

Так, Bitcop не только выводит хронометраж дня по каждому интересующему человеку, но и выполняет первичный анализ его продуктивности путем отнесения действий за ПК к продуктивным, непродуктивным и нейтральным. С наглядностью и удобством предоставляемой информации можно ознакомиться, изучив пример отчета с фотографией рабочего дня.

Добавив сюда перечень запущенного ПО, посещенных веб-сайтов, введенных поисковых запросов и скриншотов экрана, которые фиксирует такая система, как Bitcop, можно получить представление о реальной деятельности сотрудника, несопоставимое по объективности, наглядности и детализации бланкам ручного наблюдения.

Снимок рабочего дня сотрудника

Все курсы
Треки

HR-start
HR-admin
Коммуникации
Management Skills
HR-Tech и Analytics
Обучение и Развитие
Compensation и Benefits
Рекрутмент и Адаптация

В этом случае на помощь приходит инструмент контроля рабочего времени — фотография рабочего дня. Это возможность проанализировать, на какие задачи уходит рабочее время персонала. За счет сбора детализированной, зафиксированной во времени информации можно буквально по минутам увидеть, чем занят сотрудник в течение рабочего дня.

Фотография рабочего времени — это не только инструмент управления численностью, но и способ увидеть слабые места во всей деятельности компании. Для этого необходимо:

Проконтролировать действия сотрудника и оценить его эффективность.

Детально рассмотреть все затраты рабочего времени, выявить наиболее затратные виды операций.

Точно оценить ценность отдельной штатной единицы.

Выявить проблемные места во взаимодействии между отделами.

Определить лишние функции, выполняемые персоналом.

Установить причины невыполнения норм и планов.

Повысить дисциплину сотрудников при работе на ответственном проекте.

Изучить опыт «передовиков» и найти способ улучшить организацию труда.

Создание фотографии рабочего времени вручную — трудозатратный процесс. Кроме того, можно получить «общий снимок»: в отчете будут фигурировать ничего не говорящие данные. Например, «Переписка по электронной почте» или «Работа с документами». При этом, мы не сможем увидеть, что сотрудник посредством «работы с электронной почтой» занимался личными делами (специфику введенных поисковых интернет-запросов при сборе вручную не увидеть).

Сейчас у нас есть выбор и можно использовать автоматизированные решения для проведения фотографии рабочего дня. Но для использования современных инструментов важно учесть ряд условий:

При соблюдении этих условий можно получить впечатляющие данные о работе персонала. Автоматизированные формы сбора не только экономят временные и трудовые ресурсы компании, но и дают более наглядную и детализированную картину

Сейчас, когда большая часть сотрудников работает на компьютерах, используются программы мониторинга. Эти ПК-приложения не только собирают подробную статистику, но и анализируют продуктивность работника, выявляя причины потерь рабочего времени.

Получение информации о всех запускаемых ПК программах и данных ввода поисковых запросов.

Данные о продолжительности простоев и переработок.

Оперативные оповещения ответственным лицам о случаях нарушений трудовой дисциплины (продолжительный простой, запуск запрещенного ПО).

Возможность «дублировать» рабочее место работника, получая скриншоты экрана, которые ПО выполняет с заданной периодичностью.

Объективные выводы о продуктивности сотрудников. Можно настроить фильтры для учета специфики конкретных должностей или обязанностей.

Значимым преимуществом таких программ является и то, что сотрудникам не приходится отвлекаться от работы.

Для фиксации данных во время проведения фотографии рабочего дня используют бланк стандартной формы. В нем указываются данные о должности сотрудника, его подразделении и поэтапно фиксируются все рабочие операции с обязательным уточнением времени, которое было на них потрачено.

Под таблицей подводится общий итог: подсчитывается время, которое потребовалось сотруднику на подготовку и завершение рабочих операций, а также количество перерывов. Далее бланк передается на подпись сотруднику и после этого — вышестоящему руководству.

Фотография рабочего времени показывает каждую операцию в деталях, благодаря чему можно увидеть все нюансы и проблемные зоны во взаимодействии отделов.

На основе данных, полученных в результате этого мониторинга, можно сделать выводы не только об эффективности работы сотрудников, но и увидеть слабые места в бизнес-процессах компании. Этот инструмент дает полную объективную картину рабочего процесса.

Поэтому следующий шагом после анализа результатов становится разработка рекомендаций по устранению выявленных недостатков. Как минимизировать потери рабочего времени, как сократить затраты на малоэффективные работы, как убрать лишние звенья в рабочем процессе — на эти вопросы руководителю будет легче найти ответ, имея на руках актуальные данные.

И проводя такую работу по организации труда, изменяя бизнес-процессы, можно не только повысить эффективность работы сотрудников, но и производительность всей компании.

Что такое фотография рабочего дня? И как с ней работать?

Фотография рабочего дня — это по сути документ. Он помогает отслеживать производственные мощности, время и интеллектуальные ресурсы. Все операции детализируются вплоть до минуты. Указываются задание, сроки начала и конца его выполнения, отвлеченность на соцсети, личные разговоры по телефону и чаепития.
По статистике интернет для удовлетворения собственных интересов в трудовые часы используют 90% сотрудников, и только 5% никогда не делают этого. Разница колоссальная, ситуация удручающая. На рабочем компьютере получают сведения, не связанные с обязанностями:

86% листают ленту новостей;
более 50% общаются с друзьями;
60% качают из электронной библиотеки книги;
70% покупают товары в онлайн-магазинах.

Данные о потерях времени удручают в масштабах как целых холдингов, так и мелких организаций. Фотография рабочего дня предоставляет статистику по программам, сайтам, задачам и кадрам.

Виды контроля сотрудников

Руководитель предприятия — первое лицо, которое заинтересовано в высокой производительности и инициирует контроль рабочего времени. Увлечь наемного сотрудника общими идеями на благо, побудить стать ответственным за свой фронт работ — тоже реально. В большей мере этому способствует взаимосвязь заработной платы с выполнением плана и количеством отработанных часов.
В экономических условиях на первый план выходит оптимизация вовлеченности персонала. Чем он занимается, можно определить, как минимум, двумя способами: хронометраж времени и фотография рабочего дня.

Хронометраж рабочего времени

Составить хронокарту можно достаточно быстро. За неделю или за месяц. Об аттестации сослуживца предупреждают заранее, как и о том, что он имеет право самостоятельно отмечать минуты своего прихода и ухода, фиксировать занятость в журнале каждые 15-30 минут. Точнее, начало и конец определенного дела.Такой подход, конечно, снижает работоспособность. Приходится многократно переключаться с одной функции на другую.
Можно избрать другой принцип: привлечь в качестве наблюдателя компетентного и независимого эксперта. Он нарисует более объективную картину эффективности человека или отдела, продолжительность рабочего процесса, отдельных действий и циклически повторяющихся операций.

Самофотография рабочего дня

Методика самофотографии рабочего дня заключается в фиксации всех действий. Это удобный способ наблюдать за подчиненным и научить его самоконтролю.
Трудящийся составляет специальный отчет — карту фотографии рабочего времени. Работодатель обозначает, что нужно зафиксировать:

течение дня: каждое действие, включая телефонные звонки и перерывы;
только временные потери, которые влияют на оперативность выполнения задач;
затраты времени на конкретный вид работ.

Минус самофотографии – подчиненный заинтересован представить себя с выгодной стороны в ущерб объективности. Кроме того, сложно сконцентрироваться на одном виде занятости, приходится постоянно отвлекаться на создание карты учета.

Фотография рабочего времени

По сравнению с методом хронометража фотография рабочего дня считается более эффективным приемом. Это официальное мероприятие, которое проводят с подачи руководителя. Часто в коллектив назначают агента, о настоящих функциях которого в качестве наблюдателя никто не догадывается.
На нем лежит обязанность приходить раньше всех, чтобы зафиксировать периоды деятельности. В зависимости от назначения фотографии рабочего дня, анализируется занятость отдельного сотрудника, группы или коллектива:

в течение дня записывается все, что осуществляет субъект на конкретном месте. Полученные сведения сопоставляют с планом и делают соответствующие выводы;
при обследовании крупного отделения изучается четкость работы и количество времени, затраченного на нее, сравниваются специалисты с похожим профилем. По итогам рассматриваются график и полезность служащего в его должности;
разрабатываются точные нормативы времени для конкретной процедуры;
выбирают рациональные пути труда и определяют, почему работники не выполняют план.

Материалы, полученные в результате исследования, вписывают в бланк установленной формы. На основе сведений составляется рапорт. Далее действуют уже руководители. В их силах устранить различные проблемы «утечки» времени, провести мероприятия, чтобы увеличить эффективность труда.

Как успешно провести фотографию рабочего дня

От грамотно созданной ФРД зависит штатное расписание предприятия, перспективное планирование, бюджет и успешность организации на рынке. Руководству выгодно, чтобы метод выдал непредвзятый результат.
Потому наблюдение можно проводить негласно, от нескольких месяцев до года. Это даст верный ответ, куда уходит время. Началу аттестации предшествует приказ о целях и датах её проведения. Указывается ответственная группа из разных структур компании: специалист по охране труда, кадровик, инженер, бухгалтер.
Если цель исследования — проконтролировать соблюдение внутреннего распорядка, то стоит провести фотографию рабочего дня параллельно у группы работников. Они объединяются в структурные подразделения или по функционалу. Нарушения трудовой дисциплины будут заметны тут же.
Для оптимизации бизнес-процессов, выявления потерь времени стоит составить индивидуальную фотографию дня личности. В данном случае подробно записывается, какие операции выполняет, насколько много взаимодействует с коллегами.

Правила внесения данных в ФРД

Все результаты анализа ФРД заносят в специальный бланк в бумажном или в цифровом варианте. Форма карты устанавливается заранее в соответствии с целями. Согласно приказу в ней следует указать:

название предприятия и структурного подразделения;
фамилию, имя, отчество;
уровень образования и квалификацию;
должность;
название работы;
краткую характеристику операции;
показания по стадиям и временным затратам;
в столбец «примечание» вносят дополнительные данные, полученные в результате фотографирования;
под таблицей суммируют коэффициенты: в общем, затраты на рабочий процесс, а также использованное время на оперативное решение задач и на перерыв любого типа.

В бланке не должно быть «белых пятен». Каждое следующее действие отмечается минута в минуту вслед за предыдущим. Даже если это перекур или отдых за столом.
Фотография дня остается актуальным способом проверять, чем занимаются работники, почему они не выдерживают сроков исполнения задач. Но подобная система учета имеет серьезные недостатки:

давление на человека от постоянной слежки, психологический дискомфорт;
армия проверяющих, деятельность которых требует крупных денежных затрат;
сложные математические расчеты с коэффициентами и «непреподъемные» доклады с итогами проверок.

Автоматическая фотография рабочего дня

Весь негатив от процедуры ФРД можно оставить в прошлом, если применять современные технологии. CrocoTime собирает информацию о работе сотрудников, не акцентирует внимания на процессе и не посягает на личное пространство.
Система экономит время и расходы бизнеса на привлечение дополнительных контролирующих ресурсов. Фотографирование рабочего дня с CrocoTime происходит автоматически, без формул, без лишних записей.
Менеджер анализирует трудовую активность подчиненного за любой период, оставаясь за своим компьютером. На экран выдаются часы прихода и ухода, отдыха, совещаний. Обозначаются программы, сайты, которыми пользуется сотрудник в тот или иной день, отображается статистика выполненных задач.
Таким образом, CrocoTime рисует объективную картину дня персонала: индивидуальную и по отделам.
Автоматическая ФРД с высокой скоростью формирования отчетов – преимущество, которое предоставляет программа учета рабочего времени CrocoTime.
Главное, у программы нет ограничений по количеству сотрудников. Можно оснастить агентами мониторинга до 5000 компьютеров. Еще один бонус – система избавит вас от многостраничных сообщений и сэкономит ценное время.

Прочитайте другие статьи в нашем блоге

Как бороться с опозданиями сотрудников?

Почему люди не любят, когда опаздывают другие? Особенно подчиненные, служащие. Ответ лежит на поверхности. Никто не хочет ждать. По объективным причинам. Задерживается производственный процесс, срываются договоренности. Теряется чувство доверия и уважения между сослуживцами. По соцопросам пунктуальностью отличаются рабочие на конвейере. Труд их.

Какие результаты у правильно поставленных задач?

Весь штат сотрудников сосредоточен на работе. Каждый чувствует свою самостоятельность и уверенность, что выполняет часть общего дела. Идеальная ситуация для руководителя, который умеет донести до подчиненных четкие задачи и добиться результата. Поставить задачу правильно – умение, талант, который отличает эффективного руководителя разного.