Организация системы автоматизации продаж

5 инструментов для автоматизации отдела продаж

Есть много элементов построения сильного и непотопляемого отдела продаж. Сегодня мы говорим об одном из главных — автоматизации.

Зачем нужна автоматизация отдела продаж

Когда компания только развивается, поток клиентов небольшой и отдел продаж состоит из двух-трех человек, тратить время и ресурсы на автоматизацию их работы кажется лишним. Но когда необходимость станет действительно острой, сделать это быстро и без потерь уже намного сложнее.

Многие компании до поры до времени даже не задумываются об автоматизации, доверяя лишь ручным действиям и таблицам Microsoft Excel. В лучшем случае, Google Таблицам. Тем самым руководители полностью перекладывают успех продаж на плечи менеджеров, и далее все зависит исключительно от их внимательности и ответственности. А меж тем, простые действия по автоматизации, которые можно выполнить за день, способны избавить от многих проблем отдела продаж, таких как:

потеря информации и клиентской базы — нередко менеджеры уходят из компании, прихватив с собой часть клиентской базы. Если у вас нет единого хранилища информации, вы потенциально подвержены такому риску;
нерациональное распределение времени менеджеров, много рутинных задач. Когда сейлзы тратят свое время на бесконечное заполнение таблиц и отчетов, им некогда заниматься основной работой — продавать;
нет анализа эффективности как отдела в целом, так и каждого менеджера в частности;
нет системного подхода и контроля. Если нет контроля и четко прописанных регламентов, в отделе будет царить хаос, который ни к чему хорошему не приведет.

Сведите влияние человеческого фактора к минимуму, и тогда ваш процесс продаж будет напоминать воронку, а не дырявый дуршлаг, из которого постоянно вываливаются лиды, по разным причинам так и не дошедшие до покупки.

Инструменты автоматизации

Если вам кажется, что для автоматизации отдела продаж достаточно внедрить CRM, то вы ошибаетесь. Да, CRM-система — это необходимый, но далеко не единственный инструмент, который поможет отделу продаж работать в разы эффективнее.

Представляем вам свой ТОП инструментов для автоматизации отдела продаж.

Мы протестировали каждый из них, и наши сейлзы ежедневно используют их в работе.

1. Интеграция коллтрекинга и CRM

Необходима, если вы работаете со звонками. Позволяет автоматизировать бизнес-процессы, контролировать менеджеров и рационально распределять их время.

сделки и контакты создаются автоматически, по факту звонка. Менеджерам не нужно тратить время на заполнение таблиц, они не смогут ничего забыть или упустить;

задачи также создаются автоматически и распределяются между сотрудниками по мере их загруженности. Если контакт и сделка уже есть в системе, то созданная задача прикрепится к ответственному менеджеру;

все данные о рекламном канале, кампании и ключевом слове передаются в систему автоматически.

У современных сервисов коллтрекинга есть готовые решения интеграции с популярными CRM-системами. Они настраиваются в несколько кликов. Мы используем интеграцию Ringostat и Pipedrive, которую изначально делали «под себя», а сейчас она доступна абсолютно всем нашим клиентам.

2. Платформа для управления проектами

Нужна, если в компании взаимодействуют несколько отделов. К примеру, у нас это сейлзы и отдел технической поддержки — менеджеры по продажам ставят задачи саппортам на подключение новых проектов и контролируют их выполнение. Для этих целей мы используем ПланФикс — достаточно удобная и многофункциональная платформа для создания системы управления предприятием.

У интернет-магазина могут таким образом взаимодействовать совершенно другие отделы: те же сейлзы и бухгалтерия или склад. Можно сделать шаблонную задачу, которая будет включать весь процесс продажи — от момента заключения сделки до отправки товара клиенту и уведомления всех ответственных.

к задаче подключены все исполнители, участники и аудиторы. Настраиваются сценарии и автоматические уведомления. К примеру, для интернет-магазина можно настроить автоматическое уведомление об отправке — когда товар отгружен, задача переходит в статус «Отправка», а клиент получает автоматическое уведомление о том, что его заказ в пути.
все задачи находятся под рукой — исполнители получают напоминание о дедлайнах, а руководитель видит загруженность каждого менеджера и объем выполненной работы.
действия по задаче видны исполнителям и аудиторам, все общение происходит в комментариях. Когда к задаче подключается новый участник, он сразу же будет в курсе происходящего.

3. Сервис для коммуникации с клиентами

Сегодня их существует много, они обладают примерно схожими функциями и находятся в разных ценовых диапазонах. Для своей работы мы используем несколько сервисов, но чаще всего Intercom. Это многофункциональная платформа, которая включает в себя онлайн-консультант, инструменты для анализа взаимодействия клиента с сайтом и персонализированные рассылки.

все обращения в компанию (в онлайн-чат на сайте, по электронной почте и даже сообщения в Facebook Messenger) собираются в одном месте — это позволяет реагировать на них в рекордно короткие сроки;
все, кто зарегистрирован в системе, получают уведомления о новых обращениях на почту или мобильный телефон;
окно онлайн-чата, которое автоматически появляется на сайте, стимулирует посетителей задать вопрос и вовлекает их в диалог.

Важный момент — если вы используете онлайн-консультант, проследите, чтобы фотография и имя менеджера в нем были реальными. Это вопрос доверия к компании;

если клиент задал вопрос и закрыл окно чата, ответ он получит письмом на почту;
к диалогам с клиентами можно подключать других сотрудников. При этом, клиенту ваша переписка будет не видна. Это очень удобно, если один менеджер не может самостоятельно решить задачу и вынужден привлечь другого специалиста.

4. Автоматизация написания и отправки писем

Для этих целей наши менеджеры по продажам используют приложение Gorgias Templates. Приложение работает с самыми популярными почтовиками — Gmail, Inbox от Gmail, Microsoft Outlook и позволяет писать электронные письма гораздо быстрее, создавая персонализированные шаблоны и сниппеты. Также приложение помогает делиться шаблонами с командой и самостоятельно назначать сокращения для встраиваемых шаблонов текста.

Для автоматизации отправки писем и создания триггерных рассылок подойдет любой почтовый сервис. Мы используем GetResponse и Reply.io. Первый обладает очень гибкими настройками, второй удобен при создании триггерных рассылок для небольших групп.

5. Инструменты для отслеживания открытия писем

Незаменимы, если вам необходимо не просто отправить коммерческое предложение, но и проследить за реакцией на него. Для этих целей наши менеджеры по продажам используют Mixmax и Docsify. Надстройки работают с сервисами Google.

вы будете знать, открыл ли клиент коммерческое предложение и исходя из этой информации строить следующий разговор с ним;
отложенная отправка писем позволит вам готовить письмо заранее и планировать его отправку на нужную дату и время;
с помощью Docsify вы сможете проследить, какие страницы вашего коммерческого предложения клиент изучил подробно, а какие пробежал поверхностно. Это также позволит подготовиться к следующему разговору и правильно расставить акценты.

Выводы и совет

Не бойтесь использовать дополнительные инструменты — они действительно облегчают работу, высвобождают львиную долю времени и справляются с рутинными задачами быстрее и эффективнее, чем люди. Потратив всего один день на настройку автоматизации, уже завтра вы сможете работать совсем по-другому, гораздо быстрее и эффективнее.

Автоматизация отдела продаж современные тенденции

Процесс продаж — это цепочка действий, за реализацию которых отвечает отдел состоящий из менеджеров, выполняющих функции:

фиксации заявок
коммуникации с клиентами
проведении сделок
контроля над статусом заказа.

Продажники работают с большими объемами информации, и их результат часто зависит от того, как успешно они с ней справляются.

Пять лет назад работу отдела продаж значительно облегчило ведение сотрудниками ф айлов в Microsoft Exel или Google Таблицы . Успех при использовании этих программ обеспечения напрямую зависит от человеческого фактора: ответственности и внимательности.

Внесение информации в Файлы этих программ отнимает время менеджеров и зачастую создаёт путаницу среди десятка таблиц, которые ведёт каждый менеджер. Автоматизация этого объема работы способна повысить продуктивность продажников. А если ещё снять с менеджеров рутинные процессы, как, например, оповещение клиентов о спецпредложениях, ведение таблиц и составление отчётов, эффективность вырастает в разы.

Какие проблемы решает автоматизация:

— Оптимизация времени менеджеров. Шаблонные задачи выполняются системами автоматизации, освобожденное время тратится на генерацию продаж.

— Качество работы с клиентами. Напоминание о встрече, оплате, формирование документов — все это повышает скорость обслуживания, экономит время клиента. В результате последний остаётся доволен и вернётся к вам ещё раз при необходимости.

— Анализ эффективности. Поиск этапов воронки продаж, на которых уходят клиенты, слабых мест отдела продаж.

— Своевременное выполнение задач без напоминаний от руководства. Чёткий график и распределение обязанностей, выстроенный системами автоматизации, позволяет избежать хаоса и рассеянного внимания, повышает конверсию.

— Единое цифровое хранилище исключает риск потери данных или их ухода вместе с кем-то из отдела продаж.

Ключевые тренды автоматизации отдела продаж:

1. Облачные сервисы.

Готовые решения, которые способны мгновенно начать работу. Это более бюджетный вариант, для компаний, которые только начинают внедрять цифровые сервисы и не готовы сразу инвестировать большие бюджеты в более сложные программы автоматизации. Корпоративные данные и операции переводятся из сервисного хранения в онлайн-сервис со специальным доступом в реальном времени из любой локации, что позволяет выполнять необходимую работу в кратчайшие сроки. Это сокращает траты на обслуживание и повышает свободу действий.

2. Автоматическое управление взаимоотношениями с клиентами с помощью CRM-систем.

Высокий уровень взаимодействия бизнеса с потребителем возможен, если делегировать часть регулярных задач автоматической системе. Usability рабочих инструментов становится одним из самых острых запросов при использовании программного обеспечения бизнеса.

Немаловажная способность — детализированный портрет конкретного клиента. CRM ведёт историю коммуникаций и всех касаний, составляет картину интересов, которая дает возможность делать точные офферы. Результат — менеджеры могут предоставить лучший сервис и более клиентоориентированные предложения. Это повышает шансы на удачный исход сделки и формирует лояльность клиента для осуществления повторных покупок.

Вся информация о клиенте доступна в один клик: анкетные данные, записи разговоров, переписки, договора, счета. По каждому клиенту можно посмотреть, на каком этапе покупки/сделки он находится. Данные социальных медиа теперь тоже доступны для интегрирования с CRM, что дополнительно повышает уровень взаимодействия с ЦА.

3. M2М — снижение роли человеческого фактора.

Живой, а не механический, разум имеет свойство забывать, ошибаться, путаться в данных. Это остро сказывается на эффективности всего процесса продаж. На помощь приходят встроенные инструменты персонального маркетинга и сервиса CRM систем: триггерные рассылки, автоматизация контакт-центра, уведомления о статусе сделки.

Также и нструменты систематизации позволяют сократить время руководителя на операционные задачи и повысят уровень качества работы с сотрудниками: выставление шаблонных задач для сотрудников, уведомление о просроченных задачах.

Интеграция телефонии и CRM создаёт сделки и контакты в системе автоматически — по факту звонка. Интегрированная телефония помогает ускорить исходящие звонки и увеличить охват потенциальной аудитории.

Задачи формируются автоматически и распределяются между сотрудниками по степени их загруженности. Уведомления и календарь позволяют сотрудникам выполнить в срок и не пропустить ни одну из запланированных задач.

4. Фактический анализ всех бизнес-процессов в режиме настоящего времени.

Мгновенная обработка данных и составление отчётов. Измерение и мониторинг KPI, информационные потоки, аналитика и отчетность — отслеживание этих показателей в режиме реального времени собственниками и руководителями становится необходимостью для активного и оперативного управления.

Читайте также Продажи в кризисное время

Руководству становится понятнее, как управлять ресурсами, в каких моментах работа ведется некорректно, кто из сотрудников непродуктивен.

CRM позволяет видеть аналитику по объему и эффективности работы за любой период в режиме реального времени. Анализ проходит в разрезе: воронок продаж, ответственных менеджеров, выполненных задач.

Еще одним инструментом аналитики станет функция отзывов от клиентов: автоматический скрипт предложит выбрать оценку по шкале, в зависимости от уровня удовлетворенности. Сквозная аналитика CRM позволяет понять, какой из каналов приносит наибольшее количество лидов и прибыли.

Преимущества, которые дают инструменты автоматизации для отдела продаж:

— общая база данных, включающая все входящие заявки текущих и потенциальных клиентов;

— действенный способ планирования деятельности и постановки задач;

— инструмент повышения уровня лояльности клиентов;

— возможность интеграции сервисов в единый интерфейс, где можно посмотреть остатки товара, выставить счет, оформить шаблонные документы. Телефония, мессенджеры, e-mail — в одной системе.

— сегментация, объединение клиентских аватаров в группы для последующего выбора и дальнейшей работы с ними.

Современный массовый тренд для бизнеса, который хочет расти и быть эффективным — внедрение CRM.

Что такое автоматизация отдела продаж и как ее провести

Продажники ежедневно работают с большим объемом информации: нужно держать в голове контакты всех клиентов, их потребности, заказы, повторные сделки. Еще необходимо отчитываться о результатах, потому что от KPI менеджера зависит его зарплата и эффективность работы компании в целом. Превратить продажу в прозрачный процесс, которым легко управлять, помогает автоматизация.

Что такое автоматизация продаж и зачем она нужна

Системы автоматизации продаж – это способ сократить рутинные задачи с помощью специального ПО, например, CRM-системы. Софт берет на себя часть работы менеджеров: сохраняет сведения о клиентах, создает напоминания, проводит сделки и отслеживает статус заказа.

Это нужно, чтобы сотрудники могли уделять максимум времени работе с клиентами. Используя разный софт, сотрудники меньше ошибаются и работают продуктивнее. С автоматизацией процессов повышается качество обслуживания клиентов, растет лояльность и LTV покупателей.

Задачи автоматизации продаж

Основная задача автоматизации – это увеличение прибыли компании. Чтобы достичь цели, автоматизация решает следующие задачи:

оценивает и прогнозирует спрос на рынке;
ведет клиентскую базу;
хранит историю взаимодействия с клиентом для анализа;
напоминает о важных задачах;
составляет и контролирует воронку продаж: от привлечения клиента до повторной сделки;
исключает возможность потери лидов на каждом этапе;
распределяет задачи между сотрудниками, если кто-то заболел, уволился или ушел в отпуск;
собирает статистику и формирует отчеты для анализа работы компании в целом и эффективности маркетинга.

Преимущества автоматизации продаж

Польза автоматизации будет заметна на каждом уровне работы компании. Рассмотрим плюсы внедрения ПО для всех сотрудников, принимающих участие в работе отдела продаж.

Для генерального директора и топ-менеджеров

Плюсы для управленцев и руководителей:

автоматизация работы отдела продаж делает процессы понятными и прозрачными;
вся информация по клиентам и сделкам находится в одной системе, защищенной от взлома;
программа автоматически генерирует нужные отчеты (по продукту, работе менеджеров, динамике ключевых показателей).
можно настроить разные права доступа для разных категорий сотрудников.

Для директора по продажам

Для коммерческого директора перечисленные преимущества тоже важны, но руководителю отдела необходимы функции для управления сотрудниками. С помощью автоматизации можно:

обучать менеджеров: новички смогут использовать готовые схемы и решения;
оценивать суммы, приведенные каждым специалистом, и устанавливать KPI для каждого менеджера;
выявить проблемы взаимодействия с любым клиентом и улучшить работу;
управлять нагрузкой, распределяя задачи между сотрудниками.

Для директора по маркетингу

Теперь поговорим, зачем автоматизация рекламщикам и маркетологам. В первую очередь CRM и разные сервисы помогают отслеживать источники лидов. Пример удобной системы для сбора данных по разным рекламным источникам в одном окне – сквозная аналитика Calltouch. Система генерирует понятные отчеты, которые помогают оценить эффективность рекламы и разработать оптимальную маркетинговую стратегию.

Сквозная аналитика

Автоматически соберет данные с рекламных площадок, сервисов и CRM в 1 окне
Бесплатные интеграции c CRM и другими сервисами: более 50 готовых решений
Анализируйте воронку продаж от показов до кассы
Оптимизируйте свой маркетинг с помощью подробных отчетов: дашборды, графики, диаграммы
Кастомизируйте таблицы, добавляйте свои метрики. Стройте отчеты моментально за любые периоды

Еще аналитика помогает сегментировать клиентов и делать более персонализированные рекламные кампании, увеличивая продажи.

Для менеджера по продажам

Менеджеру не нужно ничего держать в памяти: вся важная информация есть в базе. Продажник заходит в систему и сразу видит, что нужно сделать – это облегчает планирование. Также не придется тратить время на неприятную бумажную работу: если автоматизация грамотно настроена, то система сделает все сама, достаточно следовать простым алгоритмам.

Недостатки автоматизации продаж

У автоматизации продаж есть два основных недостатка. Первый – обучение сотрудников. Менеджеры не всегда понимают выгоды работы с ПО, поэтому могут воспринимать такую работу как лишнюю нагрузку. Понадобится грамотная организация обучения – а это дополнительное время и деньги.

Работа отдела продаж будет зависеть от системы: если произойдет сбой, то все процессы остановятся. Чтобы этого не произошло, нужно выбирать ПО с хорошей репутацией.

Этапы автоматизации продаж

Автоматизация отдела продаж происходит постепенно. Процесс должен быть рациональным, иначе не избежать путаницы, а внедрение софта не упростит работу, а усложнит ее.

Определение целей

Автоматизация нужна, чтобы увеличить прибыль. Но это абстрактная цель: чтобы добиться результатов, нужно обозначить способы выполнения задачи. Например, выручку можно увеличить разными путями: привлечь новых клиентов, поработать над LTV, сформировать систему мотивации персонала. Для эффективной постановки целей можно использовать метод SMART .

Создание воронки продаж

Теперь нужно проанализировать, как происходит продажа, и описать каждый ее этап. Это и есть воронка продаж . Она не может быть универсальной: у каждого бизнеса своя специфика. Иногда для организации рабочих процессов требуется несколько воронок. В общем виде воронка продаж выглядит так:

Поступление заявки.
Квалификация лида (например, целевое обращение или нет).
Персональное коммерческое предложение.
Заключение сделки.
Закрытие сделки.
Повторная покупка.

Описание бизнес-процессов конкретизирует цели автоматизации, и поможет выбрать ПО с нужным функционалом.

Выделение ресурсов

Работу невозможно организовать без ресурсов. В первую очередь понадобятся деньги на закупку и настройку ПО.

Для автоматизации процессов потребуются специалисты. Если в штате есть IT-отдел, то можно собрать собственную проектную команду. Если кадров не хватает, то можно нанять сотрудников для сдельной работы или поручить процесс консалтинговой компании. На это тоже понадобится бюджет.

После внедрения ПО необходимо разработать систему обучения для сотрудников и потратить время на разъяснения.

Приведение в порядок бизнес-процессов

Автоматизация хаотичных процессов – бесполезна. Поэтому сначала нужно подготовиться:

Инициация. Составьте список бизнес-процессов и обозначьте их слабые места.
Оптимизация. Найдите способ решить проблемы и создать канал для обратной связи с персоналом и клиентами.
Автоматизация. Уберите рутинные процессы, отнимающие время от важных задач.

Выбор инструментов

У каждого бизнеса – своя проблематика: одним необходимо упростить работу с документами, другим – лучше контролировать сотрудников, а третьим нужно отслеживать эффективность рекламы. На рынке много предложений от разных разработчиков: чтобы выбрать подходящий инструмент, нужно отталкиваться от задач конкретной компании.

Запуск автоматизации

На стадии внедрения ПО важно качество управления проектом и обмен информацией между всеми членами команды. Обычно работой руководит IT-специалист.

Работы по внедрению и их последовательность определяются задачами бизнеса и особенностями софта. Допустим, для автоматизации продаж товаров в розничном магазине вы выбрали CRM. Тогда процесс будет включать следующие этапы:

заполнение базы данных;
определение способа приема товаров и их учета;
создание системы маркировки товаров;
оптимизация воронки продаж;
проверка проекта и его тестирование на покупателях;
подведение итогов.

Анализ результатов и внесение изменений в проект

Анализ нужен, чтобы определить, удалось ли выполнить поставленные задачи, а также выявить и устранить ошибки. Чаще всего проблемы возникают из-за:

непрофессионального управления проектом;
неправильного выбора специалистов или подрядчиков;
абстрактных целей;
отсутствия отчетных документов по проекту.

Инструменты автоматизации

Посмотрим, какое ПО помогает автоматизировать продажи.

CRM-система – это программа, которая сохраняет информацию о всех взаимодействиях с клиентами. Есть разные модификации ПО, которые помогают расширить функционал CRM: например, создавать и обмениваться документами, передавать друг другу задачи.

Есть специальные технологии, которые помогают отслеживать, какие каналы приводят лидов. Например, чтобы определить источники звонков, можно подключить коллтрекинг Calltouch. С помощью понятной аналитики вы определите, какая реклама приносит продажи, а какая — впустую расходует бюджет.

Коллтрекинг

Отслеживайте все звонки с сайта с точностью определения источника рекламы выше 96%
Отслеживайте звонки с оффлайн рекламы и визиток с помощью статических номеров
Получайте чистый пул номеров, который выделяется именно вашей компании
Анализируйте подробные отчеты по звонкам: источник перехода, браузер, девайс, гео и другое
Слушайте записи звонков в удобном плеере для повышения качества работы колл-центра и отдела продаж

Платформа для управления проектами. Это специальный сервис, который помогает управлять работой внутри организации: планировать задачи, составлять расписание, контролировать цены, распределять бюджет и ресурсы.

Email-рассылка. Это способ напомнить клиенту о себе и побудить к совершению покупки. Сервис отправляет письма большому количеству клиентов с определенной периодичностью. Письмо может содержать информацию о скидках, акциях и новостях компании, рекламные каталоги и персональные предложения.

Скрипты. Это готовый сценарий для построения диалога с потенциальными клиентами. Они упрощают переговоры, помогают отработать возражения и привести клиента к покупке.

Тайм-трекеры. Софт используют, чтобы определить, сколько времени занимает работа над определенной задачей у сотрудника или команды. Трекер помогает выявить неэффективные кадры и оптимизировать рабочее время.

Как выбрать лучшую систему автоматизации продаж

Мы подготовили рекомендации, которые помогут определиться с выбором.

Определите, что вам нужно от программного обеспечения и создайте список с необходимыми требованиями. Это поможет отсеять неподходящее ПО.
Просмотрите и выберите поставщиков. Составьте сравнительную таблицу предложений с ценами, чтобы наглядно представить разницу между разными сервисами и программами.
Попробуйте демоверсии от поставщиков. Важно, чтобы работать в системе было удобно, поэтому продуманный интерфейс и логика программы помогут сделать выбор.

Заключение

Автоматизация увеличивает прибыль компании, сокращая рутинные задачи: менеджеры больше внимания уделяют взаимодействию с клиентами, а руководители экономят время на контроле отдела продаж. На рынке есть множество продуктов, решающих задачи бизнеса с учетом его цели и специфики, поэтому важно сделать правильный выбор – от этого зависит эффективность внедрения ПО.

Автоматизация бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов – это решение рутинных задач при помощи специальных сервисов. Например:

Выставление счетов одним кликом. Автоматизировано получение информации о клиенте и заказе из базы данных, подготовка документов, их отправка.
Создание карточки клиента по сообщению в WhatsApp. Автоматизировано создание новой карточки в клиентской базе, занесение туда данных.
Автоматическое заполнение реквизитов клиента. Автоматизирован запрос названия компании, ИНН, КПП, адреса, ОГРН.

Передать на выполнение компьютеру можно практически любую повторяющуюся задачу – и чем больше таких операций вы автоматизируете, тем выше будет экономический эффект.

С чего начать автоматизацию бизнеса

Автоматизацию бизнес-процесса можно проводить на разных уровнях, однако для каждого решения нужно учитывать три основных параметра:

Сложность внедрения: сроки, стоимость, необходимость обучения сотрудников и другие.
Охват: какой объем задач продукт позволяет автоматизировать, для каких департаментов он будет полезно.
Прибыльность: какую выгоду вы получите.

По сумме этих трех факторов практически всегда имеет смысл начинать с основы цифровой инфраструктуры — CRM. Это платформа, которая предназначена для управления взаимоотношениями между компанией в лице сотрудников и клиентами. Система упрощает огромное количество процессов в каждом департаменте компании, внедряется в течение нескольких недель и требует лишь минимального обучения.

Мегаплан является такой CRM: он создает единую клиентскую базу, хранит все данные о сделках и проектах компании, позволяет распределять задачи и следить за их выполнением, управлять сотрудниками и формировать документацию. Подробнее о возможностях системы вы можете прочитать на соответствующей странице.

Что конкретно дает автоматизация бизнес-процессов

Использование средств автоматизации бизнеса помогает добиться главных целей любого бизнеса.

Снизить издержки. Правильно настроенная CRM снижает нагрузку на всех специалистов компании. На примере работы отдела продаж Мегаплан:
1. Формирует документы по сделкам, корректно заполняя все реквизиты клиентов – линейным сотрудникам остается только проверить готовый счет или коммерческое предложение.
2. Автоматически создает и распределяет задачи, собирает информацию об их выполнении – упрощает работу менеджера.
3. Помогает моментально получить подробную статистику по продажам и продуктивности сотрудников – это полезно для руководителя.

В итоге персонал начинает работать быстрее, больше успевает, вы экономите на фонде оплаты труда.

Повысить качество работы. Рутина – это всегда однообразие, а занимающийся однообразными задачами человек склонен ошибаться. Мегаплан всегда корректен: даже если нужно выставить 1000 счетов подряд, в каждом из них будут правильные, проверенные в справочниках реквизиты. Сотрудники же смогут сосредоточиться на творческих, требующих участия человека задачах.
Увеличить эффективность работы компании. CRM мгновенно справляется с задачами, на решение которых человеку понадобятся часы или даже целые рабочие дни – например, с обработкой большого объема документации или с поиском нужных сведений в архиве.

В итоге общая продуктивность работы растет, расходы снижаются – автоматизация бизнеса приносит прямую финансовую выгоду.

То же самое касается и работы других департаментов: HR, разработки, маркетинга. Автоматизировать можно любой бизнес, от огромного концерна до небольшой булочной: бухгалтерия, управление сотрудниками, взаимоотношения с клиентами – чем бы вы ни занимались, есть десятки процессов, которые можно передать компьютеру.

Две группы бизнес-процессов для автоматизации

Все процессы можно разделить на две больших категории, для каждой из которых созданы свои инструменты автоматизации.

Управляющие процессы

Менеджмент и контроль над организацией: сбор данных, аналитика, распределение задач. Работу с ними облегчают системы ERP и CRM – Мегаплан объединяет и структурирует информацию обо всем, что происходит в компании, и помогает получить к ней оперативный доступ. Кроме того, система дает возможность оперативно связаться с любым сотрудником, провести онлайн-планерку, назначить задания и проконтролировать их выполнение (в том числе в автоматическом режиме: поступивший заказ сразу уходит в работу ответственному лицу).

Операционные процессы

Основная работа: взаимодействие с клиентами, прием нового товара, бухгалтерия, работа с кадрами. Большинство рутинных процессов автоматизируются при помощи той же CRM, обеспечивающей доступ к нужной информации и ее обработку. В дополнение можно использовать интеграции, расширяющие возможности Мегаплана:

сервисы IP-телефонии;
1С:Бухгалтерию;
календарь сделок;
генератор коммерческих предложений и другие.

Подключая к CRM нужные модули, вы расширяете ее функционал и автоматизируете бизнес-процессы наиболее эффективно.

Начните внедрение Мегаплана сейчас, получите рост результатов компании уже в следующем месяце.

CRM для автоматизации отдела продаж

По исследованию CRMSimplified Blog, 75% менеджеров утверждают, что использование CRM-системы помогает им продавать больше, чем когда они работают без программы. Но почему? Во многом благодаря тому, что CRM автоматизирует работу с клиентами. Давайте разберемся, что такое автоматизация и как автоматизировать работу отдела продаж с помощью CRM.

Содержание:

Что такое автоматизация продаж

Автоматизация продаж — это такая организация работы с клиентами, когда многие однообразные процессы автоматически выполняются при помощи специальной программы. Благодаря этому сотрудники не тратят время на рутинные задачи и могут больше сил посвятить клиентам и сделкам. Кроме того, когда программа берет на себя часть вашей работы, исключается человеческий фактор: машина не ошибется и не допустит опечаток.

Для отделов продаж такой программой является CRM. Какие именно процессы автоматизирует CRM-система и как это помогает упростить работу?

Итак, почти все CRM позволяют автоматизировать постановку задач при наступлении определенных условий (пришла заявка с сайта — у менеджера появляется задача «Позвонить клиенту»). Но наиболее продвинутые системы умеют автоматизировать почти любые процессы на каждом этапе сделки:

CRM захватит заявку с сайта и назначит ответственного;
поставит ему задачу связаться с клиентом;
рассчитает стоимость услуг и автоматически выставит счет;
отправит клиенту SMS о статусе заказа;
если сумма сделки больше определенного порога, то поменяет статус клиента на VIP и назначит ответственным руководителя отдела продаж и т. д.

Этот список можно продолжать долго — вплоть до того, что CRM сама отследит дату окончания договора и напомнит менеджеру продлить его, то есть совершить повторную продажу. Благодаря этим нехитрым функциям вы не просто экономите время — вы еще и зарабатываете больше.

—Компания одного из наших клиентов хорошо работала по первичным продажам, но с повторными была беда. Менеджеры забывали напоминать об оплатах, предлагать дополнительные продукты, вовремя не отправляли счета на повторные оплаты. Потом внедрили CRM и настроили автоматизации:

1. Автоматическое напоминание менеджеру позвонить клиенту через месяц и предложить дополнительные продукты или услуги.
2. Напоминание клиенту по SMS о следующей оплате.
3. Автоматическая рассылка клиентам SMS с предложениями и акциями.

В итоге через 3 месяца количество повторных продаж в компании выросло на 32%.

Какие еще процессы можно автоматизировать, расскажем на примере системы S2 CRM.

Хотите прокачать отдел продаж?

Внедрите CRM-систему S2!

Менеджеры будут в 6 раз быстрее составлять документы, начнут экономить до 30% времени и продавать на 50% больше!

Что можно автоматизировать в отделе продаж

Заполнение документов и писем

На составление договоров, счетов и коммерческих предложений уходит много времени и нервов. Одна ошибка или опечатка — и почти всю работу нужно делать заново. В CRM подготовить документы и письма можно в один клик! Для этого нужно всего один раз создать шаблоны и проставить в них специальные метки — вместо них программа автоматически вставит индивидуальные данные по каждому клиенту и сделке.

Постановка задач сотрудникам

Чтобы не забыть ни единой мелочи, настройте CRM так, чтобы она сама напоминала вам и вашим сотрудникам о разных задачах: отправить письмо, перезвонить, выставить счет. Автоматическая постановка задач незаменима и в том случае, если сотрудники часто забывают перезванивать клиентам.

Как это работает?

Еще пример. Клиент регулярно задерживает оплату. Тогда вы настраиваете CRM таким образом, чтобы за неделю до истечения срока услуги менеджеру автоматически ставилась задача позвонить клиенту и выставить счет на новую оплату.

Вы легко привяжете автоматическую постановку задач к любым датам: программа напомнит вам об истечении срока договора, о дне рождения клиента или о том, что вы давно не контактировали с покупателем.

Автоматизировать можно что угодно. Главное — сначала создать соответствующий сценарий в настройках:

Настройка напоминания о действии в S2 CRM.

Отправка SMS клиентам

Это удобная автоматизация для информирования клиента о заказанных им услугах и товарах. Например, клиенту салона красоты накануне его визита можно автоматически отправить SMS: «Напоминаем, что завтра в 12:00 мы ждем вас на стрижку в салон X».

Такой сценарий в CRM «завязан» на определенной дате: вы настраиваете программу, чтобы она отправила сообщение определенного содержания за определенное количество дней/часов до запланированного события.

Таким же образом можно уведомлять клиентов и о статусе заказа. Условием для отправки сообщения будет наступление определенного этапа сделки. При этом текст SMS можно персонализировать: CRM сама добавит в сообщение имя клиента, название товара, город и т. д.

Так выглядит настройка автоматической отправки SMS о статусе заказа в S2 CRM: когда сделка переходит на этап «Доставлено», клиент получает SMS.

Отправка писем клиентам

Из CRM автоматически отправляются не только SMS, но и email.

Например, при создании заявки в системе клиенту автоматически отправляется договор. Причем программа сама находит нужный шаблон, подставляет в него имя клиента, название компании и другие данные. Текст договора вставляется прямо в тело письма.

Так настраивается автоматическая отправка договора по шаблону при создании заявки в S2 CRM

Также условием отправки письма можно сделать изменение статуса заявки и сделки, наступление определенной даты (например, через 1 неделю после последнего контакта с клиентом) и т. д.

Систему также можно интегрировать с сервисом email-рассылок и в пару кликов выгружать туда базу клиентов из CRM. C помощью такой интеграции удобно создавать прогревающие рассылки для клиентов, отправлять полезные материалы, кейсы, письма-приветствия, разделять клиентов на разные сегменты и для каждого настраивать свои цепочки писем. Например, если клиент отказался от покупки из-за высокой цены, вы можете добавить его в базу рассылки с акциями и спецпредложениями.

Кроме того, интеграция с сервисом email-рассылок позволяет составлять персонализированные письма в пару кликов. Например, при переносе клиентов в сервис рассылки вы можете отметить поле «Должность». Тогда у всех перенесенных контактов будет указана должность. В дальнейшем вы в пару кликов сможете сформировать рассылку только для собственников компаний или только для руководителей отделов продаж и т. д.

Создание заявки по условию

Если раньше заявки от клиентов могли поступать только по телефону, то сейчас они прилетают еще и с сайта, почты, соцсетей. В идеале сотрудник должен обрабатывать их и фиксировать в одном месте. Но по факту менеджеры записывают заявки на стикере, в блокноте, в Excel или вообще нигде, а затем забывают о них. И компания теряет клиентов.

Чтобы предотвратить это, можно интегрировать CRM с почтой, IP-телефонией, сайтом, соцсетями. Тогда программа будет автоматически захватывать заявки из разных каналов, сразу создавать карточку клиента с информацией о нем, а также ставить задачу менеджеру. Например, вот как это работает с сайтом.

Автоматический расчет стоимости

Благодаря CRM-системе менеджеру больше не придется вести расчеты самостоятельно и перезванивать клиенту, чтобы назвать сумму сделки. Программа сама ее рассчитает , пока вы разговариваете с клиентом по телефону. Для этого надо всего лишь заранее настроить в CRM-системе формулу расчета стоимости ваших услуг.

Автоматический расчет стоимости сделки в S2 CRM.

Смена ответственного по клиенту/сделке

Часто при работе с клиентом нужно заменить ответственного сотрудника на определенном этапе воронки продаж. Например, в таких случаях:

Ваш отдел продаж поделен на специалистов холодного обзвона и опытных продажников. Сначала над заявками работают первые, а, например, при переходе на этап демонстрации продукта сделка передается вторым.
Если менеджер меняет статус сделки на «Есть проблемы», то ответственным назначается руководитель отдела продаж, чтобы разрулить конфликт и не потерять клиента.
Если сумма сделки выше определенного уровня, то назначается более опытный менеджер. В этом случае речь уже идет о VIP-клиенте, и к нему нужен более ответственный подход.

Конечно, можно в ручном режиме менять ответственного — просто устно передать клиента другому специалисту. Но тогда в случае возникновения проблем можно не найти концов: кто именно не позвонил клиенту и забыл напомнить ему об оплате? Кого наказывать? Куда проще доверить смену ответственного менеджера программе. Она автоматически укажет нового сотрудника в карточке сделки, и руководитель всегда будет знать, кто ведет каждого клиента.

Так настраивается автоматическая смена ответственного в S2 CRM.

Автор: Дарья Милакова

Пользуйтесь S2 CRM семь дней бесплатно

За это время вы поймете, подойдет ли CRM для вашей компании: как работает IP‑телефония, e-mail и sms-рассылки, удобно ли ей пользоватся сотрудникам.

Автоматизация продаж

Управление продажами: почему для многих это «больная тема»?

Деятельность любой фирмы или холдинга (группы компаний) оценивается качеством и количеством продаваемых товаров и услуг. Ведь основной источник прибыли и прогресса кроется в продажах. Но здесь же кроются и основные проблемы.

Продажи – это сложный, многоступенчатый процесс, зависящий от множества факторов, имеющий множество показателей. Управлять продажей (отделом продаж) – значит управлять огромным объемом информации, большим количеством людей и каналов сбыта.

Управление сбытовыми процессами – это трудоемкая деятельность, которая строится на учете заказов, учете клиентов и учете продаж, умении анализировать полученные данные и принимать на их основе правильные управленческие решения. Кто владеет информацией, то владеет миром.

Однако на практике получить необходимые данные не всегда получается, и продажа товаров и услуг становится неуправляемой, стихийной, а главное – неэффективной. Невозможно делать правильные прогнозы и принимать эффективные решения, когда ты не знаешь ответов на вопросы: кто, кому, как, сколько, по какой цене продает и т.д.

Когда и как теряются необходимые в продажах данные?

при появлении новой заявки от потенциального заказчика все его вопросы, задачи и контакты фиксируются хаотично и не консолидируются в одном месте;
база текущих контрагентов или тех лиц, с которыми ведутся переговоры, разбросана по Word- или Excel-файлам и блокнотам в зависимости от ответственных менеджеров по продажам (сейлзов);
при поступлении заявок или обработке заказов источники интересов не фиксируются и, следовательно, не анализируются;
причины отказа клиента от сотрудничества и покупки также могут нигде не регистрироваться, как и общее количество звонков и заявок, обработанных продавцом;
при изменении условий сотрудничества (расценки, скидки, спецпредложения и т.п.) новые сведения могут не дойти до какого-нибудь специалиста по продажам, так как отсутствует единый автоматизированный источник этих обновлений.

К каким проблемам ведет потеря информации о продажах?

В итоге руководитель (генеральный или коммерческий директор, директор по продажам или маркетингу) не может отследить всю «воронку продаж», выявить в ней проблемные места, понять причины падения или роста. А это значит – он не может повлиять на увеличение объемов продаж, т.е. не может эффективно управлять этими процессами.

Но выход есть. На помощь приходят информационные технологии (ИТ) и передовые автоматизированные системы по управлению продажами.

Задачи, которые решает автоматизация продаж

Исключение потерь входящих обращений. Сбор статистики по их объемам и источникам.

Фиксация и анализ потребительского спроса.

Предотвращение потери информации при уходе, болезни, отпуске сотрудника.

Централизованное хранение истории взаимоотношений с клиентами.

Оценка эффективности маркетинговых мероприятий.

Систематизация рутинных операций и сокращение потерь рабочего времени.

Выстраивание слаженной схемы коммуникации в сбытовых процессах.

Оперативный контроль за работой менеджеров по продажам.

Как итог – грамотная организация работы отдела продаж, общая централизация сбытовых процессов, повышение их прозрачности, управляемости и эффективности.

Выбор инструмента для автоматизации и ведения продаж

Это трудоемкий и ответственный этап. Выбрать оптимальное решение непросто. Рынок IT-программ для продаж и управления взаимоотношениями с клиентами переполнен разными CRM системами (для некоторых более привычно другое — «русское» — название: СРМ системы — хотя оно и некорректно). Среди них наиболее распространенная – это 1С:CRM.

Они хорошо подходят для малого бизнеса. При выборе CRM (СРМ) программы следует ориентироваться на текущие задачи, количество пользователей, сложность бизнес-процессов, специфику работы с заказчиками и аналитические возможности программ для продаж – от этого будет зависеть стоимость внедрения.

Важно понимать, что покупка лицензии и установка CRM автоматизирует учет (заказов, клиентов), но не управление. Современная CRM (СРМ) система – это не панацея от всех «болезней» отдела продаж. Как автоматизировать продажи таким образом, чтобы улучшить работу с покупателями и сделать работу компании более прибыльной? В вопросах взаимодействия с клиентом важна комплексность. Особенно когда речь идет о среднем или крупном бизнесе.

Именно поэтому, глядя на данную проблему через призму своего опыта, большого количества и высокого качества реализованных проектов для крупных предприятий (как В2В, так и В2С), компания EFSOL разработала собственное решение – «Автоматизация продаж». Оно позволяет охватить и автоматизировать все стороны сбытовых процессов, наладить полноценное управление продажами.

Рассчитать стоимость решения

«Автоматизация продаж» от EFSOL: формируем клиентоориентированность компании

От того насколько быстро клиент получает ответ на свой запрос, какое пост-продажное обслуживание его ждет и какую дополнительную выгоду он получает, зависит уровень его доверия к компании. Процесс формирования доверия начинается с момента первого контакта заказчика с исполнителем – звонка менеджера, и продолжается в течение всего времени взаимодействия.

«Автоматизация продаж» – это решение, которое позволяет в единой информационной программе реализовать все сбытовые задачи и удовлетворить все индивидуальные потребности клиентов в рамках их поиска, привлечения и удержания. Решение исповедует комплексный подход к построению продаж – это залог высоких результатов и достижения поставленных целей.

Комплексность заключается в детальном анализе бизнес-процессов, подборе системы управления продажами (включающей в себя систему управления взаимоотношениями с клиентами – CRM), ее внедрении, обучении пользователей и поддержке работоспособности решения (в том числе CRM программы 1С). Речь также о консалтинге по вопросам постановки и ведения продаж.

Какие выгоды несет руководителю внедрение «Автоматизации продаж»?

Для генерального директора и топ-менеджмента:

гарантия сохранности коммерческой информации (в частности той, что касается клиентской базы) и защиты от несанкционированного доступа;
гибкая система аналитической отчетности для принятия эффективных управленческих решений;
оперативный доступ к мониторингу текущей ситуации в компании.

Для руководителя отдела маркетинга:

точная и своевременная оценка эффективности маркетинговых мероприятий по привлечению покупателей;
незаменимый инструмент формирования лояльности;
возможность сегментировать клиентов, тем самым обеспечивая индивидуальный подход к каждому.

Для директора по продажам:

полный контроль прохождения сделки на каждом этапе воронки продаж;
гибкий инструмент управления загруженностью и, как следствие, эффективностью менеджеров;
сохранность истории взаимоотношений для выполнения договоренностей в работе с заказчиками.

Для менеджера по продажам:

удобный и простой планировщик событий и задач, оперативная система напоминаний;
централизованная база данных для фиксации всех входящих заявок, звонков и контрагентов;
возможность интеграции с IP телефонией для лучшей организации активных продаж, сохранности звонков и распознавания звонящих;

Решение «Автоматизация продаж» состоит из двух модулей: система управления и консалтинг

Модуль «Система управления продажами»

«Сердцем» этого модуля является программа CRM (управление взаимоотношениями с клиентами). В качестве платформы выбрана 1С.

Разработка (адаптация), установка и настройка, другими словами – внедрение, 1C:CRM (как и любой другой клиент-ориентированной программы для продаж) начинается с детального обследования текущих процессов и задач заказчика, его целей и требований. После внедрения производится настройка системы, тестирование и запуск в работу.

Основные возможности
Учет заказов	Фиксация информации, закрепление за каждым входящим интересом (заявкой, звонком, письмом) ответственного сотрудника, контроль обработки обращений.
Учет клиентов	Качественное ведение клиентской базы, ее сегментирование, сохранность истории взаимоотношений, соблюдение всех договоренностей перед заказчиком.
Учет продаж	Учитываются источники, суммы сделок, регулярно делается план-фактный анализ.
Бизнес-процессы	CRM система для продаж контролирует последовательность выполнения всех этапов заключения сделки, назначает ответственных и координирует их действия.
База знаний	1C:CRM объединяет шаблоны речевок, опросников, коммерческих предложений и других документов, которые необходимы сейлзу для успешной работы.
Аналитическая отчетность	Анализ плановых показателей, сравнение их с фактическими. Контроль загруженности менеджеров, прогнозирование спроса и предложения.

Таблица 1 – Основные возможности системы управления продажами

Модуль «Консалтинг и поддержка»

Здесь речь идет уже не о программных продуктах, а о работе квалифицированной проектной команды – консультантов, программистов и др. Они оказывают заказчику всестороннюю помощь и поддержку (в том числе – в грамотной организации отдела продаж и налаживании его эффективной деятельности).

Построение бизнес-процессов, настройка их в CRM-системе и совершенствование.
Доработка программы учета продаж под специфику деятельности, задачи и требования клиента. Регулярное и последовательное развитие функциональности.
Создание единого информационного пространства для территориально разрозненных подразделений, удаленных офисов, филиалов, представительств или холдинговых структур. Программа дает возможность консолидировать работу нескольких отделов или многочисленных пользователей в рамках одной организации.
Гарантированная пользовательская поддержка и консультации.
Использование единой информационной базы с удобными средствами доступа и возможностью быстрого подключения новых пользователей.

Преимущества автоматизации продаж

под задачи малого, среднего или крупного бизнеса;
под любую специализацию (типографии, рекламные агентства, страховые компании, агентства недвижимости, банки, салоны красоты и другие сферы деятельности);
под любых пользователей, которые будут работать с системой для продаж (например, настройка отчетности не только для руководителя по маркетингу, но и для коммерческого директора или начальника отдела сервисного обслуживания).

с IP телефонией (решение обеспечит фиксацию и распределение между сотрудниками всех входящих звонков и исключит потерю клиентов);
с 1С:Предприятие (подобная система для продаж легко интегрируется с 1С:CRM и позволяет в одном информационном пространстве вести полноценный учет, проводить реализацию, отслеживать и сокращать дебиторскую задолженность по каждому контрагенту);
с интернет-магазином (данная программа для продаж сократит рутинные операции при занесении заказов в базу, обеспечит оперативность обработки обращения (звонка, заявки, письма) от клиента и зафиксирует результат).

автоматизация продаж способствует тому, что все бизнес-процессы будут грамотно и четко структурированы и нацелены на построение долгосрочных и продуктивных отношений с покупателями. Будет привит комплексный подход к выявлению потребностей клиентов и решению поставленных задач. Это гарантирует слаженную работу сбытовых структур на каждом этапе заключения сделки и исключает потери интересов и заказов.

«Автоматизация продаж» от EFSOL – это эффективный способ формирования качественной базы лояльных покупателей, это передовая технология по управлению взаимоотношениями с клиентами. Данное решение поможет вам построить прозрачную, легкоуправляемую и результативную систему продаж, поможет контролировать и постоянно увеличивать объемы продаваемой продукции и услуг.