Всю отчетность фонды проверяют на соответствие контрольным показателям, а также обращают пристальное внимание на применение льгот, по данным статьенных тарифов и возмещение средств из бюджета фондов.

Существует два вида проверок, осуществляемых фондами:

• камеральные;
• выездные.

Камеральные проверки проходят все отчеты, представленные в ФСС и ПФР. Такие проверки проводятся только по отчетному периоду. На камеральную проверку отводится три месяца со дня отправки отчета, поэтому требование об устранении расхождений и ошибок по отчету за I квартал, отправленному 20.04.2018, могут прийти даже в июле.

Результат «камералки» может послужить поводом для выезда на территорию страхователя с целью проверки.Сроки выездной проверки должны быть прописаны в решении о ее проведении..

Выездная проверка преимущественно проходит по адресу работы плательщика (ст. 26.16 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ).Такой проверке предшествует вынесенное и оформленное Фондом решение. Если решение отсутствует, предприятие может отказать в проверке.

Максимальный срок для выездной проверки — 2 месяца. Иногда срок могут увеличить до 6 месяцев.

14 дней бесплатно пользуйтесь всеми возможностями Экстерна

Что проверяет ФСС

С 01.01.2017 в ФСС отчитываются только по взносам на травматизм. Поэтому порядок проверок изменился.

Выездные проверки ФСС по-прежнему будет проводить. Область проверки будет зависеть от проверяемого периода. Полноту и правильность расчета страховых взносов за периоды до 01.01.2017 будут проверять специалисты Фонда.

Проверки, затрагивающие 2017 год и далее, будут касаться лишь взносов на травматизм и пособий на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством.

Также будут проводиться выездные проверки совместно с ФНС.

ФСС РФ проверяет начисление и уплату взносов по видам страхования, компенсационные выплаты родителям детей-инвалидов, больничные пособия, социальные пособия и т п.

Основной отчет, который проверяет Фонд, — 4-ФСС.

На выездной проверке сотрудники Фонда анализируют расчеты взносов, целевое использование денег на выплату пособий и т п.

Завершающий этап выездных проверок — составление акта.

Также существуют внеплановые выездные проверки, проходящие при:

• ликвидации или реорганизации;
• обращении страхователя за выделением средств;
• жалобе сотрудника на ошибочный расчет пособия (ч. 3 ст. 4.7 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ).

По требованию Фонда проверяемой организации подлежит представить заверенные копии документов, доказывающие верность расчетов и уплату страховых взносов.

На практике специалисты ФСС чаще всего запрашивают:

• табели;
• листки нетрудоспособности;
• зарплатные ведомости;
• трудовые книжки;
• договоры гражданско-правового характера;
• акты о производственных травмах и т.д.

Что проверяет ПФР

Пенсионный фонд до 2017 года контролировал расчет и уплату взносов на пенсионное и обязательное медицинское страхование. С 2017 года данный контроль перешел к ФНС.

ПФР может проверить расчеты взносов за периоды до 2017 года. Для проверки специалисты Фонда могут запросить следующие документы (п. 7.4 Методических рекомендаций, утвержденных распоряжением Правления Пенсионного фонда РФ от 03.02.2011 № 34Р):

• учредительные документы;
• приказы об учетной политике;
• лицензии;
• расчеты по начисленным и уплаченным страховым взносам;
• баланс;
• карточки и анализ бухгалтерских счетов, касающиеся взносов;
• банковскую выписку и т.д.

Кто в зоне риска

У ПФР и ФСС разработаны критерии, которые позволяют отобрать организации для плановых выездных проверок. В частности, подобные критерии были изложены в письме ПФ РФ № ТМ-30-24/13848, ФСС РФ № 02-03-08/13-2872 от 21.12.2010.

Внимание фондов, а теперь и ФНС, могут привлечь:

• расходы, финансируемые за счет денежных средств ФСС РФ;
• представление отчетности с опозданием;
• необлагаемые выплаты;
• применение пониженных тарифов;
• несоответствия в расчетах по итогам проведения камеральных проверок;
• задолженность по взносам несколько периодов подряд;
• постоянные корректировки отправленных отчетов и т.д.

Чтобы избежать претензий со стороны фондов, вовремя сдавайте все отчеты и отвечайте на требования. Также внимательно проверяйте начисленные суммы и храните все обосновательные документы.

14 дней бесплатно пользуйтесь всеми возможностями Экстерна

Как проходит камеральная проверка ПФР? Что проверяют в первую очередь?

В целях контроля над исчислением страховых взносов организацией и перечислением их в Пенсионный Фонд РФ сотрудники данного государственного органа проводят камеральную проверку, основанную на детальном изучении первичной документации по заработной плате и отчетности в фонд. Данная процедура является стандартной и используется для проверки отчетности по компаниям, имеющим различные формы собственности. В статье мы рассмотрим как проходит камеральная проверка ПФР, какие сроки ее проведения, необходимые документы и штрафы.

Сущность камеральной проверки ПФР

Сущность камеральной проверки сотрудниками Пенсионного Фонда сводится к тому, что представляемая отчетность анализируется на предмет правильности ее составления, а также соотносится с размером страховых взносов, которые были уплачены в этом периоде. Камеральная проверка осуществляется на основе отчетности, предоставляемой бухгалтером в Пенсионный Фонд, и проводится непосредственно на месте работы сотрудников фонда без выезда на территорию хозяйствующего субъекта.

Камеральная проверка проводится по сданной отчетности в течение трех месяцев, то есть до периода сдачи отчетности за следующий расчетный период. При обнаружении ошибок сотрудники могут потребовать дать объяснения по поводу расхождений или же затребовать какие-либо дополнительные документы, свидетельствующие о правильности толкования того или иного момента.

Проверку подобного рода проводят сотрудники Пенсионного Фонда, которые в соответствии с их должностными обязанностями имеют право и должны выполнять поставленные перед ними задачи подобного рода. При этом им не требуется разрешения со стороны руководства, так как осуществление данного мероприятия является их прямой должностной обязанностью.

Цель и задачи камеральной проверки ПФР

Целью камеральной проверки со стороны пенсионного Фонда является определение правильности или нарушения со стороны организаций ведения персонифицированного учета по сотрудникам и выявление ошибок или неточностей, которые необходимо исправить. Иными словами, камеральная проверка нужна для того, чтобы обеспечить всех работающих граждан их пенсионными правами, которые зависят от того, каким образом ведется кадровый и зарплатный учет на предприятии.

В соответствии с указанной целью выделяются определенные задачи, которые должна решить камеральная проверка со стороны Пенсионного Фонда. К ним относятся:

• контроль над правильностью применения нормативно-правового законодательства РФ в сфере пенсионных прав сотрудников организаций;
• выявление каких-либо нарушений в части исчисления и уплаты страховых взносов, а также предотвращение их повторного появления;
• взыскание сумм задолженности по страховым перечислениям, если таковая присутствует в деятельности хозяйствующего субъекта;
• применение штрафных санкций в случаях грубого нарушения российского законодательства;
• разработка графика камеральных проверок и выявление организаций, по которым необходимо проводить выездные проверки.

Объекты анализа при камеральной проверке ПФР

При проведении камеральной проверки со стороны Пенсионного Фонда исследуются и анализируются определенные документы, представляемые хозяйствующим субъектов. В первую очередь к ним относятся:

При определении базы для расчета страховых взносов особое внимание уделяется суммам, которые не облагаются взносами, то есть исключаются из базы для исчисления. К ним относятся различные виды пособий социального характера, будь то по временной нетрудоспособности, по болезни или травме, в связи с материнством, а также отдельные выплаты в виде материальной помощи сотрудникам (см. → Материальная помощь сотруднику: бухгалтерский учет, налоги, страховые взносы).

Кроме того, сотрудники Пенсионного Фонда обращают внимание и на дополнительный тариф, который должен быть уплачен организацией по тем сотрудникам, которые работают во вредных условиях. Для его исчисления должна быть в обязательно порядке проведена аттестация рабочих мест, по результатам которой выявляются должности, соответствующие вредным или опасным условиям производства.

Процесс проведения камеральной проверки ПФР

Непосредственный процесс проведения камеральной проверки со стороны Пенсионного Фонда начинается только в том случае, когда хозяйствующий субъект представил к рассмотрению необходимую отчетность. При этом необходимо отметить, что для организаций с численностью более 25 человек она должна быть передана по защищенным электронным каналам связи через специального оператора. Он предоставляет информацию о том, что документ передан в ПФР, но еще не считается сданным, или же прошел проверку и принят Пенсионным Фондом.

Проверке подвергаются все документы, представленные организацией, на предмет соответствия их требованиям российского нормативно-правового законодательства. При выявлении каких-либо ошибок или неточностей сотрудники Пенсионного Фонда запрашивают объяснения со стороны организации или же дополнительные документы. Необходимо отметить, что Пенсионный Фонд при необходимости может затребовать информацию и у Фонда социального страхования, поскольку в некоторых моментах расчет взносов в оба эти фонды совпадает. К примеру, в обоих случаях взносы не начисляются на суммы по листкам временной нетрудоспособности, по пособиям на рождение ребенка или до 1,5 лет.

Выявленные при проверке РСВ-1 ошибки или упущения должны быть исправлены в течение пяти дней, и при этом необходимо отправить уточненный РСВ-1 с исправленными показателями. В том случае, когда хозяйствующий субъект не согласен с исправлениями, ему необходимо написать официальное письмо, в котором он указывает, в соответствии с чем проставил те или иные данные в расчете. Также необходимо прикрепить к письму копии подтверждающих документов при их наличии. Письмо с сопроводительной документацией также отправляются через защищенные электронные каналы связи при помощи составления простого формализованного письма.

Документы, составляемые при камеральной проверке ПФР

По окончании камеральной проверки сотрудники Пенсионного Фонда в течение 10 дней составляют акт, в котором отражаются все ошибки или неточности, которые должны быть исправлены. Он должен быть отправлен проверяемому юридическому лицу в течение 5 дней, а ответ по нему необходимо направить в течение 15 дней. Работодатель всегда имеет право согласиться либо нет с результатами проверки, а также попробовать самостоятельно разобраться в нелегкой ситуации или обратиться за помощью в судебные органы.

Если ответ от юридического лица не будет получен, Пенсионный Фонд выносит Решение о привлечении к ответственности плательщика взносов, вступающее в силу по истечении 10 дней после его составления и подписания. Такое решение может быть обжаловано в судебном порядке в течение 3 месяцев с момента его получения.

Штрафы при обнаружении ошибок

Если при проведении камеральной проверки были обнаружены грубые ошибки, пенсионный Фонд имеет право привлечь плательщика взносов к ответственности, в том числе выписать штраф за неправомерные действия. К такому виду привлечения к ответственности можно отнести:

– при просрочке до полугода – 5 % от суммы взносов за каждый месяц (не более 30% и не менее 100 руб)

– 40 % от преднамеренно не уплаченного размера страховых взносов

Камеральная проверка после закрытия ООО

В том случае, когда организация закрывается, она обязана заплатить все необходимые страховые взносы в Пенсионный Фонд и полностью отчитаться перед государственными органами. Даже если предприятие уже закрыто, Пенсионный Фонд имеет право провести камеральную проверку сданной отчетности и правильности начисления взносов и уплаты платежей. По этой причине необходимо хранить всю документацию в течение установленного законом времени, для ИП – 4 года, для организации – 5 лет.

При камеральной проверке сотрудники Пенсионного Фонда осуществляют следующие действия:

• проверяют отчетность на предмет правильности составления;
• анализируют правомерность применения понижающего тарифа;
• производят контроль правильности исчисления пенсионных взносов;
• отслеживают своевременность уплаты страховых взносов.

4 ответа на частые вопросы по камеральной проверке ПФР

Вопрос №1. Наша компания закрывает обособленное подразделение, которое считается нерентабельным. Будет ли проведена камеральная проверка со стороны ПФР?

Скорее всего, в этом случае проведут выездную проверку, хотя и не обязательно, ведь в целом предприятие продолжает функционировать.

Вопрос №2. При запросе из ФСС о представлении документации мы передали не копии документов, а их оригиналы с описью. Правильно ли мы поступили?

Законом не запрещено передавать оригиналы документов, однако такое действие является нецелесообразным. Проверку и запрос документов может осуществить и ПФР, и в этом случае у вас не будет в наличии необходимой документации. Вы их не сможете представить, а за каждый не представленный документ предполагается штраф в размере 50 руб.

Вопрос №3. Камеральная проверка проводится по всем организациям без исключения или предприятия выбираются по определенным критериям?

Камеральная проверка отчетности должна осуществляться по всем организациям независимо от их форм собственности, направления деятельности или других характеристик.

Вопрос №4. Какие документы могут быть запрошены Пенсионным Фондом при проведении камеральной проверки?

Примерный перечень документов содержится в Методических указаниях к осуществлению данного мероприятия. В общем смысле необходимо понимать, что Пенсионный Фонд имеет право запросить любые документы, относящиеся к начислению заработной платы сотрудникам и расчету обязательных пенсионных взносов.

Как подготовиться к проверке ПФР?

В соответствии с Федеральным законом № 167‑ФЗ [1] государственные (муниципальные) учреждения, производящие выплаты физическим лицам, являются страхователями. Данный статус накладывает на названные организации определенные обязательства, к которым, в частности, относится обязанность своевременно и в полном объеме перечислять страховые взносы, представлять документы, необходимые для ведения индивидуального (персонифицированного) учета, а также для назначения (перерасчета) и выплаты обязательного страхового обеспечения. В свою очередь, ПФР имеет право проверять документы, связанные с назначением (перерасчетом) и выплатой обязательного страхового обеспечения, представлением сведений индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц, а также требовать и получать у страхователей необходимые документы, справки и сведения по вопросам, возникающим в ходе указанных проверок. В статье мы рассмотрим вопросы, сопряженные с осуществлением таких проверок.

Как следует из ст. 11 Федерального закона № 27‑ФЗ [2] , страхователи (в том числе государственные (муниципальные) учреждения) представляют сведения индивидуального персонифицированного учета в территориальные органы ПФР по месту их регистрации:

1) ежегодно не позднее 1 марта года, следующего за отчетным годом, – сведения о каждом работающем у них застрахованном лице (включая лиц, заключивших договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с налоговым законодательством РФ начисляются страховые взносы), включающие:

страховой номер индивидуального лицевого счета;

• фамилию, имя и отчество;
• дату приема на работу (для застрахованного лица, принятого на работу данным страхователем в течение отчетного периода) или дату заключения договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы;
• дату увольнения (для застрахованного лица, уволенного данным страхователем в течение отчетного периода) или дату прекращения договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы;
• периоды деятельности, включаемые в стаж на соответствующих видах работ, определяемый особыми условиями труда, работой в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;
• другие сведения, необходимые для правильного назначения страховой пенсии и накопительной пенсии;
• суммы пенсионных взносов, уплаченных за застрахованное лицо, являющееся субъектом системы досрочного негосударственного пенсионного обеспечения;
• периоды трудовой деятельности, включаемые в профессиональный стаж застрахованного лица, являющегося субъектом системы досрочного негосударственного пенсионного обеспечения;
• документы, подтверждающие право застрахованного лица на досрочное назначение страховой пенсии по старости;

2) не позднее 20 дней со дня окончания квартала – сведения, предусмотренные ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 30.04.2008 № 56‑ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений»;

3) не позднее 15‑го числа месяца, следующего за отчетным периодом – месяцем, – сведения о каждом работающем у них застрахованном лице (включая лиц, заключивших договоры гражданско-правового характера, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг) (по форме СЗВ-М).

В свою очередь, территориальные органы ПФР осуществляют контроль за правильностью представления страхователями сведений персонифицированного учета, в том числе проверяют достоверность предоставляемых сведений назначения (перерасчета) сумм обязательного страхового обеспечения работников, имеющих льготы в связи с особыми условиями труда (ст. 16 Федерального закона № 27‑ФЗ, ст. 13 Федерального закона № 167‑ФЗ). Напомним, что согласно ст. 3 Федерального закона № 27‑ФЗ одной из целей индивидуального (персонифицированного) учета является обеспечение достоверности сведений о стаже и заработке (доходе), определяющих размер пенсии при ее назначении.

Ниже рассмотрим вопросы, связанные с проведением контрольных мероприятий, а также взаимодействием учреждения с проверяющими лицами ПФР.

Каков порядок назначения проверки?

Из текста вышеприведенного документа не вытекает, что страхователь заранее уведомляется о проведении проверки. Следовательно, если в учреждении давно не проводилась проверка персонифицированного учета, бухгалтерской службе следует быть готовой к контрольному мероприятию со стороны территориальных органов ПФР.

Какие документы будут затребованы при проверке?

• учредительные документы;
• штатное расписание организации, список внештатных работников, список работников, работающих по договорам гражданско-правового характера, предметом которых являются выполнение работ и оказание услуг;
• списки работников, выходящих на пенсию в текущем году и в ближайшие два года;
• расчетные, расчетно-платежные, платежные ведомости;
• лицевые счета работников;
• приказы (о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, прекращении трудового договора и др.);
• трудовые книжки работников;
• табель учета рабочего времени;
• документы, подтверждающие дополнительные показатели (факторы) занятости во вредных условиях труда.

Отметим: поскольку проверки сведений о стаже и заработке осуществляются за два завершенных календарных года, предшествующих проверке, необходимо подготовить документы да данный период (см. п. 7 Методических рекомендаций № 11п).

На что обратят особое внимание контролеры?

Если у организации большая численность, то осуществляется выборочная проверка (не менее 7% от общей численности). Однако обращаем внимание, что в случае установления недостоверных сведений специалисты ПФР вправе провести сплошную проверку (п. 7 Методических рекомендаций № 11п).

Что если обнаружены ошибки и несоответствия?

При выявлении правонарушения, ответственность за которое установлена данной статьей, должностным лицом территориального органа ПФР составляется акт, который подписывается им и лицом, совершившим правонарушение. Об отказе лица, совершившего правонарушение, подписать акт в нем делается соответствующая запись.

За непредставление страхователем в установленный срок либо представление им неполных и (или) недостоверных сведений, предусмотренных п. 2 – 2.2 ст. 11 Федерального закона № 27‑ФЗ, к такому страхователю применяются финансовые санкции в размере 500 руб. в отношении каждого застрахованного лица.

Акт в течение пяти дней с даты его подписания должен быть вручен лицу, совершившему правонарушение, лично под расписку, направлен по почте заказным письмом или передан в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. В случае направления акта по почте заказным письмом датой вручения этого акта считается шестой день с даты отправления заказного письма.

Что если учреждение не согласно с результатами проверки?

Каков порядок рассмотрения материалов проверки?

Указанный срок может быть продлен, но не более чем на один месяц.

Территориальный орган ПФР извещает учреждение о времени и месте рассмотрения акта. Неявка извещенного надлежащим образом лица или его представителя не лишает возможности руководителя (заместителя руководителя) территориального органа ПФР рассмотреть акт в отсутствие этого лица.

По результатам рассмотрения акта, а также приложенных к нему документов и материалов выносится решение (ст. 17 Федерального закона № 27‑ФЗ):

• о привлечении к ответственности за совершение правонарушения;
• об отказе в привлечении к ответственности за совершение правонарушения.

Решение в течение пяти дней после дня его вынесения может быть вручено проверяемому лицу (его уполномоченному представителю) лично под расписку, направлено по почте заказным письмом или передано в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. В случае направления решения по почте заказным письмом датой вручения этого решения считается шестой день с даты отправления заказного письма.

Можно ли обжаловать вынесенное решение?

[1] Федеральный закон от 15.12.2001 № 167‑ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации».

[2] Федеральный закон от 01.04.1996 № 27‑ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».

[3] Методические рекомендации по организации и проведению документальной проверки достоверности представленных страхователями индивидуальных сведений о трудовом стаже и заработке (вознаграждении), доходе застрахованных лиц в системе государственного пенсионного страхования, утв. Постановлением Правления ПФР от 30.01.2002 № 11п.

Как проверить отчетность в ПФР онлайн

Зачастую ошибки в отчетах связаны с невнимательностью или недостаточной практикой специалиста в заполнении бланков. В этом случае существующим законодательством предусмотрены штрафные санкции.

Какие отчеты подаются в ПФР?

В настоящее время организации обязаны подавать в ПФР отчеты по формам:

• СЗВ-М;
• ДСВ-З;
• АДВ-6-2;
• СПВ-1 и другие.

Всего насчитывается около пятнадцати различных видов отчетности. Большинству предпринимателей и организаций необходимо заниматься подготовкой только некоторых из них. Например, СЗВ-М и ДСВ-З. СЗВ-М — это ежемесячная форма, содержащая сведения о застрахованных лицах, работающих на предприятии. А для плательщиков дополнительных взносов предусмотрена ежеквартальная форма ДСВ-3. В зависимости от количества сотрудников отчетность может быть подготовлена в электронном или бумажном виде. Поскольку перечисленные типы документов подаются чаще всего, то обычно ошибки при подготовке встречаются именно в них.

Проверка с использованием программы CheckXML

Пенсионным фондом разработаны специальные бесплатные программы для проверки отчетности — CheckXML и CheckPFR. При их создании разработчики опирались на Постановление УПФР от 31.07.2006 г. №192п «О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и инструкции по их заполнению». Суть программ примерно одинаковая. Она заключается в форматно-логической проверке предоставленных в отчетах сведений. То есть дистрибутив проверяет указанные данные на предмет соответствия требуемому формату, наличия опечаток, лишних символов. Например, правильность указания ИНН, СНИЛС, адресов, соответствие цифровых данных контрольным числам и так далее.

Обе программы предназначены для проверки отчетов, подготовленных в формате xml. Они могут проводить проверку следующих файлов:

• анкетные данные;
• ведомости уплаты страховых взносов;
• сведения о стаже и заработке по формам СЗВ-6-1, СЗВ-6-2, СЗВ-6-3, СЗВ-4-1, СЗВ-4-2, АДВ-6-3;
• формы по добровольным страховым взносам (ДСВ-1, ДСВ-3);
• справки о смерти;
• заявления об обмене и выдаче дубликата страхового свидетельства;
• РСВ-2, РСВ-3;
• СПВ-1, СПВ-2.

Для работы с программой CheckXML необходимо произвести простую процедуру установки. Актуальную версию установочного файла можно скачать на официальном сайте Пенсионного фонда.

После скачивания необходимо открыть архив и запустить файл, выделенный на рисунке снизу.

Затем произойдет запуск установки. В первом появившемся окне необходимо нажать кнопку «Далее».

Во втором окне необходимо выбрать место, куда будет установлена программа, и нажать кнопку «Далее».

После окончания установки необходимо запустить второй файл, находящийся в архиве. В нем хранится библиотека проверки адресов.

Для начала работы необходимо запустить программу, выбрать раздел «Данные» и нажать кнопку «Тестирование файла ПФР».

Затем нужно выбрать файл отчетности на компьютере и запустить проверку. После ее окончания на экране отобразится итог проверки с предложением открыть протокол.

В протоколе содержатся более подробные сведения и расшифровки найденных ошибок.

Как проверить отчетность в ПФР онлайн

Проверить отчет ПФР онлайн без регистрации можно с использованием различных сервисов, имеющихся в сети. Принцип их работы основан на использовании все тех же программ, разработанных Пенсионным фондом. Единственное отличие заключается в том, что их не нужно скачивать и устанавливать, а значит, воспользоваться ими можно в любом месте.

Наиболее популярной является проверка отчетности ПФР через Контур Онлайн. Чтобы воспользоваться ею, достаточно зайти на сайт http://www.kontur-pf.ru/check, загрузить файлы для проверки и нажать кнопку «Проверка».

В течение нескольких секунд система предоставит итог тестирования. Таким способом проверка отчетов ПФР онлайн производится бесплатно.

Исправление выявленных ошибок

После выявления ошибок их необходимо исправить. В противном случае ПФР не примет отчетность, а это может повлечь наложение штрафов. Следовательно, проверку рекомендуется проводить до отправки документов в ведомство.

Среди наиболее частых ошибок — это различного рода опечатки и помарки. Например, лишние знаки препинания, неправильное написание ФИО, несоответствие СНИЛС и т.д. Критичными являются:

• неверные реквизиты;
• некорректная подпись;
• неправильный формат файла.

В таких случаях потребуется повторная подача отчета. Ошибки, связанные с наличием пробелов в СНИЛС и ИНН, лишними нулями в этих кодах, а также дефисами и пробелами при написании фамилий, подлежат обязательному исправлению. Если они найдены до подачи отчетности, то она представляется с кодом «исхд». Если же ошибки обнаружены после подачи, то исправленный отчет нужно подавать с кодом «доп». Также дополняющие отчеты подаются, если выявлено несоответствие СНИЛС и неверные ФИО.

Существуют ошибки, исправление которых не является обязательным, если в документах не найдены другие более существенные оплошности. Например, ПФР может простить пустые поля для записи ФИО и ИНН, использование буквы «ё», апострофов, скобок и латинских букв.

Подчеркнем, что если проверка не проходит, скорее всего, проблема кроется в неправильном формате файла. Зрительно можно определить, отвечает ли файл существующим требованиям. В частности, его имя должно иметь следующий вид:

Штрафы за отчётность в ПФР

В случае несдачи или несвоевременной сдачи отчётности в Пенсионный фонд РФ на работодателя в качестве мер административной ответственности налагаются штрафы. В частности, это касается таких форм отчётности как СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ и СЗВ-ТД.

В статье мы разберёмся, как происходит назначение штрафов, в каком случае нарушителю грозит суд, а также выясним в каком размере штрафуется просрочка и какая ответственность налагается на работодателя за неправильную форму отчётных документов.

Как назначаются штрафы в Пенсионном фонде

Работодатели сдают в ПФР отчёты по формам СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ и СЗВ-ТД.

В отчёте по форме СЗВ-М содержится список сотрудников с информацией об их ИНН и СНИЛС. Освобождены от сдачи СЗВ-М лишь ИП, у которых нет сотрудников. Юрлица обязаны сдавать СЗВ-М в любом случае, поскольку сотрудником считается директор организации. Сведения о нём должны быть отражены в СЗВ-М, даже если он не получает зарплату и с ним не заключён договор.

В отчёт о стаже сотрудников по форме СЗВ-СТАЖ работодатель заносит информацию о каждом сотруднике, с которым заключён трудовой или гражданско-правовой договор: ФИО, даты приёма на работу и увольнения, а также другие сведения, необходимые для расчёта пенсии.

Отчёт СЗВ-ТД формируется при приёме физлица на работу, либо при увольнении сотрудника. В нём указываются сведения о работнике (ФИО, должность) и даты кадровых событий.

Пенсионный фонд назначает штраф работодателю за нарушение сроков предоставления сведений о сотрудниках, а также за ошибки в отчётности.

Формы отчётных документов, которые работодатель обязан предоставлять в ПФР, а также порядок их заполнения установлены Постановлением Правления ПФР от 27 сентября 2019 года № 485п.

Согласно Федеральному закону от 1 апреля 1996 года № 27-ФЗ, к работодателю, который нарушил правила представления информации о своих работниках, применяется ответственность в виде штрафа. Такая мера грозит нарушителю, если:

• не соблюдены сроки представления сведений по каждому сотруднику;
• отчётные данные представлены не полностью или не представлены вовсе.

При обнаружении нарушений ПФР составляет акт, который передаётся работодателю. Акт могут вручить лично под расписку, либо переслать заказным письмом или в электронном виде по ТКС. В течение 15 дней работодатель должен будет представить в Пенсионный фонд разъяснения по поводу несдачи отчётных документов, просрочки либо ошибок в представленных сведениях .

В спорной ситуации компания может подать возражение на имя руководителя территориального отделения Пенсионного фонда. В этом случае будет создана специальная комиссия, которая должна вынести решение — при отсутствии нарушений санкции будут отменены, но если нарушения будут подтверждены, работодателя привлекут к ответственности. На заседании комиссии может присутствовать либо сам руководитель организации, которая подала возражение, либо его представитель по доверенности.

Если нарушение будет подтверждено, ПФР направит работодателю требование о перечислении штрафа. На выплату даётся 10 дней. Если штраф не был уплачен по истечении срока, сумма взыскивается в принудительном порядке.

В данном случае Пенсионный фонд составляет соответствующий иск и отправляет его в суд. С августа 2020 года ПФР может подавать в суд лишь в том случае, если сумма штрафа превышает 3 тысячи рублей. Ранее такого ограничения не было, и Фонд мог взыскивать деньги в судебном порядке при любой сумме назначенного штрафа. Если нарушитель «накопит» несколько штрафов в общей сумме на 3 тысячи рублей, ПФР сможет обратиться в суд.

По взысканию есть срок давности — три года. Если организация будет оштрафована на сумму менее 3 тысяч рублей, Пенсионный фонд в течение указанного срока будет ждать очередного нарушения со стороны компании, пока не накопится сумма, при которой на компанию можно подать в суд. Если нарушений со стороны компании за это время не будет, ПФР потребует взыскания первоначальной суммы штрафа.

Штраф за сдачу отчётности в бумажном виде

Если штат сотрудников у работодателя по своей численности не превышает 25 человек, отчётность в ПФР следует сдавать только в электронном формате. Сдача отчётности в бумажном виде допускается при условии, что у работодателя менее 25 человек в штате. При этом работодатель вправе выбирать формат: он может представить отчётность как на бумажном носителе, так и в электронном виде.

Сформировать и сдать отчётность в электронном виде можно несколькими способами:

• с помощью бесплатного ПО на сайте Пенсионного фонда;
• через личный кабинет страхователя на сайте ПФР (на данный момент реализована лишь сдача СЗВ-ТД);
• через систему для сдачи электронной отчётности.

Веб-сервис «Астрал Отчёт 5.0» позволит быстро формировать и передавать отчётные документы не только в Пенсионный фонд РФ, но и в другие контролирующие ведомства (ФНС, ФСС, Росстат). В системе можно вести одновременно несколько организаций, обмениваться неформализованными документами с регуляторами, работать с документами, которые были сформированы в другом ПО для учёта. «Умный» редактор подскажет, как заполнять поля в отчёте, и поможет исправить обнаруженные ошибки.

Если работодатель, у которого работает более 25 человек, вместо электронного отчёта сдаёт бумажный, ПФР применяет к нему меры ответственности в виде штрафа. За непредоставление отчётности в электронном формате, когда данная форма является обязательной для работодателя, предусмотрен штраф в размере 1 тысячи рублей.

Штраф за несвоевременную сдачу отчётности в ПФР

Сдача отчётности в Пенсионный фонд РФ осуществляется в установленные законодательством сроки:

• СЗВ-М сдаётся ежемесячно до 15-го числа месяца, следующего за отчётным;
• СЗВ-СТАЖ нужно представлять ежегодно не позднее 1 марта года, который наступает за отчётным;
• CЗВ-ТД необходимо сдать не позднее, чем на следующий день после приёма на работу или увольнения сотрудника, по другим кадровым изменениям нужно отчитаться до 15 числа следующего месяца.

Если крайний срок приходится на выходной или праздничный день, отчёт нужно сдать на следующий после него рабочий день.

Федеральным законом № 27-ФЗ предусмотрена ответственность за несвоевременную сдачу отчётных документов, а также за ошибки в представленных сведениях о застрахованных. За непредоставление отчётности, либо сдачу отчётов в неполном объёме работодателю грозит штраф в размере 500 рублей за каждый несданный отчёт по застрахованному лицу (ст. 17 Федерального закона № 27-ФЗ).

Если доходит до суда (напомним, что размер общей суммы штрафов в этом случае должен быть более 3 тысяч рублей), ПФР может подать иск в течение шести месяцев с момента превышения лимита или по истечении 36 месяцев.

Рассмотрев иск, суд может уменьшить сумму штрафа. Например, если нарушение было совершено впервые. Кроме того, доводами для уменьшения санкций могут стать:

• признание вины со стороны нарушителя;
• небольшой срок опоздания;
• отсутствие негативных последствий для бюджета и др.

Согласно ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ, при нарушении сроков и порядка представления отчётности должностному лицу страхователя грозит штраф в размере от 300 до 500 рублей. Санкций можно избежать, если работодателем были соблюдены сроки, но в отчётности были выявлены ошибки. Для этого он должен сдать откорректированные формы до того, как ошибки будут выявлены Пенсионным фондом.

Узнайте, какую отчетность должен сдать ИП в ПФР в нашей статье.