Сотрудник АХО кто это?

Что такое АХО, расшифровка должности

30 Января, 2019
Руководства
Юлия Абдулбарова

Компании обычно работают в каком-то специфическом сегменте, а основной штат их сотрудников занят достижением конкретных задач в рамках общей цели. Но при этом во всех крупных и средних организациях есть сотрудник или целый отдел, призванный обеспечить комфорт, безопасность трудящихся. Это АХО. Расшифровку должности, функции работников и всего отдела, должностные инструкции мы представим далее. Также определимся, чем важно это подразделение для обеспечения нормальной деятельности всей организации.

Что означает аббревиатура?

Отдел АХО (Расшифровка аббревиатуры — административно-хозяйственный отдел) имеет место во всех компаниях, где численность трудящихся превышает 100 человек. Что касается крупных корпораций, то там отдел АХО даже дополнительно разделяется на несколько внутренних секций. Обычно это следующие:

Социально-бытовая.
Планово-расчетная.
Материально-ресурсная.

Мы разобрались, как расшифровывается АХО. Цель деятельности отделения: обеспечить результативную работу сотрудников компании. Для этого подразделение занимается расчетами необходимого объема и закупкой расходных материалов, обеспечивает чистоту помещений, безопасность и комфорт на рабочих местах.

Требования к соискателям

Многим соискателям интересна расшифровка должности АХО. Важно отметить, что при приеме на работу в этот отдел приветствуют такие качества, как стрессоустойчивость, добропорядочность, честность, оперативность.

Отдают предпочтение кандидатам с развитыми лидерскими качествами, организационным опытом, умением быстро находить верные решения, продумывать альтернативные пути. Через АХО проходят порой весомые денежные суммы, что накладывает на его работников большую ответственность.

Кто трудится в отделе?

Если организация небольшая, то должности «начальник АХО» в ней конкретно не существует. Вопросами хозяйственного толка занимается директор. Какие-то дела он может делегировать своему секретарю или офис-менеджеру.

Крупные же компании не могут полноценно вести свою деятельность без структурированного административно-хозяйственного отдела. Он включает в себя и начальника, и сотрудников АХО. Должности последних самые различные:

Экономисты.
Охранники.
Инженеры по техобслуживанию.
Курьеры.
Водители.
Экспедиторы.
Гардеробщики.
Уборщики помещений и проч.

Какие именно специалисты представлены в АХО конкретной компании, зависит от специфики ее деятельности, размера и территориального нахождения.

Распределение штата

Хозяйственное обеспечение компании — это обычно дело целой команды специалистов. Ее численность зависит от количества сотрудников всей компании. В среднем на 1000 трудящихся приходится 15 сотрудников АХО.

По профессиональному уровню работников административно-хозяйственного отдела разделяют на три группы:

Плотники, техники, электрики, водители, гардеробщики, энергетики, сантехники, уборщики, инженеры, секретари.
Главные инженеры, начальники АХО (расшифровка административно-хозяйственный отдел), администраторы, ведущие специалисты.
Руководители предприятия, заместители директоров, технический директор, начальник АХЧ.

Основные задачи

Расшифровки должности АХО как таковой нет. Ведь аббревиатура означает административно-хозяйственный отдел, а не определенного сотрудника. Это подразделение выполняет следующие задачи:

Закупка, хранение и последующая выдача работникам различных расходных материалов, материальных ценностей, необходимых для трудовой деятельности.
Периодический и срочный ремонт помещений, оборудования, мебели и проч.
Контроль за выполнением сотрудниками правил пожарной безопасности.
Несение ответственности за материальные ценности компании.
Урегулирование всех вопросов с поставщиками коммунальных услуг.
Решение вопросов со связью — проводной, мобильной, интернетом и проч.
Контроль за чистотой рабочих помещений, своевременная уборка.
Организация по трудовому законодательству РФ комфортных условий для отдыха сотрудников.
Обеспечение охраны офиса, производственных помещений, территории организации и проч.

Положение об отделе

АХО. Какая это должность? В административно-хозяйственном отделе трудятся самые разнообразные специалисты — от инженеров, техников до уборщиков помещений и экспедиторов.

Деятельность АХО в компании определяет специальное Положение. Этот документ по своему содержанию не является единым для всех фирм — какие-то предписания разнятся в зависимости от специфики деятельности организации, ее размера.

Стандартно Положение включает в себя следующее:

Структуризация АХО, главные цели, задачи, функции подразделения, перечисление прав и обязанностей его работников, уровень ответственности, должностные инструкции.
Как осуществляется и организуется административно-хозяйственное обеспечение? Как решаются материально-технические вопросы?
Вопрос подчинения отдела (стандартно подчиняется или директору, или его заму).
Что должен соблюдать отдел: правила по хозобслуживанию, нормы эксплуатации/содержания помещений, мониторинг состояния оборудования, техника противопожарной безопасности, эпидемиологические и санитарные режимы.
Требования к квалификации начальника АХО (расшифровку аббревиатуры мы уже представили), сотрудников подразделения. Определение должностных функций, прав, обязанностей.
Вопрос взаимодействия с другими подразделениями компании. Сотрудничество со сторонними организациями.
Вопрос ответственности, штрафов за несоблюдение должностных инструкций каждым из работников АХО.

Функции АХО

Перечислим функции административно-хозяйственного подразделения, исполнение которых — непосредственная обязанность его сотрудников:

Обеспечение закупок техники, расходников, инвентаря, оборудования, канцтоваров.
Снабжение работников всем необходимым для их деятельности — техникой, расходными материалами, офисной мебелью.
Проведение ремонтных и профилактических работ.
Ведение документооборота по сфере своей деятельности.
Уборка, оформление помещений компании.
Благоустройство территории организации.
Организация питания сотрудников фирмы.
Организация доставки, транспортного обеспечения.
Создание мест отдыха сотрудников, организация совместных праздников, кооперативов.
Взаимодействие с арендодателями, поставщиками коммунальных услуг, иными сторонними компаниями.
Организация энергообеспечения, связи, контроль за системами водоснабжения, канализации, вентиляции, кондиционирования.
Контроль за соблюдением в организации противопожарных и санитарных норм.
Набор новых работников в АХО на вакантные должности.
Информирование трудящихся по нововведениям, актам, мероприятиям согласно своей области деятельности.

Взаимодействие с иными структурами

АХО непосредственно взаимодействует со следующими структурными подразделениями компании:

Бухгалтерия. Предоставление отчетности о расходах, копий договоров с поставщиками.
Производственный отдел. Получение необходимого оборудования.
Юридический отдел. Обращение за помощью в составлении договоров, консультирование по поводу норм законодательства в административно-хозяйственном поле.
Отдел закупок. Обращение по поводу проведения тендеров, анализа рынка поставщиков.
Планово-экономический отдел. Начальник АХО обращается сюда для распределения з/п, премий, отпускных своим подчиненным.
Отдел кадров. Помощь в формировании кадрового расписания.

Начальник подразделения

Первой должностью в АХО по классификатору является начальствующая. Это главный человек в отделе. Помимо начальника, руководителем может быть администратор, главинженер или ведущий специалист. Обязательно наличие опыта работы — не менее пяти лет на руководящей должности. Этот сотрудник подчиняется непосредственно гендиректору или его заму. Он обладает правом подписи документов по своей специализации, уполномочен представлять компанию по делам АХО.

Начальник административно-хозяйственного отдела должен знать следующее:

Трудовой кодекс.
Внутренние нормативные акты компании.
Данные о структурных подразделениях организации, их взаимосвязи.
Правила охраны труда.
Приказы, распоряжения, акты, постановления непосредственного руководства, касающиеся административно-хозяйственной части.
Правила организации труда, управления персоналом.
Ведение материальной отчетности, табельного учета, установление сроков сдачи документации.
Эксплуатация и обслуживание офисной техники.
Навыки делового общения, составления документации.
Порядок проведения закупок расходных материалов, инвентаря, оборудования и проч.
История организации-работодателя, перспективы ее развития.

Акт приема должности начальника АХО подписывается директором компании. На новоиспеченного сотрудника возлагаются следующие важные задачи руководителя:

Определять меры наказания для своих подопечных (работников АХО).
Быть ответственным за график отпусков.
Давать право на уход с рабочего места при возникновении непредвиденных обстоятельств.
Контроль за исполнением всех поставленных перед подразделением задач.
Привлечение подрядчиков.
Контроль за проведением закупок.
Разработка планового ремонта помещений и проч.

Должностная инструкция начальника

Что касается этого важного документа, то он приписывает следующие служебные обязанности начальнику АХО:

Контроль за работой подведомственных сотрудников, исполнением ими должностных инструкций, распределение между работниками обязанностей.
Набор персонала в АХО.
Контроль за работой подведомственного технологического оборудования — освещением, системой вентиляции и проч.
Составление планов и организация работ по ремонту служебных помещений.
Организация благоустройства подведомственной территории — от ухода за газонами, уборки кабинетов до оформления офиса по случаю праздников и торжеств.
Оформление, подписание необходимой документации по поводу сотрудничества со сторонними организациями по делам АХО.
Составление материальной отчетности, контроль за ее ведением.
Ответственность за закупку, хранение, распределение рабочего инвентаря, расходников, технологического оборудования внутри организации.
Внедрение, распределение, обновление систем связи, противопожарной безопасности, офисной техники.

Права руководителя

Что касается должностной инструкции начальника/специалиста/ведущего инженера АХО, то документ определяет следующие права работника:

Запрашивать от других подразделений сведения, необходимые для работы административно-хозяйственной части.
Докладывать вышестоящему руководству о нарушениях со стороны подчиненных, самостоятельно назначать для них меру наказания.
Инициировать усовершенствование работы компании и в целом, и по административно-хозяйственным вопросам.
Требовать от руководства предоставление всех условий для полноценной деятельности.
Оценивать качество работы подведомственных сотрудников.

Мы представили расшифровку АХО, должности в отделе. Это важное подразделение в компании. Хоть его функции могут быть совсем далеки от главного вектора деятельности, без работы сотрудников АХО сложно наладить комфортные условия труда, бытовые удобства на производстве, обеспечение сотрудников необходимым.

Специалист АХО — кто это? Административно-хозяйственный отдел: структура, сотрудники, руководство

Каждый человек, который имел опыт работы, понимает, насколько важно, когда в компании должным образом поддерживается жизнедеятельность и обеспечивается безопасность сотрудников. Выясним, какие работники должны быть включены в штат компании, чтобы сделать пребывание в ней комфортным.

Для чего создается АХО

Вначале поясним, что АХО – это административно-хозяйственный отдел. Обычно такие структурные подразделения создаются на крупных предприятиях с разветвленной структурой хозяйственной деятельности. В мелких компаниях функции целого отдела может выполнять один человек. Основная функция сотрудников этого отдела сводится к тому, чтобы грамотно организовать административно-хозяйственную деятельность, минимизировав затраты компании на обеспечение ее жизнедеятельности и создав комфортные условия пребывания на рабочих местах.

Структура отдела

Как уже говорилось выше, сотрудник АХО – это должность, которая более характерна для крупной организации, где формируют самостоятельное структурное подразделение и создают положение об АХО.

В многотысячных холдингах в рамках АХО могут быть выделены участки, группы.

Так, в рамках отдела можно выделить секторы:

1. Планово-расчетный, основная задача которого – планирование расходов и определение их целесообразности.

2. Материально-ресурсный – осуществляет контроль приемки расходных материалов.

3. Социально-бытового обеспечения – создает условия комфортного существования сотрудников компании.

Основные задачи отдела

Перед данным подразделением ставится достаточно много задач, в большой организации редко можно услышать вопрос: « Специалист АХО — кто это?»

Всем членам коллектива понятно, что работники отдела занимаются важными вопросами, решение которых способствует результативной работе предприятия:

хозяйственное обслуживание;
содержание в надлежащем состоянии внутренних помещений и здания;
создание комфортных условий труда.

Административно-хозяйственный отдел. Функции

В связи с тем, что задачи перед этой структурной единицей могут стоять весьма разнообразные, но так или иначе связаны с обеспечением хозяйственного обслуживания надлежащего уровня, можно обозначить следующие его функции:

обеспечение соответствующего содержания помещений предприятия;
контроль исправной работы оборудования;
планирование реконструкций, ремонта зданий;
осуществление планового ремонта, его контроль и приемка;
благоустройство здания и его фасада, озеленение;
составление сметы расходов;
оформление всей необходимой документации;
обеспечение офисных сотрудников всем необходимым для эффективной работы.

Исходя из этого, можно сделать вывод, что работа в АХО требует соблюдения большого количества норм и правил и неразрывно связана с высокой степенью ответственности за исполнение работ.

О правах

Теперь поговорим о том, какие имеет права специалист АХО (кто это — мы уже определились) . Также в данном пункте будет обозначено, кто несет ответственность за исполнение обязанностей сотрудниками отдела.

Как и следовало предполагать, в этот пункт включено все, что связано с контролем за соблюдением различных норм, требований по сохранению собственности компании, которая находится в оперативном пользовании.

Также отдел может контролировать надлежащее хранение имущества на складе, требовать отчетов об использовании расходных офисных материалов.

Безусловно, право данного структурного подразделения – представление интересов компании при взаимодействии с различными учреждениями (ремонтные, строительные организации) в случае необходимости решения входящих в его зону ответственности вопросов.

По результатам проверок начальник АХО может инициировать через руководство издание приказа о наложении дисциплинарного взыскания за порчу имущества.

О взаимодействии

Специалист АХО (кто это — руководитель или рядовой сотрудник, не имеет значения) при выполнении своей работы в обязательном порядке выстраивает служебные взаимоотношения с коллегами из других отделов. Это необходимо для качественного выполнения функций.

От сотрудников других структурных подразделений работник административно-хозяйственного отдела получает заявки на покупку необходимых в работе вещей (оргтехника, канцелярские товары и прочее), а также отчеты о порче имущества, письменные объяснения о причинах поломок.

АХО не только контролирует другие отделы по исполнению круга вверенных ему вопросов, но и составляет планы выполнения ремонта в помещениях на основании нормативов, предоставляемых финансовой и бухгалтерской службами.

Кроме того, структурное подразделение взаимодействует с отделом кадрового администрирования (запрос штатного расписания, получение информации о командировках сотрудников) и юридическим отделом (запрос консультационной помощи при составлении договоров).

Об ответственности

Теперь необходимо затронуть зону ответственности, которую несет специалист АХО. Кто это решает контролировать, тот должен знать, что полностью отвечает за исполнение функций начальник административно-хозяйственного отдела.

В его обязанности входит в том числе организация работы сотрудников вверенного ему структурного подразделения. Руководитель обеспечивает качественную и своевременную подготовку документации, ведение документооборота. Именно начальник АХО отвечает за исполнение сотрудниками производственной дисциплины. Зона ответственности прочих работников хозяйственного отдела определена должностными инструкциями, которые коротко будут рассмотрены в данной статье.

Должностная инструкция начальника АХО

Сотрудники, которые не занимаются ведением кадрового документооборота, вряд ли задумываются, что обозначенная инструкция должна соответствовать определенным требованиям.

Тем не менее это так. В обязательном порядке документ должен содержать указание на квалификацию начальника отдела и требования к опыту работы. Как правило, на должность руководителя принимаются специалисты с высшим образованием (в нашем случае образование может быть техническим либо экономическим), опытом работы (минимум три года в качестве специалиста, 1-2 года – в качестве руководителя).

Начальнику отдела необходимо знать все локально-нормативные акты, приказы по организации, регулирующие ее деятельность, а также быть проводником принятой в компании корпоративной культуры.

В любую должностную инструкцию, будь то начальник, инженер АХО либо другой сотрудник, необходимо включить требования о знании норм и правил ОТиТБ, противопожарной безопасности.

Документ также обязан содержать информацию о том, кто является непосредственным начальником сотрудника, кто его замещает во время болезни.

Обязанности по должности « начальник АХО » во многом перекликаются с функциями отдела, что неудивительно. Тем не менее обозначим их:

обеспечение качественного обслуживания и соответствия нормам и правилам СНиП состояния здания и внутренних помещений;
составление смет, планирование ремонтных работ;
обеспечение сотрудников компании необходимой мебелью, техникой, инвентарем, ведение их учета по предприятию, организация рационального использования материалов;
осуществление руководства работами по благоустройству территории;
организация обслуживания на надлежащем уровне совещаний, конференций и прочих мероприятий;
руководство сотрудниками вверенного ему подразделения.

Информация о правах также обязательна в должностной инструкции. Здесь следует говорить о вынесении на рассмотрение руководства проектов по усовершенствованию обслуживания, о знакомстве с документами, регулирующими деятельность компании, информировании руководства о недостатках в хозяйственной деятельности. В рамках управления сотрудниками должностное лицо может выносить предложения о поощрении/наказании своих специалистов.

Раздел об ответственности включает в себя информацию о необходимости надлежащим образом исполнять свои обязанности и бережно относиться к собственности работодателя.

Другие должности в отделе

Структура АХО предполагает существование в ней достаточно большого количества сотрудников: это могут быть инженеры, специалисты, ассистенты.

В зависимости от того, насколько сложно устроена организация, могут существовать ведущие, старшие, младшие специалисты, ассистенты. Должностная инструкция, безусловно, в данном случае прописывается непосредственно под конкретную должность и организацию, предполагает четкое разделение зон ответственности.

Отдельно следует сказать об обязанностях таких сотрудников, как дворник, уборщица, которые занимаются приведением в надлежащее состояние территории и помещений. Их работа не представляет особой сложности, но также сопряжена с определенной степенью ответственности.

Из всего вышесказанного можно сделать вывод о том, что работа сотрудников АХО состоит в грамотном планировании и обеспечении служащих ресурсами. При этом специалисты не должны допускать перерасхода и возникновения аварийных ситуаций.

Таким образом, работа в АХО связана с не меньшей ответственностью, чем на других должностях.

Специалист АХО: кто это такой?

Залог успеха любой крупной компании — в слаженной работе: она должна функционировать как единый организм. И, конечно, в нем должен быть тот «орган», та система, что гарантирует комфортный труд всех сотрудников, обеспечивает их всех необходимым. Это специальный отдел — АХО. Не все конкретно представляют, что скрывается за аббревиатурой. А кто это — специалист АХО? Давайте выясним далее, представив по ходу дела должностную инструкцию работника.

Что такое АХО?

Чтобы разобраться, кто это — специалист АХО, мы сначала разъясним читателю характеристику и основные функции места работы этого должностного лица. Аббревиатура АХО — административно-хозяйственный отдел. Создается практически во всех компаниях, где численность сотрудников превышает 100 человек. Отдел занимается закупкой расходных материалов для деятельности фирмы, расчетом их необходимости, отвечает за порядок и комфортабельность рабочих мест, обеспечивает чистоту общественных и производственных помещений компании.

Если же корпорация масштабная, то АХО внутри себя дополнительно разделяется на ряд подразделений:

планово-расчетное;
материально-ресурсное;
социально-бытовое.

Основные задачи отдела

Кто это — специалист АХО? Должностное лицо, которое выполняет все (или часть — в зависимости от масштаба организации) функции административно-хозяйственного отдела. А задачи у АХО следующие:

Закупка, хранение, выдача сотрудникам различных предметов, материальных ценностей, необходимых для их работы.
Ремонт поломок материального имущества компании, реставрация помещений.
Соблюдение противопожарных нормативов и правил, контроль за следованием им сотрудников.
Материальная ответственность за эксплуатируемым сотрудниками имуществом компании.
Поиск фирм, предоставляющих клининговые и коммунальные услуги.
Заключение соответствующих договоров и соглашений — на проведение интернета, телефонной связи, вывоз мусора и проч.
Своевременное и полное обеспечение сотрудников организации материальными ценностями, необходимыми для их работы.
Контроль за состоянием рабочих помещений, своевременное устранение возникающих неполадок.
Организация комфортных условий для отдыха сотрудников в течение рабочего дня.
Контроль за обеспечением охраны рабочих помещений.

Сотрудники отдела

Административно-хозяйственный отдел — это не только ведущий специалист АХО. В подразделении трудится целая команда сотрудников — уборщики помещений, инженеры по техническому оборудованию, охранники, экономисты, водители, экспедиторы, гардеробщики, курьеры и др.

Штатная численность отдела зависит от масштабности компании. В среднем, на 100 человек сотрудников приходится 15 специалистов АХО (по инструкции). Подразделяются эти работники на три профессиональных уровня:

Техники, сантехники, плотники, водители, электрики, гардеробщики, энергетики, инженеры, секретари.
Главные инженеры, администраторы, ведущие специалисты, начальники АХО.
Заместители директора по АХО, технические руководители, начальники по АХЧ.

Должностная инструкция специалиста АХО — это документ, диктующий обязанности ведущего специалиста, администратора или иного работника, занимающего руководящую должность. Перейдем непосредственно к ней.

Требования к специалисту

Должностная (ведущего специалиста АХО) инструкция подразумевает ряд требований к работнику. Сотрудник должен знать:

Распоряжения, приказы, постановления, иные регулятивные и нормативные документы, непосредственно относящиеся к его (специалиста) деятельности.
Структуру организации-работодателя, права и обязанности ее сотрудников.
Правила и рекомендации по обслуживанию посетителей, потребителей.
Виды оказываемых работ и услуг.
Основы экономики, управления персоналом, организации труда.
Основы маркетинга, продвижения.
Планировку, эстетическое оформление помещений.
Основы социальной психологии.
Трудовое законодательство.
Правила и нормативы охраны труда.

Минимальные требования к подготовке специалиста:

Среднее профессиональное образование.
Начальное профессиональное образование с опытом работы по специальности не менее 2-х лет.

Для занятия руководящих должностей обязателен опыт работы в административно-хозяйственном отделе не менее 5 лет.

Личные качества работника

Кто это — специалист АХО? Работник, обладающий следующими личными качествами:

Стрессоустойчивость.
Инициативность.
Лидерские и организаторские навыки.
Честность.
Добропорядочность.
Умение оперативно находить выход из сложных ситуаций.

Главные рабочие функции сотрудника

По профстандарту специалист АХО исполняет следующие главные задачи на своем рабочем месте:

Обеспечивает хозяйственную деятельность компании-работодателя.
Контролирует рациональное использование расходных материалов и прочих материальных ценностей.
В рамках своей компетенции ведет учетную документацию, а также предоставляет отчеты по деятельности отдела непосредственному руководителю.

Должностные обязанности специалиста

Круг обязанностей специалиста АХО необычайно широк:

Контролирует сохранность материальных ценностей.
Принимает действенные меры по предотвращению и разрешению конфликтных ситуаций в отделе.
Рассматривает претензии сотрудников и клиентов организации по некачественному обслуживанию его подчиненными. Проводит необходимые организационно-технические мероприятия, искореняющие повторение подобных случаев.
Контролирует должное оформление рабочих помещений, а также следит за внутренней и наружной рекламой — обеспечивает ее обновление, заботится об эстетически привлекательном состоянии.
Обеспечивает чистоту и порядок как в самой организации, так и на прилегающих к помещениям компании территориях.
Контролирует соблюдение починенными сотрудниками норм охраны труда, санитарии, противопожарной безопасности.
Информирует руководство касательно недочетов в деятельности отдела, предлагает пути их искоренения.
Следит за чистотой и порядком в офисах, организует своевременный ремонт мебели, оборудования и помещений.
Организует закупку офисной мебели, канцтоваров и технического оборудования.
Организует и контролирует деятельность клининговых служб.
Организует поздравления как сотрудников организации, так и ее клиентов по случаю государственных праздников, дней рождения, памятных дат.
Если работодатель арендует помещения, то специалист АХО решает все хозяйственные вопросы по аренде.
Организует своевременную реставрацию, перестройку рабочих помещений.
Ответственен за хранение канцелярских товаров, оборудования, хозяйственных материалов, инвентаря. Обеспечивает по необходимости всем вышеперечисленным работников организации.
Организует питание сотрудников.
Составляет необходимые учетные и отчетные документы.

Взаимодействие с другими подразделениями

Должностные обязанности специалиста АХО — это и взаимодействие с иными отделениями, должностными лицами внутри организации.

Начальник АХО. По вопросам, требующим согласования с вышестоящим руководителем.

Все другие структурные подразделения организации. Здесь составлен целый список вопросов по получению:

Заявки на обеспечение хозинвентарем, мебелью, оборудованием, техническими устройствами, канцтоварами и проч.
Отчеты по использованию предоставленных материальных ресурсов.
Заявки на хозобслуживание конференций, семинаров, собраний и проч.
Заявки на ремонтные работы различного масштаба.
Заявки на организацию питания работников.

АХО, в свою очередь, предоставляет всем структурным подразделениям организации запрошенные материальные ресурсы — канцтовары, мебель, технику и проч.

Управление отчетности и учета. Вопросы по получению от АХО:

Учет имущества, хозяйственных операций, поступивших денежных средств и проч.
Данные по движению финансов.

Предоставляется управлением отчетности и учета следующее:

Документы с лимитами на отпуск материальных ресурсов и их расходование структурными подразделениями.
Предложения по реализации неиспользованных материальных ценностей.
Сметы расходов на содержание рабочих помещений, зданий организации, в т. ч. и на сопутствующее оборудование.
Сметы расходов на закупку мебели, канцтоваров, технического оборудования и проч.

Юридическое управление. Вопросы получения административно-хозяйственным отделом:

Юридические консультации по интересующим вопросам.
Документы на правовую экспертизу.
Ответы на запросы юридической направленности.

Секретарь-референт. Передача документов на отправку и/или тиражирование. От секретаря отдел получает корреспонденцию в свой адрес.

Права специалиста

Специалист АХО имеет право:

Запрашивать у структурных подразделений компании сведений о состоянии помещений и оборудования, использования расходных материалов.
Вносить на рассмотрение руководителя предложений по улучшению своей работы.
Требовать от работодателя обеспечение нормальных условий трудовой деятельности.
Принимать ответственные решения в границах своей компетенции.

Ответственность специалиста

Работник несет полную ответственность за:

Своевременное обеспечение организации необходимыми материалами, оборудованием, мебелью и проч.
Сохранность документации.
Своевременность и правильность составленных лично отчетов руководству.
Разглашение сведений, являющихся коммерческой тайной работодателя.
Сохранность материальных ценностей, предоставленных компанией для рабочей деятельности.
Невыполнение требований должностной инструкции.

Специалист АХО — ответственная должность. Ведь на административно-хозяйственном отделе держится комфортная рабочая атмосфера организации, полноценный труд ее сотрудников. Порой от АХО даже зависит возможность безостановочной работы компании.

Современный «ахошник», кто он такой?

Рыночные требования к руководителям административно -хозяйственных подразделений

Автор: Анатолий Борисович Набоков,
к. т. н., профессор Открытой европейской академии экономики и политики (Прага)

Более десяти лет я веду обучающие семинары по повышению квалификации персонала административно-хозяйственных подразделений (АХО) в России и за рубежом, постоянно контактирую с большим количеством персонала обеспечивающих подразделений. На основании полученного опыта хочу поделиться мыслями о тенденциях, существующих на рынке, и современных требованиях работодателей к руководителям и персоналу административно-хозяйственных подразделений.

Время «ахошников» — крепких завхозов, основная задача которых состоит в исполнении заявок и поручений персонала компаний, уходит. Нужны менеджеры, которые бы не разбрасывались имеющимися ресурсами, а организовали эффективную работу своих подразделений и персонала для выполнения поставленных руководством целей и задач. Сформулируем основные цели и задачи, которые чаще всего выдвигает бизнес-сообщество перед руководителям подразделений АХО.

Цели подразделений АХО

Основной целью подразделений АХО является организация комфортных условий жизнедеятельности персонала компании в рамках финансовых ограничений или утвержденных бюджетов. Другими словами, в офисе должно быть чисто, безопасно, светло и тепло, персоналу удобно находиться на своем рабочем месте, коммуницировать с другими подразделениями, ходить в туалет, принимать пищу и многое другое.

Организация комфортных условий предполагает, что они будут определены руководителями АХО в утвержденных стандартах, регламентах или процедурах. И все это надо выполнять в рамках защищенных бюджетов, то есть понимать экономику затрат, необходимых для создания и поддержания этих комфортных условий.

Задачи подразделений АХО

Чтобы достичь своей основной цели, руководитель АХО организует выполнение следующих задач.

Задача 1. Организация материально-технического обеспечения деятельности компании. Предполагает организацию закупки, учета, хранения, выдачи, инвентаризации и списания канцелярских товаров, мебели, хозяйственного инвентаря, бытовой техники и других товарноматериальных ценностей (ТМЦ).

Задача 2. Организация исполнения заданного уровня сервисных услуг хозяйственным или подрядным способом. Предполагает организацию коммунальных услуг, транспортного обеспечения, клининга, общественного питания, вывоза мусора и прочего.

Задача 3. Организация эксплуатации, обслуживания и ремонтов офисных зданий, помещений, оборудования, офисной техники.

Для решения этой задачи необходима организация осмотров, проведения планово-предупредительных ремонтов и оперативного реагирования в случае аварийных ситуаций.

Задача 4. Организация обеспечения выполнения требований охраны и безопасности труда, пожарной безопасности. Бывают исключения, и в таком случае решение этой задачи возлагается на специально созданные подразделения. Если вам повезло, то в зоне вашей ответственности будет разработка планов мероприятий: например, эвакуация персонала, проведение обучения, инструктажей, ведение документации.

Задача 5. Организация управления подразделениями и персоналом подразделений АХО. Предполагает планирование, организацию исполнениях и контроль работы всех подразделений АХО. Годовые планы требуемых для выполнения работ и бюджетов руководитель АХО защищает перед бюджетным комитетом или руководством компании. В течение года бюджеты могут «оптимизироваться», а работы дополняться. Кроме годового планирования руководитель АХО определяет план ежемесячных, еженедельных и текущих работ и требуемых для их исполнения ресурсов.

Организация исполнения планов и работ предполагает назначение персонала, постановку целей, указания времени, места, качества исполнения, требуемого результата.

Планы и работы, которые не контролируются, с большой вероятностью могут выполняться некачественно, поэтому руководитель АХО сам выбирает точки контроля, необходимый персонал и периодичность контроля. Но контроль должен быть организован обязательно.

Задача 6. Оптимизация деятельности подразделений АХО. Очень важная в настоящее время задача. Предполагает оптимизацию работы, процессов ее выполнения, расхода ТМЦ, оптимизацию денежных, временных, людских ресурсов на выполнение поставленных задач или выполняемых работ.

Задача 7. Управление возможными рисками для подразделений АХО. Задача новая и возникла в связи с требованиями международного стандарта ISO 9001:2015. Предполагает идентификацию рисков и разработку программы минимизации рисков в зонах ответственности подразделений АХО.

Мы перечислили набор основных задач руководителя АХО, которые могут дополняться в зависимости от отраслевых особенностей или требований руководства компании.

Критерии исполнения (KPI) задач АХО

Чтобы понимать, выполнены ли рассмотренные выше задачи, необходимо выделить критерии исполнения задач. Ниже приводятся возможные KPI задач руководителя АХО:

— выполнение задачи в рамках выделенного или защищенного бюджета: этот критерий предполагает знание и понимание руководителем АХО структуры себестоимости предоставляемой услуги или ТМЦ и принятие решений в случае финансовых отклонений;

— отсутствие рекламаций персонала на низкое качество выполненных работ;

— отсутствие нарушений приказов, указаний вышестоящего руководства, а также нарушений утвержденных стандартов, регламентов, процедур в зонах ответственности подразделений АХО;

— экономический эффект, полученный в результате поданных предложений по оптимизации работ, процессов, принятия новых правил или подходов для выполнения задач.

Требуемые новые компетенции руководителей подразделений АХО

Таким образом, для качественного выполнения поставленных задач, реализации новых проектов, исполнения положений, регламентов и должностных инструкций руководители подразделений АХО должны обладать целым перечнем специализированных и управленческих знаний, среди которых можно выделить следующие:

— понимание процесса бюджетирования и экономики показателей деятельности подразделений АХО; понимание структуры себестоимости оказываемых вашей компании услуг и организация контроля их исполнения в рамках финансовых лимитов;

— организация проектов по оптимизации затрат и процессов, минимизации потерь в зоне ответственности подразделений АХО;

— ведение переговорного процесса, заключение и отслеживание выполнения договоров;

— организация складского учета и ведение складской аналитики, нормирование запасов канцтоваров, инвентаря, расходных материалов, моющих средств и других ТМЦ;

— организация эксплуатации офисных зданий и помещений, понимание сметной стоимости проводимых ремонтных работ и оптимизация их стоимости;

— организация и контроль требуемого технического обслуживания и ремонтов офисной техники, оборудования, лифтового хозяйства, организация оперативного реагирования в случае аварийных ситуаций;

— внедрение инструментов бережливого производства и бережливого офиса с целью минимизации потерь и наведения порядка, например внедрение в офисе технологии 5S;

— повышение качества и снижение стоимости клининговых услуг;

— повышение эффективности работы подразделений АХО за счет мотивации персонала на базе KPI, повышение вовлеченности персонала в процесс улучшений.

Отмечу еще одну актуальную задачу, решение которой хочет видеть работодатель, — это оптимизация деятельности подразделений АХО, или управление изменениями. Перечислим возможные направления решения этой задачи:

— описание (моделирование) и оптимизация процессов, в которых участвуют подразделения АХО и взаимодействуют с другими подразделениями; оптимизация возможна по стоимости, времени исполнения, качеству, рискам;

— оптимизация затрат в рамках закрепленных за подразделениями бюджетных статей; если статья затрат — клининговые услуги, то оптимизация стоимости выполняемых клининговой компанией работ;

— минимизация возможных потерь;

— оптимизация системы мотивации и численности персонала подразделений АХО;

— повышение качества услуг.

Подводя итоги, хочется отметить, что в настоящее время предъявляется большой набор требований к руководителю и персоналу АХО. Просто быть исполнителем не «модно». Требуется менеджер-решатель, который не занимается перенаправлением задач, а решает возникшую проблему в поставленные сроки, с заданным или согласованным с внутренним клиентом качеством и в рамках бюджетных лимитов. Для того чтобы стать таким решателем, необходимо владеть многими специализированными и управленческими компетенциями. Другими словами, в настоящее время надо быть комплексным специалистом, то есть хорошим переговорщиком, закупщиком, экономистом, разбираться в вопросах организации технического обслуживания и ремонтов, организации работы транспорта, клининга, управления складскими запасами, управления персоналом, управления подрядчиками, управления проектами, и это еще не полный перечень.

Выводы

1. Производительность труда офисного персонала во многом зависит от комфортных условий, в которых приходится трудиться. АХО перестает быть второстепенным подразделением, и его роль только возрастает.

2. К руководителю АХО в настоящее время предъявляется большой набор требований. Он должен быть комплексным специалистом и владеть многими специализированными и управленческими компетенциями.

3. Руководитель АХО должен быть результативным (добиваться выполнения поставленных руководством задач, поручений, показателей) и эффективным (добиваться выполнения задач в рамках бюджетных ограничений).

4. Руководитель АХО должен управлять оптимизацией (изменениями) деятельности своих подразделений.

Где получить и как научиться требуемым компетенциям?

Где получить знания, чтобы результативно и эффективно решать поставленные перед подразделениями АХО задачи?

Вариант ПЕРВЫЙ: Самообучение или обучение (перенятие) опыта у опытных менеджеров.

Вариант ВТОРОЙ: Обучение на 1-3-дневных специализированных семинарах, форумах, конференциях.

Вариант ТРЕТИЙ: Повышение квалификации на специализированных программах MBA или Mini MBA.

Примером специализированной программы является модульная программа Mini MBA «Операционное и административное управление» (Operational & administrative management), проводимая каждые полгода в Москве Открытой европейской академией экономики и политики (Прага) (Oeaep.ru) совместно с Бизнес-школой А. Б. Набокова (NabokovMBA.ru).

Программа разработана для переподготовки и профессионального развития административных директоров, руководителей и менеджеров АХО и других обеспечивающих подразделений.

Обучение по программе проводится в Москве и включает 13 модулей, содержание которых подобрано таким образом, чтобы сформировать у слушателей практические навыки решения актуальных для подразделений АХО проблем и задач. Программу разработал и ведет к.т. н., профессор А. Б. Набоков.

В процессе обучения слушатели знакомятся с лучшими зарубежными и российскими практиками в области организации обеспечения комфортных условий жизнедеятельности офисного и производственного персонала, организации высокого качества услуг в рамках бюджетных ограничений. Особое внимание уделено формированию у слушателей управленческих компетенций, позволяющих формировать слаженную и мотивированную команду, способную обеспечивать высокий уровень сервиса и достигать поставленных задач.

Очередной курс обучения по программе Мини-МВА будет организован в сентябре 2018 года.

Обучение по программа Mini MBA «Операционное и административное управление»

1 этап. Обучение в Москве

Обучение по 13 модулям. Продолжительность обучения – три месяца, в субботние (возможно, воскресные) дни. Начало обучения в сентябре 2018 года.

Модуль 1. Стратегическое управление (8 акад. часов).

Модуль 2. Операционный менеджмент (8 акад. часов).

Модуль 3. Управление административно-хозяйственными (обеспечивающими) подразделениями (24 акад. часа).

Модуль 4. Управление автотранспортным подразделением (6 акад. часов).

Модуль 5. Управление обслуживанием и ремонтом оборудования и коммунальных инженерных сетей (4 акад. часа).

Модуль 6.Управление закупками. Управление складом, складскими запасами (2 акад. часа).

Модуль 7. Мотивация персонала. Модели повышения эффективности, вовлеченности персонала (8 акад. часов).

Модуль 8. Бережливый офис. Нормирование инструментов оптимизации затрат. Организация нормирования труда (8 акад. часов).

Модуль 9. Управление проектами. Традиционные и гибкие подходы управления проектами. Start Up (8 акад. часов).

Модуль 10. Организационное развитие. Оптимизация процессов (8 акад. часов).

Модуль 11. Системы управления рисками. Управление рисками в зоне ответственности административно-хозяйственных подразделений (4 акад. часа).

Модуль 12. Практические занятия (8 акад. часов).

Модуль 13. Защита диплома (8 акад. часов).

2 этап. Вручение дипломов международного образца в Праге в Открытой европейской академии экономики и политики

Расшифровка АХО и функции

Административно-хозяйственная служба — это подразделение компании, основная задача которого — создание условий для работы сотрудников всей организации. В обязанности АХО входит полное обеспечение бесперебойной деятельности компании: от закупки канцелярских товаров до проведения капитального ремонта помещений фирмы.

Понятие

АХО создается во всех компаниях с количеством работников более 100 человек. Крупные фирмы (корпорации) имеют в отделе внутренние подразделения. Они отвечают за результативную работу каждого сотрудника организации: рассчитывают количество и закупают расходные материалы, отвечают за порядок, чистоту в помещениях и на местах, обеспечивают безопасность, комфорт рабочих мест. Бывают следующие подразделения хозяйственного отдела:

социально-бытовой;
материально-ресурсный;
планово-расчетный.

При приеме на работу в отдел АХО приветствуются такие качества, как оперативность, стрессоустойчивость, навыки лидера, организационный опыт, умение быстро находить несколько альтернативных способов решения одного вопроса, порядочность, честность. Через хозяйственный отдел проходят большие денежные суммы, поэтому так важно, чтобы кандидаты на любую из должностей в подразделение отвечали всем требованиям.

Для чего создается отдел

В небольших предприятиях все хозяйственные функции возлагаются на директора или начальника. Он же вправе поручить решение возникающих вопросов секретарю или офис-менеджеру. Полноценный хозяйственный отдел формируется в более крупных компаниях. Он способен создать все благоприятные условия для работы. Но один человек не справится со всеми вопросами, поэтому в подчинении начальника отдела находится целая команда. Конкретный состав специалистов зависит от специфики компании, рода деятельности, территориального расположения, размера.

Выделяются следующие функции АХО:

покупка, хранение, выдача различных предметов и ценностей, необходимых для работы всех сотрудников компании;
ремонт помещений, устранение поломок имущества;
соблюдение норм и правил пожарной безопасности, контроль за выполнением всех рекомендаций;
материальная ответственность за имущество компании;
поиск фирм, предоставляющих все коммунальные услуги;
заключение договоров на предоставление проводной телефонной связи, сотовой связи, интернета, на оказание коммунальных услуг;
обеспечение сотрудников компании всем необходимым для эффективной работы;
контроль за состоянием помещений, устранение всех неполадок — в это входит своевременный ремонт, технические работы, уборка кабинетов;
организация комфортных условий для отдыха сотрудников согласно законодательству РФ;
контроль над обеспечением охраны здания, помещений, сотрудников.

Общие положения

Любое предприятие имеет положение об административном отделе. Оно слегка разнится в зависимости от рода деятельности фирмы и ее размеров, но многие положения являются стандартными, они одинаковы во всех компаниях. Вот некоторые из них:

Положение определяет структуру отдела, его функции, права, задачи, ответственность, назначение, цели, инструкции.
Отдел осуществляет и организует административно-хозяйственное обеспечение компании и решает все материально-технические вопросы.
Отдел является независимым подразделением. Подчиняется директору или его заместителю.
Вся работа должна соответствовать законам, актам правительства Российской Федерации, президента РФ, а также конституции РФ.
Отдел обязан соблюдать акты, правила хозяйственного обслуживания, нормы содержания и эксплуатации помещения, всего здания, вовремя осуществлять ремонт, следить за состоянием технического оборудования, следовать технике противопожарной безопасности, контролировать соблюдение санитарного и противоэпидемического режимов.
Требования к квалификации руководителя отдела и других сотрудников, их права, функции, обязанности указаны в должностных инструкциях, которые утверждает руководитель предприятия.
Подразделение в пределах своей компетенции взаимодействует со всеми отделами, подразделениями фирмы (компании, предприятия). Также при необходимости осуществляет свою работу, сотрудничая со сторонними организациями, их подразделениями.
За несоблюдение должностных инструкций, отсутствие трудовой дисциплины любой сотрудник отвечает перед своим непосредственным руководителем. К такому сотруднику применяются меры, предусмотренные законодательством РФ.
У административно-хозяйственного отдела имеется начальник с высокой степенью профессионализма, организаторскими навыками. Стаж, образование, другие требования определяет руководитель организации.

Подробности представлены на видео.

Должностные обязанности

Хозяйственным обеспечением организации занимается большая команда специалистов. Штатная численность зависит от рода деятельности. В среднем на компанию с численностью от 1000 сотрудников необходимо не менее 15 специалистов-хозяйственников. В состав подразделения входят такие должности административно-хозяйственного отдела, как:

Техник, плотник, электрик, сантехник, уборщик, гардеробщик, водитель, энергетик, секретарь, специалист, инженер.
Ведущий специалист, главный инженер, администратор — это группа сотрудников, каждый из которых курирует отдельное направление работы отдела. У таких сотрудников нередко имеется дополнительная расшифровка должности АХО, например, ведущий специалист по обслуживанию инженерных систем.
Руководитель предприятия, начальник по АХЧ, технический директор, заместитель руководителя по хозяйственному обеспечению.

Главный сотрудник отдела — начальник, руководитель АХО это, как правило, человек с опытом. Стаж — не менее 5 лет. Подчиняется генеральному директору или его заместителю, нередко главный хозяйственник организации сам является заместителем руководителя. Начальник обладает особыми знаниями, правом решать важнейшие вопросы и вправе подписывать документы, представляет интересы директора компании. Руководитель хозяйственной службы владеет информацией о:

нормах Трудового кодекса и внутреннем распорядке организации;
всех структурных подразделениях, особенностях их взаимодействия между собой;
нормах и правилах охраны труда;
всех актах, приказах, распоряжениях, постановлениях вышестоящего руководства, касающихся ведения административно-хозяйственного обслуживания;
правилах управления командой, организации труда;
работе и обслуживании организационной и вычислительной техники;
навыках делового общения, составления договорной документации;
порядке закупок, месте и количестве приобретаемого инвентаря и оборудования для фирмы.

Кроме того, руководитель службы должен обладать знаниями об истории организации и перспективах развития, иметь хотя бы минимальные знания экономики, управления, ведения материальной отчетности, знать порядок, сроки составления отчетности и ведения табельного учета.

Начальник хозяйственной службы вправе определять меры наказания своих сотрудников, распределять отпуска, давать разрешение на уход с рабочего места при возникновении непредвиденных обстоятельств. Он полностью контролирует исполнение всех поставленных задач, привлекает подрядчиков, контролирует закупку инвентаря, разрабатывает планы ремонта и многое другое.

Должностные обязанности начальника АХО:

Следит за работой сотрудников, распределяет обязанности между ними, контролирует исполнение всех должностных инструкций.
Проводит набор персонала в административно-хозяйственное подразделение.
Осуществляет контроль над работой технического оборудования — лифтов, системы вентиляции, осветительных приборов.
Составляет планы и организует работы по ремонту внутренних помещений, всего здания. Контролирует действия по благоустройству территории. Это касается как постоянного ухода за двором, коридорами, так и оформления во время праздников, важных мероприятий.
Контролирует оформление необходимых документов для оказания услуг от сторонних организаций по обслуживанию. Подписывает договоры, ведет материальную отчетность, следит за ее составлением.
Отвечает за распределение, закупку, хранение, целостность рабочего инвентаря, технического оборудования.
Обеспечивает рациональное распределение выделяемого бюджета, планирование расходов на технические нужды организации.
Отвечает за обновление, внедрение, распределение новых средств связи, предметов противопожарной защиты, организационной техники, рабочего инвентаря.

В крупных компаниях, у которых имеется собственный большой имущественный комплекс, работа заместителем по АХО или начальником отдела предполагает ответственность за целые здания. Он обеспечивает комфорт всех работников компании, предоставляя рабочее место, обеспечивая быстрый доступ к нему, снабжая всем необходимым для эффективного результата, обеспечивая чистоту и порядок во всех помещениях здания, ремонт, яркое освещение, тепло в холодное время года, устранение неисправностей. Инженер, администратор, начальник имеют право:

запрашивать сведения у других отделов, касающиеся вопросов административно-хозяйственного характера;
наказывать сотрудников за нарушения, докладывать об этом руководству;
проявлять инициативу в усовершенствовании работы организации в сфере технического и административного обслуживания;
для соблюдения всех правил, норм требовать от руководства предоставления необходимых условий;
оценивать качество работы своих подчиненных.

Права, функции и ответственность

В каждой компании есть особенности, однако должностные обязанности специалиста АХО везде практически одинаковы. В них входит:

обеспечение крупных закупок любой техники;
покупка, распределение канцтоваров;
снабжение всех сотрудников офисным инвентарем, хозяйственными предметами, мебелью;
оперативный ремонт оборудования, профилактика поломок;
ведение документооборота, баз данных, технических файлов;
уборка, ремонт, оформление помещений;
благоустройство уличной территории;
организация питания в компании;
организация работы корпоративного транспорта;
устройство зон отдыха, мест для курения, мероприятий (например, корпоративов);
взаимодействие с арендодателями, поставщиками, другими сторонними компаниями;
организация электроснабжения, контроль работы отопительной системы;
соблюдение санитарных, противопожарных норм;
набор сотрудников, оценка их работы;
информирование персонала о новых актах, нововведениях, мероприятиях.

Во многих организациях принято проводить планерки: ежедневные, еженедельные или ежемесячные. На них начальник сообщает новую информацию своим сотрудникам, раздает поручения, ставит задачи.

Все сотрудники имеют ряд обязательств:

выполнять поставленные вышестоящим руководством цели и задачи;
вести всю необходимую документацию, заполнять табели, формы, сметы, проводить расчеты;
быть готовыми к оперативному решению любых проблем;
использовать по назначению и рационально материальные блага, кадровые ресурсы;
выполнять все должностные обязанности, соблюдать правила санитарной и противопожарной безопасности всей организации;
вовремя предоставлять отчеты, статистическую информацию начальству;
исполнять свою работу квалифицированно, качественно, в срок.

Сотрудничество с другими отделами

Качественное выполнение всех задач и функций невозможно без взаимодействия со всеми отделами и подразделениями организации. Каждый хозяйственник обязан выстроить рабочие связи с коллегами. Самое частое в работе отдела — получение заявок от других структур и взаимодействие с ними:

Бухгалтерия. Наиболее тесное сотрудничество с этим отделом обусловлено тем, что хозяйственники обязаны отчитываться обо всех расходах на приобретение материальных ценностей, инвентаря. Предоставляются копии договоров с арендодателями, поставщиками, подрядчиками.
Производственный отдел. Он предоставляет оборудование для организации, а хозяйственный отдел осуществляет контроль над техникой.
Юридический. Помогает обеспечить необходимые условия для заключения договоров, следит за соблюдением всех норм, правил законодательства РФ.
Отдел закупок. Проводит тендеры, анализирует рынок поставщиков, помогает выбрать наиболее выгодные условия.
Планово-экономический. Распределяет заработную плату, начисляет премии, отпускные. Главный хозяйственник организации совместно с ними регулирует оклад своих подчиненных в зависимости от выполняемой работы, степени загруженности.
Отдел кадров. Устанавливает штатное расписание, оповещает о командировках.

Отдел АХО: как выбрать руководителя и организовать работу

Без административно-хозяйственного отдела (АХО) не может обойтись ни одна крупная компания. АХО обеспечивает условия для работы сотрудников, подразделений и служб организации. Если ответственно подойти к подбору специалистов и их обучению, организация будет всегда обеспечена расходными материалами, не будет уходить в длительные простои из-за поломок оборудования, сможет сэкономить на закупках и без проблем перейдёт на системы бережливого производства или офиса.

Заниматься административно-хозяйственной деятельностью должна команда специалистов. Список состоит из следующих должностей:

Исполнительные работники — электрики, энергетики, техники, сантехники, водители, уборщики, секретари.
Линейные руководители — администраторы, ведущие специалисты, главные инженеры.
Руководители АХО, технические директора.

Оптимальное соотношение — 15 сотрудников АХО на 1000 работников.

Набор функций отдела и непосредственно директора АХО зависит от специфики работы организации и выделенного бюджета. Анализ вакансий рекрутинговых сайтов показывает, что потребность в руководителях административно-хозяйственной части на отечественном рынке довольно высока. В них нуждаются и заводы, и инжиниринговые фирмы, и телекоммуникационные компании, и футбольные клубы.

Из числа общих функций отдела АХО можно выделить:

создание комфортных условий труда;
хозяйственное обслуживание;
содержание в надлежащем состоянии здания и внутренних помещений.

Как организовать работу отдела АХО в компании

Функции, права и обязанности сотрудников отдела АХО, требования к их квалификации нужно закрепить в должностных инструкциях. Отдел АХО должен быть независимым и подчиняться напрямую руководителю организации или его заместителю.

В нормативно-правовом отношении отдел АХО обязан соблюдать акты, правила хозяйственного обслуживания, нормы содержания и эксплуатации помещения, всего здания, своевременно проводить ремонтные работы, следить за состоянием технического оборудования, обеспечивать соблюдение техники противопожарной безопасности, санитарного и противоэпидемического режимов.

Контролировать исполнение всех поставленных перед отделом задач, определять меры поощрения и наказания для сотрудников должен руководитель АХО.

Кого назначить на должность руководителя АХО: требования к кандидату

У кандидата на должность руководителя АХО должна быть хорошая практическая подготовка. Важны личные качества: организаторские способности, порядочность, стрессоустойчивость.

Руководитель организации определяет, какие обязанности возложить на руководителя АХО. На рекрутинговых сайтах в числе требований к кандидату можно увидеть: ведение хозяйственной деятельности, подбор жилых и нежилых помещения для нужд компании, планирование закупок, учёт хозяйственных и расходных материалов, организация ремонтных работ, ведение отчётной документации по АХО, проведение инвентаризации и многое другое. Вы можете ознакомиться с образцом должностной инструкции для руководителя АХО.

Руководителю АХО общается с представителями строительных, транспортных организаций, сферы продаж, госструктурами. Потребуются самостоятельность, коммуникабельности и умение строить диалог. Не обойтись без умения работы с документами и владения компьютерными программами.

Будущий руководитель АХО должен иметь минимальные знания в областях экономики, управления, ведения материальной отчетности, знать порядок, сроки составления отчетности и ведения табельного учета, владеть информацией о:

нормах ТК РФ и внутреннем распорядке организации, всех актах, приказах, распоряжениях, постановлениях вышестоящего руководства, касающихся ведения административно-хозяйственного обслуживания;
нормах и правилах охраны труда;
правилах организации труда и управления командой;
работе и обслуживании организационной и вычислительной техники;
порядке закупок, месте и количестве приобретаемого инвентаря и оборудования для фирмы.

Кандидата на должность следует протестировать. Можно устроить экскурсию по организации, спросить, какие ошибки и недочёты увидел кандидат. Предложите составить план работ по устранению недостатков, рассчитать затраты. Это поможет определить компетентность соискателя.

Задайте контрольный вопрос: «Как вы можете описать свой первый рабочий день в нашей компании?»

Дополнительным плюсом будет готовность выйти в выходной день или ночное время в случае форс-мажорной ситуации.

Как служба АХО взаимодействует с другими отделами

Отдел АХО получает заявки от других отделов. Схему взаимодействия с ними нужно выстроить максимально эффективно. Разберём подробнее, с кем и как взаимодействует АХО.

Бухгалтерия. АХО отчитывается обо всех расходах и приобретениях. Необходимо предоставлять копии договоров с подрядчиками, поставщиками и арендодателями.
Отдел закупок. Необходимо анализировать рынок поставщиков, помогать выбрать наиболее выгодные условия закупок.
Производственный отдел. АХО контролирует оборудование организации, предоставленное производственным отделом.
Юридический. Документацию АХО нужно пропустить через юридический отдел для обеспечения соблюдения норм и правил законодательства РФ.
Планово-экономический. Руководитель АХО взаимодействует с отделом в части распределения зарплат сотрудникам, начисления премий и отпускных.
Отдел кадров. Устанавливает штатное расписание, оповещает о командировках.

Отделов может быть и больше. Для всех отдел АХО должен обеспечить комфортную и бесперебойную работу.

С чего начать работу в организации: небольшой совет руководителю АХО

Работу в новой организации руководитель АХО может начать с построения плана административно-хозяйственной деятельности. Оптимальный вариант — составить матрицу всех бизнес-процессов в компании, указать все отделы, которые участвуют в процессе. Нужно отметить, на каких этапах к работе должен подключаться отдел АХО. Составить список расходных материалов и инвентаря, которые всегда должны быть в запасе. Запланировать срочные закупки, приуроченные к конкретному событию в организации. Например, покупку компьютера для нового сотрудника при расширении штата.

Получить полное представление о принципах административно-хозяйственной деятельности, разобрать на практических примерах особенности организации АХО-подразделений, условия оплаты персонала АХО и оценки эффективности их работы вы сможете на курсе «Руководитель АХО» в Учебном центе «Финконт».