Мотивирующие письма для сотрудников

Мотивационное письмо на работу

Мотивационное письмо на работу позволяет соискателю донести до потенциального работодателя основную информацию о себе. В процессе поиска работы большой удачей будет получение приглашения на собеседование. Для этого необходимо привлечь внимание кадрового работника, который просматривает резюме. И единственным шансом заявить о своих качествах на данной стадии общения с нанимателем является сопроводительное письмо.

Как составить мотивационное письмо

Для того чтобы письмо точно соответствовало ожиданиям компании, разместившей резюме, соискателю необходимо:

подробно изучить предпочтения работодателя по вакантной должности;
отметить, какие требования являются важными, а какие второстепенными;
определить преимущества и недостатки предлагаемой работы;
изучить уровень «серьезности» предприятия;
проследить статистику увольнений работодателя.

На основе этой информации кандидат на должность может систематизировать свои данные и изложить их именно в таком порядке, который будет выгоден для конкретной вакансии.

После корректировки резюме под соответствующее объявление можно приступить к написанию предлагающего кандидатуру соискателя текста.

Содержание мотивационного письма

Для того чтобы сопровождающее анкету письмо привлекло внимание потенциального работодателя, в него целесообразно включить:

Вежливое обращение к разместившему вакансию специалисту в форме приветствия (обычно ФИО специалиста указывается в контактной информации). Причем обращение должно иметь адресный характер и исключать такие неопределенные фразы, как: «Пишу по поводу вакансии…», «Обратите внимание на резюме…» и т.д.
Краткую информацию о личных данных (ФИО, возрасте, профессии) откликающегося на объявление лица.
Суть обращения, указание на цель его составления (например: «Направляю резюме на вакансию…»).
Лаконичное описание своей квалификации, знаний, опыта, наиболее важных качеств. Благоприятное впечатление произведут такие характеристики, как трудолюбие, стрессоустойчивость, скрупулезность. В данной части не рекомендуется полностью копировать соответствующие разделы из резюме, а необходимо представить лишь наиболее важные достоинства, которые нужны при исполнении выбранной должности.
Уведомление о своей заинтересованности вакансией. Данный раздел лучше сформулировать таким образом, чтобы передать свое желание сотрудничать именно с указанной компанией, а не с любым пригласившим на собеседование предприятием.

Указание на то, что для исполнения трудовых функций потенциальному работодателю нужна именно кандидатура соискателя. Можно описать, какого прогресса достигнет предприятие (например: «Именно я выведу вашу компанию на зарубежные продовольственные рынки», «Именно я привлеку крупных клиентов» и т.д.).

Заключительное слово, в котором можно отразить благодарность за рассмотрение резюме и выразить надежду на сотрудничество.

Контактные данные соискателя (номер мобильного и домашнего телефонов, адрес электронной почты).

Кому передается сопроводительный документ

Сопроводительное письмо вместе с резюме соискателя направляется по электронной почте на адрес компании, разместившей вакансию, или контактного лица. Также эти документы можно принести в офис предприятия, которому требуется новый сотрудник. Для надежности мотивационное письмо рекомендуется составить в 2-х экземплярах: один вручить должностному лицу, на другом попросить проставить отметку о получении. Также можно направить резюме по почте.

Важно! В случае составления письма на бумажном носителе оно обязательно должно быть подписано соискателем.

Направлять резюме лучше всего после звонка работодателю. Иногда вакансии закрываются в течение нескольких часов. В этом случае время на корректировку резюме и составление письма будет потрачено впустую.

Ошибки при составлении

По статистике, только 10% работодателей досконально изучают мотивационное письмо. Поэтому зачастую соискатели не уделяют ему достаточно внимания или вовсе пренебрегают возможностью обратиться к кадровым специалистам потенциального работодателя напрямую. Однако все крупные компании отдают предпочтение именно анкетам с сопровождающими ее текстами. Ведь из таковых можно узнать:

о мотивах работника;
о его умении излагать свои мысли;
об уровне владения письменной речью;
о возможном вкладе лица в общее дело предприятия.

Поэтому письмо лучше заполнять в неспешной обстановке, а текст продумывать заранее.

Типичной ошибкой является направление сопроводительного документа не тому лицу, которое указано в обращении. Такое может произойти, если в контактных данных указан один специалист, а рассматривает резюме другой сотрудник.

Поэтому, если точной уверенности в том, кто будет читать мотивационное письмо, нет, лучше употребить безличное обращение («Добрый день!», «Уважаемые господа!» и т.д.).

Не на пользу соискателя пойдет чрезмерное использование в тексте:

«водяных» или «общих» формулировок;
сомнительных заключений;
неконкретных фраз.

Соискателю не стоит, например, высказываться о том, что он не определился в выборе компании, у него был неудачный опыт поиска работы, а также о сомнениях в том, достоин ли он этой должности. Письмо должно основываться на сильных речевых оборотах, которые покажут уверенность кандидата в себе и своем опыте («смогу», «уверен», «сделаю лучше», «подниму продажи» и т.п.).

Сроки хранения мотивационного письма

Согласно Приказу Минкультуры России №558 от 25.08.2010, вся переписка о приеме и учете сотрудников предприятия должна храниться у работодателя в течение 5 лет. Причем сохранность необходимо обеспечить не только переписке с принятыми на работу кандидатами, но и с лицами, не вошедшими в штат предприятия.

Ввиду особой значимости кадровой документации, в случае ликвидации или реорганизации компании работодателя документы передаются в государственные архивы.

Как писать мотивирующие письма сотрудникам. И нужны ли они

Автор: Алексей Тихонов

В 2019 году Илон Маск выпустил открытое письмо о финансовых проблемах в Tesla. В тексте он попросил сотрудников сплотиться и поднажать. Но вместо вау-эффекта миллиардер получил репутационный урон. Экспертов возмутили и формулировки, и время отправки сообщения (Маск написал его в час ночи). Разбираемся, как не повторить ошибок Илона и составить работающее мотивирующее письмо.

Алексей Тихонов изучил письма лидеров компаний.

Мотивирующее письмо — традиционный формат общения между топ-менеджментом компании и персоналом. Правильные посылы способны сблизить два «полюса» иерархии: по статистике, сотрудники, с которыми руководители общаются регулярно, демонстрируют большую вовлеченность в общее дело.

Мировые лидеры не стесняются писать много и по разным поводам. Упомянутый Илон Маск с разной долей успеха дирижирует настроем сотрудников с помощью электронной почты и открытых обращений на сайтах своих компаний. А бывший генеральный директор PepsiСo Индра Нуйи отправляла более 400 писем в год родителям своих менеджеров.

Великие корпоративные письма — предмет интереса ученых, а попадая в сеть, эти тексты расходятся на мемы и цитаты. Так, знаменитые «цветные письма» бывшего главы «Евросети» Евгения Чичваркина и фразы оттуда вроде «гроши режут сталь» считаются образцом живой антикризисной коммуникации.

Сегодня «цветные письма» выглядят дико — такую коммуникацию невозможно представить в эпоху новой этики. Но для свободных нулевых они были в духе времени.

«Мотивация — одна из немногих функций, которую руководитель не может делегировать подчиненным. Часто слышу, что эйчаров просят или заставляют писать письма сотрудникам от лица руководителя. Этого делать нельзя. Если менеджер работает со своими сотрудниками, он делает это сам. Иначе к письму не будет никакого доверия.»

С чего начать подготовку письма

Правильно составленные мотивирующие письма поднимают моральный дух. Но сам по себе текст плохо передает эмоции и энергетику. Чтобы письмо отозвалось в сердцах сотрудников, нужно подготовиться и узнать команду получше.

Определиться с целью

Мотивирующие письма пишутся только с конкретной целью. Например, объяснить, как изменится курс компании или кадровая политика, сплотить команду во время трудностей или замотивировать на особо важный проект. Цель поможет определиться и со структурой текста, и со смысловым наполнением.

Узнать целевую аудиторию

Сотрудники, стоящие противоположных сторонах карьерной лестницы, по-разному смотрят на свой вклад в общее дело. Так, отсылка к убыткам фаундера вряд ли замотивирует курьера, доход которого зависит от числа доставленных заказов. Ориентируйтесь на потребности аудитории. А если невозможно, используйте хитрости. Например, миллиардер Уоррен Баффет, составляя ежегодное послание для инвесторов, представляет, что пишет своим сестрам Дорис и Берти. Это помогает сделать текст простым и понятным для всех.

Спрогнозировать ожидаемое действие

Хорошее мотивирующее письмо сподвигает на перемены в работе или мироощущении. Как сотрудник должен поступить после прочтения: бросить все силы на один проект, порадоваться за успехи компании, не увольняться при задержке зарплаты? Желательно найти ответ на этот вопрос до того, как нажать «Отправить».

Мария Зубарева, коммерческий директор Upmarket:

«Мотивирующее письмо — это рекламное сообщение от руководителя. Как классическая реклама на ТВ и в интернете, оно «продает» компанию, идею или стимулирует совершить целевое действие. Что вы хотите, чтобы сделала ваша аудитория?

По канонам маркетинга в тексте должен быть CTA (призыв к действию): убедить сотрудников изменить свое поведение, перевыполнить план по продажам, победить в конкурсе.»

Приемы, которые помогут сделать письмо мотивирующим

Несмотря на разные цели, письма руководителей похожи. В частности, в них повторяется риторика, стиль, обращение на «мы», упоминание клиентов и ценностей компании. Вот приемы, проверенные мировыми лидерами в сфере корпоративных коммуникаций.

Сторителлинг

Человеческий мозг лучше всего хранит информацию в формате историй. Используйте сторителлинг, чтобы расположить к себе читателей.

Я проходил это в 2000 году, справились тогда — справимся и сейчас.

✔ У нас была такая же ситуация в 2000 году. Через полгода после открытия ушел первый клиент — он приносил почти половину дохода. Мой партнер не верил, что выплывем. Жена уговаривала закрыть компанию и работать по найму.

Меньше «я»

«Яканье» сразу дает понять, что руководитель важнее человека, с которым общается, считает сопредседатель Loews Corporation Джонатан Тиш. Лучше использовать нейтральное «мы».

Я вижу, что кое-кто из вас расслабился и думает, что я не выгоню бездельников на мороз.

✔ Мы загнали себя в непростую ситуацию из-за нерешительности и устаревших убеждений. Пришло время измениться, и мы сделаем это вместе.

Искренность и эмоции

Результат почтовой коммуникации тем сильнее, чем больше в ней человечности и эмпатии. «Когда мои цветные письма просто били по эмоциям, они нравились и работали. Когда я, как мне кажется, нагрузил их важными мыслями, они стали менее понятными и работают хуже», — отмечал Евгений Чичваркин в книге Максима Котина «Чичваркин Е… гений: если из 100 раз тебя посылают 99…».

Поздравляю всех с первым местом в рейтинге «Лучшая компания города Электросталь». Так держать.

✔ Мы стали лучшей компанией в Электростали. Это просто невероятно! У меня до сих пор дрожат руки и разрывается телефон от поздравлений. Спасибо всем за эту новость, я очень горд за нашу команду!

Вместо имен — отделы

Обращение к отдельным людям неприятно выделит часть коллектива. Похвала может вызвать зависть других членов команды, публичная критика — ударить по мотивации адресата. Если требуется отразить личный вклад, пишите о подразделениях.

Валентин, я знаю, что ты это читаешь, — прими меры, или их приму я.

✔ Сейчас мы разбираемся в ситуации и проводим аудит наших процессов. Результаты доведу до руководителей подразделений на планерке.

Нет штампам и канцеляризму

Мотивационное письмо — такой же текст, как статья или книга. Канцелярит и сложные выражения делают его непонятным, и читать такое письмо — пытка.

В целях улучшения финансово-экономической ситуации компании и недопущения применения санкций прошу сотрудников увеличить производительность по текущим проектам.

✔ В октябре два крупных клиента не продлили договор из-за проблем с настройками ERP-системы. Прошу команду инженеров особенно внимательно отнестись к работе с другими ведущими проектами: ООО «Ромашка», ООО «Лютик», ООО «Чертополох».

Меньше аббревиатур и цифр

Они отвлекают внимание от слов и могут быть непонятны большинству сотрудников.

Результаты предыдущего месяца: П-У упал до −1,428 476 млн руб. Churn повысился до 10,79%. Как итог, ВП1 составил 45,141 млн руб.

✔ В прошлом месяце немного не дотянули до целевого показателя по прибыли, не хватило продаж на 2 млн рублей — это две крупные сделки. Верю, что служба коммерции сможет дожать несколько «крупняков» в ближайшие недели.

Ольга Волобуева, руководитель корпоративного обучения Kokoc Group:

«В письме не должно быть много цифр: они усложняют чтение и делают текст непонятным для простых сотрудников. Числа всегда нужно упрощать, разбавлять примерами и фактами. Еще одна особенность статистики — ее всегда нужно проверять. В большой компании обязательно найдется человек, который обнаружит неточность и расскажет об этом, чем подорвет доверие ко всем последующим письмам.»

Чего избегать в письме

Не стоит упаковывать в письмо критически важные сообщения, например об отмене премий или увольнениях. Неприятные сюрпризы для сотрудников должны сопровождаться индивидуальной поддержкой от линейных и младших менеджеров.

Также лучше избегать шуток. «Сарказм можно неправильно понять даже при личной встрече, но по электронной почте, без использования зрительного контакта и тона голоса, вероятность, что его считают, еще ниже», — полагает тренер по невербальной коммуникации Рэйчел Беом.

Не стоит злоупотреблять повторяющейся риторикой — и кнут и пряник в больших количествах приедаются.

Ольга Волобуева, руководитель корпоративного обучения Kokoc Group:

«Большая проблема мотивирующих писем — их количество. Когда их много или они подменяют другие форматы общения, каждое новое письмо начинает вызывать негатив. Особенно если основной посыл — «вы плохо работаете, давайте поднажмем». Желательно в промежутках между порциями «кнута» благодарить команду, даже если нет результата.»

Еще одна грань, которую нельзя переходить, — провокационные или болезненные темы, вроде религии, политики, неравенства. Убеждения людей сильнее корпоративной солидарности, никому не понравится попытка навязать ценности. А если письмо окажется в сети, PR-менеджера ждет несколько бессонных ночей.

В корпоративном письме компания McKinsey призывала сотрудников не участвовать в протестах и не делиться политическими взглядами в соцсетях. Текст сразу попал в сеть и вызвал бурное обсуждение в СМИ.

Как измерять эффективность письма

«Лакмусовая бумажка» эффективности письма — результат: план выполнен, важный клиент не ушел, корпоративный мессенджер засыпало смайликами. Если же этого не произошло или письмо не предполагало конкретных действий, обратите внимание на HR-метрики.

Индекс eNPS. В анкету удовлетворенности персонала можно включить несколько вопросов по качеству информирования. Например, «Хватает ли вам информации от руководства компании?», «Какие каналы получения информации для вас удобнее?» и т. д.

Разговоры с амбассадорами и лидерами мнений. Если письма и контент вызвали недоумение, как правило, сотрудники обсудят это в курилках.

Прямые опросы сотрудников. После больших собраний и инфоповодов имеет смысл опросить сотрудников о том, что они думают о сообщениях руководства.

Мария Зубарева, коммерческий директор Upmarket:

«Самый классный эффект от письма — когда твои сотрудники сами подходят и говорят, что оно их вдохновило. Если между руководителем и менеджером открытые отношения, это не лесть, а объективная обратная связь. И такие слова драйвят самого менеджера, он понимает, что сделал что-то правильное и особенное.»

Как писать крутые мотивационные письма: опыт сотен подач

В мои первые месяцы учебы в финансовой магистратуре в Щвейцарии все без конца обсуждали, куда подаваться на летнюю стажировку. Мой универ – University of St. Gallen – в списке топ-3 ВУЗов для найма у любого европейского банка, поэтому проблем ни у кого особо не возникало, и к концу октября у всех моих однокурсников было по два-три предложения в офисы банков в Цюрихе, Лондоне и Франкфурте. У всех, кроме познавших проклятье «стран третьего мира».

В Швейцарии такой формулировкой юридически обозначают все страны, не входящие в ЕС+ (расширенный вариант Евросоюза). Для граждан этих стран другие правила найма, а значит и более сложный процесс, который нужно пройти сотрудникам HR для оформления стажировки.

К концу октября у меня и двух моих русских подруг, закончивших бакалавриат трёх Московских универов – МГУ, МГИМО и Вышки, – было по сотне подач и по столько же отказов.

Мой любимый отказ пришёл мне ровно через 7 минут после подачи с формулировкой «After careful consideration of your application..» («После тщательного изучения вашей подачи . »).

Сейчас, конечно, уже смешно, но тогда мы очень стрессовали. И понимали, что если все-таки пройдём робота, отсеивающего наши подачи, мотивационное письмо должно задеть все струны души читающего HR и заставить его выйти из зоны комфорта и пойти ради нас на более сложный процесс найма.

Оттачивая мастерство написания мотивационных писем, я вынесла для себя несколько ключевых характеристик killer motivation для любой ситуации, будь то вакансия мечты, стажировка, МБА, грант или премия:

Что хочет увидеть в письме читающий? Я ставлю себя на её место: скорее всего, это 25-ая мотивация за час, она просто хочет быстро найти ответы на свои вопросы. Выбираю три ключевых вопроса и начинаю каждый абзац с простого ответа на них. Дальше раскручиваю и дополняю деталями, если будут нужны – пойдёт читать дальше. Нет – легко пробежит по тексту и отфильтрует нужное.

Краткость и ясность дополняют предыдущий пункт. Язык должен быть чистым, без лишних, ничего не несущих за собой слов, без пустых неуместных эпитетов и профессиональных терминов. Читающий мотивацию человек может их не знать или знать лучше, поэтому я стараюсь не грузить его дополнительной работой по пониманию того, что же я имела ввиду. Красивые фразы дополняют текст, но не служат его стержнем. На мой личный вкус, красоту нужно добавлять там, где горят глаза. А это в следующем пункте.

Когда написан сухой каркас мотивации, я добавляю эмоций. Они нужны в тех частях, которые меня драйвят и ради которых я хочу новую работу/попасть на событие/инвестировать год жизни в получение МБА. Эти дополнения должны быть естественными и настоящими, не фальшивыми универсальным фразами.

Я часто пишу про мои долгосрочные цели, про мои ценности или убеждения, подтверждая это опытом или примерами из жизни. Например, подаваясь на событие для женщин-лидеров, можно рассказать про блог с этой тематикой или случай, который особенно поразил и побудил что-то изменить. Прогресс и результат не важны в этой части, тут важны намерение и ваша человечность и честность.

Я воспринимаю мотивацию как первое свидание. Моя задача – очаровать (пункт 3), при этом показав достаточную очарованность собеседником (компанией/программой). Поэтому я считаю дурными тоном писать не персонифицированное письмо. Здесь речь не про очевидную замену названий и имён, а про настоящую индивидуализацию. Тот, кто будет читать письмо, инвестирует время и силы, даёт шанс автору. Поэтому я всегда стараюсь зацепить чем-то, что свойственно именно этой компании или этой программе. Маленьким фактом, который бьется с моим пунктом 3 и который показывает, что я инвестировала время в понимание бизнеса или задач программы. Например, рассказать про проект компании, получивший премию за достижения в устойчивом развитии (если совпадает с ценностями из пункта 3), или книгу профессора программы, на которую подаюсь.

Самое главное, что в письме не должно быть ничего лишнего и не должно быть белых пятен. Любая информация должна иметь цель нахождения в письме и вписываться в общий нарратив, который должен логично приводить читающего к тому, что вы и компания – идеальная пара по всем параметрам. И даже если не по всем, первая влюбленность у вас точно есть, а с этим уже можно работать.

Наверное, для меня влюбиться в процесс написания мотиваций было способом борьбы со стрессом от отказов и единственным вариантом заставить себя написать 101-ую. Она-то и привела меня на мой первый консалтинговый проект, который и запустил мою карьеру (подробнее об этом проекте, немках и редбуле читайте тут). Во многом благодаря тому первому опыту мне удалось поработать на проектах в Латинской Америке, Африке, Европе, СНГ и Китае, переехать жить в Нидерланды, и сотрудничать с множеством международных организаций, включая ВЭФ и ООН.

Так что, как бы вам ни надоели мотивационные письма, уметь продавать себя в них совершенно незнакомым людям – универсальный навык, который откроет очень много дверей.

Надеюсь, эти советы по крутым мотивационным письмам будут полезны и помугут вам получить работу мечты. Больше о построении карьеры на моём канале в телеграме Девочка в Карьере.

Сибирский федеральный университет

Главная
- О вузе
- Структура
- Поступление
- Новости
- Обучение
- Фото
- Наука
- Видео
- Спорт
- Внеучебная жизнь
- Университет 4.0
- International
Центр карьеры
- Главная
- Соискателям
- Работодателям
- О центре
- Статьи и документы
- Контакты
Соискателям
- Вакансии
- Анкета к обходному листу
- Анкета прогноз занятости
- Добавить резюме
- Прохождение практики
- Школа карьеры
- Инвестиционные проекты
- Как составить резюме
- Как составить мотивационное письмо
- Как пройти собеседование
- Полезные ссылки при поиске работы
- Партнёры

Как составить мотивационное письмо

Иногда при приеме на работу, среди прочих документов, требуются мотивационное письмо. Чаще всего, соискатели не всегда понимают, что такое мотивационное письмо и как именно его составить. В результате мотивационные письма составляются неправильно, либо резюме отправляется без какого-либо сопровождения.

Так для чего же нужны эти мотивационные письма, как правильно их составлять?

Мотивационное письмо является приложением к традиционному резюме, где вы в свободной форме описываете то, что было бы неуместно обозначить в «жестком» формате резюме.

На западе практика написания мотивационных писем очень распространена, у нас в стране работодатели по разному относятся к этому явлению. Чаще всего мотивационное письмо требуется при соискании должности в российских представительствах международных компаний, крупных российских холдингах. (Следует помнить, что мотивационные письма, которые подают вместе с другими документами при поступлении в иностранные учебные заведения, составляются несколько иначе.)

Преимущество мотивационного письма заключается в том, что оно может охарактеризовать претендента лучше, чем все прочие предоставленные им документы. Поэтому при формулировании письма весьма ответственно отнеситесь к представленной вами информации.

Специалисты, занимающиеся профессиональным консультированием, рекомендуют соблюдать ряд правил, которые позволят вам подготовить документ должным образом.

Что же должно включать в себя правильно составленное мотивационное письмо? Прежде всего, мотивационное письмо должно быть именным, то есть адресованным конкретному лицу (HR-менеджеру, руководителю подразделения и т.п.). В начале письма нужно поздороваться и написать, почему вы обращаетесь в эту компанию. Например, сослаться на вакансию, размещенную на таком-то сайте, либо указать, что вы слышали о программе по приему молодых специалистов в эту фирму.

Мотивационное письмо не должно по объему превышать одного листа размера А4. Очень важно правильно указать в графе «адресат» наименование компании, должность, поскольку неряшливость или невнимательность соискателя могут обернуться против него. Также следует избегать ошибок или опечаток: сотрудники, занимающиеся подбором персонала, крайне придирчиво относятся к подобным недочетам.

В верхней части письма обязательно укажите должность, на которую вы претендуете. Укажите информацию об образовании, профессиональном опыте. И самое основное, необходимо обосновать, почему думаете, что это место подходит именно вам. Например: «Имеющийся опыт проведения презентаций продукта, сбора информации о клиенте и навыки общения с менеджерами всех уровней, позволили мне добиться высоких результатов. Внимательно изучив круг обязанностей и требования, предъявляемые Вами к позиции, предполагаю, что мой опыт и полученные навыки, позволят достичь высоких результатов Вашей компании, а мне продолжать расти в профессиональном и финансовом планах».

Продемонстрируйте работодателю, что вы знакомы со спецификой деятельности компании, и какую пользу принесете именно вы. Хорошее впечатление всегда производит то мотивационное письмо, в котором специалист по подбору персонала сразу же может найти всю интересующую его информацию, что позволит ему сэкономить время на перелистывании ваших документов в поиске указания специальности, среднего балла в аттестате и прочей информации.

Избегайте шаблонных характеристик при описании себя (целеустремленный, стрессоустойчивый, ответственный). Для работодателя это свидетельство того, что вы не потрудились выделить действительно ваши уникальные качества. Кроме того, вместо «оценивания» себя лучше описывать конкретные успехи и достижения, чего вы достигли на предыдущем месте работы. В случае отсутствия опыта работы, акцент нужно сделать на знания и навыки, которые вы получили в период прохождения практики: какие задачи перед вами стояли, как вы с ними справились, чему научились. Таким образом, в мотивационном письме акцент делается не столько на опыт и навыки (которых у соискателя пока что мало), а на мотивацию.

Крайне важно грамотно обсуждать вопрос о заработной плате, безусловно, работодатель хотел бы услышать от вас конкретную сумму, это значит, что вы хорошо разбираетесь в вопросе и знаете свою стоимость на рынке труда.

Итак, основные требования к резюме и письму мотивации — краткость, четкость и логичность изложения. Вся информация о вас будет проверяться еще много раз — на собеседовании, в процессе работы и т. д. Поэтому важно не только уметь составлять резюме и мотивационное письмо, но и продуктивно работать.

Как написать сопроводительное письмо к резюме

Без лишней информации и по делу

Каждый раз при отклике на вакансию я прикладываю к резюме сопроводительное письмо.

Кажется, именно оно однажды помогло мне получить приглашение на собеседование. Хотя опыта работы в той должности, на которую я претендовала, у меня не было. Расскажу, что обычно пишут в таких письмах и какие рекомендации по составлению таких писем дают рекрутеры.

Что такое сопроводительное письмо

Сопроводительное, или мотивационное, письмо — это письмо, которое можно приложить к резюме, чтобы объяснить, почему вы подходите на вакантную должность, какую пользу можете принести компании и почему должны выбрать именно вас. Можно сказать, что это рассказ кандидата о себе как о специалисте, но с прицелом на будущее. Если кандидатов на должность много, мотивационное письмо может решить, кого пригласят на собеседование в первую очередь, а кого — во вторую.

В большинстве случаев сопроводительное письмо — это не обязательное условие отклика. Но именно этим оно и ценно — с ним можно выделиться на фоне других кандидатов. Иногда в вакансии прямо указано, что от кандидата ждут такое письмо. Например, есть фраза: «Без сопроводительного письма резюме не рассматриваем». Еще без сопроводительного письма часто невозможно откликнуться на вакансию на специализированном портале. Например, так устроен сайт поиска работы hh.ru. Чтобы откликнуться на вакансию, нужно написать хотя бы пару предложений.

Сопроводительное письмо — это не гарантия, что ваше резюме откроют и прочитают. Но хорошее письмо может заставить потенциального работодателя обратить на вас внимание. Особенно если в вашей сфере высокая конкуренция.

Но есть исключения. Так, писать сопроводительное письмо часто не имеет смысла, если вы претендуете на должность линейного персонала, например продавца или кассира. Как правило, поток откликов на подобные вакансии большой, и рекрутер может не успевать читать письма всех кандидатов. Писать в таком случае письмо или нет — решать вам. Если опыт работы продавцом или кассиром большой, лучше отразить его в резюме. В таком случае можно обойтись формальным коротким письмом.

Цель составления

Основная задача сопроводительного письма — привлечь внимание рекрутера к резюме. Хорошее письмо поможет кандидату выделиться на фоне остальных, особенно если претендентов на одну позицию много и опыт их работы похож. Или наоборот: если все кандидаты без опыта, письмо может сыграть решающую роль.

Сопроводительное письмо позволяет продемонстрировать навыки писательства и то, как человек умеет формулировать мысли. Это важно, если кандидат претендует на должность, для которой нужны навыки работы с текстом. Например, писать сопроводительное письмо всегда стоит копирайтерам, маркетологам и дизайнерам.

Сопроводительное письмо пригодится, если информацию из резюме нужно пояснить. Например, вы решили сменить профессию и не имеете подходящего опыта работы. Тогда в сопроводительном письме нужно объяснить, почему вы решились на перемены и как видите себя в новой сфере.

Плюсы для резюме от сопроводительного письма в том, что таким образом вы показываете работодателю свою заинтересованность в вакансии и рассказываете о себе больше, чем позволяет это сделать резюме.

Требования к письму

Размер. Оптимальный размер сопроводительного письма — это 3—5 небольших абзацев. Письмо не должно занимать больше одной страницы. Лучше — примерно половину. Но письмо должно выглядеть цельным и законченным.

Стиль сопроводительного письма должен быть деловым, но не слишком формальным. Лучше не использовать шаблоны и канцеляризмы — сложные речевые обороты. Например, самое распространенное вводное предложение звучит так: «Прошу вас рассмотреть мое резюме на позицию…» — это шаблон, который уже приелся. Лучше заменить его чем-то похожим. Например, можно написать так: «Хочу работать в компании „Электроник“», или «Меня заинтересовала вакансия менеджера по продажам в вашей компании», или «Хочу стать частью команды „Электроник“, а именно — занять должность юриста».

Структура и содержание

Сопроводительное письмо должно быть построено вокруг преимуществ для работодателя. То есть в нем важно рассказать, что получит компания, если наймет именно этого кандидата.

С чего начать. Поприветствуйте потенциального работодателя и представьтесь. Напишите, на какую вакансию откликаетесь и откуда о ней узнали. Укажите название компании и должность, на которую откликаетесь, так, как они написаны в вакансии. Это покажет то, что вы пишете адресно, то есть в определенную компанию, а не массово рассылаете письма всем работодателям.

Если в вакансии указано имя рекрутера, в сопроводительном письме обратитесь к нему по имени. Рекрутер оценит вашу внимательность. Если отправляете резюме и сопроводительное письмо на специализированном портале, например hh.ru или superjob.ru, писать, откуда узнали о вакансии, не нужно, потому что это и так понятно.

Основная часть. Объясните, почему хотите работать в этой компании и что именно вас привлекает в вакансии. Далее расскажите о своих профессиональных качествах, которые будут полезны компании.

Как соотнести основные требования работодателя и ваш опыт или знания

В вакансии	В сопроводительном письме
Высшее юридическое образование	Хорошо разбираюсь в праве, поскольку окончил юрфак и работал помощником адвоката три года
Английский язык	Свободно общаюсь на английском и веду деловую переписку, поскольку знаю английский язык на уровне Advanced
Отличное знание гражданского законодательства РФ	Отлично разбираюсь в гражданском законодательстве — работал помощником юриста по гражданским вопросам пять лет

Если соответствуете не всем требованиям вакансии, лучше написать об этом прямо и добавить, что планируете с этим делать.

Как писать сопроводительное письмо, если соответствуете не всем требованиям вакансии

В вакансии	В сопроводительном письме
Опыт работы юристом в рекламном агентстве	У меня нет опыта работы юристом в рекламном агентстве, но я знаком с законом о рекламе в теории и готов использовать эти знания в деле
Опыт разработки юридических документов	Никогда не разрабатывал юридические документы, но хорошо ориентируюсь в законодательстве и знаком с требованиями к делопроизводству

Объем основной части сопроводительного письма зависит в том числе и от объема вакансии. Например, если требований много, постарайтесь уделить внимание каждому из них и описать, подходите ли вы под них. Если вакансия описана коротко и банально, общими словами, приводите примеры. Например, такое требование, как внимательность, можно подкрепить тем, что за год работы с базой данных вы ни разу не ошиблись при вводе информации. Вашу внимательность может подтвердить рекомендательное письмо от прошлого руководителя.

Заключительная часть. Поблагодарите потенциального работодателя за то, что прочитал ваше письмо до конца. Напишите, что готовы приехать на собеседование, если вы, как кандидат, понравитесь и можете подойти на должность. В конце оставьте свои контакты — имя, телефон и почтовый адрес, по которым работодатель может с вами связаться.

В маркетинге есть понятие «кол ту экшен», или призыв к действию. Это когда в конце рекламного текста пишут, что делать с полученной информацией дальше. Такой прием можно использовать и в сопроводительном письме. Например, в конце призвать потенциального работодателя позвонить вам или пригласить на встречу. Например, написать так: «Звоните — буду рад пообщаться по телефону или на личной встрече».

Ошибки при составлении

Повторение резюме. Сопроводительное письмо не должно дублировать информацию из резюме. Правильно, если оно будет его дополнять. Например, если в резюме указан небольшой опыт работы или есть перерывы в несколько месяцев, в сопроводительном письме можно объяснить, почему так случилось. Например, при недостатке опыта рассказать больше о знаниях и навыках и как они помогут справляться с задачами на новом месте. Если в работе был перерыв, объяснить, чем занимались в это время. Например, повышали квалификацию или получали новую профессию.

Лучше быть честным с работодателем. Если причина длительного перерыва кроется в семейных обстоятельствах или в чем-то личном, напишите пару слов об этом. Изливать душу не нужно, просто коротко объясните, почему вы не работали последнее время. Например, если переехали в новый город — что не работали в последний год из-за переезда, так как обустраивались на новом месте. Или что путешествовали и работали на временном проекте.

Длинный текст о себе. Читать длинные сопроводительные письма сложно, и никто не хочет этим заниматься. Как правило, рекрутеры сканируют письма по диагонали и смотрят отдельные части, на основе которых решают, работать с кандидатом дальше или нет. Более того, у рекрутера может не быть времени вчитываться в длинные письма кандидатов.

Если письмо больше страницы, часть придется удалить, чтобы в итоге остались 3—5 стройных абзацев. Разделяйте сопроводительное письмо на небольшие части, чтобы работодателю было легко быстро по нему пробежаться. В одном абзаце одна мысль. Например, в первом — приветствие и вводная информация по вакансии. Во втором — преимущества кандидата для компании. В третьем — благодарность и контакты.

Личная жизнь. В сопроводительном письме нет места информации о личном. Например, сколько у вас детей или собак, как вы любите проводить выходные или где отдыхали прошлым летом. Текст должен быть посвящен тому, чем вы, как специалист, будете полезны компании.

Опечатки и грамматические ошибки. Меньшее из всех зол, но тем не менее старайтесь их избегать. Прогоните сопроводительное письмо через специальные сервисы проверки на ошибки. Например, через «Текст-ру» или «Орфограммку». Еще можно проверить письмо через сервис «Главред» на чистоту и читаемость.

Не забывайте про оформление сопроводительного письма. Если пишете письмо на специальном сайте поиска работы, достаточно отбить абзацы друг от друга пустой строкой и убедиться, что в тексте нет двойных пробелов. Если оформляете письмо в отдельном документе, используйте выравнивание текста по левому краю, поля и заголовки.

Сопроводительное письмо должно быть аккуратным и приятным на глаз. Таким, чтобы его хотелось прочитать. Советую вычитывать письмо несколько раз, прежде чем отправить потенциальному работодателю, чтобы убедиться, что мысли в нем изложены логично и последовательно, а в тексте нет ошибок.

Я пишу сопроводительное письмо в отдельном гугл-документе. Сначала копирую туда текст вакансии, затем выбираю требования к кандидату и пишу под каждым из них то, как мои навыки и опыт соотносятся с требованиями работодателя. Затем несколько раз читаю письмо вслух, чтобы убедиться, что оно написано простым языком, исправляю ошибки и опечатки. Затем копирую письмо куда нужно, например в специальное поле на hh.ru, и отправляю работодателю.

Почему нужно писать сопроводительное письмо

Хотя примерно половина работодателей не читает сопроводительные письма, писать их все-таки стоит.

Сопроводительное письмо — это шанс отстроиться от других кандидатов с похожими на ваше резюме. Основная цель сопроводительного письма — убедить рекрутера открыть и прочитать ваше резюме. То, что вы потратили время и написали такое письмо, говорит о ваших серьезных намерениях в качестве кандидата.

Если вы отправляете резюме по собственной инициативе, например потому, что давно хотите работать в этой компании, без сопроводительного письма этого точно делать не стоит.

В каких случаях еще необходимо писать сопроводительные письма:

если вы начинающий специалист и не имеете опыта работы. В письме вы сможете показать мотивацию и потенциал к работе;
если отправляете резюме в западную компанию;
если отправляете резюме в серьезную компанию с известным именем;
если претендуете на высокую позицию.

Объем сопроводительного письма не должен превышать половины страницы А4. Исключение для тех, кто претендует на высокие позиции. В таких случаях допустим и даже необходим объем на страницу А4.

Резюме фокусируется на прошлом и настоящем. Сопроводительное письмо направлено на будущее. Расскажите специалисту по подбору персонала, какую пользу вы можете принести компании в будущем и почему они должны выбрать именно вас.

Как писать мотивирующие письма сотрудникам. И нужны ли они

Автор: Алексей Тихонов

Алексей Тихонов изучил письма лидеров компаний.

С чего начать подготовку письма

Определиться с целью

Узнать целевую аудиторию

Спрогнозировать ожидаемое действие

Мария Зубарева, коммерческий директор Upmarket:

Приемы, которые помогут сделать письмо мотивирующим

Сторителлинг

Я проходил это в 2000 году, справились тогда — справимся и сейчас.

Меньше «я»

Я вижу, что кое-кто из вас расслабился и думает, что я не выгоню бездельников на мороз.

Искренность и эмоции

Поздравляю всех с первым местом в рейтинге «Лучшая компания города Электросталь». Так держать.

Вместо имен — отделы

Валентин, я знаю, что ты это читаешь, — прими меры, или их приму я.

Нет штампам и канцеляризму

Меньше аббревиатур и цифр

Они отвлекают внимание от слов и могут быть непонятны большинству сотрудников.

Ольга Волобуева, руководитель корпоративного обучения Kokoc Group:

Чего избегать в письме

Не стоит злоупотреблять повторяющейся риторикой — и кнут и пряник в больших количествах приедаются.

Ольга Волобуева, руководитель корпоративного обучения Kokoc Group:

Как измерять эффективность письма

Индекс eNPS. В анкету удовлетворенности персонала можно включить несколько вопросов по качеству информирования. Например, «Хватает ли вам информации от руководства компании?», «Какие каналы получения информации для вас удобнее?» и т. д.

Разговоры с амбассадорами и лидерами мнений. Если письма и контент вызвали недоумение, как правило, сотрудники обсудят это в курилках.

Прямые опросы сотрудников. После больших собраний и инфоповодов имеет смысл опросить сотрудников о том, что они думают о сообщениях руководства.