Чек лист проверки склада

Что такое аудит склада и как провести аудиторскую проверку склада правильно

Когда становится очевидно, что на складе есть какие-то проблемы, — в той или иной мере уже поздно. Это значит, что мы видим ее финальное проявление. Как болезнь. Источник болезни где-то глубоко. Чем раньше мы сможем выявить недуг в работе складе, тем дешевле нам обойдется решение проблем. Аудит склада: как, что, когда, — тема сегодняшней статьи.

Грамотно проведенный логистический аудит склада, дает эффект, который перекроет все затраты.

Результат аудита склада
Базовый аудит склада
Расширенный аудит склада
Что входит в финансовую составляющую аудита склада
Должен ли аудит склада брать ответственность за результат
Ссылки на полезные ресурсы

Что получаем в результате аудита склада

Аудит склада, это экспертное, независимое и детальное исследование состояния всех аспектов склада, в том числе, как звена в цепочке бизнеса.

И сразу же к сути. Что мы получим в результате аудита склада?

Причины провалов и сбоев
Независимую оценку складских процессов
Комплексные меры по восстановлению работы склада
На перспективу, модели повышающие эффективность работы склада

По третьему и четвертому пунктам многое будет зависеть от специфики бизнеса, места, задач и так далее. Поэтому, аудитору важно достаточно глубоко вникнуть не только во внутренние складские процессы, но и понять бизнес-процессы организации в связке с ее подразделением, — складом.

Ведь сам по себе склад можно сделать идеальными. Однако, эффективной работы все равно не будет в отрыве от всей организации, нужд бизнеса.

Не редко встречается картина, когда помещение взятое в аренду под склад, (производство) вообще не соответствует требуемым складским процессам строящимися из нужд бизнеса. И дело даже не в квадратных метрах. Здесь площадь может рассчитана верно. Нормальное движение складских потоков затруднено просто из-за не подходящей структуры помещения.

Но обо всем по-порядку.

Базовый аудит склада: как, что, когда

Начнем с анализа базового. Затем перейдем к расширенному аудиторскому анализу склада. Есть ключевые параметры аудита, на которые следует обратить внимание в первую очередь.

Топология склада

Топология склада, это деление площади склада на зоны, в соответствие с процессами, видами обработки товара, и расчетной нагрузкой по каждому участку склада.

Есть ли у нас вообще разработанная топология склада? Если да, склад работает в соответствие с ней? Именно топология склада та основа, на которой строятся все складские процессы. И что не менее важно, расчет топологии склада заранее прогнозирует самые узкие места. Те зоны, где при максимальной нагрузке, сбой проявится в первую очередь.

Зонирование склада, как часть топологии

Не редко это ворота склада, а точнее их количество, или зона приемки/отгрузки. Тема топологии склада подробно разбирается в другой моей статье «Топология склада, как спланировать зоны склада» .

Бизнес-процессы склада

В аудит входит изучение б изнес-процессов склада, сравнение с текущими процессами. Здесь выявляется не только отклонение от прописанных процессов склада, но и их актуальность. Ведь бизнес-процессы могут быть сформированы еще на заре открытия склада. Время и обстоятельства внесли свои коррективы. Рутина откладывает многое на потом, да и зачастую люди думают, что работа в режиме «тушения пожара» это и есть та самая, настоящая работа.

Один из моих прежних руководителей, как-то заехал ко мне на производство, и первым его вопросом было — а почему все так тихо и спокойно? Почему никто не бегает и не суетится? При этом, с последнего его посещения, когда мне доверили роль кризис-менеджера, эффективность на один квадратный метр площадей возрасла в 2,5 раза.

Кризис и суета, это бич русского бизнеса. Максимальный эффект достигается налаженной работой, когда все знают, что делать на каждом этапе процесса. Все это достигается сформированными и согласованными бизнес-процессами организации, склада.

Логистический аудит. Далее

Производительность склада

Здесь мы анализируем заданные нормативы по каждой операции и сотруднику с текущими данными. Ведь у комплектовщика свои нормативы в час, а у кладовщика — свои. Очень хорошо, если у нас есть данные прошлого, лучшего периода. Но не зависимо от этого, выясняются объективные и субъективные причины низкой производительности на каждом участке.

WMS склада

В аудит склада обязательно входит и изучение складской учетной системы в связке с бизнес-процессами и моделями по видам обработки товара. Здесь требуется изучить:

На сколько WMS соответствует заданным процессам на складе
Есть ли соответствующая поддержка и оперативное реагирование IT-специалистов
Как WMS справляется с пиковыми нагрузками
На сколько пользователи WMS склада хорошо знают эту программу
Есть ли возможности оптимизации и доработки данной WMS
Есть ли процессы, которые не учитывает WMS склада, что подразумевает ручной труд

Чек лист по каждой операции склада

По моему опыту, от WMS склада зависит очень и очень многое в части точности учета, оперативности и эффективности сотрудников и склада в целом.

Компетентность руководства и мотивация персонала склада

Я согласен с изречением, что кадры решают все. По крайней мере, это ключевая составляющая в успешной работе склада. Компетентный и заинтересованный руководитель склада и разработанная система мотивации сотрудников (KPI), это основа.

На этом нельзя экономить.

Разработанная топология, бизнес-процессы, успешно внедренная WMS, не будут работать, если всем этим не уметь пользоваться.

Как понимаем, рынок не стоит на месте. Кто-то должен своевременно вносить рациональные предложения и изменения. Это делают только заинтересованные сотрудники. И одна лишь высокая оплата труда не решает проблему. В части сотрудников также важен комплексный подход. Этому у меня на сайте посвящена целая рубрика: «Менеджмент и KPI» .

Важно!

Чистота и порядок

В этот показатель входит:

Дисциплина сотрудников в части распорядка дня
Чистота не только складских помещений, но и раздевалок, душевых, операторских
Состояние техники слада, правила и культура пользования техникой
Аккуратность приемки, размещения, хранения, комплектации, отгрузки товара
Соблюдение общих норм и требований безопасности на складе, в том числе посетителей склада

Изначально, менеджмент берет начало с военного дела. Дисциплина и порядок в военном деле — основа основ. Не будет этого, битва или война будет проиграна еще до ее начала. То же касается бизнеса, производства, склада.

Если на складе присутствуют неофициальные «нычки» для отдыха сотрудников, диван в зоне погрузки/отгрузки товара, — значит уже порядка и дисциплины на складе нет со всеми вытекающими.

Расширенный аудит склада: как, что, когда

Несомненно, базовый или расширенный аудит склада, это весьма условные понятия. Тем не менее, для лучшего восприятия и удобства, я разделил тему на два блока.

Что еще входит в аудит склада?

АВС анализ

АВС анализ , это ранжирование товара по категориям, где А имеет высокий приоритет (оборачиваемость), В — средний и С — низкий. Из этого строится политика управления ассортиментом, запасами. По сути, АВС анализ уже входит в разработку топологии склада. Однако, я сознательно вывел это за рамки, поскольку мы еще говорим о поставщиках и клиентах.

Поставщики и клиенты также могут быть ранжированы по АВС анализу. Это существенно помогает построить входящие и исходящие потоки.

Аудит документооборота

Не раз видел картину, когда из-за неудовлетворительной работы с документами, терялась информация, что приводит к разногласиям факта с учетными данными. А также и к денежным, репутационным потерям.

Документооборот должен быть четко встроен в бизнес-процесс склада

KPI по документообороту должен быть включен сотрудникам непосредственно работающим с ним.

Анализ опросных листов сотрудников склада

Здесь составляется ряд вопросов ко всем сотрудникам склада. От предложений до критических замечаний. На этой основе выявляется тенденции, которые могут быть учтены в программе изменений работы склада.

Анализ по неликвидам

В аудит склада: как, что, когда, входит все, что связано с возвратами, браком, боем, списанием. Все это требует отдельного внимания и также должно быть вписано в бизнес-процессы склада. За все должны нести ответственность конкретные люди. Неликвиды, это также товар очень давно хранящийся на складе, потерявший товарный вид или актуальность.

Неликвиды — прямые убытки. Вдобавок ко всему, все это занимает место на складе.

Также

Анализ заявок

Важный пункт, где выясняется, каким образом склад принимает и обрабатывает входящую информацию от внутренних сотрудников организации, поставщиков и клиентов. Сколько споров и недоразумений возникает именно на этом этапе работы склада!

Анализ технического состояния склада

Заключение по оборудованию склада
Заключение по состоянию техники склада
Общее заключение по состоянию помещения (пола, стен, крыши)
Заключение по освещению складских площадей
Заключение по пожарной безопасности и охране труда
По прилегающей территории, подъездных зон

По этому пункту уже нужен отдельный специалист или группа специалистов.

Финансовая составляющая аудита склада

Анализ по стоимости складских услуг

Если ваш склад предоставляет услуги ответственного хранения, или любые другие услуги сторонним клиентам, то важен аудит в части маркетинговой составляющей. Анализ рынка и ваших конкурентов. Стоимость услуг у нас может быть даже чуть ниже конкурентов. А что насчет сервиса?

Как мы понимаем, современный бизнес считает не только прямые расходы, но и риски. В данном случае, риски несвоевременной или некачественной комплектации куда выше, чем скидка в 5% относительно конкурентов.

Анализ бюджета и закупок склада

Здесь проводится анализ финансовых затрат склада. На сколько оправданы и оптимальны затраты по статьям? Кто и как их контролирует? На основе чего делаются закупки для нужд склада? И так далее.

Штат склада и фотография рабочего дня

Зарплатная статья в бюджете организации всегда одна из самых больших. Мы понимаем, что штат сотрудников должен быть оптимальным, однако, не все могут обосновать ту или иную штатную единицу. Фотография рабочего дня каждого сотрудника при разных уровнях нагрузки на склад, хороший инструмент для оптимизации работы склада.

Не всегда требуется сокращать штат. Возможны варианты, когда мы грамотно распределяем сотрудников по часам в сутках или дням недели.

Финансовый результат (ИНВ-19)

Анализ не будет полным, если не провести полную инвентаризацию склада, где итоговые данные будут включены в финансовую ведомость итогов инвентаризации — ИНВ-19

Аудит склада: как, что, когда. Заключение

Как упоминали в самом начале, логистический аудит проведенный грамотно дает положительный эффект — перекрывает все затраты. Ведь аудит склада, это не просто констатация факта проблем, но и решения основанные на аналитике и расчетах.

Более того, грамотный аудит подразумевает ответственность за результат.

Склад, в структуре или цепочке бизнеса должен приносить прибыль. Иначе зачем нам склад? Или, тогда может быть дешевле отдать на аутсорсинг? Тоже вариант. Правда и здесь не плохо владеть инструментами хотя бы простого аудита склада логистического провайдера. На этом сайте найдете мою отдельную статью по плюсам и минусам работы с логистическим (3 PL) оператором.

Мы разобрали основные составляющие аудита склада. Надеюсь, статья — аудит склада: как, что, когда, была полезной. Всего Вам хорошего и удачи!

Аудит склада своими силами, или что там, «за кулисами» производства. Часть 4

Философия непрерывного совершенствования, активно внедряемая и продвигаемая сотнями предприятий по всему миру, ставит во главу угла умение фиксировать недостатки в любом процессе и видеть в каждом из них потенциал для развития. Но как научиться этому, когда мы привыкли проходить мимо самых вопиющих нарушений и не замечать их?

Автор: Станислав Зинченко, директор Центра индустриальных исследований делового портала «Управление производством»

Сегодня мы предлагаем вашему вниманию статью, опубликованную в альманахе «Управление производством» .

Окончание статьи. Первые три части можно прочитать здесь:

Станислав Зинченко, директор Центра индустриальных исследований делового портала «Управление производством».

Складские процессы

Умение прописывать процессы существенно облегчает жизнь руководителя, позволяя организовывать работу самым эффективным образом, постоянно видеть последовательность выполняемых операций, понимать, кто и за какую часть работы несет ответственность. Но многие, приняв этот метод за универсальный рецепт эффективности и начав его применение на складе, сталкиваются с полнейшим неприятием, вызванным тем, что в отличие от производственного складской персонал, не воспринимая свою работу как создающую ценность для клиента и всего предприятия, равнодушно относится к понятиям технологий, их последовательности и культуре производства. Поэтому будьте готовы к тому, что за один раз прописать и реализовать необходимые складские процессы не удастся.

Итак, как же осуществлять «аудит своими глазами» в отношении складских процессов? Самое привлекательное в таком «аудите» это то, что не существует «особенных» и «уникальных» складских хозяйств, и об этом стоит постоянно помнить. Не обманывайтесь заявлениями кладовщиков, заведующих складами и даже руководителей комплексов, о том, что предлагаемые методы усовершенствования организации работ на складе не будут работать «потому что…» – далее следуют любые объяснения, чем данный склад отличается от аналогов. Но любой склад предназначен для выполнения одних и тех же базовых задач: приемки, размещения, хранения, комплектации, инвентаризации, отгрузки грузов и выполнения группы процессов и операций, связанных с обработкой товара (формирование комплектов, упаковка, подготовка и т.д.).

Поэтому для определения того, насколько технологичны и правильны процессы, осуществляемые на складе, Вы можете сделать следующее:

Запросить все виды складских документов, регламентирующих складские процессы (положения, порядки, инструкции, алгоритмы, распоряжения, приказы и т.д.), и проверить знание руководителей и работников, включая то, насколько эти документы актуальны.
Проверить любого работника на понимание выполнения процесса (попросить разъяснить, что, почему и зачем он делает, к какому результату это должно привести и что случится, если процесс не будет выполнен в срок).
Попробовать нарушить какую-либо операцию или процесс и понаблюдать, к каким результатам это приведет, отследив скорость реакции и принятия решений (и определить, будут ли вообще замечены изменения).
Провести аттестацию руководителей и работников с помощью кейсов, предложив условные ситуации, которые могут возникнуть в процессе работы на складе, и попросив описать свои действия. Пример задачи: на склад пришла машина с поврежденным товаром, менеджер по закупкам недоступен, до конца рабочего дня 1 час, а водитель торопится уехать. Придумав до 20 таких вопросов, Вы достаточно объективно сможете оценить готовность своего персонала к самым разным ситуациям.
И напоследок выборочно проверить ценность для Вас и клиентов любых 2-3 операций или подпроцессов в каждом складском процессе.

Проведя такой аудит на своем складе, руководители нередко приходят к неутешительным выводам. Наиболее типичными проблемами являются:

обилие «не идентифицированных» (не внесенных в план) процессов и операций, на которые тратится до 20-30% рабочего времени;
работники склада принимают решения по процессам, руководствуясь интуицией, о таблице решений никому не известно, нет понимания того, что одни и те же проблемы возникают регулярно и требуют стандартных решений;
существующие документы склада не отражают реально происходящие процессы и операции, а целого ряда необходимых документов просто не существует, и никто из участников процесса не видит в этом проблемы;
большая часть процессов и операций выполняется за счет «общественного бессознательного» группы опытных сотрудников. Особенно заметной эта зависимость становится, когда они болеют или уходят в отпуск, – результативность работ сразу падает на 30-40%;
уровень квалификации сотрудников не соответствует ни стоимости ТМЦ, ни стоимости процессов для Вас и клиентов.

К сожалению, выполнение процессов на складе полностью зависит от персонала, и об этом необходимо помнить. Но когда Вы будете оптимизировать осуществляемые на складе процессы, руководствуясь принципом «люди – главная ценность», помните о том, что сотрудник должен не просто числиться на Вашем предприятии, но действительно представлять ценность и, в свою очередь, видеть ценность в Вас и Вашей компании.

Документооборот и система учета

Постоянная проблема склада, встречающаяся практически на каждом предприятии, – складской учет, который, как уже упоминалось выше, имеет свою специфику в сравнении и с бухгалтерским, и с финансовым. К сожалению, это далеко не всегда понимает служба бухгалтерии, редко уделяющая происходящему на складе должное внимание: ТМЦ приходуются, остатки списываются, на первый взгляд, все учтено. Но главная проблема складского учета, заслуживающая «аудита своими глазами» – это актуальность данных в системе учета и их адекватность по отношению к реальной ситуации на складе.

Для исследования системы учета и документооборота на складе нет нужды перепроверять все накладные и расходные документы. Аудит позволяет выявить узкие места, вскрыв лишь верхний слой проблемы.

Поэтому для того, чтобы понять насколько эффективна система учета и документооборота, Вы можете спустится в склад и задать следующие вопросы:

как учитываются возвраты?
как учитываются неликвиды?
как учитывается бой, брак, лом, хищения?
как учитываются расходные и упаковочные материалы?

Этих вопросов оказывается достаточно, чтобы выяснить, что даже при работе с «идеальной» программой (от 1С до SAP) остатки материалов зачастую не находятся на положенном месте хранения, их количество и номенклатура не соответствуют указанному в документации, существует расхождение во времени между фактическими процессами и их программным (документарным) списанием (перемещением, оприходованием), из-за чего один и тот же юнит программа может засчитать дважды. И многое другое.

Как и в прочих разделах «аудита своими глазами», наличие проблем в складском учете тоже можно достаточно просто увидеть своими глазами: если для идентификации ТМЦ на складе действуют надписи, сделанные вручную, если документы разбросаны, если можно обнаружить прикрепленную к поддону бумагу с надписью вроде «Забрать завтра утром кладовщику Петрову», то помните – бухгалтерский учет у Вас, может быть, и есть, но складской учет как система и один из важнейших принципов организации работы на предприятии отсутствует.

Организация работ

С заявлениями об идеальном складе сегодня выступает практически каждое предприятие. Конечно, исходя из того, что раньше наши склады скорее напоминали бараки, – красивое современное здание, оцинкованные стеллажные системы и модные японские или немецкие погрузчики сегодня можно принять за критерии идеального склада. Но эта картинка обманчива, она далеко не всегда помогает успешно выполнить рабочее задание.

Идеальный склад, как и идеальное производство, не зависит от внешней картинки, от оборудования и технологий. Его «идеальность», в первую очередь, зависит от организации работ. Это понятие часто игнорируется на многих складах, где главным считается емкость и величина. Многие забывают, что склад предназначен не для хранения, а для обработки, и современные показатели эффективности работы склада – это не объемы хранимых материалов, а, прежде всего, количество собираемых за смену строк и количество одновременно обрабатываемых заказов. А для достижения этих показателей принципиальным является эффективная организация работ.

Для того, чтобы идентифицировать проблемы в организации работ на складе, проводя «аудит своими глазами», достаточно понаблюдать за:

соблюдением распорядка начала и конца рабочего дня;
организацией рабочих мест;
обеспечением ресурсами процессов и операций;
передачей смен;
процессом решения проблем и принятия решений;
охранным режимом и уборкой на складе;
процессом получения заданий и распределения работ.

К сожалению, почти наверняка Вы увидите:

лишние и не эффективные затраты времени;
неэффективные и нелогичные решения;
халатность, лень и распущенность;
неграмотное руководство на всех уровнях;
захламленные рабочие места;
постоянный поиск документов, решений, людей.

Ни одно оборудование не обеспечит наличие здравого смысла, опыта, душевного и ответственного отношения к труду и сплоченной команды, а создание складской, как и производственной, культуры невозможно без этих факторов.

Конечно, мы надеемся, что проведя «аудит своими глазами», Вы не обнаружите ни одной из вышеописанных проблем. Хотя такое маловероятно, потенциал для улучшения есть даже в самой совершенной системе. Главное, не бояться изменений.

Напоследок раскроем главный секрет по обнаружению проблем на складе – это наличие стульев, диванов, кресел и пр. Если при проведении «аудита своими глазами» Вы видите пару пластиковых стульев в зоне отгрузки/приемки грузов или старый диван в зоне хранения или обработки товара, то уже одного этого достаточно, чтобы понять – пора начинать планировать изменения!

Мы, со своей стороны, рекомендуем Вам регулярно приходить на склад и организовывать такие произвольные «аудиты своими глазами» для своих коллег и подчиненных, так как от работы склада зависит очень многое: без своевременно отгруженных заказов и вовремя поступившего на производство сырья предприятие никогда не будет работать слаженно и эффективно, как единый здоровый организм.

Все самое интересное и уникальное мы публикуем в альманахе «Управление производством» . 300+ мощных кейсов, готовых к использованию чек-листов и других полезных материалов ждут вас в полном комплекте номеров. Оформляйте подписку и получайте самое лучшее!

Как организовать работу склада: чек-лист от экспертов

Многие молодые бизнесы на определенном этапе своего развития сталкиваются с проблемой хранения товаров. Когда количество заказов увеличивается до 100-150 в день, а каждый из них нужно доставлять вовремя и без накладок, приходится задумываться о собственном складе для товарных запасов. Ведь работая со склада поставщика невозможно всегда выдерживать сроки.

На первый взгляд может показаться, что в организации склада нет ничего сложного. Но на деле, этот процесс – один из самых важных в современной торговле, ведь именно от него зависит лояльность клиентов и репутация компании на рынке. Давайте разбираться, как же наладить складскую работу.

Организовываем стабильные поставки товаров

В первую очередь нужно отработать механизм поставок товара от производителя. Тут есть несколько важных этапов:

заявка от ваших менеджеров, согласно прогнозам продаж;

сборка партии для выгодной доставки;

перевозка товара до вашего склада.

Первый и второй этапы – зона полностью вашей ответственности. Чтобы склад не простаивал, или не заполнялся товарами, которые плохо продаются, нужно постоянно контролировать свои заявки и выкупать самые ходовые позиции.

Третий этап – самый сложный и волнительный для любого бизнеса, особенно того, который работает с Китаем или Европой. В компании «Ост-Вест Экспресс» – https://www.owe.com.ua/, которая занимается международными перевозками, рассказали, что некоторые грузы между странами могут идти месяцами. При этом именно от перевозчика зависит сохранность товаров, их грамотная транспортировка. Выбирая компанию, которой вы доверите доставку своего груза из-за границы, стоит оценивать:

комплексность ее услуг (например, есть ли разгрузка/погрузка и могут ли выполнить паллетирование);

наличие разрешения на работу с определенными группами товаров (медпрепараты, химия, продукты питания);

обратная связь с компанией (удобно ли будет следить за своим грузом).

Договариваться о доставке стоит лишь с тем перевозчиком, в котором вы полностью уверены.

Проверяем электрику и пожарную безопасность

После закрытия всех организационных моментов можно переходить непосредственно к помещению своего склада. Тут нужно позаботиться о пожарной безопасности и электросети.

Эксперты магазина «Кабель-Инвест» рекомендуют купить кабель в склад огнестойкий, безгалогенный, с низким газовыделением. Этот тип провода выдерживает серьезные нагрузки и даже в случае ЧП не станет дополнительным очагом возгорания. Стоит он дороже стандартных вариантов, но обеспечивает надежную защиту.

Покупаем необходимую складскую технику

Для облегчения и автоматизации работы в складе необходимо приобрести специальную технику. Если у вас небольшое помещение, нет смысла покупать полноценный погрузчик. Однако товары обычно приходят на европоддонах, поэтому с ними придется как-то работать. В компании Eurocar Logistics для этих целей рекомендуют купить самоходный штабелер.

разгружать паллеты из грузовых автомобилей;

перемещать товары по складу;

компактно размещать грузы даже на большой высоте.

Один небольшой помощник сможет очень сильно разгрузить склад и позволит работникам комфортно трудиться, а вам не беспокоиться о скорости их работы.

Используя наш чек-лист, вы сможете правильно организовать работу склада и будете радовать каждого клиента скоростью доставки заказов. Удачной работы!

Підписуйтесь на наші канали в
Telegram та Viber

Чек лист проверки склада

Форум
- Все форумы
- Активные темы
Лента активности
E-commerce
- Компании
- Топики
Чёрный список
Новости
Пресс-релизы
Доска объявлений
Каталог компаний
- Активные темы
- Последние отзывы
- Города
- Запросы информации
- Часовые пояса
Поиск
Статьи
Галерея
Чтиво
Лаборатория
Видео
Пользователи
- Все пользователи
- Забаненые
Кто на сайте
Регистрация
Инфо-партнёры
Торговые марки
Торговые сети
События
ХоРеКа
NonFood
Контракты

Главная »
Форумы » Документы и работа с ними » Аудит производства, чек-листы сетей.

чек листами Х5 и Ашана можете поделиться.

Всё на сайте должно быть, по крайней мере у х5 точно есть.

какие требования к складу при аудите АШАНА

чек листами Х5 и Ашана можете поделиться.

Чек лист АШАН высылается сразу, как только вы дали согласие на аудит. Времени на подготовку достаточно. Понятно, что по ХААСП за это время не отсертифицируетесь, но подготовиться можно.

Игорь Кристалл, Вы об этом:
https://www.x5.ru/ru/Pages/Partners/Use … ation.aspx?

Доброго дня. Есть «чек-лист самооценки» от Дикси, свеженький )))) Могу поделиться

Самый «жесткий» чек лист у Х5

Документы для аудита пищевого производства

1. Документированная политика предприятия в области качества. Цели по качеству на год.
2. Схема организационной структуры предприятия.
3. Разрешительная документация на деятельность предприятия от государственных надзорных органов. Акт обследования на уровне государственного ветеринарного и санитарно-эпидемиологического надзора, СЭЗ на производство, ветеринарное удостоверение.
4. Сертификаты ISO, BRC, IFS, FSSC, НАССP и др.
5. План HACCP, процедуры и записи мониторинга ККТ.
6. Программа производственного контроля, утвержденная руководством.
7. Нормативно-техническая документация, по которой выпускается продукция (ГОСТ, ТУ, ТИ, внутренние стандарты, спецификации).
8. Спецификация на продукцию СТМ Дикси с рецептурой.
9. Сопроводительная документация на продукт (сертификаты/ декларации соответствия, СГР).
10. Протоколы, исследования по срокам годности продукции (если срок годности ограничен).
11. Процедура проведения дегустаций сырья (если применимо) и выпускаемой продукции
12. Исследования показателей пищевой ценности готового продукта.
13. Разрешительная документация на производственную лабораторию, лицензия на проведение работ, аттестат аккредитации.
14. Журналы входного контроля сырья, вспомогательных материалов, тары. Протоколы испытаний сырья.
15. Спецификации и сопроводительная документация на получаемое сырье, тару и вспомогательные материалы.
16. Процедура выбора поставщиков сырья, отчетность по аудитам и оценкам надежности поставщика.
17. Протоколы испытаний по готовой продукции, журнал контроля готовой продукции.
18. Протоколы и записи микробиологического исследования смывов с оборудования, тары, рук и спецодежды персонала, контроль воздуха и стен на плесени при наличии нормативов.
19. Журналы учета работы стерилизаторов, бактерицидных ламп и др. спец.оборудования.
20. Журнал проверки силы магнитов и снятия металломагнитных примесей
21. Записи проверки целостности сит, фильтров, эффективности их работы.
22. Схема производства с указанием поточности сырья и готовой продукции.
23. План мойки и дезинфекции производственных цехов с указанием периодичности обработки, инструкции.
24. Перечень используемых моющих и дезсредств (инструкции по применению, документация).
25. Журнал приготовления дезсредств, контроля качества мойки и дезинфекции. Журнал контроля по используемым процентным концентрациям.
26. Договор на стирку санодежды.
27. Договоры на проведение работ по дезинфекции, дезинсекции и дератизации.
28. План размещения ловушек для грызунов, инсектицидных ламп и пр.приспособлений для борьбы с вредителями. Акты проведенной дератизации. Журнал осмотра ловушек.
29. Договор на проведение санитарной обработки автотранспорта.
30. Журналы контроля температуры и чистоты транспортных средств (для перевозки продукции), регистрации дезинфекции кузова автотранспорта.
31. Договор о вывозе мусора с территории предприятия и утилизации отходов.
32. Протоколы испытаний по воде из точек отбора на предприятии. Договор с органами государственного надзора по контролю воды
33. Журналы контроля температуры и влажности складских и производственных помещений.
34. Договор на проведение метрологического контроля. График поверки контрольно-измерительного оборудования. Свидетельства о поверке измерительных приборов.
35. Процедура проведения ремонтных работ. График планово-предупредительного ремонта оборудования.
36. Записи о работах и произведенном ремонте производственного оборудования.
37. Договор на обслуживание вентиляции, график обслуживания.
38. Протоколы испытаний воздуха и параметров микроклимата, освещенности и шума, загрязненности воздуха, аттестация рабочих мест.
39. Правила личной и профессиональной гигиены работников.
40. Журнал контроля заболеваний работников предприятия (медицинский журнал).
41. Медицинские книжки сотрудников, договор на медицинское обследование сотрудников, график.
42. Наличие программ по видам постоянного обучения сотрудников, план и оценка эффективности.
43. Должностные инструкции работников, журналы вводного и планового инструктажа.
44. Программа работы со стеклянными предметами и пластиком, журнал учета стекла.
45. Программа работы с жалобами, журнал жалоб.
46. Процедура забраковки и обращения с несоответствующей продукцией, процедура отзыва.
47. Инструкция по предупреждению попадания посторонних предметов в продукцию.
48. Процедура прослеживаемости до партии сырья и упаковки (подтверждающие записи).
49. Перечень аллергенов на производстве и оценка вероятности присутствия их или их следов в продукции.
50. Идентификация и контроль ГМО.

Критичные точки контроля при проведении оценки условий производства

1. Окружающая и рабочая среда, здания и помещения
a. Сырьевые участки и участки переработанной продукции изолированы друг от друга
b. Микробиологическая лаборатория не имеет прямого выхода на производство
c. Санузлы не имеют прямого выхода на производство
2. Оборудование, средства измерения, инвентарь
a. Поверхности, вступающие в контакт с продукцией, выполнены из материалов, разрешенных к контакту с пищевой продукцией (оборудование, тара, инвентарь, перчатки и пр.)
b. По результатам исследований и наблюдений подтверждена эффективность очистки
3. Зоны хранения
a. Режимы в зонах хранения соответствуют требуемым (по результатам контроля записей, фактическим замерам на момент проведения аудита)
b. Площади зон хранения обеспечивают объем хранения в пиковые периоды производства (анализ на основании 2х лет)
4. Инженерные коммуникации
a. Вода в других агрегатных состояниях (пар, лед), используемая в качестве компонента продукта, исследуется на соответствие установленным нормативам
b. Результаты исследования свидетельствуют о соответствии воздуха по микробиологическим показателям и отсутствии химических загрязнителей (где применимо)
5. Управление отходами
a. Опасные отходы запираются на замок во избежание риска загрязнения продукции
6. Закупки. Управление поставщиками
a. Периодичность контроля соответствия ТМЦ достаточна для обеспечения безопасности пищевой продукции
7. Предотвращение перекрестного загрязнения
a. Информация о наличии аллергенов или их следов доведена до потребителя
b. Жалоб со стороны потребителей на наличие в продукте посторонних предметов не было или были реализованы эффективные мероприятия по устранению риска (повторных фактов выявления посторонних предметов не было)
8. Очистка и санитарная обработка
a. Персонал, выполняющий санитарную обработку, демонстрирует знания правильности проведения санитарной обработки
b. Определен порядок работы с продукцией, которая произведена на оборудовании, признанном микробиологически грязным по результатам лабораторных исследований
9. Борьба с вредителями
a. Результаты оценки эффективности и наблюдения свидетельствуют, что численность вредителей сведена к допустимому уровню, производство свободно от вредителей (наблюдения на предмет наличия бродячих животных, насекомых, грызунов, отсутствие следов обитания, в т.ч. паутины)
10. Гигиена персонала
a. Требования по гигиене и должному поведению доводятся до посетителей и исполняющих работ по договору, с договоре с подрядчиками предусмотрено обязательство по соблюдению указанных требований
b. Весь персонал, занятый в зонах производства обеспечен санитарной одеждой (обувью, перчатками, масками, набородниками и пр.)
c. Стирка обеспечивает микробиологическую чистоту одежды для зон, где это необходимо (режимы или средства стирки, результаты испытаний смывов с одежды)
d. Перед допуском на участки обращения открытого продукта проводится осмотр персонала на предмет наличия признаков заболеваний, поражений кожных покровов и пр.
11. Вторичная переработка
a. Зоны хранения продукции, подлежащей вторичной переработке, обеспечивают невозможность несанкционированного использования продукции, сроки хранения соблюдены
12. Отзыв продукции
a. Тренировочные отзывы периодически проводятся и подтверждают свою эффективность, свидетельства предоставлены
13. Транспортировка
a. Ответственные за контроль условий транспортировки определены, условия транспортировки соблюдается (по результатам контроля записей и наблюдениям не менее 2 автотранспортных средств)
14. Контроль за производственными операциями и безопасностью продукта
a. Требования к сырью и материалам соблюдаются, несоответствующие сырье и материалы не допускаются в производство (по результатам записей и на основании документированной процедуры)
b. Параметры ведения технологического процесса определены в технологической инструкции (в случае наличия рабочих инструкций они не противоречат ТИ), фактически параметры соблюдаются (на основании зарегистрированных записей и наблюдений не менее 4х точек контроля)
c. Пролонгированные сроки годности подтверждены соответствующими исследованиями на соответствие с учетом коэффициента резерва
d. Периодичность контроля качества продукции отвечает нормативным требованиям (контроль соответствия по НТД на выпускаемую продукцию, отраслевых требований, минимум — 3 точки контроля)
15. Управление несоответствующей продукцией, работа с жалобами и рекламациями
a. В случае нарушений условий производства или хранения, продукция подлежит реализации без ограничений при условии соответствия по результатам испытаний и предварительной валидации отклонения (наличие протоколов о соответствии продукции с таким отклонением на протяжении всего срока годности)
16. Процедура управления персоналом
a. Персонал допускается до работы на производстве только после прохождения инструктажа по пищевой безопасности (правилам проведения на производстве, личной гигиене и аналог.)
17. Система HACCP
a. Область применения системы HACCP покрывает все производственные/технологические процессы по всему ассортименту продукции, поставляемому в ТС «Дикси»
b. ККТ определены, критические пределы установлены для каждой ККТ с учетом погрешности средств измерения
c. Ответственные за мониторинг ККТ и реализацию корректирующих действий ознакомлены с установленным порядком, демонстрируют знание установленного порядка (путем наблюдения, анализа документов, опроса не менее 3х исполнителей по разным ККТ)

Чек-лист | Эксперт — это бесплатный сервис для создания и хранения Ваших чек-листов

Чек-листы по категориям:

Чек-листы:

Авторы чек-листов

Как создать чек-лист?
Смотрите видео-инструкцию!
⏰ время просмотра: 3 минуты

Создайте Чек-лист бесплатно для любых целей. Проверьте себя, и держите все под контролем. Делитесь задачами, контрольными списками, рецептами и всем чем хотите))

Начните прямо сейчас с удобной, пошаговой инструкции >>>

Благодаря нашему онлайн-сервису Вы сможете:

вести чек-листы (check-list) и помечать галочкой выполненные пункты!
создать трекер полезных привычек на неделю или месяц, и упорно следовать ему!
устроить челендж продуктивности и соревноваться с друзьями или коллегами!
отслеживать процент выполнения с помощью наглядного «прогресс-бара»
скачать любой чек-лист в PDF формате (пустой или с отмеченными пунктами)
вывести на печать на принтере в 1 клик!
вставить чек-лист на свой сайт через «код вставки» (iframe)
сделать «брендирование» чек-листа, добавив свой логотип, баннер или картинку
разместить в тексте кликабельные ссылки на свой сайт или группу в социалке!
создать бесплатно страничку-визитку «Автора чек-листов» с информацией о Вас и Ваших чек-листах (пример)
комментировать весь чек-лист, или оставлять комменты в отношении конкретного пункта. А тк же получать уведомления о новых комментах!
можете прикреплять фото к конкретному пункту чек-листа! Это удобно, если Вам нужно по чек-листу проверить объект, и по результату проверки — добавить фото-отчет по каждому отдельному пункту. Это работает как с настольного компьютера, так и с мобильного телефона .
копировать (клонировать) созданные Вами чек-листы в 1 клик! (удобно для фитнесс-тренеров при составлении тренировок разным людям)
хранить их бесплатно в «облаке». Они доступны 365 дней в году, 24 часа в сутки — из любой точки Планеты!
делится ссылкой на чек-лист с друзьями и коллегами!
и еще куча крутых способов использования!

Вы можете создать 2 типа чек-листа:

приватный, чек-лист

ПРИВАТНЫЙ (не выводить в Каталоге)

А если Вы захотите поделится «приватным чек-листом» — то Вы сможете его опубликовать и он будет доступен другим ТОЛЬКО по уникальной, секретной ссылке, которую Вы можете прислать друзьям или членам Вашей комманды. В нашем публичном Каталоге — его НЕ будет.

публичный чек-лист — для «общего доступа и использования», который Вы создадите, опубликуете и добавите в одну из Публичных категорий. Он будет доступен в нашем публичном Каталоге. Кроме этого — его можно будет найти через Поиск на нашем сайте а так же его смогут проиндексировать поисковые системы Гугл и Яндекс.

Более детально мы это описывем в разделе Вопросы и Ответы (FAQ)

Как создать чек-лист? Для начала работы с сервисом — Вам нужно зарегистрироваться. Это бесплатно и займет не более 2 минут. После этого Вы сможете быстро превратить все свои бумажные записи в электронные чек-листы (оцифровать их).

Для Вашего удобства — мы подготовили:

удобный визуальный конструктор, в котором уже есть готовый шаблон чек-листа. Вам нужно просто отредактировать его под свои нужды.
для новичков мы создали удобную, пошаговую инструкцию, с помощью которой Вы быстро справитесь!

Примеры чек-листов — Вы можете увидеть в «Категориях», которые расположены выше НАД этим текстом. Лучший способ НЕ забыть что то сделать — это составить удобный, красивый Чек-лист в режиме онлайн в интернете!

Вы можете использовать наш сервис с любых устройств:

с настольного компьютера
с мобильного телефона
с планшета

Ваши списки задач будут одинаково хорошо смотреться на ЛЮБОМ устройстве! Все делается через удобный веб-интерфейс, в интуитивно понятной форме!

Итак, может хватит читать и пора начинать)) ? Регистрация >>>

Чек-листы на производстве: для чего они нужны, как их создавать и автоматизировать?

Чек-лист — это простой и удобный инструмент контроля сложных рабочих процессов. Современные производственные предприятия функционируют в режиме многозадачности. Руководителям подразделений трудно следить за своевременным и качественным выполнением всех операций, соблюдением норм и правил безопасности. Чек-листы помогают оптимизировать этот процесс. Их грамотное использование экономит время сотрудников и повышает эффективность труда. Рассказываем, как сделать чек-лист, как его правильно применять и какие существуют способы автоматизации контроля.

Что такое чек-лист и для чего он работает

Термин «чек-лист» можно перевести как «контрольный список». И хотя это название для многих пока непривычно, с самим явлением наверняка сталкивался каждый — и на работе, и в повседневной жизни. Чек-лист — не что иное, как перечень пунктов, которые нужно выполнить в заданной последовательности для получения определенного результата. По сути, даже обычный список покупок подходит под это определение. Но нас интересует система чек-листов на производственных предприятиях.

Производство — это такая область, где любая мелочь влияет на конечный результат: даже незначительное нарушение технологии способно повлечь за собой брак. А несоблюдение техники безопасности и вовсе может стоить кому-то здоровья и жизни. В таких условиях необходима постоянная и полная сосредоточенность. Но держать все задачи в голове невозможно, особенно когда их много и они одновременны, а подобные ситуации для производства типичны. Тогда-то и приходят на помощь контрольные списки.

Итак, для чего нужен чек-лист и какие задачи можно решать с его помощью?

Не упускать из виду ни одной важной мелочи. Сотрудник, работающий по списку, скорее всего, ничего не забудет и не запутается, даже если алгоритм действий очень сложен;
Повысить качество выполнения работ. Чек-лист определяет четкие критерии оптимального результата по каждому пункту;
Избегать повторяющихся ошибок. Постоянно практикуя применение чек-листов, руководители видят, какие промахи чаще всего допускают работники. Добавление этих пунктов в список поможет исключить аналогичные ошибки в будущем;
Улучшить дисциплину на предприятии. Четкий список задач хорошо мотивирует: сотрудники знают, сколько времени нужно потратить на каждый этап, и меньше отвлекаются;
Быстро внедрять любые нововведения. Усовершенствование производственного процесса не всегда проходит гладко: работники с трудом отвыкают от прежнего алгоритма. Включение новых пунктов в чек-лист поможет быстрее перестроиться;
Экономить рабочее время. Цикл производства состоит из одних и тех же повторяющихся процессов. Достаточно составить чек-лист для всех процессов, тогда не придется каждый раз планировать работу заново;
Освободить ресурсы для решения важных задач. Когда на предприятии внедрена и успешно функционирует система чек-листов, руководителю не приходится постоянно думать о планировании и контроле. Вместо этого можно сконцентрировать внимание на чем-то более существенном, например на изучении новых материалов, оборудования, методов работы.

Чек-листы могут использоваться в качестве плана действий или документа для проверки и отчета. Таким образом, они помогают и организовывать работу, и контролировать ее выполнение.

Сфера применения чек-листов на производстве очень широка. Они используются во всех процессах, которые можно упорядочить и стандартизировать.

На заметку

Как использовать чек-лист, вполне очевидно. Руководитель подразделения назначает исполнителя, передает ему список задач и в установленные сроки проверяет готовность. Если есть замечания, чек-лист возвращается исполнителю на доработку. Если все в порядке, руководитель подтверждает правильность выполнения работ и фиксирует результаты в системе учета.

Как создать чек-лист

Чек-листы разрабатывают и составляют руководители подразделений и должностные лица, ответственные за те или иные рабочие процессы на производстве. Они же контролируют исполнение пунктов списка.

Написание чек-листа — сложная и трудоемкая задача. Чтобы инструмент был действительно эффективным, при его разработке и внедрении необходимо следовать определенным правилам. На практике руководители нередко допускают ошибки, из-за которых чек-листы лишь создают дополнительные проблемы, вместо того чтобы их решать.

Итак, как написать чек-лист? Он составляется по следующему алгоритму:

Разделить задачу на этапы — это будет своеобразный каркас списка. Например, чек-лист по охране труда и технике безопасности можно представить в виде разделов «Обучение персонала», «Хранение материалов», «Рабочий процесс», «Пожарная безопасность», «Электробезопасность» и так далее.
Детализировать каждый этап, разбить его на отдельные операции. Так, в пункте «Электробезопасность» могут быть следующие подпункты: «Все электроприборы заземлены», «Электрооборудование регулярно проверяется», «К работе с электроинструментом допущен только персонал с соответствующей группой электробезопасности», «Сотрудники снабжены электрозащитными средствами» и другие.
Продумать, какие ошибки могут быть допущены работниками на любой из этих стадий, и внести соответствующие напоминания/предупреждения в список.
Протестировать получившуюся пробную версию чек-листа.
При необходимости внести исправления и дополнения.

Вот несколько простых советов, которые помогут избежать ошибок при составлении чек-листа:

Старайтесь не создавать слишком длинных списков: они неудобны и для исполнителей, и для проверяющих. В идеале в нем должно быть не больше 20 пунктов, а лучше шесть–восемь. Если задача слишком объемная, рекомендуется разбить ее на несколько этапов и для каждого сделать отдельный чек-лист.
К объемным спискам применяйте принцип группировки. Объединяйте задачи в разделы, используйте подзаголовки — структурированная информация легче воспринимается.
Каждый пункт должен соответствовать только одному действию. Не старайтесь объять необъятное: исполнителю будет трудно концентрироваться на составных задачах.
Располагайте пункты в соответствии с логикой рабочего процесса: к следующему действию можно переходить только после выполнения предыдущего.
Используйте четкие и простые формулировки. Важно, чтобы пункты списка были понятны не только составителю чек-листа, но и исполнителю. Формулируйте задачи кратко, без лишних подробностей — они отвлекают от главного.
Если возможно, применяйте один тип чек-листов для всех процессов на предприятии. Единый стиль оформления и общая система оценки результатов упрощают ведение отчетности и аналитику.
Оставляйте место для правок. Вполне вероятно, что впоследствии в документ потребуется внести изменения и дополнения, так что лучше, если чек-лист будет иметь гибкую структуру.

Самый простой чек-лист выглядит как перечень пунктов с окном для отметки о результате напротив каждого из них — по завершении исполнитель должен поставить в нем галочку. При необходимости в контрольный список включают дополнительные колонки (чекбоксы), например дедлайн, время выполнения задачи сотрудником.

Чек-листы могут создаваться на разных носителях. Простейший вариант — на бумаге. Для планирования повседневных дел такой способ вполне допустим, но для контроля рабочих процессов на производственном предприятии он совершенно не годится. Обработка большого количества бумажных документов не упростит, а, напротив, усложнит проверку. Список не получится использовать повторно, для каждой задачи потребуется составлять новый. Поэтому в бизнесе и на производстве применяются в основном электронные чек-листы, которые удобно копировать, редактировать, отправлять другим сотрудникам. Вариантов их составления несколько.

В программе Excel. Электронные таблицы лучше подходят для составления чек-листов, чем обычные текстовые файлы. В них можно не только вводить нужные данные, но и производить вычисления, использовать формулы для подсчета результатов. Однако это долго, сложно и утомительно. В производственном процессе часто важна оперативность, а чек-листы в виде электронных таблиц не позволяют получать результаты достаточно быстро.

В специальных приложениях — конструкторах чек-листов. Это самый современный и продвинутый способ создания контрольных списков. Приложение позволяет не только удобным способом — прямо на мобильном устройстве — составлять чек-листы любого типа под нужные требования, но и ставить задачи, назначать исполнителей, следить за ходом работы в режиме реального времени, отправлять напоминания, прикреплять фото и видео. Отчеты о результатах в таких программах формируются мгновенно. Таким образом, достигается полная автоматизация чек-листов: процесс их создания и использования становится максимально простым, а эффективность работы повышается.

В какой программе сделать чек-лист, зависит от потребностей производства: приложения-конструкторы различаются функционалом. Там, где ежедневно решается множество сложных многоступенчатых задач, лучше использовать решения с наибольшим перечнем возможностей.

Чек-листы применяются на производстве повсеместно: руководители многих предприятий и подразделений уже успели оценить преимущества этого инструмента контроля. Но составление списков — процесс трудоемкий. Значительно упростить и ускорить работу с чек-листами позволяет автоматизация с помощью специальных приложений-конструкторов.

Конструктор чек-листов для любого производства

Для крупных производственных предприятий важно, чтобы организация рабочего процесса была отлажена до мелочей. Этой цели можно достичь с помощью удобных и функциональных конструкторов чек-листов. Одна из таких программ — «Мобильный аудитор» от консалтинговой группы «ИСУ». Сергей Игоревич Решетов, специалист компании, рассказывает о возможностях приложения:

«Мобильный аудитор» — это программный комплекс для контроля рабочих процессов на производстве. Приложение работает с устройствами на платформах Android и iOS, есть также веб-интерфейс для стационарных компьютеров.

В составе программного комплекса есть универсальный конструктор чек-листов. С его помощью удобно составлять любые шаблоны чек-листов для любого производства по таким предметным областям, как качество, безопасность, охрана труда, менеджмент систем ISO. Система в автоматическом режиме по заданному алгоритму формирует экземпляры чек-листов для заполнения по сконструированному шаблону, устанавливает сроки и отправляет ответственным. Сформированный список руководитель может контролировать как на стационарном компьютере, так и с мобильного устройства. При отправке чек-листа на мобильное устройство исполнителя поступит соответствующее уведомление. По готовности он зафиксирует результаты и отправит задачу на проверку. Если качество исполнения окажется неудовлетворительным, руководитель вернет чек-лист на доработку. Все это происходит автоматически, путем нажатия одной кнопки.

Что еще можно делать с помощью «Мобильного аудитора»? Регистрировать несоответствия, делать снимки и прикладывать фото к задачам. Руководитель может следить за ходом исполнения работы и видеть статус в реальном времени.

«Мобильный аудитор» интегрируется с системами учета предприятия. Например, если во время входного контроля выяснится, что поступившая партия материалов не соответствует требованиям качества, можно заблокировать ее в учетной системе непосредственно в процессе заполнения чек-листа».

P. S. Консалтинговая группа ИСУ оказывает услуги в области автоматизации бизнес-процессов, управления безопасностью, НАССР, менеджмента качества, внедрения механизмов бережливого производства.