Методы структурирования бизнес процессов

Описание бизнес-процессов: методы и инструменты

Финансовый директор группы компаний «Радиус». Имеет большой опыт работы в финансовом консалтинге, а также в управлении финансовой службой инвестиционной компании, специализирующейся на вложениях в высокотехнологичные проекты.

Определение и суть бизнес-процессов

Каждое предприятие можно рассматривать как целостную структуру взаимодействующих объектов, субъектов и функций. Взаимодействия, в результате которых происходит преобразование исходного материала в целевой материал, называют процессами, а всю структуру часто называют архитектурой процессов. Читайте также, как внедрить систему 5S на производств е.

Действующее предприятие можно описать в рамках одной из нескольких парадигм:

Инфологическая – предприятие как база данных.
Коммуникационная – предприятие как совокупность участников, которые находятся в совокупности отношений между собой – «договаривающиеся стороны».
Трансформационная – предприятие как фабрика по переработке ресурсов в конечный продукт. Ключевой частью понимания предприятия в рамках этой парадигмы являются бизнес-процессы.

Бизнес-процессы – это взаимосвязанные и последовательные действия, отвечающие следующим опциям:

целью является производство продукции или услуги;
в процессе участвуют люди. В противном случае мы говорим о технологическом процессе, который подчиняется иным принципам управления.

Этапы внедрения бизнес-процессов

Постановка бизнес-процессов на предприятии состоит из нескольких этапов (см. рисунок 1).

Рисунок 1. Этапы постановки бизнес-процессов на предприятии

Недооценка любого из этапов делает бессмысленным проект постановки бизнес-процесса.

Выявление и документирование процесса. Важно проанализировать текущую ситуацию, прежде чем приступать к изменениям. В результате этого этапа должна появиться модель «AS IS» (как есть), выявлены узкие места и потенциал возможных изменений.
Анализ процесса проводится до и после его внедрения. Этот этап определяет необходимые изменения, инструментарий и ресурсы.
Описание бизнес-процесса дает полную информацию по планируемым изменениям. Результатом этого этапа должен стать задокументированный план, обязательный к исполнению. На практике этот этап ошибочно принимают за завершающий. И тогда документ, описывающий процесс, становится «неработающим».
Реализация – это исполнение принятых решений. Во время этого этапа формируется дополнительная информация об эффективности бизнес-процесса в целом, его участников и ключевых этапов. Информация, генерируемая в процессе реализации, способна поддержать и усилить конкурентные преимущества компании на рынке.
Контроль остается самой недооценённой частью задачи постановки бизнес-процесса. Без последующего контроля и анализа действующих процессов, весь проект по внедрению окажется неэффективным. Недооценка этого этапа отчасти оправдана тем, что от процесса ожидается его самодостаточность. Механизм внедряется для экономии времени и ресурсов. Но любой процесс продолжает требовать внимания.

Часто кажется, что у менеджмента компании в результате постановки бизнес-процесса должна появиться «волшебная кнопка». После нажатия на «волшебную кнопку» автоматически получается ожидаемый результат. Однако не все решения лежат в области автоматизации. Компетентный аналитик должен своевременно учитывать все аспекты деятельности предприятия и предложить оптимальные для конкретной ситуации решения.

Методологии и инструментарий описания бизнес-процесса

Важным, но непринципиальным моментом является вопрос выбора инструментария для описания бизнес-процесса. Эффективность инструмента определяется гибкостью и простотой применения, а также способностью учитывать все парадигмы описания деятельности предприятия. В современной методологии управления чаще всего упоминается инструмента описания бизнес-процессов: BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation). Его отличают:

умеренная плотность подачи информация;
гибкость;
широкая аудитория (бизнес-аналитики, системные аналитики, разработчики баз данных и приложений).

Коммуникации и каналы передачи информации, которые являются неотъемлемой частью бизнес-процессов, представляют собой очень сложную паутину последовательных действий. BPMN 2.0 призван учесть все возможные аспекты деятельности компании. Благодаря этому подходу, существенно облегчается внедрение и автоматизация бизнес-процессов.

В результате описания получается графическая иллюстрация и текстовое сопровождение, поясняющее ключевые аспекты процесса (см. рисунок 2).

Рисунок 2. Пример графического описания бизнес-процесса в рамках нотации BPMN 2.0

BPMN 2.0 – это своего рода баланс между легкостью восприятия и сложностью описания бизнес-процесса. Инструмент находится в свободном доступе на сайте Object Management Group.

Виды бизнес-процессов

Описание бизнес-процессов невозможно без понимания их видов и классификации основных участников.

В литературе и практике встречается несколько видов классификаций. Чаще всего процессы классифицируют по следующим группам:

основные,
вспомогательные,
управленческие.

Основные непосредственно завязаны на задачи производства и реализации продукции, оказания услуг. Именно здесь генерируется большая часть добавленной стоимости и инвестиционных рисков.

Вспомогательные предназначены для обеспечения работы основных процессов. Речь идет, например, о бухгалтерии, процессе подготовки и найма персонала, работе IT-службы и прочее.

Управленческие оказывают влияние на деятельность всех подразделений и в то же время непосредственно не участвуют в их работе. Основные задачи управленческих процессов:

выбор направлений развития компания;
контроль за исполнением поставленных задач.

Принято считать, что все бизнес-процессы важны, и нельзя расставлять жесткие приоритеты. Но на практике проблемы в основных подразделениях могут обойтись компании на порядок дороже, чем во вспомогательных.

Участники

Участников группируют по-разному, но так или иначе, следующие роли присутствуют во всех методиках:

Владелец.
Менеджер.
Исполнитель.
Аналитик.
Инженер.

Владелец – это основной бенефициар бизнес-процесса. Владелец распоряжается ресурсами, владеет полномочиями, необходимыми и достаточными для исполнения процесса, и несет ответственность за его эффективность. У конкретного процесса свой владелец. Например, владельцем процесса поиска нового сотрудника и его трудоустройства является руководитель службы HR.

Менеджер управляет выполнением конкретного бизнес-процесса на оперативном уровне. Он контролирует исполнение регламентов. Исполнитель отвечает за исполнение любой из задач или групп задач, входящих в бизнес-процесс. Аналитик и инженер отвечают за оптимизацию с той разницей, что инженер обеспечивает техническое исполнение.

Кроме разделения по ролям, участников разделяют по степени контролируемости или простым языком – по месту работы.

Внутренние – сотрудники компании, ответственные за выполнение задач.

Внешние – участники, неработающие в компании. При этом они влияют на ход исполнения задач, стоящих перед сотрудниками компании.

Роли, нотации BPMN, программное обеспечение и оборудование, обеспечивающие автоматизацию бизнес-процесса – все это неотъемлемые объекты и субъекты процесса описания.

Практика работы с бизнес-процессами

Можно отказаться от сложных инструментов описания в пользу упрощения. Например, использовать стандартную блок-схему с описательной частью. Выбор в пользу того или иного решения зависит от жизненного цикла компании, наличии ресурсов и готовности к серьезным кадровым решениям.

Бизнес-процесс – это всегда переход стоимости сотрудника в стоимость компании. Это шаг в сторону независимости компании от значимости конкретного сотрудника и от его влияния на результат. И каждый участник это чувствует и старается в той или иной мере повлиять на сохранение своей стоимости, включая и осознанные шаги на снижение эффективности бизнес-процесса. В этом же заключается и основной вопрос поиска баланса.

Добавочная стоимость часто формируется в большей степени в участках, где требуется творческий подход. Излишний контроль может привести к обратным от ожиданий последствиям. Во всех других случаях, внедрение управления бизнес-процессами при сбалансированном подходе оправдывает себя в полной мере.

При описании бизнес-процессов следует придерживаться следующих рекомендаций:

1. Результаты, которые компания ожидает получить на выходе процесса, должны быть четко сформулированы и измеримы.

2. Не стоит внедрять процесс, не имея инструментария и ресурсов для контроля за его исполнением.

3. Самыми дисциплинированными исполнителями задач бизнес-процессов должны стать генеральный директор и топ-менеджмент компании.

4. «First things first». Основное внимание следует уделять основным процессам. Если есть критичные сложности в основных, эффективность вспомогательных процессов не будет давать никакой добавочной стоимости.

5. Все участники должны быть осведомлены и мотивированны. Каждый сотрудник должен хорошо представлять:

свои задачи;
сроки для исполнения задач;
формулу и способы измерения результата;
вознаграждение в случае успешного выполнения поставленных задач.

6. При описании бизнес-процесса используйте простые и распространенные определения. Задача описания процесса – сделать его понятным для целевой аудитории. Самовыражение желательно оставить для других задач.

7. Никто не знает ваш бизнес лучше, чем вы сами. Консультанта целесообразно привлечь лишь в качестве модератора. Основную работу по описанию бизнес-процесса эффективнее доверить его будущим исполнителям.

8. «Лучшее – враг хорошего». Оптимизация бизнес-процессов – это цикличная задача, но процесс оптимизации не следует делать вечным. Если же процесс «сбоит», то можно использовать стандартные методы:

упрощение (исключаются несущественные звенья);
стандартизация определенных участков (например, шаблоны документов).
исключение дублирующих задач, исключение излишнего описания БП;
аутсорсинг (передача исполнения дискретных задач сторонним компаниям);
оптимизация сроков (сокращение или увеличение сроков для регламентированных задач).

9. Разные уровни описания. При выборе глубины описания следует ориентироваться на его пользователя. Описание для сотрудника IT подразделения, для исполнителя и для сотрудника генерального директора должны иметь разную глубину.

10. Следует помнить, что основная задача постановки бизнес-процесса – это автоматизация исполнения существенных для бизнеса задач. Игнорирование современных инструментов автоматизации приводит к существенному снижению эффективности процесса.

Выводы

Внедрение бизнес-процессов – это сложный и цикличный процесс. Описание бизнес-процессов – ключевой, но не завершающий этап его внедрения. Без последующего анализа и контроля, процесс не даст ожидаемого эффекта. Нотации и инструментарий описания выбирается исходя из стадии жизненного цикла компании, наличии ресурсов и готовности к серьезным кадровым решениям. При этом учитывается способность инструментария автоматизировать процессы. Язык BMPN 2.0 является одним за наиболее популярных среди языков, используемых для описания.

Внедрение управления бизнес-процессами особенно эффективно при необходимости минимизировать в работе влияние человеческого фактора. Первостепенное влияние при внедрении и описании стоит уделить основным процессам: проблемы в ключевых процессах не могут быть компенсированы конкурентоспособным уровнем во вспомогательных процессах.

Структурирование бизнес процессов

Содержание:

Когда необходимо структурирование
Этапы структурирования бизнес-процессов
Что включает в себя структурирование бизнес-процессов
В итоге структурирование позволяет
Дополнительные преимущества структурирования бизнеса
Оптимизация с привлечением иностранных компаний

Структурирование бизнес-процессов – один из способов оптимизации хозяйственной деятельности компании. В широком смысле под структурированием понимают изменение организации бизнеса, создание подразделений, отдельных бизнес-единиц, между которыми распределяют активы и функции. Эта процедура подойдет не только для отдельного предприятия, но и для группы компаний. В более узком смысле структурирование может подразумевать улучшение финансовой, технологической, имущественной организации бизнеса.

Для чего предприятию изменять структуру? Это процесс непростой, требующий глубокого анализа ситуации, заключения новых договоров, реорганизации рабочих схем. Однако структурирование преследует сразу несколько целей. Первая – имущественная и управленческая безопасность. Если одно из юридических лиц, входящих в организацию, обанкротится, бизнес не пострадает. Вторая цель – финансовые и налоговые преимущества. За счет распределения функций между несколькими компаниями можно добиться оптимизации налоговой базы и уменьшения выплат.

Когда необходимо структурирование:

во время кризиса, финансовой нестабильности;
при отсутствии или недостаточности инвестиций;
когда возникает угроза снижения прибыли, кризиса;
при наличии проблем со спросом на товары и услуги;
когда управление становится технически сложным, трудоемким;
когда возникают сложности в принятии стратегических решений;
если необходимо провести реструктуризацию долговых обязательств;
когда бизнес расширяется, руководство планирует выход на новый уровень доходности.

Этапы структурирования бизнес-процессов

Изменение структуры предприятия – это сложный, многоэтапный процесс. Он начинается с изучения фактического положения дел, выявления и анализа рисков, оценки сильных и слабых сторон бизнеса. Для этого специалисты могут использовать разные методики расчета финансовых показателей.

Первое, что оценивают перед началом основного процесса, – это рыночный потенциал бизнеса, его финансовые и производственные возможности, качество продукции и услуг. На этом этапе изучают материальные ресурсы, активы, а вместе с ними – кадры, персонал, который трудится на фирму.

Для каждого предприятия специалисты разрабатывают специальную процедуру структурирования. Универсальной, стандартной схемы преобразования бизнеса не существует. Потому второй этап – разработка плана оптимизации на основе полученной информации. Специалисты создают модель, как должна преобразиться структура компании, какие необходимо создать связи, финансовые и товарные потоки.

Читайте также Бизнес на мусоре идеи

Третий этап – это реализации созданной модели. План претворяют в жизнь, создавая новые предприятия или преобразуя имеющие бизнес-единицы. Имущество и персонал перераспределяют между ними, подписывают новые договора.

Что включает в себя структурирование бизнес-процессов:

корректное разделение финансовых потоков;
исключение дублирования функций разными подразделениями;
ликвидация нерентабельных предприятий;
диверсификация капитала, внесение необходимых изменений в учредительные документы, чтобы контроль бизнеса оставался у собственников (учредителей).

В итоге структурирование позволяет:

снизить затраты;
повысить рентабельность производства;
сократить производственный цикл;
повысить качество выпускаемой продукции;
уменьшить технологические потери, количество операций, перемещений;
снизить количество управленческих ошибок;
сократить численность персонала;
улучшить исполнительскую дисциплину;
повысить общую эффективность компании.

Дополнительные преимущества структурирования бизнеса

Кроме уже перечисленных плюсов есть дополнительные выгоды от изменения структуры компании. Одна из них – повышение эффективности производственных процессов. Оно происходит за счет оптимизации управления, четкого распределения организационных функций. Заодно, преобразуя компанию, исключают неэффективные бизнес-процессы.

Разумеется, после изменения структуры повышается имущественная и управленческая безопасность компании. Бизнес меняют так, чтобы снизить риски и уменьшить последствия в случае их наступления. Тем не менее, новые юридические лица продолжают действовать как единый слаженный механизм, поскольку между ними заключены соответствующие договора и налажено управление.

Одно из ключевых преимуществ изменения структуры предприятия – это снижение налоговой нагрузки. Обязательные выплаты уменьшаются, поскольку можно использовать разные системы налогообложения. Обратите внимание, что речь идет исключительно о легальных, предусмотренных законом методах уменьшения налоговой базы.

Оптимизация с привлечением иностранных компаний

Многие собственники бизнеса также предпочитают применить международное структурирование бизнес-процессов. Оно преследует по сути те же задачи, что и оптимизация на территории одного государства:

привлечение инвестиций;
оптимизация налоговой базы;
эффективное проведение международных операций;
накопление активов в иностранных банках.

Руководителей беспокоит, не возникнет ли у контролирующих органов вопросов и претензий к бизнесу после структурирования бизнес-процессов. Претензии действительно могут возникнуть, но только в случае незаконного использования специальных налоговых режимов. Помощь квалифицированных юристов помогает избежать этих проблем.

Это же справедливо и по отношению к международным договорам. У властей не будет претензий, если все процессы будут организованы грамотно, при участии юристов. Тем не менее, следует избегать заведомо сомнительных действий вроде таких, которые подходят под следующее описание: присоединение убыточных компаний ради уклонения от налогов и схемы с займами, нацеленные на незаконное получение выгоды.

Описание бизнес-процессов: методы и инструменты

Инвестор заинтересован в том, чтобы его предприятие работало как швейцарские часы — безотказно, предсказуемо и с гарантией точного результата. Однако люди, играющие ключевую роль в деятельности предприятия, это не целостный механизм и не шестеренки.

Производители швейцарских часов шли к своему уровню веками, тогда как на внедрение процессов выделяют в лучшем случае два-три года. Хорошие часы могут стоить очень дорого, но при этом выполняют узкий спектр задач. Количество задач, которые решаются на предприятии, не поддается простому расчету.

Одним из решений, призванных сократить пропасть между идеальной и реальной эффективностью, является описание и управление бизнес-процессами.

Определение и суть бизнес-процессов

Действующее предприятие можно описать в рамках одной из нескольких парадигм:

Инфологическая — предприятие как база данных.
Коммуникационная — предприятие как совокупность участников, которые находятся в совокупности отношений между собой — “договаривающиеся стороны”.
Трансформационная — предприятие как фабрика по переработке ресурсов в конечный продукт. Ключевой частью понимания предприятия в рамках этой парадигмы являются бизнес-процессы.

Бизнес-процессы — это взаимосвязанные и последовательные действия, отвечающие следующим опциям:

целью является производство продукции или услуги;
в процессе участвуют люди. В противном случае мы говорим о технологическом процессе, который подчиняется иным принципам управления.

Этапы внедрения бизнес-процессов

Постановка бизнес-процессов на предприятии состоит из нескольких этапов.

Недооценка любого из этапов делает бессмысленным проект постановки бизнес-процесса.

Выявление и документирование процесса. Важно проанализировать текущую ситуацию, прежде чем приступать к изменениям. В результате этого этапа должна появиться модель “AS IS” (как есть), выявлены узкие места и потенциал возможных изменений.
Анализ процесса проводится до и после его внедрения. Этот этап определяет необходимые изменения, инструментарий и ресурсы.
Описание бизнес-процесса дает полную информацию по планируемым изменениям. Результатом этого этапа должен стать задокументированный план, обязательный к исполнению. На практике этот этап ошибочно принимают за завершающий. И тогда документ, описывающий процесс, становится “неработающим”.
Реализация — это исполнение принятых решений. Во время этого этапа формируется дополнительная информация об эффективности бизнес-процесса в целом, его участников и ключевых этапов. Информация, генерируемая в процессе реализации, способна поддержать и усилить конкурентные преимущества компании на рынке.
Контроль остается самой недооценённой частью задачи постановки бизнес-процесса. Без последующего контроля и анализа действующих процессов, весь проект по внедрению окажется неэффективным. Недооценка этого этапа отчасти оправдана тем, что от процесса ожидается его самодостаточность. Механизм внедряется для экономии времени и ресурсов. Но любой процесс продолжает требовать внимания.

Часто кажется, что у менеджмента компании в результате постановки бизнес-процесса должна появиться “волшебная кнопка”. После нажатия на “волшебную кнопку” автоматически получается ожидаемый результат. Однако не все решения лежат в области автоматизации. Компетентный аналитик должен своевременно учитывать все аспекты деятельности предприятия и предложить оптимальные для конкретной ситуации решения.

Коммуникации и каналы передачи информации, которые являются неотъемлемой частью бизнес-процессов, представляют собой очень сложную паутину последовательных действий.

Виды бизнес-процессов

Описание бизнес-процессов невозможно без понимания их видов и классификации основных участников.

основные,
вспомогательные,
управленческие.

Основные непосредственно завязаны на задачи производства и реализации продукции, оказания услуг. Именно здесь генерируется большая часть добавленной стоимости и инвестиционных рисков.

Вспомогательные предназначены для обеспечения работы основных процессов. Речь идет, например, о бухгалтерии, процессе подготовки и найма персонала, работе IT-службы и прочее.

Управленческие оказывают влияние на деятельность всех подразделений и в то же время непосредственно не участвуют в их работе. Основные задачи управленческих процессов:

выбор направлений развития компания;
контроль за исполнением поставленных задач.

Участники

Участников группируют по-разному, но так или иначе, следующие роли присутствуют во всех методиках:

Владелец.
Менеджер.
Исполнитель.
Аналитик.
Инженер.

Владелец — это основной бенефициар бизнес-процесса. Владелец распоряжается ресурсами, владеет полномочиями, необходимыми и достаточными для исполнения процесса, и несет ответственность за его эффективность. У конкретного процесса свой владелец. Например, владельцем процесса поиска нового сотрудника и его трудоустройства является руководитель службы HR.

Менеджер управляет выполнением конкретного бизнес-процесса на оперативном уровне. Он контролирует исполнение регламентов.

Исполнитель отвечает за исполнение любой из задач или групп задач, входящих в бизнес-процесс.

Аналитик и инженер отвечают за оптимизацию с той разницей, что инженер обеспечивает техническое исполнение.

Внутренние — сотрудники компании, ответственные за выполнение задач.
Внешние — участники, неработающие в компании. При этом они влияют на ход исполнения задач, стоящих перед сотрудниками компании.

Роли, нотации BPMN, программное обеспечение и оборудование, обеспечивающие автоматизацию бизнес-процесса — все это неотъемлемые объекты и субъекты процесса описания.

Бизнес-процесс — это всегда переход стоимости сотрудника в стоимость компании. Это шаг в сторону независимости компании от значимости конкретного сотрудника и от его влияния на результат.

И каждый участник это чувствует и старается в той или иной мере повлиять на сохранение своей стоимости, включая и осознанные шаги на снижение эффективности бизнес-процесса. В этом же заключается и основной вопрос поиска баланса.

Практика работы с бизнес-процессами

Бизнес-процесс — это всегда переход стоимости сотрудника в стоимость компании. Это шаг в сторону независимости компании от значимости конкретного сотрудника и от его влияния на результат. И каждый участник это чувствует и старается в той или иной мере повлиять на сохранение своей стоимости, включая и осознанные шаги на снижение эффективности бизнес-процесса. В этом же заключается и основной вопрос поиска баланса.

При описании бизнес-процессов следует придерживаться следующих рекомендаций:

Результаты, которые компания ожидает получить на выходе процесса, должны быть четко сформулированы и измеримы.
Не стоит внедрять процесс, не имея инструментария и ресурсов для контроля за его исполнением.
Самыми дисциплинированными исполнителями задач бизнес-процессов должны стать генеральный директор и топ-менеджмент компании.
“First things first”. Основное внимание следует уделять основным процессам. Если есть критичные сложности в основных, эффективность вспомогательных процессов не будет давать никакой добавочной стоимости.
Все участники должны быть осведомлены и мотивированы. Каждый сотрудник должен хорошо представлять:
– свои задачи;
– сроки для исполнения задач;
– формулу и способы измерения результата;
– вознаграждение в случае успешного выполнения поставленных задач.
При описании бизнес-процесса используйте простые и распространенные определения. Задача описания процесса — сделать его понятным для целевой аудитории. Самовыражение желательно оставить для других задач.
Никто не знает ваш бизнес лучше, чем вы сами. Консультанта целесообразно привлечь лишь в качестве модератора. Основную работу по описанию бизнес-процесса эффективнее доверить его будущим исполнителям.
“Лучшее — враг хорошего”. Оптимизация бизнес-процессов – это цикличная задача, но процесс оптимизации не следует делать вечным. Если же процесс “сбоит”, то можно использовать стандартные методы:
– упрощение (исключаются несущественные звенья);
– стандартизация определенных участков (например, шаблоны документов).
– исключение дублирующих задач, исключение излишнего описания БП;
– аутсорсинг (передача исполнения дискретных задач сторонним компаниям);
– оптимизация сроков (сокращение или увеличение сроков для регламентированных задач).
Разные уровни описания. При выборе глубины описания следует ориентироваться на его пользователя. Описание для сотрудника IT подразделения, для исполнителя и для сотрудника генерального директора должны иметь разную глубину.
Следует помнить, что основная задача постановки бизнес-процесса — это автоматизация исполнения существенных для бизнеса задач. Игнорирование современных инструментов автоматизации приводит к существенному снижению эффективности процесса.

Выводы

Внедрение бизнес-процессов — это сложный и цикличный процесс.

Описание бизнес-процессов — ключевой, но не завершающий этап его внедрения. Без последующего анализа и контроля процесс не даст ожидаемого эффекта.

Нотации и инструментарий описания выбирается исходя из стадии жизненного цикла компании, наличия ресурсов и готовности к серьезным кадровым решениям. При этом учитывается способность инструментария автоматизировать процессы. Язык BMPN 2.0 является одним за наиболее популярных среди языков, используемых для описания.

BPM для чайников: открываем инструментарий описания бизнес-процессов

Внедрение процессного управления в компаниях, как правило, сопровождается определением ключевых бизнес-процессов и их последующим описанием, анализом и оптимизацией. В бизнес-процессах участвует множество исполнителей от разных подразделений, создается множество документов, а главное присутствует сложная логика взаимодействия исполнителей между собой, что требует отображения процесса формате, удобном для восприятия и анализа.

Описание существующего состояния бизнес-процесса в статусе «как есть» позволяет не только зафиксировать состояние дел, но и провести первичный анализ бизнес-процесса. Тогда как описание бизнес-процесса в статусе «как должно быть» позволяет формализовать и, главное, регламентировать новое состояние бизнес-процесса для его последующего внедрения в практику компании.

Текстовый формат описания бизнес-процесса

Существует множество примеров регламентов бизнес-процессов, которые достигают сотни листов, однако, чем больше по объему такой документ, тем меньше шансов, что его прочтут, и тем более станут исполнять. Именно поэтому необходимо описывать бизнес-процессы предельно короткими документами в формате структурированного текста, фокусируясь на том, кто, что делает и в какой срок.

Секретом описания бизнес-процессов в виде структурированного текста является следование четкой структуре: сначала фиксируется, кто и когда исполняет операцию, а далее в подпункте, уровнем ниже, описываются сами действия, после чего указывается кому и в каком случае передается результат.

Таким образом шаг за шагом описывается весь бизнес-процесс с указанием перечня документов, которые передаются по процессу, и информационных систем, которые используются для выполнения той или иной операции.

На практике даже очень «масштабные» бизнес-процессы могут быть легко описаны в такой структуре, при этом преимуществом текстового подхода являются его простота и доступность не только бизнес-аналитикам, но и любому сотруднику компании. Используя эти простейшие правила структуризации текста в компании, можно легко создать систему регламентов, стандартизирующих ключевые бизнес-процессы.

Недостатком текстового описания является возможность «спрятать» в нем недосказанности и неточности в бизнес-процессе, которые можно обнаружить лишь внимательно вычитывая получившийся документ. Однако, несмотря на недостатки, на начальных этапах управления бизнес-процессами структурированное текстовое описание позволяет провести первичный анализ бизнес-процессов в компании, а также закрепить их целевое состояние в виде утвержденного регламента.

Табличный формат описания бизнес-процесса

Относительно варианта описания процессов в текстовом формате, использование табличной формы добавляет «структурированности» создаваемому описанию бизнес-процесса.

Бизнес-процесс описывается в виде таблицы, где строки описывают операции в бизнес-процессе, при этом каждая строка содержит не только номер и название операции, но и входящие и исходящие документы, временные нормативы исполнения, исполнителя, используемые информационные системы и логику дальнейших действий. Фактически при описании бизнес-процесса в табличной форме создаются технологические карты, подробно описывающие все необходимые действия с указанием их окружения.

В зависимости от поставленных задач, в табличном описании можно отображать различные элементы окружения бизнес-процесса, например, если в компании идет работа с операционными рисками, можно добавить дополнительный столбец, в котором указать существующие операционные риски с их привязкой к операциям процесса.

С использованием единого шаблона таблицы и простой инструкции по ее заполнению достаточно легко описать ключевые бизнес-процессы в компании силами сотрудников бизнес-подразделений, при этом качество полученного описания безусловно будет выше, чем в текстовом формате, однако результат будет иметь недостаточную визуализацию, относительно описания процесса в виде графической модели.

Единственным недостатком табличной формы является сложность отображений логики бизнес-процесса, так как для каждой операции в таблице приходится описывать в каком случае какое действие выполняется, например, «если документ согласован, то далее выполняется операция 5, а если не согласован, то выполняется операция 6», что не всегда удобно для понимания особенностей бизнес-процесса и его анализа.

Графическая модель бизнес-процесса

В последнее время многие компании описывают бизнес-процессы в формате графических моделей. Это может быть схема, нарисованная на флипчарте, а может быть модель, созданная в специальном инструменте, в соответствии с утвержденной в компании нотацией.

Для большинства компаний, описывающих процессы в графической форме, инструментарием моделирования бизнес-процессов является MS Visio или MS PowerPoint. Эти инструменты входят в стандартный офисный пакет, что позволяет создавать модели бизнес-процессов широкому кругу лиц.

В дополнение к существующим инструментам, относительно недавно появились облачные бесплатные средства моделирования бизнес-процессов, в которых можно нарисовать модель в браузере, при этом сохранить результат, либо на диске, либо в облачном хранилище.

Учитывая бесплатность и легкость начала использования облачных средств моделирования бизнес-процессов, они быстро завоевывают поклонников, как среди бизнес-аналитиков и ИТ-специалистов, так и среди сотрудников и руководителей компании.

С помощью графической модели бизнес-процесс может быть описан наиболее качественно, ведь в ней можно отразить не только все необходимое окружение операций, но и визуализировать саму логику бизнес-процесса с помощью логических операторов и событий.

Правда, в случае использования графической формы моделирования бизнес-процессов, количество сотрудников в компании, создающих модели бизнес-процессов может серьезно уменьшиться, так как некоторых из них оттолкнет сложность инструментария и дополнительные трудозатраты на создание графических моделей, относительно текстового и табличного описания.

Для того чтобы среди тех, кто моделирует бизнес-процессы в компании. было как можно больше представителей бизнес-подразделений, необходимо выбирать инструменты моделирования с удобным и простым интерфейсом, а также использовать простейшие нотации для отображения процессов.

Система моделирования бизнес-процессов

Некоторые компании, имеющие большое количество сотрудников и высокую зрелость в области управления бизнес-процессами, переходят от простейших инструментов моделирования бизнес-процессов к системам класса Business Process Analysis, которые позволяют моделировать бизнес-процессы в едином репозитории, что позволяет не только создать целостную взаимосогласованную модель описания деятельности организации, но и получать на ее основе регламентирующие документы с помощью настраиваемой отчетности.

Как правило, если количество нарисованных в компании моделей бизнес-процессов начинает превышать несколько тысяч, возникает необходимость обеспечить их интеграцию между собой, а также получить возможность создания регламентирующей документации на базе созданных моделей, именно в этом случае применение инструментария Business Process Analysis является оправданным.

Работа в инструментах Business Process Analysis требует жесткой дисциплины при моделировании бизнес-процессов, которая достигается через нормализацию справочников организационной структуры, документов и информационных систем, а также утверждение нотации моделирования бизнес-процессов и аудит соответствия создаваемых моделей утвержденной нотации или на уровне инструментария, или с помощью процедур согласования.

Использование средств Business Process Analysis имеет и определенные риски, связанные как раз с необходимостью жесткой дисциплины при создании моделей и со сложностью интерфейса инструментария. Это приводит к уменьшению числа моделирующих бизнес-процессы среди представителей бизнес-подразделений. В результате достаточно часто работа в инструментарии Business Process Analysis становится прерогативой бизнес-аналитиков и ИТ специалистов, что сужает возможные ресурсы для моделирования бизнес-процессов в компании, и приводит либо к расширению штата бизнес-аналитиков, либо к привлечению внешних консультантов. При этом, бизнес часто не желает работать с полученными моделями и возвращается к текстовому или табличному формату описания бизнес-процессов, полученному с помощью отчетов из инструментария Business Process Analysis.

От моделирования к автоматизации

Не секрет, что несмотря на созданные регламенты бизнес-процессов, сотрудники компании часто работают по своим правилам, ведь проконтролировать правильность исполнения регламента достаточно непросто, а проводимые аудиты требуют дополнительных трудозатрат.

Совершенно логично переложить контроль правильности исполнения бизнес-процессов на автоматизированную систему, в которой заложить всю необходимую логику его исполнения. При использовании специализированных систем класса Business Process Management Suite, модель бизнес-процесса становится исполняемой, и информационная система сама управляет бизнес-процессом в соответствии с правилами, описанными в модели, назначая исполнителей операций и маршрутизируя заявки в соответствии с логикой бизнес-процесса.

В данном случае модель становится необходимым условием для автоматизации бизнес-процесса, однако данная модель бизнес-процесса требует куда более подробной проработки, ведь она должна быть «понятна» информационной системе, автоматизирующей процесс.

Столь специфичный «потребитель» модели бизнес-процесса делает ее разработку непростым занятием, для которого, как правило, привлекается системный аналитик или даже ИТ-разработчик, которой хорошо знает систему автоматизации. Представители бизнеса или бизнес-аналитики в данном случае могут представить лишь прототип такой модели, после чего согласованный прототип необходимо серьезно дорабатывать с учетом особенностей BPMS системы.

Что же выбрать?

Что бы определиться с форматами описания бизнес-процессов нужно проанализировать размер организации, ее зрелость в области управления бизнес-процессами, а также определить потребителей создаваемого описания.

В компании от 50 до 500 человек для совершенствования и регламентации бизнес-процессов вполне достаточно текстового или табличного описания процессов, при этом, описание может вестись силами сотрудников и руководителей, прошедших специализированное обучение по теме управления бизнес-процессами.

В компании от 500 до 5000 человек, также можно ограничится текстовым или табличным описанием, используя графические нотации для визуализации особо «запутанных» бизнес-процессов с большим количеством участников. В компаниях такого масштаба для систематизации создаваемого описания необходимо уже вести реестр бизнес-процессов и регламентов, а также создать шаблоны, как для регламентов, так и для графических моделей.

В крупных компаниях с численностью от 5000 человек, с развитым процессным офисом и высокой зрелостью в управлении бизнес-процессами, можно задуматься о применении средств Business Process Analysis для моделирования бизнес-процессов, в рамках которых создать единый репозиторий моделей бизнес-процессов, после чего формировать на его основе регламенты бизнес-процессов и другую нормативную документацию.

Системы BPMS наиболее эффективны там, где важна скорость и контроль логики исполнения бизнес-процессов, поэтому их чаще всего можно встретить в тех процессах, где обрабатываются клиентские заявки, заказы, жалобы и договора, вне зависимости от масштаба компании.

Как систематизировать процессы: профессия бизнес-аналитика

Бизнес-аналитики давно стали ключевыми сотрудниками в успешных коллективах. Они помогают компаниям воплощать в жизнь и правильно использовать исследования данных, стратегию и анализ. Находя первопричины проблем и систематизируя бизнес-процессы, специалисты определяют возможности для предприятий и дают рекомендации по достижению бизнес-целей и повышению конкурентоспособности.

В этой статье мы постараемся более детально рассмотреть роль профессии, а также план и методы систематизации бизнес-процессов.

Необходимые знания и навыки

Бизнес-аналитик – посредник между бизнесом и IT или другими департаментами. Он использует методы бизнес-анализа и аналитические данные для оценки процессов компании, ее продуктов, услуг и систем, чтобы определить проблемные места и предложить варианты улучшения.

Международный Институт бизнес-анализа ( IIBA ) определяет профессию следующим образом:

Бизнес-аналитик также помогает организациям документировать процессы, оценивая бизнес-модель и ее интеграцию с технологиями.

Услугами бизнес-аналитиков пользуются в различных отраслях: IT-компании, кредитно-финансовые организации, промышленные предприятия, образовательные учреждения, розничные торговые сети и другие компании.

Обязанности специалиста могут варьироваться в зависимости от проекта. Перечислим основные:

работа с требованиями (сбор, формализация, согласование с заказчиками);
анализ требований и стратегический анализ;
выявление основных проблем и предложение вариантов их решений;
подготовка документации для команд разработки.

Позиция бизнес-аналитика также требует наличия определенных знаний:

работающий в IT бизнес-аналитик должен знать ряд технических аспектов, вроде особенностей операционных систем и сетей, возможностей оборудования, концепции баз данных и методологии SDLC ;

также ему необходимы знания в сфере управления, экономики и бухгалтерского учета;
необходимо понимание алгоритмов, системного анализа, а также проблем информационной безопасности;
глубокое владение кодингом бизнес-аналитику не нужно, но изучить основы программирования тестирования ему придется.

Навыки, которыми должен обладать бизнес-аналитик:

коммуникативные навыки;
аналитические навыки;
навыки планирования;
навыки ведения переговоров;
навык критического мышления;
навыки работы с большими объемами данных;
лидерские навыки;
навыки самообучения.

Систематизация бизнес-процессов

Бизнес-процесс – это совокупность видов деятельности, которые направлены на преобразование полученных на входе ресурсов в конечный продукт, который создается для потребителя и имеет для того определенную ценность.

Систематизация бизнес-процессов – ряд действий и процедур, нацеленных на обеспечение беспрерывной работы компании и ее продуктивности.

Задача бизнес-аналитика – воплотить желаемые цели бизнеса (например, повышение дохода и уменьшение расходов) в реальность, создавая новые или усовершенствуя существующие бизнес-процессы.

Чтобы систематизировать бизнес-процессы бизнес-аналитику необходимо:

определить, установить и настроить BPM -систему управления бизнес-процессами (например, BPMN );
настроить организационную структуру в системе, чтобы управлять членами команды, ответственными за выполнение бизнес-процессов;
определить, какие бизнес процессы существуют в компании (с помощью универсального перечня от организации APQC , в котором представлены эталонные модели бизнес-процессов) и какие из них нужно систематизировать;
описать выбранные процессы в системе и согласовать с руководством;
запустить и поддерживать процессы.

В рамках основной деятельности бизнес-аналитики также проводят интервью с заинтересованными сторонами (например, с заказчиком или пользователями) и участниками операционных процессов, анализируют полученную информацию, проводят встречи, на которых освещают свои выводы, а также дают рекомендации по дальнейшим действиям.

Об основных аспектах систематизации бизнес-процессов мы расспросили ведущего бизнес-аналитика компании Deutsche Telekom IT Solutions , Анну Коляндру.

Об интервьюировании заказчика и сборе информации

Говоря о способах сбора информации от заказчика, стоит вспомнить различные методы, которые применяются в данном процессе. Начнем с выявления групп типичных пользователей. Ими могут быть как непосредственные заказчики, принимающие решения по разрабатываемому продукту, так и люди, которые будут пользоваться решением и/или принимать участие в будущем бизнес-процессе.

Далее мы переходим к работе с группами и выявляем представителей каждой из них.

Выяснение требований осуществляется следующими способами:

Интервьюирование пользователей. Порекомендую книгу «Спроси маму: Как общаться с клиентами и подтвердить правоту своей бизнес-идеи, если все кругом врут?» Роберта Фицпатрика, в которой описывается техника формирования правильных вопросов;
Проведение совместных семинаров ;
Наблюдение за пользователями в процессе их работы;
Изучение имеющейся у заказчика документации , нормативных актов, даже государственных стандартов (если таковые применимы) и других источников, в которых описаны не только требования к будущему решению, но и ограничения;
Переиспользование уже существующих шаблонов. В них аккумулируется опыт многих людей, которые сталкивались с определенными проблемами и выводили оптимальные решения для них.

Сбор и анализ информации о конкурентах

Представление о сильных и слабых сторонах других игроков рынка, инструментах, которые они будут использовать в конкурентной борьбе – необходимое условие разработки мер сопротивления и желательного изменения окружения компании.

Информация для анализа:

цели конкурентов: увеличение доли на рынке, перемещение в группу лидеров и так далее;
текущее положение конкурентов: например, позиции в стратегической группе;
возможные стратегии конкурентов : рост, расширение через поглощение и другое;
потенциал конкурентов : технологические, финансовые и другие возможности, сильные и слабые стороны.

Как сформировать и автоматизировать регулярную отчетность?

С задачей автоматизации регулярной отчетности я сталкивалась очень давно и в тот момент времени пользовалась комбинацией Excel+ VBA .

Если такая задача однажды вновь встанет передо мной, то я, как и в любом проекте, над которым работаю, начну с определения бизнес-проблемы, которая стоит перед отчетностью, проведу сбор и анализ полученной информации.

По результатам этого процесса можно будет сформулировать, из каких смысловых блоков должна состоять будущая отчетность, каким должно быть наполнение каждого из них.

Автоматизацией процесса составления отчетности (будь то ежедневно, еженедельно и так далее) следует заниматься на разных уровнях:

на техническом , когда данные собираются в отчет и высылаются по почте заинтересованным лицам благодаря, например, сохраненной процедуре, созданной в базе данных;
на функциональном , когда данные из нескольких отчетов попадают в один общий, например, при помощи все того же VBA в Excel.

Приемы и инструменты для описания процессов и структуры управления компанией

Для лучшего понимания процесса всегда пользуюсь приемом визуализации. Он помогает довольно быстро понять структуру бизнес-процесса и, что самое главное – увидеть возможные проблемы, незаметные при, например, текстовом описании.

Для меня надежным помощником в плане визуализации является модель BPMN (Business Process Model and Notation). Она пользуется хорошей репутацией в среде бизнес-аналитиков. BPMN понятна большинству работников компаний, поэтому часто применяется для проектирования моделей бизнес-процессов. Еще одним из преимуществ модели BPMN является возможность не только документировать процессы, но и реализовывать их в любой ВРМ-системе.

Эффективные методы систематизации бизнес-процессов

Говоря о методах и способах систематизации бизнес-процессов, хочется для начала определиться с определением данного термина. Комплексная работа по выявлению, последующему описанию и далее по синхронизации, оптимизации и автоматизации всех процессов на предприятии включается в понятие систематизации бизнес-процессов.

Целью систематизации является:

повышение эффективности системы принятия решений;
повышение производительности команды предприятия в целом и каждого отдельного сотрудника;
обретение преимуществ по сравнению с конкурентами;
автоматизация бизнеса, что обеспечивает высвобождение времени для более продуктивного использования.

Для проведения эффективной систематизации следует выполнять поэтапный анализ бизнес-процессов с выделением качественных и количественных методов, таких как:

SWOT-анализ процесса;
анализ проблем процесса;
анализ входов и выходов;
анализ ресурсов.

Заключение

Бизнес-аналитик – это универсальный сотрудник, который может запланировать, рассчитать и запустить проект в работу. Он проверяет, какие стратегии можно использовать для улучшения процессов компании, следит за экономической и технической реализацией новых требований. Опытные бизнес-аналитики руководят всей системной разработкой и стратегическим развитием компании.

Став бизнес-аналитиком, вы окажетесь в центре процесса оценки и улучшения текущих операций, а также разработки стратегий для бизнеса. Если вы мечтаете сыграть важную роль в успехе бизнеса или определенной компании, эта карьера удовлетворит ваши амбиции. Удачи!

Методы, правила и примеры оптимизации бизнес‑процессов

Для того, чтобы оптимизировать бизнес-процессы, необходимо понять, что нужно улучшить: поднять продажи, снизить риски и расходы, повысить эффективность сотрудников и т.д. От этого будут зависеть дальнейшие шаги.

Что такое бизнес-процесс и зачем его описывать
Ошибки при создании бизнес-процессов
Категории бизнес-процессов
Правила описания процессов
Точки контроля на каждом этапе
Примеры оптимизации бизнес-процессов

Что такое бизнес-процесс и зачем его описывать

Бизнес-процессом называют стандартный набор действий, который выполняется в компании для получения заданного результата. Алгоритм их совершенствования можно закрепить, а затем совершенствовать, снижая затраты и сокращая время выполнения.

Бизнес-процессы важно описать так, чтобы они действительно выполнялись. Если они не описаны, значит они и не выполняются.

Владельцы компании получают от формализации бизнес-процессов много преимуществ:

четкое понимание того, как работает компания;
стандартизацию процессов;
повышение качества работ и управляемости бизнеса;
возможность осознанно улучшать деятельность компании;
уменьшение зависимости бизнеса от человеческого фактора;
возможность найма более дешевого персонала;
повышение удовлетворенности клиентов, снижение издержек и рост прибыли.

Для выявления сильных и слабых сторон бизнеса, его возможностей и угроз используется SWOT-анализ. С помощью него мы сможем определить риски и пути их предотвращения. При прогнозе негативных событий необходимо учитывать новые инфекции, стихийные бедствия, которые ранее не наблюдались. К примеру, в этом году всех нас затронул коронавирус. Кризис привел к потере платежеспособности и сложностям с получением финансовых ресурсов. Предприятия, которые заранее оценили риски возникновения непредвиденных обстоятельств, пережили ситуацию легче.

Сейчас компаниям приходится восстанавливаться после длительного простоя и создавать бизнес-модель, устойчивую к кризисным ситуациям. Для этого нужно внедрять новые подходы к работе.

Ошибки при создании бизнес-процессов

При создании бизнес-процессов следует избегать следующих ошибок:

делать бизнес-процессы слишком сложными и запутанными;
предусматривать лишние и неэффективные шаги;
создавать проблемы на стыке людей и процессов,
сильно вовлекать руководство в процессы;
осуществлять недостаточный или, наоборот, избыточный контроль — он отрицательно влияет на эффективность процессов;
оставлять бизнес-процессы только на бумаге.

С неприятным примером неотработанного бизнес-процесса столкнулась недавно моя сестра в санатории. Когда она заселилась, попросила фен. Фен ей так и не принесли. Но когда она уже возвращалась домой, ей позвонили и потребовали вернуть фен. Ответственные работники не отметили, что фен ей не давали и что он числился на предыдущей гостье. Сестре долго по телефону пришлось объяснять, что она ничего не забирала из санатория. Настроение у неё было испорчено из-за того, что процесс выдачи фенов в санатории не был отработан.

Категории бизнес-процессов

Процессы предприятия можно разделить на четыре категории:

Основные — процессы, вследствие которых компания зарабатывает деньги. Например, процесс производства холодильника, розничные продажи.

Вспомогательные. Например, управление финансами, управление персоналом, логистика.

Процессы управления. Например, стратегическое, тактическое и оперативное управление.

При описании процессов бизнеса необходимо определить ключевые параметры бизнеса, первый и последний шаги, цели процесса. Менеджер процесса отвечает за выполнение данной операции. Также нужно будет определить выходы и входы процесса. Процесс не зависит от организационной структуры управления, он может пересекать границы подразделений.

Предположим, фирма разрабатывает проект нефтехимического завода. В нем задействованы разные подразделения — отдел строительства, электротехнический отдел, сантехнический отдел и т.д. Каждый отдел отвечает за свою часть.

Настраиваем Контур.CRM под процессы компании и помогаем внедрить систему в бизнес

Правила описания процессов

Нужно помнить о том, что при описании бизнес-процессов важно:

отображать только нормальный ход процесса;
не мельчить, но и сильно не абстрагироваться, оптимальное количество шагов — 5-12, лучше 7;
удерживаться на выбранном уровне детализации.

Процессы разбивают на большее количество шагов для того, чтобы подробно описать все действия. Предположим, процессы должны происходить в удаленных филиалах компании. Или процессы выполняются массово и на них набирают людей с минимальным опытом.

Для того, чтобы подробно описать бизнес-процесс конкретного шага, мы его сначала выбираем, затем рисуем блок-схему процесса. Она не обязательно должна вписываться в стандарт, например, можно символически обозначать людей, предметы, оборудование. Затем делаем пошаговую презентацию, описываем процесс таблицей и текстом. Можно также включить фотографии, снять видеоролик.

Точки контроля на каждом этапе

Контроль выполнения бизнес-процессов должен быть выстроен оптимально, чтобы он не мешал работе, но и в то же время не давал упустить ситуацию.

Я часто замечаю, что на предприятиях достаточно много начальников в расчете на одного исполнителя и каждый из них своим избыточным контролем раздражает работников. Но чтобы понять, насколько правильно работники выполняют возложенные на них задачи, контроль тоже нужен. Например, сами работники контролируют друг друга или руководитель подразделения. Здесь важно не допустить перекоса в ту или иную сторону. Главное — понятно описать все процессы.

Примеры оптимизации бизнес-процессов

Кризис — тот момент, когда наступает необходимость в оптимизации бизнес-процессов. Возьмем, к примеру, ресторанный бизнес.

В связи с самоизоляцией заведения не работали несколько месяцев. Когда им разрешили открывать летние веранды, сразу делать спонтанные большие закупки продуктов было нецелесообразно. Поэтому в целях оптимизации бизнес-процессов необходимо было определить минимальный объем запасов по каждой группе товаров. Это хозяйственные товары, продукты питания, алкогольные напитки и т.д.

Затем нужно было составить квартальные планы заказов с ежемесячной корректировкой. Заказы лучше разбить на мелкие партии, чтобы тратить меньше денег на складские запасы. В одном из ресторанов внедрение такой системы привело к высвобождению 10 % денежных средств.

Автоопределение категорий доходов и расходов, виртуальные счета для учета наличных, аналитика по проектам и подразделениям и другие инструменты для бизнеса.

Невыгодные бизнес-процессы можно найти в отчетах. Допустим, в отчете о прибылях и убытках. Сам по себе отчет не покажет, какие процессы на предприятии работают эффективно, а какие нет.

Рассмотрим пример предприятия, производящего станки.