Мониторинг рабочего времени сотрудников - Sps-Studio.ru

Мониторинг рабочего времени сотрудников

Работая сисадмином в известном интернет-магазине, я протестировал несколько программ для учета рабочего времени, поэтому спешу поделиться накопленным опытом, так сказать, на свежую память. Постараюсь лить меньше воды и уделить больше внимания фактам. Надеюсь, мой пост кому-нибудь поможет с выбором.

Мониторинг рабочего времени сотрудников

Топ-5 систем учета рабочего времени 2020 года

Топ-5 систем учета рабочего времени 2020 года, рейтинг и сравнение лучших программ, личный опыт

Работая сисадмином в известном интернет-магазине, я протестировал несколько программ для учета рабочего времени, поэтому спешу поделиться накопленным опытом, так сказать, на свежую память. Постараюсь лить меньше воды и уделить больше внимания фактам. Надеюсь, мой пост кому-нибудь поможет с выбором.

Система учета рабочего времени (в англ. варианте Employee Monitoring Software) – программное обеспечение, позволяющее анализировать активность пользователей за рабочими ПК.

Наряду с камерами видеонаблюдения, колл-трекингом, GPS-трекингом, СКУДами и DLP-системами, системы учета рабочего времени (сокращенно СУРВ) позволяют автоматизировать функцию контроля сотрудников в организации.

Популярность данного класса ПО растет с каждым годом. Согласно экспертному мнению Gartner, в 2020 году 80% компаний в США будут использовать системы учета рабочего времени для повышения эффективности работы сотрудников. В РФ ситуация немного отличается, но не сильно.

Дополнительные возможности систем учета рабочего времени: защита корпоративной информации от утечек, анализ поведения пользователей, удаленный доступ к рабочим станциям.

По данным ресурса Capterra.com, основными и наиболее востребованными функциями систем учета рабочего времени являются:

· Мониторинг активности пользователей

· Запись видео с экранов

· Учет рабочего времени

· Учет приходов и уходов

· Кейлоггер (запись нажатий клавиш)

Согласно опросу пользователей, основными приоритетами при выборе систем учета рабочего времени являются:

· Удобство установки и использования (75%)

· Наличие необходимого функционала (71%)

· Мультиплатформенность (Windows, Mac, Linux) (42%)

· Стоимость лицензий (35%)

· Хорошие отзывы от других пользователей (31%)

Каждое из представленных в рейтинге решений подойдет для решения определенного вида задач. Я перечислю программы в том порядке, в котором они подошли для нашей ситуации.

Kickidler – система учета рабочего времени нового поколения. Данный продукт акцентирован на мониторинге активности пользователей, а также крайне прост в использовании в отличие от многих своих конкурентов.

Преимущества программы Kickidler:

— Онлайн-мониторинг неограниченного числа компьютеров. Программа позволяет руководителю видеть в реальном времени сетку экранов всех компьютеров в сети с частотой обновления 1 кадр в секунду. Иногда этого достаточно для контроля сотрудников.

— Запись видео с экранов. Программа фиксирует все действия пользователя на рабочем компьютере, что особенно важно при расследовании инцидентов. Есть возможность поиска нужного фрагмента видео по ключевым событиям.

— Кроссплатформенность. Программа полноценно работает с Windows, Linux и MacOS, причем даже с последней 15 версией Mac.

— Простота в установке и настройке. Многие пользователи отмечают юзер френдли интерфейс программы и интуитивность ее использования.

— Возможность скрытой и открытой установки агента программы.

— Полноценная оффлайн-версия программы.

— Относительно небольшая цена и гибкая ценовая политика. Покупая лицензию на 3 года, вы будете платить 3$ за юзера в месяц.

— Бесплатная версия программы с ограничением до 6 юзеров.

— Программа полностью переведена на русский, английский, испанский и португальский языки.

Помимо перечисленных уникальных функций, программа обладает инструментарием по учету рабочего времени, анализу продуктивности сотрудников, а также функциями кейлоггера и удаленного управления.

Как работает программа Kickidler?

Система Kickidler состоит из 4-х компонентов: Вьюера, Граббера, Сервера и Веб-интерфейса. Вьюер устанавливается на ПК наблюдающего, Граббер – на ПК того, за кем будут наблюдать, на Сервере хранятся все данные, а в Веб-интерфейсе производятся настройки программы.

К минусам программы можно отнести отсутствие облачной и мобильной версий. Однако в Road map разработчики обещают устранить эти недостатки уже в 2020 году. Также программа ни с чем не интегрирована, что печально.

Кому подойдет?

Для Интернет-магазинов и компаний, работающих с денежными операциями. Запись видео с экранов – незаменимая фича для отслеживания всех действий за ПК. Также программа хороша для малого бизнеса, поскольку не имеет нижнего порога по количеству проданных лицензий.

Activtrak – это облачный сервис для мониторинга сотрудников, позволяющий анализировать ежедневную активность и поведение персонала за компьютерами. Программа ActivTrak развивается стремительными темпами. По информации из разных источников, в 2019 году на ее развитие было выделено 20 млн. долларов.

Преимущества программы ActivTrak

— Мониторинг активности сотрудников. Скриншоты экрана с частотой обновления 1 раз в 5 секунд.

— Видеозапись экранов, экспорт видео.

— Автоматические уведомления о тревогах.

— Сигналы тревоги по типам скриншотов с гибкой настройкой.

— Возможность мониторить корпоративную почту сотрудников.

— Множество отчетов по рабочему времени.

— Полностью облачная версия.

— Есть приложения для iOS и Android

— Блокировка нежелательных сайтов и приложений.

Как работает программа ActivTrak?

Для установки программы ActivTrak необходимо просто создать аккаунт и установить агенты на компьютеры, которые вы собираетесь мониторить. Серверная часть программы автоматически устанавливается на облако.

— Программа не блокирует поддомены отдельно от сайтов

— Невозможно регулировать частоту съемки скриншотов

— Невозможность установки агента программы на Mac

— Сложный процесс деинсталляции программы

Кому подойдет?

Программа подойдет для любого вида среднего и крупного бизнеса, но более всего – из финтех отрасли.

Teramind – мощный программный комплекс для мониторинга сотрудников, обнаружения внутренних угроз и оптимизации производительности на рабочем месте. Программа Teramind сочетает в себе функции системы учета рабочего времени (EMS) и системы предотвращения утечек информации (DLP).

Преимущества программы Teramind

— Гибкость тарифного плана. В зависимости от потребностей, можно выбрать тариф Стартер, UAM или DLP. — Мониторинг активности пользователей, дружелюбный интерфейс, выполненный в виде дашборда. — Запись видео с мониторов сотрудников. Возможность просмотра мониторов, исходя из действий пользователей. — Возможность записи звука с микрофона. — Удобный инструментарий для E-mail-мониторинга. — Поведенческий анализ пользователей. Возможность гибких настроек рисков. — Функции DLP-системы. — Удобная и информативная Демо-версия программы.

Как работает программа Teramind?

Процесс установки программы на облако – стандартный. Создается аккаунт, грузится агент и устанавливается на ПК сотрудников. После этого, данные появляются на дашборде. Установка On-Premise – процесс более трудоемкий и потребует много времени и специальных навыков.

— Достаточно трудоемкий процесс установки On-Premise версии программы. — Минимальный пакет для покупки – 5 лицензий. Это может не подойти малым предприятиям. А также компаниям, желающим мониторить небольшое число сотрудников. — Программа не поддерживает платформу Linux.

Кому подойдет?

Программа ориентирована на крупные компании, в чьи задачи входит не только анализ продуктивности сотрудников, но и защита корпоративной информации.

Программа для отслеживания рабочих часов сотрудников Hubstaff немного отличается от представленных выше конкурентов своей демократичностью и ориентирована на контроль удаленных сотрудников.

Преимущества программы Hubstaff

— Интеграция с более чем 30 приложениями, включая Basecamp, Trello, Asana, Github и Paypal. — Возможность выплаты сотрудникам заработной платы за отработанные часы. — Программа также позволяет искать фрилансеров по всему миру, благодаря встроенному сервису. — Периодические скриншоты экрана занимают меньше пространства на диске, чем запись видео. — Возможность отслеживания работы над проектом, интеграция с CRM-системами. — Функция GPS-трекинга, программа работает с iOS и Android

Как работает программа Hubstaff?

Программа устанавливается на облако, аналогично Activtrak и Teramind.

Минусы: — Отсутствуют функции онлайн-мониторинга пользователей и видеозаписи экрана. — Программа не работает с Linux, для кого-то это может быть важным упущением. — Очень запутанный пользовательский интерфейс, нужно время, чтобы научиться использовать все функции программы.

Кому подойдет?

Однозначно – небольшим компаниям, работающим с удаленными сотрудниками. Функция почасового начисления заработной платы позволит полностью автоматизировать процесс сотрудничества с удаленщиками.

Биометрические системы учета рабочего времени

  • 1
  • 2
  • >
  • »

Биометрическая система учета рабочего времени построена на современных технологиях идентификации личности. Она включает целый ряд инженерных разработок и программных средств, с помощью которых осуществляется учет, контроль и оценка работы сотрудников на местах. Такая система доступа позволяет организовать максимально эффективную деятельность рабочих.

Назначение системы

Основными функциями систем учета рабочего времени выступают:

  • Регистрация входа и выхода сотрудников с предприятия;
  • Подробный отчет по каждому работнику;
  • Составление отчетов по всем параметрам;
  • Начисление заработной платы за отработанное время;
  • Упрощенная схема ведения отчетности.

Биометрические системы оправдывают себя в организациях с большой численностью работников, в таких случаях монтаж быстро окупается. Небольшие компании не нуждаются в специальном оборудовании. Системы с учетом времени работы являются дополнением к любой сетевой СКУД, которая фиксирует время прихода и ухода работника.

В крупных организациях обычно объединяют оборудование для учета и контроля доступа, а также видеонаблюдения в единую систему безопасности. Для установки таких систем требуется специальное оборудование, поэтому монтаж проводит только специализированный специалист.

Нередко биометрические системы сочетают с охранными, например, пожарной сигнализацией. Такой вариант дает целый ряд привилегий:

  • установка или снятие сигнализации с объекта;
  • управление на глобальном уровне;
  • при возникновении экстренных ситуаций сотрудники могут беспрепятственно покинуть здание.

Основные функции

Сотрудники, у которых есть пропуск на территорию объекта, могут воспользоваться следующими опознавателями:

  1. Бесконтактная карта, на которую нанесена информация об охраняемом объекте. Распознавание карт происходит с помощью считывателей.
  2. Клавиши для введения кода.
  3. Считыватель данных, который сканирует отпечатки пальцев, радужку глаза и даже тембр голоса. Подходят сетевые интерфейсы RS485, Ethernet.

Полученные сведения в виде кодовых комбинаций поступают в СКУД. В то же время в память контроллера заносится информация о посетителе: время, статус, территория. После считывания сведения передаются системе управления, на основании чего происходит идентификация личности сотрудника.

Биометрический доступ позволяет решить следующие задачи:

  • Проход в рабочую зону ограничен для персонала. Например, в ряд помещений доступ разрешен лишь работникам с конкретными полномочиями;
  • Охранная сигнализация включается и выключается согласно графику работы организации. Для посторонних проход в здание закрыт. При срабатывании тревожного сигнала или снятия объекта с охраны, эти происшествия фиксируются и хранятся в памяти;
  • Удаленное управление. Система предусматривает внесение проекта каждого помещения с указанием расположения оборудования на карте этажей. Оператор при необходимости может включить тревожную кнопку или управлять открытием дверей вне здания;
  • Включение/выключение независимых шлагбаумов или турникетов;
  • Хранение в памяти времени и даты посещения работниками каждого охраняемого объекта;
  • Визуальная идентификация сотрудников, отслеживание их местонахождения на территории;
  • Наличие информации по праздничным и выходным дням, времени окончания рабочей смены, что позволяет ограничить доступ на объект в неположенное время.
Читайте также  Франшизы кальянных в России

Преимущества

Биометрические замки получили целый ряд достоинств:

  1. Высокая скорость идентификации личности по отпечаткам пальцев и другими методами.
  2. Надежность системы: полученные данные о посетителях невозможно потерять или забыть.
  3. Безопасность: биометрические параметры человека уникальны, поэтому ошибки исключены.
  4. Доступный интерфейс и привлекательная цена.

Топ-10 лучших систем учета рабочего времени и контроля сотрудников в 2021 году

  • 114 ПОДЕЛИЛИСЬ

Из-за пандемии коронавируса многие стали работать из дома. Программы для мониторинга сотрудников помогают компаниям организовывать работу, вести статистику рабочих часов и т.д.

  • Что такое приложения мониторинга сотрудников?
  • Всевидящее око
  • Кто продаёт приложения мониторинга за сотрудниками?
  • Цена и лицензии
  • Лучшая система учета рабочего времени: СпрутМонитор
  • Лучшая система учета рабочего времени без аудио фиксации: Bitcop
  • Лучшая система учета рабочего времени без мобильной версии: Kickidler
  • Лучшее по возможностям мониторинга: Teramind
  • Для отслеживания рабочих часов: Time Doctor
  • Для мониторинга и отслеживания времени: VeriClock
  • Лучшее для мониторинга с аналитикой: ActivTrak
  • Лучшее для продвинутого мониторинга и настроек: InterGuard
  • Лучшее для мониторинга рабочего времени: Hubstaff
  • Лучшее для продвинутых потребностей: StaffCop Enterprise
  • Лучшее для мониторинга с кибербезопасностью: Veriato
  • Лучшее для отслеживания времени и лёгкого управления проектами: DeskTime Pro
  • Лучшее для автоматизации и кастомизации: Work Examiner

У мониторинга сотрудников закрепилась отрицательная репутация, словно слишком навязчивое начальство в реальном времени следит за активностью сотрудников в офисе и в интернете. Во времена пандемии коронавируса этот вопрос стал ещё важнее, поскольку дистанционная работа происходит всё чаще.

Сейчас уже некоторые страны возобновляют работу компаний, но миллионы людей по-прежнему продолжают работать из дома и вряд ли в ближайшем будущем это изменится. От сотрудников ждут работы, но не мешают ли им дома дети и другие отвлекающие факторы? Не нужно ли контролировать их? Поскольку многие теперь работают дистанционно, граница между работой и личной жизнью размывается.

Руководителям приходится отслеживать работу сотрудников чаще обычного и делать это всё сложнее. Концентрация сотрудников перестаёт быть главным фактором в оценке производительности их труда. Пандемия поменяла многие правила. Однако, сотрудники по-прежнему должны двигаться в сторону общих целей.

При этом каждый теперь может сам определять лучший путь к достижению этой цели. С учётом этого важность организационных инструментов и систем мониторинга становится ещё более критичной.

Когда крупные компании нанимают новых сотрудников, они должны убедиться, что сотрудники готовы к наблюдению, обучению и поддержке. Исследовательская фирма Statista называет эту задачу главной при найме. Технологии помогают решать подобные задачи. В этом обзоре рассматриваются приложения, которые призваны в первую очередь максимально увеличить производительность труда. С их помощью компании могут получить от сотрудников максимум отдачи. Также они помогают обеспечивать безопасность корпоративной информации.

Основные трудности при оценке работы

Крупным корпорациям с тысячами сотрудников приложения для мониторинга дают полный контроль и возможность отслеживать активность за компьютером. Если вы ищете полноценные инструменты мониторинга на уровне «Большого брата», имеется богатый выбор инструментов под разные запросы.

Что такое приложения мониторинга сотрудников?

Мониторинг сотрудников означает не только отслеживание времени работы или управление расписанием и рабочей нагрузкой. Программы из этого обзора могут отслеживать нажатие клавиш на клавиатуре, местоположение, создавать скриншоты. Они созданы для предприятий больших масштабов и отслеживают активность на местах, предлагая разнообразные настройки.

Эти инструменты позволяют отслеживать производительность труда. Особенно трудно это делать при работе из дома, где много отвлекающих факторов. Это разрушает существовавшую ранее структуру рабочей силы и многие приложения мониторинга требуют изменения настроек, чтобы эффективно выполнять свою задачу.

Администраторы могут сортировать приложения по производительным и непроизводительным группам для анализа разных команд, отделов и индивидуальных сотрудников. Важно иметь доступ к настройкам и группировке пользователей, поскольку производительное для одной функции приложение может быть непроизводительным для другой.

Например, менеджеры социальных сетей проводят своё рабочее время в Facebook или Twitter. Если же там сидит менеджер по продажам, это должно быть запрещено.

Эти данные об активности должны собираться на макроуровне и показываться на панели администраторов и менеджеров с подробными отчётами, где есть различные метрики производительности. Можно будет анализировать эти данные и найти лучших и худших сотрудников или сравнить разные отделы в плане эффективности при работе над проектами.

Часто инструменты мониторинга сотрудников позволяют по одному взгляду понять показатели на графиках или получить списки лидеров с активными и неактивными часами или тем, какими приложениями сотрудники чаще всего пользуются.

Также важно отслеживать нажатие клавиш на клавиатуре. Это позволяет оценить активность сотрудников. Когда есть подробный анализ того, как часто сотрудники набирают тексты и взаимодействуют с компьютером, эти данные можно сравнить со скриншотами, записями активности, аудитом и прочими инструментами глубокого мониторинга.

Это позволяет составить подробный профиль сетевой активности пользователя. Некоторые приложения позволяют узнать, когда какая кнопка на клавиатуре была нажата. Затем эти показатели можно сравнить с другими параметрами. Это даёт возможность узнать, что сотрудники делают, когда и зачем.

Всевидящее око

Иногда агент устанавливается на устройство инкогнито, иногда скрываясь в запущенных процессах под другими именами, лучшие инструменты мониторинга сотрудников могут действовать как всевидящее око. Они могут видеть всё происходящее на компьютере, от запущенных приложений до того, с кем человек общается в чате и что пишет.

Могут использоваться автоматизированные действия, вроде триггеров ключевых слов и правила, которые показывают администраторам, что пользователи делают что-то запрещённое. Благодаря продвинутой автоматизации программное обеспечение может создавать различные предупреждения и триггеры для поиска по шаблонам и превращать нарушения сотрудников в отчёты, которые могут затем использоваться для дисциплинарных взысканий.

Всё начинается со скриншотов и настроек опций записи экрана сотрудников. В зависимости от конкретного приложения мониторинга администраторы компании могут настраивать правила для создания скриншотов в определённые интервалы времени. Например, каждый час, раз в 15 минут или даже раз в 10 секунд и меньше. Некоторые инструменты поддерживают непрерывную запись видео, когда администратор в прямом эфире может проверять компьютер сотрудника или получать записи с временными отметками за определённый период.

Некоторые инструменты позволяют воспроизводить, ставить на паузу и скачивать скриншоты. Сохранённые скриншоты могут содержать метаданные и встраиваться через панель мониторинга, чтобы отображать пользовательскую активность при обзорах или расследованиях.

Список функциональных возможностей большой и продолжает расти, когда сотрудники могут пользоваться разными устройствами для работы.

Проблемы остаются из-за человеческого фактора. Администраторам подобных программ нужно время, чтобы проверить сотни или тысячи скриншотов в течение рабочего дня.

Кроме изображений инструменты мониторинга могут подробно рассматривать каждое приложение, файл, сообщение и даже слова или другие данные с экрана сотрудника. Самые продвинутые корпоративные инструменты мониторинга обладают оптическим распознаванием символов на экране пользователя и анализом ключевых слов.

За счёт распознавания или мониторинга рабочего стола или приложений сотрудников большинство инструментов мониторинга могут читать электронные письма, чаты и другие персональные и командные инструменты общения. Они ищут заданные ключевые слова и прочие параметры.

Это применяется к отслеживаемым документам и сканированию имён файлов. Программы часто захватывают прикреплённые документы или файлы, чтобы администраторы смогли посмотреть их. Если руководство хочет знать, что сотрудники обсуждают их в разговорах между собой, они могут создать автоматизированные триггеры по ключевым словам и получать уведомления и отчёты.

Инструменты автоматизации на основе правил могут быть настроены на разные параметры поведения пользователей. Например, можно создать правила, чтобы сотрудники не могли отправлять данные компании через личные каналы связи или не могли скачивать приложения или файлы, которые не одобрили сетевые администраторы.

Не все приложения могут обеспечить такую глубокую автоматизацию. Те, которые могут, способны создавать уведомления, чтобы остановить пользователей, или создавать оповещения и записи, чтобы квалифицировать действия и поведение пользователей в плане риска и возможных проблем. При необходимости администраторы могут вмешаться и остановить пользователей.

Возникает вопрос: руководство наблюдает за сотрудниками для улучшения производительности труда и эффективности? Им необходим полный надзор за сотрудниками, за тем, что они делают и говорят в рабочее время? В зависимости от потребностей организации выбор инструментов мониторинга и их использование отличаются.

Кто продаёт приложения мониторинга за сотрудниками?

В этом обзоре тестируются 11 приложений: Bitcop, ActivTrak, Desktime Pro, Hubstaff, InterGuard, StaffCop Enterprise, Time Doctor, Teramind, Veriato 360, VeriClock и Work Examiner. Это программы от простейших с отслеживанием времени работы до полнофункциональных цифровых систем наблюдения. Например, Hubstaff, Time Doctor и VeriClock отслеживают время и имеют некоторые более глубокие функции. Это может быть GPS для отслеживания пользователей на территории предприятия. Тут могут быть записки и фотографии, скриншоты или мониторинг приложений и посещаемых URL-адресов.

Эти инструменты следят за посещаемыми сайтами и приложениями, создают скриншоты, отслеживают нажатие клавиш и файлы, создают оповещения. Эти возможности предназначаются для повышения производительности труда, а не для наблюдения за соблюдением политики компании. Данные превращаются в отчёты и отображаются на панелях, где можно следить и анализировать различные параметры.

Для чего компании нужна система учета рабочего времени?

Система учета рабочего времени способствует повышению дисциплинированности сотрудников и устранению слабых мест в управленческой организации. Такие методы позволяют комплексно оптимизировать рабочие процессы — исключить опоздания, простои и нецелевое использование рабочего времени. Как результат — растет эффективность каждого сотрудника в отдельности и компании в целом, что приводит к повышению прибыли.

Проблемы оптимизации рабочих процессов

Задача руководителя любой компании — максимизировать доход и минимизировать затраты. На стыке данных процессов находится понятие «успешный бизнес». При этом вне зависимости от масштаба и специфики компании, основные трудности, повышающие расходы и снижающие доходы, всегда одинаковы:

  • низкая скорость принятия управленческих решений;
  • низкая скорость их последующей реализации;
  • нет скоординированности между сотрудниками и/или отделами;
  • нецелевое использование сотрудниками рабочего времени;
  • обязанности пересекаются, области компетенции размыты.

Хорошая новость в том, что данные проблемы довольно легко устранить, это называется оптимизацией бизнес-процессов. В частности, отстающих, некомпетентных и недисциплинированных сотрудников можно мотивировать санкциями или сокращать. Но как узнать — кто на самом деле тормозит отдел? Ведь для руководителя высшего звена это не всегда очевидно, и высок риск наказать не того сотрудника.

Читайте также  Как стать страховщиком автомобилей на дому

Способы контроля эффективности сотрудников и отделов

Когда в компании три-пять человек — всё просто. Потому что все, как правило, сидят в одном офисе и постоянно общаются напрямую, а руководитель непосредственно знает, чем любой сотрудник занимается в конкретный момент времени. Но когда компания вырастает хотя бы до пары десятков человек, всё меняется. И это большое заблуждение — что контроль рабочего времени целесообразен только для многотысячных компаний-колоссов.

На самом деле, нет разницы, двадцать сотрудников у вас или две тысячи — и те и те могут неэффективно использовать рабочее время, опаздывать, сами устраивать себе обеденные перерывы. Естественно, с ростом числа сотрудников многое меняется, но не виды дисциплинарных нарушений и не методы их контроля.

Существует несколько видов учета рабочего времени, самый распространенный — системы контроля и управления доступом (СКУД). Идея в том, что, приходя на работу, сотрудник отмечается на пропускной, и проделывает ту же процедуру, уходя с работы. Но насколько хорошо он работал в этом промежутке между приходом и уходом? Классическая СКУД может решить лишь одну проблему — проблему опозданий. Поэтому руководители компании дополняют ее другими решениями:

  • Камеры видеонаблюдения. Помогают контролировать перемещения сотрудников, позволяют исключить несанкционированные «перекуры».
  • Биометрические терминалы. Исключают возможность обмана, как с обычными СКУД, ограничивают доступ сотрудника в зоны, нецелевые для его компетенции.
  • Системы учета рабочего времени. Наиболее комплексные решения, позволяют мониторить всё, что сотрудник делает за рабочим местом.

Идеальный результат дает комбинирование методов, но системы учета рабочего времени — наиболее современные и практичные решения, потому что они дают четкий ответ на вопрос — что сотрудник делает прямо сейчас и что делал в любой другой момент рабочего дня.

Что дает контроль рабочего времени

Такие решения предоставляют руководителю подробную и наглядную сводку о том, как протекает рабочий день сотрудника. Также система может формировать отчеты за разные промежутки времени и предоставлять заданные сведения в режиме онлайн.

Идея в том, что с такой программой руководитель точно знает, насколько эффективно работает тот или иной сотрудник — как часто он отвлекается, как вежливо и убедительно общается с клиентами и подрядчиками, почему медленно или наоборот — быстро реагирует на указания.

То есть теперь не возникает ситуаций, когда отдел показал не лучший результат, а руководитель не понимает — чья это вина. Теперь он точно знает, кто удостоится похвалы, а кто — санкций. Специалисты по работе с персоналом и психологи в крупных компаниях сходятся во мнении, что регулярное поощрение (пусть даже словесное) со стороны руководителя — важный мотивационный фактор. Наравне с дисциплинарным взысканием, само собой. А без них в компании неминуемо набирают обороты деструктивные процессы:

  1. теряется время — как от нецелевого использования, так и в отсутствии качественной мотивации;
  2. пропадает заинтересованность — потому что какая разница, если никто не смотрит и нет смысла перерабатывать;
  3. снижается уровень загруженности и понимания бизнес-процессов — сотрудник теряет инициативность и компетентность;
  4. ухудшается контроль — когда нет четких форм отчетности и наглядных результатов, руководителю сложно выдвигать конкретные требования.

Системы учета рабочего времени решают все эти проблемы. Обратите внимание — речь идет вовсе не о тотальной слежке за сотрудниками! Система функционирует только в рабочие часы и отключается, когда у сотрудника обеденный перерыв. Зачастую сотрудник может отключить программу в любой момент (если такая возможность активирован руководством), но за то время, что она не будет работать, ему придется предоставить самостоятельный отчет.

Подобные решения особенно востребованы в случае с удаленными сотрудниками, ведь многие компании сегодня предпочитают услуги специалистов на аутсорсе и фрилансеров — зачастую это дешевле и эффективнее. Системы учета рабочего времени можно устанавливать на ПК удаленных сотрудников, они будут включаться с началом рабочего дня и выключаться с его завершением.

Наглядные результаты применения системы для руководителя:

  • вы узнаёте, кто и на чем теряет рабочее время;
  • понимаете, как оптимизировать бизнес-процессы;
  • видите, где изыскать резервы рабочего времени;
  • точно знаете, кого поощрить, а кого удостоить санкциями;
  • регулируете мотивацию, дисциплину и компетенцию.

Автоматизированные системы контроля рабочего времени

Все современные программные решения по контролю рабочего времени автоматизированы. Это значит, что руководитель проводит первичную настройку, задает параметры отчетности, оповещения и тд., а дальше система всё делает самостоятельно. Что позволяет решить сразу комплекс проблем:

  1. Проблема опозданий. Прийти в офис можно в 9:00, но пока сотрудник заварит себе кофе, пока поговорит с коллегами — может пройти еще час. Программа контроля, отслеживая время запуска приложений и действия сотрудника в них, точно скажет, когда он начал свой рабочий день.
  2. Проблема нецелевого использования рабочего времени. Система фиксирует, сколько времени сотрудник провел в той или иной программе, на том или ином сайте, даже в мессенджере. Несанкционированные приложения и сайты (например, социальные сети) можно ограничить в доступе, либо задать соответствующие параметры, позволяющие зафиксировать факт запуска, после чего инициируется отправка «уличающего» скриншота руководителю. В любом случае, программа отследит, сколько времени сотрудник писался в ВК, а не работал.
  3. Проблема приоритетов. Системы контроля включают кейлоггеры и позволяют фиксировать все взаимодействия сотрудника с клавиатурой и мышью. Это не нарушает неприкосновенность личных данных, потому что в рабочий день за рабочим ПК у сотрудника нет личного времени, оно корпоративное. Плюс система таким образом защищает от инсайдерских сливов.

Это лишь основные возможности систем контроля рабочего времени, на деле их функционал куда шире. Например, система не просто фиксирует запуск приложений и сайтов, но также детализирует работу в них. Ведь сотрудник может открыть Excel, сделать таблицу за полчаса, а потом до конца дня возиться со своим мобильным гаджетом. Чтобы исключить такие ситуации система отслеживает интенсивность работы сотрудника в приложении, выводя результат в виде наглядных графиков со статистическими данными.

Другой важный момент — качественные системы контроля предоставляют сводки в режиме онлайн, то есть руководитель в форме сводной таблицы видит, чем занимается каждый из его сотрудников прямо сейчас. Это позволяет эффективно координировать работу отделов и оперативно реагировать на все решения специалистов. Так современные системы учета рабочего времени переводят контроль на принципиально иной уровень.

Контроль рабочего времени работников

Автор статьи — Копирайтер Контур.Бухгалтерии

Зачем измерять рабочее время сотрудников

Рабочее время зависит от условий трудового договора, внутреннего распорядка компании и особенностей рабочего дня. Если руководитель контролирует рабочее время сотрудников, компания работает эффективнее, а дисциплина помогает работникам добиваться лучших результатов и получать справедливую зарплату и премии.

Но рабочий процесс нельзя распланировать с точностью: в работе всегда возникают неожиданные обстоятельства и трудности. Так что следить за рабочим временем приходится не с помощью плана и личного контроля, а другими способами.

Если вы ведете учет полезного рабочего времени сотрудников, вы можете:

  • отмечать время прихода людей на работу — это поможет заметить тех, кто регулярно опаздывает или отсутствует;
  • следить за временем, когда сотрудники возвращаются с обеденного перерыва и уходят с работы;
  • обнаруживать прогульщиков;
  • помочь сотрудникам соблюдать сроки выполнения задач, не отвлекаясь слишком часто на перекуры, беседы и личные дела.

Где в законах закреплено понятие рабочего времени

Понятие “рабочее время” раскрывается в ст. 91 ТК РФ. По закону у работников должны быть перерывы в течение рабочего дня, выходные дни и отпуск. Мониторинг рабочего времени, как говорит закон, относится к превентивным, профилактическим мерам, которые укрепляют дисциплину и не дают сотрудникам решать личные вопросы в рабочее время. Для этого работодатель может следить за персоналом в течение рабочего дня, выявлять нарушителей и призывать их к порядку.

Как подготовиться к контролю рабочего времени

Для контроля сотрудников вам придется следить за несколькими процессами:

  • какие задачи выполняют сотрудники за компьютером;
  • какие и какой продолжительности переговоры ведут по скайпу или телефону с клиентами или партнерами;
  • какие письма отправляют с рабочего адреса.

Вам пригодится программа, которая регулярно делает скриншоты рабочего стола в рабочее время, и видеонаблюдение за рабочим местом каждого сотрудника, чтобы отмечать его присутствие или отсутствие в течение дня.

Наблюдать за сотрудниками без спроса вы не можете, а установка камер наблюдения без оповещения нарушает закон. Вы должны уведомить персонал о начале контроля, а в допсоглашении к трудовому договору или в других внутренних документах компании перечислить способы мониторинга. Изменять эти условия можно только при согласии сотрудников.

Какие способы контроля есть сегодня

Традиционный подход. В госучреждениях до сих пор встречается должность вахтера или администратора, который ведет журнал учета рабочего времени, следит за поведением сотрудников и временами готовит отеты для руководителя.

Самоконтроль. Сотрудники могут самостоятельно следить за рабочим временем и фиксировать его в специальной форме. Это помогает им оценивать эффективность решения задач, стимулирует не отвлекаться, тем более что руководство по отчетным формам отлично видит результат работы и затраченное на него время.

Система электронных пропусков. Помогает автоматизировать учет времени прихода и ухода с работы, работает по пропускам или отпечатку пальца. Информация по каждому сотруднику попадает в отчет и доступна в любой момент.

Система видеонаблюдения. Дорогостоящий метод: придется закупить видеокамеры и нанять сотрудника, который будет следить за персоналом и фиксировать нарушения. Кроме того, такая система вызывает дискомфорт у работников, так что камеры чаще всего устанавливают на критически важных объектах.

Автоматизированные IT-системы. Для контроля работы большой компании в несколько сотен человек, которые работают удаленно или в разных офисах, больше подойдут автоматизированные системы, которые собирают данные, анализируют их и формируют отчеты. К тому же они работают на безопасность организации. У руководства появляется возможность видеть “передовиков” офиса и поощрять их, чтобы мотивировать весь персонал. Такие системы помогают найти:

  • нарушителей распорядка, которые часто опаздывают или уходят раньше, много времени тратят на перекуры и обеденный перерыв;
  • сотрудников, которые в течение дня читают новости и ленту соцсетей, переписываются с друзьями, играют в игры или решают личные задачи;
  • перегруженных работников, которые задерживаются на работе и которым грозит профессиональное выгорание;
  • сотрудников, которые недовольны рабочим местом и ищут новую работу.
Читайте также  Где можно попросить финансовой помощи в интернете

Некоторые системы только собирают данные о сотрудниках, другие составляют отчеты для руководителя и разделит сотрудников на группы риска, которым нужно особое внимание. Система покажет, какие отделы тратят больше времени впустую, и это можно будет сравнить с их продуктивностью. При заказе системы вы можете определить “глубину контроля”: например, мониторить только время прихода и ухода сотрудника или также фиксацию того, чем занимался сотрудник на рабочем месте, — обычно для этого снимаются скриншоты экрана.

Как отказаться от контроля и не потерять эффективность

Многие компании вместо контроля за поведение сотрудников на работе ставят работникам трудовые задачи на месяц, квартал и год. Выполнение этих задач влияет на размер премии и стимулирует персонал самостоятельно следить за дисциплиной. Также это помогает взаимной мотивации сотрудников, ведь задачи одного человека связаны с задачами другого, а план отдела — один на всех.

Приятное следствие такого подхода: отношения руководства и сотрудников становятся более доверительными и прозрачными. Работники склонны честно обсуждать с прямыми руководителями свои задачи и сложности или достижения. Кроме того, вам не нужно тратить ресурс на внедрение систем контроля.

Для ведения кадрового учета, расчета зарплат, больничных, отпускных, других выплат и удержаний работайте в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Также в системе есть простой бухгалтерский и налоговый учет, отчетность, электронный документооборот, проверка контрагентов на благонадежность, управленческие отчеты и другие инструменты для бухгалтера и руководителя компании. Работайте в системе вместе с сотрудниками. Первые 14 дней бесплатны для всех новых пользователей.

Популярные системы контроля и учета рабочего времени сотрудников

Больше материалов по теме «Сотрудники» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

Одним из самых ценных предпринимательских ресурсов является рабочее время, за которое в конечном итоге и получает заработную плату каждый сотрудник. Естественно, необходим постоянный и планомерный учет этого ресурса, а также контроль над ним и его оптимизация. Работодателю нужно в любой момент рабочего времени не только устанавливать факт нахождения сотрудника там, где это предусмотрено (на рабочем месте или где-то еще), но и констатировать занятость именно непосредственными обязанностями.

Долгое время единственной возможностью обеспечить контроль рабочего времени был ручной учет – заполнение табеля. Это трудоемкий процесс, не исключающий ошибок и неточностей вследствие влияния «человеческого фактора» и требующий трудоемкой последующей обработки сведений.

Прогресс предоставляет более эффективные способы учета рабочего времени, основанные на автоматизации, позволяющие качественно улучшить эту процедуру. Они различны по принципам применения и различным функциональным особенностям.

Рассмотрим самые популярные среди автоматизированных систем учета рабочего времени (АСУРВ), оценив их плюсы и минусы для работодателей и персонала.

Какие проблемы могут решить АСУРВ

С помощью более продуктивных систем учета можно не только качественнее и эффективнее контролировать занятость персонала и эффективность его работы. В зависимости от поставленных задач, выбранная руководством автоматика может помочь в достижении таких целей, как:

  • регистрация соответствия занятости каждого конкретного сотрудника установленному в организации внутреннему распорядку (опоздания, ранние уходы, долгое отсутствие во время обеденного перерыва или «паузы» в рабочее время);
  • видимое укрепление внутренней дисциплины среди персонала;
  • серьезное подспорье в ведении статистики и составлении итоговой отчетности;
  • более быстрое и простое планирование занятости сотрудников, более обоснованное составление графиков;
  • помощь в принятии управленческих решений, касающихся режима дня, кадровых вопросов, внутреннего трудового распорядка и др.;
  • значительная финансовая экономия.

Вопрос: Как рассчитать и отразить в учете начисление заработной платы за сверхурочную работу работнику, получающему оклад? Организация работает в режиме пятидневной 40-часовой рабочей недели, при этом в трудовом договоре с работником содержится условие, что для данного работника установлен режим гибкого рабочего времени. Работникам с гибким режимом рабочего времени установлен суммированный учет рабочего времени, учетный период — месяц.
Посмотреть ответ

Главные принципы действия учетных систем

Автоматизация учета рабочего времени предполагает фиксацию с последующим анализом ряда значимых параметров, которые можно выбрать и установить. Среди них самыми главными выступают:

  • автоматизированное временное протоколирование;
  • пространственная фиксация;
  • информационная оперативность (можно быстро донести информацию, причем персональную, до нужного сотрудника);
  • сохранение базы данных.

В основном все АСУРВ рассчитаны на контроль над перемещениями сотрудников в течение определенных временных промежутков.

Это значит, что в памяти систем с каждым работником связывается некоторое территориальное пространство, в котором он должен находиться в течение установленных временных интервалов. В системах учитывается время вступления в установленную зону, нахождения в ней и выхода из нее, а в некоторых АСУРВ – еще и особенности занятости внутри рабочей зоны, то есть эффективность использования рабочего времени персоналом.

Таким образом, можно получить полную картину по установленным в системе критериям:

  • соблюдение графика приходов и уходов;
  • преобладающие виды нарушений (опоздания, ранние покидания работы, прогулы и пр.);
  • фиксация переработок;
  • формирование общей картины по подразделениям, временным интервалам, конкретным сотрудникам.

Различные виды АСУРВ

В зависимости от возможностей, принципов функционирования и получаемых результатов, системы учета рабочего времени можно разделить на несколько типов.

Организация видеонаблюдения

Самый простой и в некотором отношении примитивный способ контроля. Заключается в установке оборудования, фиксирующего изображение, иногда совместно со звуком, в различных помещениях компании. Несомненно, некоторая его эффективность для работодателя подтверждена, поскольку видеонаблюдение:

  • показывает, чем занят каждый отдельный сотрудник в наблюдаемый момент;
  • может восстановить картину нужного временного промежутка;
  • позволяет отслеживать контакты персонала;
  • дает относительную безопасность от воровства;
  • оборудование сравнительно недорого и просто в установке и обслуживании.

Минусы для начальства очевидны:

  • нет сведений о продуктивности работы персонала (например, на экране человек работает за компьютером, но составляет ли он отчет или находится в соцсетях, увидеть невозможно);
  • дается только обобщенная ситуация рабочего дня;
  • зная о местонахождении оборудования, его достаточно легко вывести из рабочего состояния или не попадать в зону его действия;
  • практически невозможно использовать при большом скоплении людей;
  • не очень высокая точность при распознавании.

Персоналу обычно приходится мириться с видеонаблюдением, установленным начальством, плюсы в нем могут найти только сотрудники службы безопасности. Остальным категориям пребывание «под прицелом» камер, как правило, не доставляет удовольствия, разве что может просто войти в привычку.

Биометрика

Система учета, ориентированная на биометрических показателях, индивидуальных для каждого сотрудника, основана на принципе идентификации: сотрудник, попадающий в пространство «рабочей зоны», фиксирует момент своего входа и выхода с помощью какого-либо биометрического идентификатора.

В современных устройствах чаще всего используется отпечаток подушечки пальца, в более сложных приборах – сетчатки глаза, иногда применяется голосовая идентификация.

  • можно точно определить время нахождения в «рабочей зоне»;
  • практически невозможно подменить пользователя;
  • почти полностью исключается возможность несанкционированного проникновения на рабочую территорию.

Недостатки биометрической системы:

  • невозможность отследить эффективность занятости сотрудников (фиксируется только время, а не то, чем занят сотрудник в «рабочей зоне»);
  • точность определения местонахождения сотрудника ограничена расположением терминалов системы;
  • из-за прохождения контроля персоналу приходится отвлекаться и тратить на это дополнительное время;
  • при большом количестве сотрудников у одного терминала процесс идентификации может сильно затягиваться.

«Карточная» система

Принцип действия ее такой же, как и у биометрической, – идентификация. Разница состоит в том, что в качестве идентификатора выступает не биологический фактор, а некая внешняя метка, выполненная чаще всего в виде карточки. Эту карточку для прохождения системы нужно поднести или вложить в считывающее устройство терминала.

Плюсы такие же, как и при биометрике, к ним добавляется относительно меньшая стоимость оборудования.

Соответственно, похожи и минусы: ограниченность зоны контроля, невозможность использования при больших потоках людей, к тому же, в отличие от биометрической АСУРВ, «карточная» система позволяет выполнить подмену гораздо легче (карточку можно подделать, украсть, передать другому человеку).

Программные системы

Во многих компаниях основная занятость сотрудников протекает за компьютером, который сам по себе является «учетной машинкой». Он фиксирует время включения и выключения, а также сохраняет в памяти «историю» пользователя. Этими особенностями можно воспользоваться при учете рабочего времени офисных сотрудников.

Работодательские «бонусы» такой АСУРВ заключаются, помимо общих (учет временных интервалов занятости), в возможности четко отслеживать использование рабочего времени, то есть определять, какие именно ресурсы были задействованы каждым конкретным пользователем и в течение какого времени это происходило.

Ко всему прочему, это самая дешевая система из всех автоматизированных, поскольку не требует дополнительного оборудования. А затраты осуществляются только на интерпретацию данных.

Недостатки этой системы:

  • ограниченная сфера применения;
  • неприменима для мобильного персонала;
  • легко осуществить подмену пользователя;
  • при наличии соответствующих умений и навыков данные системы можно сфальсифицировать.

Системы, отслеживающие позиционирование в реальном времени

Такие АСУРВ основаны не на фиксации входа и выхода сотрудника на рабочую территорию, а на определении его положения в заданный момент времени.

Как правило, такие системы применяются для контроля рабочего времени мобильных работников, чьи функциональные обязанности как раз и предусматривают постоянное перемещение, например, водителей, экспедиторов, курьеров. Но можно таким же образом контролировать и сотрудников любой сферы.

Слежение за местонахождением осуществляется с помощью оборудования, например, GPS, которое может быть установлено на самом рабочем месте (как, например, на борту рабочего автомобиля) либо представлять собой трекер, который всегда с собой у отслеживаемого сотрудника.

Позитивные стороны такой АСУРВ:

  • позволяет наиболее точно проанализировать соотношение времени и пространственных перемещений персонала;
  • можно комбинировать с системой видеонаблюдения;
  • легко сохраняются и фиксируются данные контроля;
  • высокая точность определения местоположения;
  • работает и с большими человеческими массивами;
  • работая, не отвлекает персонал от непосредственных обязанностей.

Сложности, связанные с такими системами:

  • достаточно дорогое оборудование;
  • необходимость постоянного технического обслуживания;
  • в случае выхода оборудования из строя его не всегда можно оперативно заменить, а утраченные данные – восстановить.

Выбор той или иной АСУРВ должен быть обусловлен конкретными целями и проблемами предпринимателя, его финансовыми и технологическими возможностями, характером выполняемой персоналом работы.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: