Проверка работы главного бухгалтера - Sps-Studio.ru

Проверка работы главного бухгалтера

При создании собственной компании руководитель должен знать, какими способами контролировать работу бухгалтерии. Об эффективных методах читаем в статье.

Проверка работы главного бухгалтера

Как руководителю контролировать своего бухгалтера

Больше материалов по теме «Ведение бизнеса» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

Бухгалтер – это один из ключевых сотрудников в любой компании. Если рядовой специалист допустит ошибку, могут возникнуть проблемы с партнерами или покупателями. Однако если ошибку допустит бухгалтер, возникнут претензии со стороны контролирующих органов. Это может привести к наложению административной и даже уголовной ответственности и даже к закрытию фирмы. По этой причине работу бухгалтера нужно контролировать. Для этого используется аудит, однако это затратное мероприятие, а потому актуально оно не во всех случаях.

Вопрос: Вправе ли организация учесть для целей налога на прибыль расходы по договору аутсорсинга на услуги по бухгалтерскому и налоговому учету при наличии главного бухгалтера, осуществляющего контроль за данными услугами?
Посмотреть ответ

Способы контроля деятельности бухгалтера

Частая причина действительно серьезных кризисов в компании – безграничное доверие руководителя к бухгалтеру. Даже если оно основывается на рекомендациях знакомых, это не является панацеей. Мнение других людей может быть необъективным. Иногда руководитель контролирует часть бухгалтерских дел, но и в этом случае он видит только часть картины. Возможен ли эффективный контроль деятельности бухгалтера? Да, и в этом помогут следующие инструменты.

Проверка статуса расчетов с партнерами

Руководителю нужно удостовериться в том, что бухгалтер фиксирует все поступления, траты и выплаты. Они должны быть зарегистрированы и правильно отражены. Все выплаты при качественной работе осуществляются в полном объеме и вовремя. Все операции должны быть подтверждены первичными документами.

Руководитель должен следить за долгами контрагентов.

Нужно создать отчет о долгах в программе «1С» в разделе «Руководителю». Таким образом можно получать сведения о взаиморасчетах на протяжении отчетного периода, изменении размера долга.

Нужно также отслеживать состояние отработанных и неиспользованных авансов. Для экономии времени следует выборочно проверять «первичку». Если обнаружатся ошибки, проводится расширенная проверка. Также, для того чтобы сэкономить время, управленец должен знать, на что именно обращать внимание. Первоочередные детали – это старые задолженности, а также контрагенты, вызывающие вопросы.

Вопрос: Вправе ли налоговый орган в целях осуществления валютного контроля запросить у организации-резидента копии следующих документов: устава общества, паспортов руководителя и главного бухгалтера, а также их должностных инструкций, разрешений на работу, приказов о назначении на должность? Может ли налоговый орган привлечь организацию к ответственности в случае непредставления этих документов?
Посмотреть ответ

Через «1С» можно проверить партнеров. В частности, проверяется актуальность КПП. Если он недействителен, это обозначает процесс ликвидации компании. Если размещены бумаги, по которым есть вопросы, они будут выделены красным. Подобное выделение обозначает процесс реорганизации компании-контрагента или неверное указание реквизитов. Также компания может не состоять в реестре налоговой. Для чего нужна такая проверка? Если у фирмы есть платежи в адрес недействующего партнера, при направлении декларации по НДС придет требование о проверке операций. Если ничего не будет проверено, компании выписывается штраф.

Контроль над движением средств по расчетному счету

Руководитель должен удостовериться в том, что отсутствуют сомнительные платежи. Они возможны тогда, когда ключ первой подписи, для экономии времени, передан бухгалтеру. Сомнения платеж вызывает в том случае, если он отправлен по неясному каналу. Передача ключа бухгалтеру иногда приводит к курьезным ситуациям. Самый яркий пример – перевод средств со счета фирмы на счет самого бухгалтера, обоснованный тем, что специалист мало получает.

На завершение отчетного времени требуется проверить в «1С» остаток по счету. Важно, чтобы все показатели сходили. Важно это потому, что налоговая может запрашивать информацию о движении средств по счету прямо у банковского учреждения. Если банк не предоставит запрашиваемые сведения, он понесет ответственность на основании пункта 2 статьи 86 НК РФ. Руководителя также может заинтересовать поступление средств, приход которых не ожидался.

ВАЖНО! Не всегда сторонние поступления – это хорошо. Иногда они могут свидетельствовать о махинациях со стороны руководителя.

Проверка кассового аппарата

Наиболее часто ошибки (намеренные или ненамеренные) встречаются при операциях при работе с наличными. Очень часто деньги тратятся в один день, а подтверждающие документы готовятся «задним числом». Если доступ к кассовому аппарату имеют сотрудники помимо уполномоченных лиц, средства могут браться в долг и не возвращаться. Контроль над кассой важен еще и потому, что она проверяется представителями налоговой. Если будут обнаружены недочеты, назначаются большие штрафы (от 40 000 рублей).

Для того чтобы проверить кассовый аппарат, нужно взять в бухгалтерском отделе кассовую книгу. Существенным недочетом является образование «минуса» в кассе, поэтому его нельзя допускать. Если кассовый разрыв погашается за счет личных средств руководителя, должен быть оформлен договор займа. Отсутствие его считается существенным недочетом.

Проверка склада

Склад нужно сверять с учетными данными. Ведением оборотов может заниматься исключительно бухгалтер, однако остатки ценностей обязательно проверяются руководством. Насторожить должны отрицательные остатки. Распространенные ошибки: материалы приобретаются и не списываются или списываются не полностью.

Контроль соблюдения законодательства

Для изучения законов о бухучете нужно много времени. Однако можно пойти более простым путем. Обнаружить нормативные недочеты можно с помощью самой программы «1С». Технические ошибки обнаруживаются посредством экспресс-проверки. Находится она в разделе «Отчеты». Также программа позволяет обнаружить счета с отрицательными остатками. Она сообщает о нарушении лимитов. Еще одно направление автоматической проверки – правильная последовательность кассовых ордеров.

Контроль денег

Для обеспечения контроля над средствами нужно регламентировать процесс снятия и перевода денег. В частности, нужно установить необходимость проставления подписи руководителя при любых операциях со средствами. Если счет подсоединен к клиент-банку, имеет смысл ввести систему подтверждения, предполагающую два шага: первый ключ принадлежит бухгалтеру, а второй – руководителю. При формировании платежа подпись сначала ставит бухгалтер, а потом – руководитель. Ключи находятся на флешке. Нужно следить за ее сохранностью.

К СВЕДЕНИЮ! Некоторые банковские учреждения предлагают дополнительную услугу – подтверждение всех операций руководителем с помощью смс-пароля. Такая форма подтверждения займет минимум времени. Если расчеты ведутся по корпоративной карте, имеет смысл установить по ней лимит расходования.

Контроль отчетности

Отчетность сдается в установленные сроки. В обратном случае на компанию будет наложена ответственность. Кроме того, фирма будет поставлена на особый учет налоговой. Распространенная практика нерадивых бухгалтеров – подача неполной отчетности с последующим направлением уточняющего документа. Актуально это в том случае, если бухгалтер не успевает сдать полную отчетность своевременно. Подобные действия не предполагают наложение штрафов, однако налоговая будет особенно внимательна к фирмам, применяющим такую практику.

Для предотвращения негативных ситуаций руководитель должен проверять отчетность. Отправляется этот документ только после того, как на нем проставлена подпись управленца.

Контроль налогообложения

Для проверки правильности ведения налогового аспекта нужно наладить работу в компании таким образом, чтобы сведения о начисленных налогах предоставлялись руководителю своевременно. Желательно, чтобы они были предоставлены за 2-3 недели до сдачи документации в налоговую. Ежегодно производится сверка взаиморасчетов с налоговой.

Как проверить бухгалтера, не зная бухгалтерии: пошаговая инструкция для руководителей и собственников компаний

Автор: Наталья Ванина Директор Департамента по бухгалтерскому обслуживанию российского малого бизнеса

Как проверить бухгалтера, не зная бухгалтерии: пошаговая инструкция для руководителей и собственников компаний

Автор: Наталья Ванина
Директор Департамента по бухгалтерскому обслуживанию российского малого бизнеса

Для большинства руководителей и собственников компаний бухгалтерия – это отдельный мир, темный лес, в который, в идеале, лучше не лезть. Поэтому бухгалтеры работают, как умеют, а о проблемах в учете руководство узнает по факту – при получении акта выездной или камеральной проверки с миллионными доначислениями, либо при блокировке счета, когда деятельность компании становится парализована.

Чтобы долги перед бюджетом, несданные декларации, неправильно рассчитанные налоги, отсутствие первички и прочие «мелочи» не стали для директора неприятной неожиданностью, нужно проверить бухгалтера. Причем делать это стоит регулярно.

Но как проверить бухгалтера, не имея знаний в области налогового и бухгалтерского учета? Поверьте, это – реально.

Специально для собственников и генеральных директоров компаний мы подготовили пошаговую инструкцию для тестирования работы бухгалтерии. С ее помощью и без погружения в «дебри» бухучета руководитель и собственник смогут проверить знания бухгалтера и быстро понять, насколько хорошо или плохо работает бухгалтерия и ведется учет.

Тест для бухгалтера

Предлагаем быстро и качественно проверить знания вашего бухгалтера и его способность находить практические решения в конкретных рабочих ситуациях. Тест был разработан ведущими экспертами в области налогового и бухгалтерского учета, методологами и аудиторами компании 1С-WiseAdvice.

Для проведения теста достаточно указать свой электронный адрес и e-mail главбуха. Результат тестирования высылается руководителю в виде диаграммы с пояснениями – насколько бухгалтер разбирается в той или иной области учета.

Эффективность теста проверена на практике! Его проходят все наши бухгалтеры при приеме на работу.

Итак, как проверить работу бухгалтера? Следуйте пошаговой инструкции.

Как проверить своего бухгалтера по базе, в которой ведется учет?

Шаг 1. Получить доступ к бухгалтерской базе и провести экспресс-проверку

В самом распространенном случае бухгалтерский учет ведется в программе 1С:Бухгалтерия (последняя версия этой программы – 8.3).

Если нужно проверить бухгалтера, самое простое – это открыть бухгалтерскую базу и сделать экспресс-проверку ведения учета. Для этого в меню «Отчеты» надо выбрать пункт «Экспресс-проверка» как показано на рисунке ниже.

Выберите период, за который необходимо сформировать отчет (например, за 2017 год), и нажмите «Выполнить проверку». Если в учете есть ошибки, то программа их выдаст. Ошибки в учете могут привести к ошибкам в расчетах налогов, соответственно, возможны доначисления, пени и штрафы. Попросите бухгалтера исправить ошибки.

Отчет об ошибках будет выглядеть следующим образом:

Если бухгалтер отказывается показать базу, либо ссылается на сложность ее передачи для проверки – бейте тревогу! Наверняка учет ведется некорректно, либо не ведется вовсе. А значит, компания рискует не пройти налоговую проверку. Кроме того, если бухгалтер уволится, возникнут проблемы с передачей дел новому бухгалтеру, и наверняка придется восстанавливать учет. Причем, по закону, налоговая инспекция также может потребовать бухгалтерскую базу компании для проверки, поэтому стоит периодически устраивать своей бухгалтерии тест на боевую готовность.

Как проверить бухгалтера на предмет своевременной и полной сдачи отчетности?

Шаг 2. Проверить факт наличия деклараций с подтверждением своевременной сдачи

В большинстве случаев отчетность сдается электронно. Фактом подтверждения сдачи отчетности является квитанция, полученная от налоговой или фондов. Отчетность и квитанции могут храниться в электронном виде. Проверьте, что вся отчетность вашей компании с квитанциями действительно хранится в электронном архиве.

Образец квитанции о приеме отчетности приведен ниже. В квитанции выделены поля, на которые необходимо обратить внимание:

Как проверить главного бухгалтера на предмет отслеживания налоговых недоимок?

Шаг 3. Проверить состояние расчетов с бюджетом

Для этого попросите вашего бухгалтера запросить в ИФНС справку о состоянии расчетов с бюджетом на текущую дату. Это можно сделать в электронном виде. Такую справку ИФНС направит также в электронном виде. Средний срок ее изготовления – 3 рабочих дня. В справке будут указаны пени и штрафы (при их наличии), недоимки, а также переплаты по налогам. Попросите бухгалтера пояснить все цифры в Справке и соответствие данных цифр данным учета.

Как проверить бухгалтера и состояние дел в первичных документах?

Шаг 4. Проверьте наличие документов с самыми крупными контрагентами

Порядок в первичной документации очень важен, т.к. это первое, что проверяют контролирующие органы.

Проверьте наличие оригиналов первичных документов (товарных накладных, актов выполненных работ, счетов-фактур) по самым крупным поставщикам. Эти документы должны быть подписаны с двух сторон и храниться в папках. Идеальный вариант – наличие электронного архива документов, по которому можно быстро найти нужный документ в виде отсканированной копии. Все документы должны храниться в порядке, чтобы в любой момент можно было быстро найти нужный.

Как правило, если ИФНС присылает запрос о предоставлении документов, надо в сжатые сроки предоставить нужные документы, иначе есть риск доначисления налогов.

Дополнительно стоит проверить, проявили ли должную осмотрительность по самым крупным контрагентам. Как провести такую проверку с учетом последних требований ФНС, читайте в статье нашего блога «Новые способы проверки контрагента в условиях ужесточения налогового контроля по закону № 163-ФЗ».

Как проверить бухгалтера по декларациям?

Шаг 5. Экспресс-проверка налоговой отчетности

Для генерального директора компании мы можем предложить экспресс-метод проверки отчетов, которые исправно сдает главбух (своеобразный чек-лист проверь своего бухгалтера).

Эта простая методика позволяет выявить контрольные точки в отчетности, которые являются «красной тряпкой» для налоговиков. Причем, чтобы заметить критические расхождения, необязательно обладать обширными и глубокими познаниями в области бухгалтерского учета.

    Сравните годовую выручку из деклараций по НДС и декларации по прибыли, а также из Отчета о финансовых результатах

Как это сделать:

  • Возьмите декларации по НДС за 1, 2, 3, 4 квартал. Сложите выручку в разделе 3 декларации (как показано на рисунке)
  • Возьмите декларацию по налогу на прибыль. Посмотрите выручку в листе 2 (как показано на рисунке ниже)
  • Посмотрите выручку в Отчете о финансовых результатах

Если есть расхождения – попросите вашего бухгалтера их пояснить (ИФНС однозначно пришлет такое требование).

Читайте также  Как заработать фотографу в интернете
  • Сравните сумму расходов в декларации по налогу на прибыль и в Отчете о финансовых результатах (по статьям)

    Для этого необходимо в декларации по налогу на прибыль открыть Приложение №2 к Листу 02, в этом разделе указаны все расходы, которые были учтены в налоговом учете. В Отчете о финансовых результатах указаны все расходы, которые учтены в бухгалтерском учете.

    Если есть расхождение между суммами расходов – попросить бухгалтера пояснить причины этих расхождений.
    Проверьте, нет ли убытка в декларации по прибыли

    Если убыток есть – вас вызовут на убыточную комиссию в ИФНС для дачи пояснений. Попросите бухгалтера предложить варианты не показывать убыток в декларации либо придумать убедительные объяснения причин возникновения убытка.

    Если в декларации по прибыли убыток на протяжении нескольких налоговых периодов – ваша компания рискует оказаться в плане выездных проверок!
    Посчитайте долю вычета по НДС

    Для этого в разделе 3 декларации берем общую сумму начисленного НДС и общую сумму налога, подлежащего к вычету.

    Доля вычетов = Общая сумма вычетов / Общая сумма начисленного налога * 100%

    Сравните с безопасной долей вычета НДС вашего региона. Если отклонение значительное – попросите бухгалтера предложить варианты для приведения этих показателей к средним. В случае превышения компанией установленной доли вычета по НДС, налоговый орган рассматривает такого налогоплательщика как потенциальный объект для налоговой проверки.

    К сожалению, в открытом доступе ФНС эти данные не публикует, однако наши коллеги из газеты «Учет. Налог. Право» добывают эти сведения и публикуют актуальные данные по безопасной доле вычета НДС на своем сайте.

    Как главному бухгалтеру оценить компанию и принять дела

    Главный бухгалтер несёт ответственность за достоверность бухгалтерского и налогового учёта. Несоблюдение законов может привести к штрафам и даже к лишению свободы. На что главному бухгалтеру обратить внимание при поиске работы, как грамотно принять дела и составить акт приёма-передачи документов, чтобы не поплатиться за чужие ошибки?

    Чем рискует бухгалтер

    Административная ответственность главного бухгалтера

    К сожалению, некоторые организации ведут учёт, намеренно нарушая законодательство. Делается это, чтобы уменьшить налоги к уплате в бюджет. Работать главным бухгалтером в такой компании рискованно.

    Так, за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учёту бухгалтеру грозит штраф от 5 до 10 тысяч рублей. При повторном нарушении штраф вырастет до 20 тысяч рублей с возможной дисквалификацией до двух лет (ст. 15.11 КоАП РФ).

    Грубым нарушением считается, если бухгалтер занижает сумму налогов и сборов на 10% и больше, искажает любой из показателей бухотчётности в денежном выражении на 10% и более, регистрирует мнимые объекты бухучёта, ведёт учёт вне применяемых регистров или не на основе данных, которые есть в регистрах (прим. 1 к ст. 15.11 КоАП РФ).

    В 2019 году в КоАП РФ появилась норма, которая позволяет главному бухгалтеру не нести ответственность, если грубое нарушение возникло не по его вине. Например, если прежний главбух не отразил в учёте первичные документы.

    В примечании к ст. 15.11 КоАП РФ теперь оговаривается два условия, при выполнении любого из которых бухгалтер не будет оштрафован. Вот они:

    • если первичные документы, составленные другими лицами, не соответствуют фактам хозяйственной жизни;
    • если первичные документы переданы несвоевременно.

    Эти дополнения внёс Федеральный закон от 29.05.2019 № 113-ФЗ. Он вступил в силу 9 июня 2019 года, но, как и любой закон, отменяющий ответственность, он имеет обратную силу (ч. 2 ст. 1.7 КоАП РФ). Это значит, что если к 9 июня 2019 года административное наказание не было назначено или исполнено, то штрафа уже не будет.

    Также предусмотрены штрафы за нарушение трудового законодательства, нарушения в сфере применения ККТ, непредставление сведений в ФНС и т.п. (ст. 5.27, 14.5, 15.5 КоАП РФ).

    Уголовная ответственность главного бухгалтера

    Если ФНС докажет причастность главного бухгалтера к фиктивным сделкам и умышленной неуплате налогов, речь пойдет уже об уголовной ответственности.

    Преступлением считается уклонение от уплаты налогов в крупном или особо крупном размере путём непредставления декларации или включения в отчёт заведомо ложных сведений. Наказание зависит от размера неуплаты и того, был ли сговор группы лиц (ст. 199 УК РФ):

    Неуплата в крупном размере

    (свыше 5 млн руб. в пределах 3 лет, если эта сумма больше 25% налогов к уплате, либо больше 15 млн руб.)

    Неуплата в особо крупном размере

    (свыше 15 млн руб. в пределах 3 лет, если эта сумма больше 50% к уплате, либо больше 45 млн руб.)

    и совершенная группой лиц и по предварительному сговору

    Однако чтобы привлечь к ответственности бухгалтера, потребуется доказать, что он действовал умышленно и сознательно включал в декларацию ложные данные (пункты 7, 8 Постановления Пленума ВС РФ от 28.12.2006 № 64).

    Потерянное время и нервы

    Нарушения и ошибки в учёте могут не повлечь за собой административную или уголовную ответственность или же эти проблемы коснутся только руководителя организации. Но бухгалтеру в любом случае придётся «подчищать хвосты», как-то закрывать незакрытые периоды, восстанавливать учёт, если он не вёлся. И, скорее всего, ошибки прошлых периодов ещё не раз о себе напомнят. Вот несколько цитат с бухгалтерского форума от коллег, которые столкнулись с непрофессионализмом предшественников.

    Киплю… Как говорится, за державу обидно. Коллеги, как оградить профессию от явных профанов? Уже не в первый раз сталкиваюсь с тем, что предыдущие “аутсорсеры” моих клиентов на УСН (доходы минус расходы) считали им налог по движению денег на р/сч — скопом: пришли деньги — доход, ушли — расход. из свеженького: чтобы уменьшить налог к уплате на УСН, аутсорсеры посоветовали провести выплаты по договору займа и уменьшили-таки на эти суммы налог в расчёте.

    Взяла маленькое ООО, а там — периоды не закрыты с 2015 года… ручные проводки по закрытию, склад весь красный — отключен контроль остатков…

    И у меня по Д-Р странно учёт вели. Документов нет от слова вообще, по банку получается УСН не менее 60 тысяч за полугодие, а по уплате — в июле 12 тысяч УСН почему-то заплачено.

    Хочется ли вам расчищать эти авгиевы конюшни? Расскажем, на что обратить внимание, чтобы выяснить неприятные подробности до начала сотрудничества и принимать решение уже с фактами в руках.

    Оцениваем работодателя

    Наведите справки о потенциальном работодателе до собеседования. Вот шпаргалка, которая поможет вычленить нужную информацию.

    Если работодателя нет в реестре, он, вероятнее всего, не зарегистрирован и ведёт бизнес незаконно.

    В выписке из ЕГРЮЛ указан адрес массовой регистрации или массовый директор. Проверить это можно сайте ФНС в сервисе «Прозрачный бизнес».

    Частая смена адресов, руководителей компании и ИФНС также может быть признаком нечестной компании

    Собрать информацию быстрее можно через специализированные сервисы проверки контрагентов. Контур.Фокус показывает всю важную информацию о компании в одном окне: данные из учредительных документов, бухотчётность, арбитражные дела, исполнительные производства, банкротство, смену руководителей и адресов, связанные компании. Если не пользуетесь сервисом, можно запросить тестовый доступ на двое суток и проверить всё, что нужно, бесплатно.

    Один или несколько настораживающих признаков не всегда свидетельствуют о том, что компания нарушает закон. Но если факты и интуиция подсказывают, что дело может быть нечисто, лучше поостеречься и поискать другое место работы.

    Проверяем документы, вступая в должность

    Главный бухгалтер не отвечает за учёт своего предшественника. Однако ошибки, допущенные предыдущим главбухом, могут негативно сказаться на дальнейшем учёте.

    Передачу дел при смене главного бухгалтера следует оформить актом. Акт передачи дел составляется в свободной форме и служит подушкой безопасности для нового главбуха в случае претензий со стороны руководителя.

    В акте указывают перечень документов и период, за который передаются дела. К акту можно приложить оборотно-сальдовую ведомость с подписью руководителя и бывшего главного бухгалтера — этот документ подтвердит остатки по счетам на дату передачи дел.

    ФНС может проверить учёт за последние три года работы компании (п. 4 ст. 89 НК РФ). Принимая дела, сделайте акцент именно на этот период.

    Что запросить у предыдущего главного бухгалтера при передаче дел

    1. Учредительные и регистрационные документы (устав, свидетельства о регистрации и о постановке на учёт).
    2. Учётную политику и приложения к ней.
    3. Отчетность (баланс, декларации, книги покупок и продаж, отчетность в фонды, статистическая отчетность).
    4. Инвентаризационные описи.
    5. Переписку с контролирующими органами, акты сверки по налогам и взносам, требования и результаты проверок.
    6. Должностные инструкции работников бухгалтерии.
    7. Договоры с поставщиками, покупателями, работниками, банками, учредителями и т.п.
    8. Документы по зарплате и кадрам (штатное расписание, табели и т.п.).
    9. Кассовые и банковские документы.
    10. Акты сверки с дебиторами и кредиторами.
    11. Первичные документы.
    12. Доверенности.
    13. Доступ к учётной бухгалтерской программе или базу.
    14. Пароли и ключи электронной подписи для интернет-банка, если директор дает к нему доступ.
    15. Оборотно-сальдовые ведомости по счетам бухгалтерского учёта.

    Проводим экспресс-аудит учёта

    Мало просто принять документы по списку — в идеале следует их проанализировать. Конечно, проверить все документы физически невозможно. Важно не упустить главное.

    Начать можно с изучения учётной политики. Во-первых, проверьте, насколько она соответствует законодательству. Во-вторых, убедитесь, что учёт на предприятии ведётся в рамках утвержденной учётной политикой.

    Обязательно изучите отчётность. Цифры в отчётности должны совпадать с данными бухгалтерской программы. Иногда бухгалтеры корректируют цифры в отчетах вручную. Возможно, такая корректировка обоснована. Однако есть риск, что бухгалтер таким образом скрывает свои ошибки: в программу внесены корректировки, а уточнённая отчётность не сдана. Чтобы не возникло проблем, попросите у предшественника объяснительную записку о несоответствии данных. Если позволяет время, сверьтесь с налоговой по сданной отчётности и выполнению обязательств.

    Сверяйтесь с бюджетом по всем вашим клиентам через Контур.Экстерн.

    Тщательно проанализируйте оборотно-сальдовую ведомость в разрезе по субсчетам. Например, остатки по счетам учёта основных средств, материалов можно сверить с инвентаризационными описями. Лучше сверять данные описей с остатками в учётной программе. Результаты инвентаризации покажут проблемные участки.

    Часто проблемы есть в учёте поставщиков и покупателей. Проверьте самых крупных дебиторов и кредиторов — остатки по счетам 60, 62, 76 должны совпадать с результатами актов сверок. Если актов нет, постарайтесь их запросить.

    Если организация применяет ОСНО, проанализируйте расчёт основных налогов — НДС и налога на прибыль. Должны быть оригиналы всех счетов-фактур. Проверьте наличие документов по крупным сделкам. Можно проверить некоторые контрольные соотношения в декларациях. Так, выручка от реализации в декларации по НДС должна совпадать с аналогичной суммой в декларации по налогу на прибыль (не забудьте, что декларация по прибыли сдается нарастающим итогом).

    Сверьте остатки по банковским счетам. Банковская выписка должна сходится с остатками по расчётным счетам в бухгалтерской программе.

    Проверьте соблюдение лимита кассы.

    Восстанавливаем учёт

    Нужно ли исправлять ошибки предыдущего главного бухгалтера? Всё зависит от вида ошибок и возможных последствий.

    Скажите руководителю, если при передаче дел обнаружите, что не хватает первичных документов или договоров. Обязательно сообщите, или найдёте ошибки в учёте или оформлении документов, которые могут привести к налоговым санкциям.

    Все недочёты отразите в акте передачи дел. Расскажите директору компании, чем грозят нарушения. Оценив возможные риски, можно говорить о восстановлении учёта.

    Если есть ошибки, которые могут исказить текущую отчетность, — желательно их устранить.

    Допустим, новый главный бухгалтер пришел в середине года, а его предшественник допустил ошибки при расчёте налоговой базы по налогу на прибыль в I квартале. Так как налог на прибыль считается нарастающим итогом, допущенная ошибка будет влиять на расчёт налога до конца года.

    Неверное сальдо по денежным счетам (банк, касса) также стоит исправить. Следует восстановить недостающую первичку хотя бы за последние три года.

    Стоимость восстановления учёта рассчитывается индивидуально. Она зависит от системы налогообложения, оборотов компании, количества операций. Большинство аутсорсинговых компаний рассчитывают стоимость восстановления учёта исходя из стоимости часа работы бухгалтера или опираясь на количество документов в квартал.

    Если вы решите лично восстановить учёт, оцените объёмы работы и примерные трудозатраты. Также можно поинтересоваться, во сколько обойдется восстановление в специализированной фирме. Если учёт не велся или сильно запущен, стоимость восстановления будет соразмерна стоимости обычного ведения учёта.

    Если у вас нет времени восстанавливать учёт своими силами, но клиента терять не хочется, закажите услугу в Контур.Бухте. Или посмотрите, сколько это может стоить.

    Не пропустите новые публикации

    Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

    Восемь простых точек контроля главного бухгалтера. Статья, которая вам не понравится

    Владельцам бизнеса не всегда удается проконтролировать все действия главбуха: зачастую попросту не хватает компетенций или времени. Консультант по налоговой безопасности бизнеса и программам 1С Евгения Зальцзейлер раскрывает восемь методов контроля предпринимателем главного бухгалтера, которые помогу держать руку на пульсе.

    Случаев, когда собственник бизнеса или директор подозревает своего главного бухгалтера в воровстве или некомпетентности — много. Исходя из моего 15-летнего опыта, 70% собственников уверены, что бухгалтеры — «агенты налоговой», бездельники, а иногда и воры. Часто это никак не связано с действительностью, а с отсутствием доверия к собственным сотрудникам и/или нежеланием платить налоги.

    Читайте также  Как заработать через телефон андроид

    Но, надо признаться, бывают случаи, когда подозрения в некомпетентности или в финансовых махинациях подтверждаются. В 90% таких инцидентов собственники предприятий полностью и безоговорочно доверяли своим бухгалтерам и никак их не контролировали.

    Доверяй, но проверяй

    Эта история произошла в 2008 году, но до сих пор, к сожалению, не потеряла своей актуальности.

    В городе N, расположенном в одном из курортных регионов страны, московский бизнесмен купил давно пустовавший участок земли и решил построить гостиницу санаторного типа. Это была отличная и прибыльная идея: в наличии лечебный нарзан, прекрасная природа, целебный воздух.

    В качестве куратора стройки он прислал своего сотрудника из Москвы, а весь остальной персонал — от строителей и прораба до бухгалтера — набрали из местных жителей. Такой принцип найма оправдан с точки зрения экономии средств, но на практике все вышло иначе.

    Бухгалтер местного подразделения быстро сориентировалась в ситуации. Она оценила финансовые возможности собственника и вступила в сговор с прорабом. Для осуществления своих замыслов они договорились с рядом компаний, торгующих необходимыми им товарами о поставках по завышенным ценам и, так называемом, откате.

    Сначала они вели себя очень осторожно и осмотрительно. В плане документации все было сделано так, что «комар носа не подточит»: коммерческие предложения, договоры поставки, товарные и транспортные накладные. Собственник без каких-либо подозрений подписывал предоставляемые документы и оплачивал счета.

    Затем в ход пошли липовые контракты. Бухгалтеру была на руку «серая» схема выплаты заработной платы и текучка кадров. Рабочие на стройке, а впоследствии персонал гостиницы и ресторана, менялись быстро. Схема была проста: в штат якобы принимали человека, а на самом деле брали его на испытательный срок, который он, естественно, не проходил. Но увольняли такого сотрудника официально не сразу. Поэтому в зарплатных ведомостях было полно «мертвых душ», которым исправно выплачивались денежные средства. Не меньший «доход» приносили махинации с путевыми листами транспорта и списанием топлива. Я уже не говорю о мелких доходах в виде канцелярских товаров, замены картриджей и прочих хозяйственных расходах.

    И все бы им сошло с рук, если бы не чрезмерная жадность и самоуверенность бухгалтера. Попалась она на краже наличных средств из кассы гостиницы. С этого и началась тотальная проверка. Прибыли московские аудиторы, подняли все договоры, документы, отследили цены. Сумму ущерба оценили в полмиллиона рублей. Для провинции в те годы были очень приличные деньги.

    Не торопитесь осуждать предпринимателя за доверие и беспечность. С уверенностью могу сказать, что более половины предпринимателей и владельцев малого бизнеса поступают точно так же. Им некогда тратить драгоценное время на контроль каждого сотрудника. Обычно они сильно вовлечены в свою деятельность, и нередко весь бизнес держится только на них. Они платят деньги и ожидают профессионального выполнения своих обязательств от работников, включая главного бухгалтера.

    Подобных ситуаций, связанных с деятельностью бухгалтеров, можно избежать, если руководители и/или собственники бизнеса будут применять несложные точки контроля.

    Точки контроля главного бухгалтера для руководителей и собственников бизнеса (ИП)

    1. Знать систему налогообложения своего предприятия

    Отлично, если вы, как руководитель, знаете, какая система налогообложения у вашего предприятия.

    Вы удивитесь, если узнаете, сколько индивидуальных предпринимателей и директоров предприятий малого и среднего бизнеса понятия не имеют, какие налоги и в какие сроки они должны уплачиваться. Они считают, что это зона ответственности исключительно бухгалтерии. Но это не так. Бизнес ваш и отвечать за неправильно уплаченные налоги и вам в том числе.

    2. Собрать все важные документы в одном месте

    Обязательно заведите папку со всеми учредительными и прочими важными документами. Пусть она хранится в сейфе предприятия или лично у вас. Бухгалтерам достаточно копий и сканов этих документов для работы.

    3. Контроль сдачи отчетности

    Контролируйте сдачу отчетности и наличие на ней отметки налоговой о сдаче (или квитанции о сдаче). Если у вас есть сотрудники и/или ваше предприятие на ОСН, ЕСХН или ЕНВД, то ежеквартально. Если УСН без сотрудников, то раз в год. Желательно, чтобы у вас была табличка со сроками уплаты налогов и сроками сдачи отчетности. Расчет и уплату налогов (авансовых платежей) контролируйте также раз в квартал.

    4. Контроль платежей

    Если у вас микропредприятие (ИП), занимайтесь платежами лично. В ином случае, заведите привычку утверждать платежные поручения. Так вы будете в курсе, кому, куда и за что вы платите. Всегда просматривайте или требуйте распечатку выписки с расчетного(ых) счета(ов). Если вы ИП и оплачиваете налоги (фиксированные страховые взносы) по квитанциям, обязательно делайте с них себе копии, а также с чеков об оплате.

    5. Контроль взаиморасчетов

    Обязательно контролируйте взаиморасчеты с контрагентами. Особенно с которыми есть отсрочка платежей или отсутствует 100% предоплата. Возьмите за правило, хотя бы раз в неделю смотреть отчет по дебиторской (вам должны) и кредиторской (вы должны) задолженностях.

    Нет времени на постоянные проверки? Делайте выборочные. Попросите предоставить бухгалтера информацию по расчетам с каким-либо контрагентом или списком контрагентов на ваш выбор. Или список просроченной задолженности с объяснением причин возникновения, предполагаемых сроках ее погашения и, конечно, суммы.

    Для сверки с бюджетом распорядитесь периодически заказывать «Справку о состоянии расчетов с бюджетом» и/или «Выписку операций по расчетам с бюджетом». Например, раз в квартал.

    6. Контроль налички

    Контролируйте наличные денежные средства предприятия, особенно, если у вас розничная торговля. Старайтесь не держать больших сумм на предприятии, «не вводите людей в искушение». Лучше инкассируйте наличку в банк.

    7. Взаимоотношения с коллективом

    Как это ни странно, возможно, для вас звучит, не ссорьтесь с коллективом. Так вашим сотрудникам будет сложнее сговориться против вас. Необходимо найти золотую середину во взаимоотношениях с работниками между диктатурой и полным либерализмом.

    8. Внимание к сотрудникам

    Обращайте внимание на благосостояние и проблемы своего главного бухгалтера и других сотрудников, которые имеют доступ к финансам. Чрезмерные траты, которые им «не по карману», или наоборот, сильные финансовые затруднения могут стать толчком для кривой дорожки.

    К счастью, честных и профессиональных главных и просто бухгалтеров, по моим наблюдениям, все же больше, чем нечистых на руку. Контроль со стороны руководителя позволит ему держать руку на пульсе своего предприятия и держать в тонусе своего главного бухгалтера. Ведь ничто так не организовывает, как грядущая проверка.

    6 шагов. Как руководителю без знаний учета проверить ошибки в работе бухгалтера.

    Дата последнего комментария: 2020-10-05

    • Контроль поступлений на банковские карты физлиц. Как налоговики доначислят налоги?
    • Налогообложение криптовалют. Как избежать банковских блокировок?
    • Банк заблокировал карту по 115 ФЗ. Что делать? 8 советов для физлиц.

    Многие руководители предпочитают жить в неведении и думать, что с бухучетом у них все в порядке, ведь у них есть главный бухгалтер, который знает свое дело! Доверие очень быстро улетучивается, когда вскрывается правда о бухгалтерских ошибках, повлекших начисление штрафов, пени, недоимки по налогам и взносам. К сожалению, иногда бывает слишком поздно и смягчить удар ничем нельзя. Выездная проверка, которую можно было избежать, уже на пороге!

    Сегодня я простыми словами расскажу, как руководителю защититься от действия (бездействия) неквалифицированного главбуха не имея для этого специфических бухгалтерских знаний. Если вовремя принять меры и подстелить соломки, то есть возможность исправить ситуацию и избежать неприятностей.

    • 1 Какие ошибки в работе бухгалтера помогут вам избавиться от денег.
    • 2 Как руководителю самостоятельно проверить учет и найти ошибки в работе бухгалтера.
      • 2.1 1 Шаг. Организуйте себе доступ в бухгалтерскую базу, чтобы проверить работу бухгалтера.
      • 2.2 2 Шаг. Проведите экспресс – проверку используя бесплатный отчет конфигурации 1С Бухгалтерия.
      • 2.3 3 Шаг. Проведите проверку контроля отрицательных остатков на складе, используя бесплатный отчет в конфигурации 1С Бухгалтерия.
      • 2.4 4 Шаг. Попросите бухгалтера предоставить вам всю сданную отчетность за проверяемый период.
      • 2.5 5 Шаг. Попросите бухгалтера запросить справку из налоговой о состоянии расчетов с бюджетом.
      • 2.6 6 Шаг. Главбух должен максимально соответствовать идеальному портрету бухгалтера.
    • 3 Вывод:

    Какие ошибки в работе бухгалтера помогут вам избавиться от денег.

    Чтобы понять какие ошибки в работе бухгалтера несут риски для бизнеса, достаточно знать за какие нарушения есть штрафные санкции. Вот некоторые из них:

    1. Бухгалтер забыл подать отчетность в положенный срок, установленным способом (ст. 219 НК РФ). Штраф от 5% до 30% с неуплаченной суммы налога, но не менее 1т.р. Кроме того, за не сдачу отчетности по страховым взносам, 6НДФЛ и НДС налоговики вмиг заблокируют весь расчетный счет, до момента, когда это нарушение не будет полностью устранено. Довольно неприятная ситуация, которая полностью зависит от действия (бездействия) бухгалтера!
    2. Бухгалтер грубо нарушил правила учета доходов и расходов, объектов налогообложения (ст. 120 НК РФ). Штраф от 10тыс. р. до 20% от неуплаченного налога, вызванного ошибкой бухгалтера .
    3. Бухгалтер забыл вовремя оплатить налоги, либо допустил ошибку и неправомерно уменьшил налог (ст. 122 НК РФ).
    • Сделано умышленно — штраф составит 40% от неуплаченной суммы в бюджет.
    • Непреднамеренная ошибка (без злого умысла). Штраф 20% от неуплаченной суммы налога.
    1. Бухгалтер забыл провести агентские налоговые удержания. Например, не удержан НДФЛ или агентский НДС при аренде муниципального имущества, или при работе с иностранными поставщиками услуг. Штраф составит 20% от неудержанной суммы (ст. 123 НК РФ).
    2. Бухгалтер нарушил кассовую дисциплину – штраф от 40-50 т. р. за каждое нарушение.

    Как видите, наше законодательство довольно сурово, но ведь владельческий контроль никто не отменял! Всегда проверяйте вашего бухгалтера и вы избежите ненужных рисков.

    Как руководителю самостоятельно проверить учет и найти ошибки в работе бухгалтера.

    Если вы не разбираетесь в бухучете, но предчувствуете что не все так хорошо, как «поют», нужны аргументы для предметного разговора с бухгалтером. Безусловно, лучший способ – обратиться к профессионалам и провести профессиональный бухгалтерский экспресс–аудит: качественно, недорого и в сжатые сроки. Но, если такой возможности нет, не стоит отчаиваться! Вы сможете самостоятельно проверить бухгалтера, не имея знаний в области учета, используя следующий алгоритм действий:

    1 Шаг. Организуйте себе доступ в бухгалтерскую базу, чтобы проверить работу бухгалтера.

    Если бухгалтеру такая идея не понравится – 99,9% есть проблемы в учете! Его агрессия может быть одним из «звоночков», что существуют ошибки и их пытаются скрыть. Смело идите вперед, возможно получится вскрыть некоторые «нарывы» уже на начальном этапе!

    2 Шаг. Проведите экспресс – проверку используя бесплатный отчет конфигурации 1С Бухгалтерия.

    Вам поможет программа 1С Бухгалтерия. Конечно, при условии, что вы используете именно эту конфигурацию для бухгалтерского учета. Программа автоматически проверит ошибки в учете при запуске Отчета «Экспресс – проверка»

    Откройте базу 1 С Бухгалтерия, раздел «Отчеты», в нем выбираете «Экспресс – проверка

    Нажимаете «Показать настройки», проставляете все 5 галочек. Выбираете период проверки и жмите «Выполнить проверку».

    По окончании обработки программа выдаст отчет, который раскрывается при нажатии на кнопочку «+» и подробно выдает текущие ошибки учета. Теперь у вас есть важные аргументы для дальнейшей проверки бухгалтера, и как минимум, причина вызвать его к себе и потребовать пояснения.

    3 Шаг. Проведите проверку контроля отрицательных остатков на складе, используя бесплатный отчет в конфигурации 1С Бухгалтерия.

    В разделе Слад откройте отчет «Контроль отрицательных остатков». Выберете период проверки и нажмите «Сформировать».

    По окончании обработки программа выдаст отчет о товарах, материалах не поступивших в учете на нужный склад, но по которым все-же произошло выбытие (продажа, использование в производстве) с баланса компании. Продажа «воздуха» и выбытие отсутствующих МПЗ не очень хороший показатель. Должны быть веские основания для наличия таких ошибок. У хорошего бухгалтера, как правило, отрицательных остатков на складах нет. К слову, это если речь не идет о хищениях, порче, выявленной при инвентаризации.

    Если отчет, покажет, что отрицательные остатки на складах существуют, обязательно поинтересуйтесь у бухгалтера, почему такое произошло. Доводы, типа: «Мне не предоставили первичку по закупке», тоже не в пользу бухгалтера. В современном мире, при желании, всегда можно организовать ЭДО с контрагентами и получать документы вовремя.

    4 Шаг. Попросите бухгалтера предоставить вам всю сданную отчетность за проверяемый период.

    В электронный архив, который для вас организует бухгалтер, должна войти как сама отчетность, так и квитанции об отправке и принятии налоговым органом. Поинтересуйтесь у главбуха в какие сроки и как часто сдается та или иная отчетность. Не принимайте его ответ за чистую монету, обязательно проверьте полученную информацию и соотнесите ее с фактически сданной отчетностью. Возможно, у вас появится еще один факт в копилку, что ваш бухгалтер профпригоден или не пригоден.

    5 Шаг. Попросите бухгалтера запросить справку из налоговой о состоянии расчетов с бюджетом.

    Как правило, такая справка готовится в течение 1-3 дней. Получив ее, проверьте, нет ли у компании начисленных пени, штрафов, недоимок и переплат по налогам и взносам. Попросите бухгалтера пояснить цифры. Кстати, при наличии переплат, радоваться стоит не всегда, так как это может свидетельствовать о том, что бухгалтер ошибся и перечислил излишнюю сумму налога.

    Читайте также  Как посмотреть заработок канала на youtube

    6 Шаг. Главбух должен максимально соответствовать идеальному портрету бухгалтера.

    Спросите себя и бухгалтера о том, какие из нижеперечисленных профессиональных качеств присутствуют в его работе. Если главбух далек от совершенства, то и в учете, скорее всего, далеко не все гладко! Вот некоторые признаки идеального портрета бухгалтера:

    1. Хороший бухгалтер проводит ежемесячные/ежеквартальные сверки с крупными контрагентами.
    2. Ежеквартально, после сдачи отчетности, хороший бухгалтер проверяет выписку расчетов с бюджетом. Он контролирует правильность отражения поданных деклараций и поступивших оплат по налогам. Своевременная сверка отбросит все нелепые претензии налоговиков, поможет избежать повторного списания денег, если налог уплачен не туда, куда следовало.
    3. Правильный бухгалтер вовремя сдает отчетность, чтобы у компании не было штрафов и налоговая не заблокировала счет.
    4. О грядущей сумме налога к уплате руководство узнает заранее, а не в последние дни сдачи отчетности. Это важный штрих, ведь можно успеть оптимизировать налог, используя законные способы. Кстати, хороший бухгалтер их тоже должен знать.
    5. Хороший бухгалтер использует электронный документооборот, для получения документов от Поставщиков и отправки Покупателям.
    6. Хороший бухгалтер постоянно учится, смотрит вебинары, читает статьи, требует подключение к справочно — правовым системам. Спросите своего главбуха о том, что нового сейчас в законодательстве, как это отразится на вашем бизнесе. Если бухгалтеру есть что сказать – он скажет. Если он привык ничем не интересоваться, то риск ошибок вырастает в разы! Возможно, ваш учет на уровне 10-летней давности, а ведь все течет, все меняется!
    7. И, наконец, у отличного бухгалтера всегда есть учетная политика. И не на 2-х листах, которая распечатывается нажатием кнопки из 1С, а как минимум, из конструктора справочно — правовых систем, типа Консультант плюс, Гарант и прочих.

    Вывод:

    Пройдя все вышеописанные шаги от начала до конца, у вас будет отличная возможность предметно пообщаться с бухгалтером. Возможно, ваши опасения еще больше увеличились, а возможно, главбух оказался на высоте. В любом случае, вы не потратили время зря!

    Вы узнали много нового о том, как ведется учет в вашей компании, как и когда сдается отчетность. Есть ли повод искать ошибки и проверять работу бухгалтера далее, решать вам. Но, если у вас возникли подозрения о том, что бухгалтер ведет учет не правильно, то следует обратиться к профессионалам для проведения бухгалтерского экспресс — аудита учета. Это будет более углубленный и качественный взгляд на ваш учет со стороны. По результатам Экспресс-аудита важно вовремя провести Восстановление учета и исправить допущенные ошибки в работе бухгалтера. Это поможет предотвратить многие налоговые риски, и, возможно убережет от выездной налоговой проверки!

    Вы можете заказать бухгалтерский Экспресс-аудит у нас. В течение 2-х дней мы проверим бухгалтерскую базу, предоставим отчет с рекомендациями по устранению ошибок и налоговых рисков. Стоимость такого Экспресс – аудита – 10 т. р.

    Обращайтесь за консультациями и разъяснениями! Если у вас возникли любые вопросы в сфере налогов и бухгалтерии, буду рада помочь!

    Стоимость платной консультации по налогам 5 000 руб.

    Также, я провожу бесплатные консультации в нашем телеграмм чате добавляйтесь к нам.

    Как контролировать работу бухгалтерии собственнику бизнеса

    Есть несколько вариантов, когда разные исполнители, один или несколько, или аутсорсинг или штатные бухгалтера, в зависимости от этого осуществляется проверка их действий.

    Почему нужно проверять?

    Не важно, какой вариант бухгалтерии Вы выбрали. Для собственника бизнеса всегда нужна объективная картина того что происходит с Вашими цифрами. В любом варианте есть часть работы, которую делают «исполнители». Их интерес в сокращении расходов на налоги и в результате работы организации минимален. Можно включить дополнительную мотивацию и для них. Но это не даёт гарантии, что результат их работы будет всегда с отдачей на 100%. Поэтому периодически проверять нужно всех

    Кого нужно проверять?

    Некоторые думают, что проверять нужно Главного бухгалтера, или Руководителя аутсорсинга, того кто отвечает за конечный результат. По принципу «рыба гниёт с головы». На самом деле, 80% бухгалтерии — это грамотно обработанная первичная документация. Если нет ошибок в ней, то у главного, как правило, меньше работы. Поэтому проверять нужно и тех, кто занимается первичкой, причём периодичность проверок этих исполнителей или сотрудников должна быть чаще, чем тех кто отвечает за конечный результат. На уровне руководителей чаще результативные сотрудники, но и среди них есть недобросовестные.

    Как часто нужны такие проверки?

    В первую очередь это Ваш выбор, как руководителя, но есть регламентные периоды, когда Вы видите результат. После их закрытия: месяц, квартал, год, нужно произвести проверку. Это точно поможет Вам в формировании стратегии по налогам, платежам, нагрузке, распределению прибыли, даже в векторе развития Вашего финансового результата в следующем периоде. Частота проверок зависит от Ваших исполнителей и от того на сколько они выдают нужный Вам результат.

    Можно проверять и не чаще одного раза в год, если Вы всем довольны.

    Кто может проверить?

    Вариантов, к кому обратиться за проверкой достаточно много. Бесплатно можно самому с помощью тестов которые есть на сайте Гарант, Консультант, там есть все необходимые для каждого участка бухгалтерии. Можно прибегнуть к помощи стороннего бухгалтера, аудитора или даже к аудиторской компании, которая сделает это за Вас, сейчас выбор широкий, как и разбег стоимости на эти услуги. Руководствоваться при выборе лучше отзывами, рекомендациями, публикациям на официальных источниках. Время когда обращались просто по совету сейчас прошло. Есть специальные компании, которые годами нарабатывают аудиторский опыт. Как и многие бухгалтера со стажем. Когда Ваш выбор основывается только на совете знакомых не всегда он объективен. Им помогло, не значит, что поможет всем. Тот, кто занимается этим профессионально и имеет опыт аналитики учёта в разных сферах бизнеса и найдёт ошибки в любом учёте и системе налогообложения. Разберётся индивидуально в Вашей учётной политике. Сможет исправить любые операции и дать грамотные рекомендации для дальнейших действий.

    Как доверить стороннему специалисту или компании своё самое сокровенное — финансы?

    Этот страх есть у многих руководителей, причем чем больше бизнес, тем больше страхов. Никто не хочет рассказывать другим и давать доступ к своим цифрам и прибыли.

    Это не очень правильно, потому что чем больше у Вас, как руководителя оценочной информации, тем больше возможностей для объективной оценки и планирования на следующий этап. Чем лучше организован учёт, тем меньше претензий налогового органа к Вашей организации, тем выше рейтинг Вашей деловой репутации в глазах контрагентов, банков и ИФНС. Убирая страх, спешу сообщить, что большая часть сведений по результатам деятельности видна на официальных источниках не только Вашей бухгалтерии. А так же стоит брать в расчет, что у стороннего аудитора нет мотивации в разглашении Вашей информации, а есть интерес чтобы Вы снова обратились за помощью. Да и как представитель той и другой стороны могу точно сказать, что держать в голове обороты и финансовые результаты всех организаций физически затруднительно.

    А вот и как всегда от меня пошаговые инструкции к проверке работы бухгалтерии в зависимости от того, какой ее вариант Вы используете:

    Вариант 1. Если у Вас Бухгалтер в единственном лице на удаленном режиме.

    В этом случае сокращается число проверяемых. И много времени и усилий не потребуется.

    Риски в этом случае у Вас заключаются в следующем:

    — Он один ведет весь учет, а значит все операции отражает один человек, на нем большая нагрузка.

    — Даже если у Вас небольшой оборот, то скорее всего он ведёт не только Вашу бухгалтерию и значит есть риск ошибок от количества.

    — Как правило он с Вами на связи не полный рабочий день, есть риск что время работы и приоритеты задач распределены не в Вашу пользу.

    — Всегда в этом варианте есть риск потери части данных, потому что человек один, уходит и все данные уйдут с ним.

    — Риск просрочки отчётов высок, так как отсутствует заменяемость. Заболел и никто не работает, уехал отдыхать и опять работа стоит.

    Как его проверить?

    1. На компетентность, — путём тестирования можно и самостоятельно.

    2. Внешним аудитором/компанией на корректность ведения учёта, причём придется проверять всё: от обработки первичных документов до закрытия периодов и сданных отчётов.

    3. Периодически не реже раза в месяц давая задачи в режиме «срочно» и раз в квартал задачи на «аналитику», так сможете его координировать.

    4. Следите за требованиями из налоговой, если их много, значит время работы на Вас отведено не большое и результат будет в будущем плачевный.

    5. ЭЦП и сертификаты подписи в этом варианте лучше хранить у себя, тогда можно избежать потери информации по Вашей деятельности.

    Вариант 2. Бухгалтерию ведет компания аутсорсер.

    Ваши риски при этом варианте ведения учёта много меньше, но присутствуют:

    — За Вами закреплен специалист, он заболел, закрепили другого, работа идет, но там тоже живой человек и ему надо время, чтобы вникнуть.

    — Текучки в компаниях такого рода достаточно, поэтому придется привыкать каждый раз к новому специалисту.

    — Риск попасть в поток, это категория рисков когда у компании-аутсортера много организаций и интерес сделать результативным именно Ваш бизнес минимальна. Сокращать налоги и помогать выбрать стратегию индивидуально тоже не всегда такие компании готовы.

    — Ориентация на свою деятельность, а не на Вашу

    — В рамках таких компаний тоже есть недобросовестные исполнители, которые могут создать проблемы с налоговой, а Вы узнаете об этом много после происшедшего.

    Как проверить?

    1. Поможет сторонний/внешний аудитор, причем статус и его репутация в этом случае должны соответствовать выбранной Вами компании.

    2. Постоянно коммуницировать с руководителем, во избежание потери контроля ситуации.

    3. Ставить такой компании план задач на квартал и четкий ориентир по налоговой нагрузке и следить за результатом выполнения плана каждый квартал.

    4. При заключении договора четко прописать, кто за что отвечает и какие функции на ком закреплены, а также результат, который Вы хотите видеть в конце периода.

    5. Ежемесячно просите отчеты по проделанным операциям из программы учета, так будете контролировать что происходит в Вашей сторонней бухгалтерии.

    Вариант 3. Вашу бухгалтерию ведёт штатный бухгалтер, или несколько.

    Риски при этом варианте:

    1. Узость знаний и навыков в работе могут сказаться на развитии организации и потери репутации фирмы из-за однобокого восприятия связи с налоговой и внешними факторами.

    2. Потеря качества учёта в длительном временном периоде, проще сказать, «засиделся» и перегорел, как следствие наделал ошибок. По опыту это 1-3 года.

    3. Отсутствие ориентира на результат, даже при наличии дополнительной мотивации, есть риск, что со временем она меняется

    4. Риск потери большого количества времени на контроль результативности штатных сотрудников Вашей бухгалтерии.

    5. Огромный риск человеческого фактора, привязка к специалисту, который со временем может преследовать собственные, а не Ваши интересы по принципу «свой человек». Просить за свой труд завышенную цену.

    Как контролировать?

    1. Внешний аудитор/компания поможет в этом случае отследить качество учёта не реже раза в квартал лучше к ней прибегнуть

    2. Постоянно тестировать знания и навыки с помощью официальных тестов и отправлять сотрудника на обучения по повышению квалификации, после чего проверять результат его, не реже 1 раза в год.

    3. Ставить задачи в текущем режиме и требовать аналитику данных по финансовому результату не реже раза в месяц.

    4. Периодически включать дополнительную мотивацию, в виде бонуса после сдачи годовой отчётности без брака, например в виде материальной выгоды

    5. Должностные инструкции и грамотно прописанные на бумаге взаимоотношения с таким сотрудником помогут избежать риска потери информации и качества в работе.

    Мой личный опыт аутсорсинга 6 лет. За это время мы пробовали разные варианты с моими клиентами. Автоматизировали процессы бухгалтерии с партнерами. И вот к чему пришли: «Какой бы ни был у Вас вариант бухгалтерии, контроль результата ее работы Вам всё равно необходим. Везде и в любом варианте можно встретить недобросовестное исполнение. Но меньше риска, если Вы работаете с профессионалами путём договорных взаимоотношений, тогда есть с кого спросить и прозрачности в работе больше. Качество не выше, а контроля меньше. Больше ориентации на результат и гарантий в будущем по выбранной Вами налоговой стратегии и финансовому плану.» Вам советовал человек, который, прошёл путь от исполнителя на разных участках бухгалтерии, руководителя, фрилансера, до руководителя аутсорсинга.

  • Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: