Контроль свободного времени сотрудников - Sps-Studio.ru

Контроль свободного времени сотрудников

Какие системы учета и рабочего времени сотрудников существуют (биометрика, карточки). Преимущества и недостатки таких систем для руководителя и работников.

Контроль свободного времени сотрудников

Популярные системы контроля и учета рабочего времени сотрудников

Больше материалов по теме «Сотрудники» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

Одним из самых ценных предпринимательских ресурсов является рабочее время, за которое в конечном итоге и получает заработную плату каждый сотрудник. Естественно, необходим постоянный и планомерный учет этого ресурса, а также контроль над ним и его оптимизация. Работодателю нужно в любой момент рабочего времени не только устанавливать факт нахождения сотрудника там, где это предусмотрено (на рабочем месте или где-то еще), но и констатировать занятость именно непосредственными обязанностями.

Долгое время единственной возможностью обеспечить контроль рабочего времени был ручной учет – заполнение табеля. Это трудоемкий процесс, не исключающий ошибок и неточностей вследствие влияния «человеческого фактора» и требующий трудоемкой последующей обработки сведений.

Прогресс предоставляет более эффективные способы учета рабочего времени, основанные на автоматизации, позволяющие качественно улучшить эту процедуру. Они различны по принципам применения и различным функциональным особенностям.

Рассмотрим самые популярные среди автоматизированных систем учета рабочего времени (АСУРВ), оценив их плюсы и минусы для работодателей и персонала.

Какие проблемы могут решить АСУРВ

С помощью более продуктивных систем учета можно не только качественнее и эффективнее контролировать занятость персонала и эффективность его работы. В зависимости от поставленных задач, выбранная руководством автоматика может помочь в достижении таких целей, как:

  • регистрация соответствия занятости каждого конкретного сотрудника установленному в организации внутреннему распорядку (опоздания, ранние уходы, долгое отсутствие во время обеденного перерыва или «паузы» в рабочее время);
  • видимое укрепление внутренней дисциплины среди персонала;
  • серьезное подспорье в ведении статистики и составлении итоговой отчетности;
  • более быстрое и простое планирование занятости сотрудников, более обоснованное составление графиков;
  • помощь в принятии управленческих решений, касающихся режима дня, кадровых вопросов, внутреннего трудового распорядка и др.;
  • значительная финансовая экономия.

Вопрос: Как рассчитать и отразить в учете начисление заработной платы за сверхурочную работу работнику, получающему оклад? Организация работает в режиме пятидневной 40-часовой рабочей недели, при этом в трудовом договоре с работником содержится условие, что для данного работника установлен режим гибкого рабочего времени. Работникам с гибким режимом рабочего времени установлен суммированный учет рабочего времени, учетный период — месяц.
Посмотреть ответ

Главные принципы действия учетных систем

Автоматизация учета рабочего времени предполагает фиксацию с последующим анализом ряда значимых параметров, которые можно выбрать и установить. Среди них самыми главными выступают:

  • автоматизированное временное протоколирование;
  • пространственная фиксация;
  • информационная оперативность (можно быстро донести информацию, причем персональную, до нужного сотрудника);
  • сохранение базы данных.

В основном все АСУРВ рассчитаны на контроль над перемещениями сотрудников в течение определенных временных промежутков.

Это значит, что в памяти систем с каждым работником связывается некоторое территориальное пространство, в котором он должен находиться в течение установленных временных интервалов. В системах учитывается время вступления в установленную зону, нахождения в ней и выхода из нее, а в некоторых АСУРВ – еще и особенности занятости внутри рабочей зоны, то есть эффективность использования рабочего времени персоналом.

Таким образом, можно получить полную картину по установленным в системе критериям:

  • соблюдение графика приходов и уходов;
  • преобладающие виды нарушений (опоздания, ранние покидания работы, прогулы и пр.);
  • фиксация переработок;
  • формирование общей картины по подразделениям, временным интервалам, конкретным сотрудникам.

Различные виды АСУРВ

В зависимости от возможностей, принципов функционирования и получаемых результатов, системы учета рабочего времени можно разделить на несколько типов.

Организация видеонаблюдения

Самый простой и в некотором отношении примитивный способ контроля. Заключается в установке оборудования, фиксирующего изображение, иногда совместно со звуком, в различных помещениях компании. Несомненно, некоторая его эффективность для работодателя подтверждена, поскольку видеонаблюдение:

  • показывает, чем занят каждый отдельный сотрудник в наблюдаемый момент;
  • может восстановить картину нужного временного промежутка;
  • позволяет отслеживать контакты персонала;
  • дает относительную безопасность от воровства;
  • оборудование сравнительно недорого и просто в установке и обслуживании.

Минусы для начальства очевидны:

  • нет сведений о продуктивности работы персонала (например, на экране человек работает за компьютером, но составляет ли он отчет или находится в соцсетях, увидеть невозможно);
  • дается только обобщенная ситуация рабочего дня;
  • зная о местонахождении оборудования, его достаточно легко вывести из рабочего состояния или не попадать в зону его действия;
  • практически невозможно использовать при большом скоплении людей;
  • не очень высокая точность при распознавании.

Персоналу обычно приходится мириться с видеонаблюдением, установленным начальством, плюсы в нем могут найти только сотрудники службы безопасности. Остальным категориям пребывание «под прицелом» камер, как правило, не доставляет удовольствия, разве что может просто войти в привычку.

Биометрика

Система учета, ориентированная на биометрических показателях, индивидуальных для каждого сотрудника, основана на принципе идентификации: сотрудник, попадающий в пространство «рабочей зоны», фиксирует момент своего входа и выхода с помощью какого-либо биометрического идентификатора.

В современных устройствах чаще всего используется отпечаток подушечки пальца, в более сложных приборах – сетчатки глаза, иногда применяется голосовая идентификация.

  • можно точно определить время нахождения в «рабочей зоне»;
  • практически невозможно подменить пользователя;
  • почти полностью исключается возможность несанкционированного проникновения на рабочую территорию.

Недостатки биометрической системы:

  • невозможность отследить эффективность занятости сотрудников (фиксируется только время, а не то, чем занят сотрудник в «рабочей зоне»);
  • точность определения местонахождения сотрудника ограничена расположением терминалов системы;
  • из-за прохождения контроля персоналу приходится отвлекаться и тратить на это дополнительное время;
  • при большом количестве сотрудников у одного терминала процесс идентификации может сильно затягиваться.

«Карточная» система

Принцип действия ее такой же, как и у биометрической, – идентификация. Разница состоит в том, что в качестве идентификатора выступает не биологический фактор, а некая внешняя метка, выполненная чаще всего в виде карточки. Эту карточку для прохождения системы нужно поднести или вложить в считывающее устройство терминала.

Плюсы такие же, как и при биометрике, к ним добавляется относительно меньшая стоимость оборудования.

Соответственно, похожи и минусы: ограниченность зоны контроля, невозможность использования при больших потоках людей, к тому же, в отличие от биометрической АСУРВ, «карточная» система позволяет выполнить подмену гораздо легче (карточку можно подделать, украсть, передать другому человеку).

Программные системы

Во многих компаниях основная занятость сотрудников протекает за компьютером, который сам по себе является «учетной машинкой». Он фиксирует время включения и выключения, а также сохраняет в памяти «историю» пользователя. Этими особенностями можно воспользоваться при учете рабочего времени офисных сотрудников.

Работодательские «бонусы» такой АСУРВ заключаются, помимо общих (учет временных интервалов занятости), в возможности четко отслеживать использование рабочего времени, то есть определять, какие именно ресурсы были задействованы каждым конкретным пользователем и в течение какого времени это происходило.

Ко всему прочему, это самая дешевая система из всех автоматизированных, поскольку не требует дополнительного оборудования. А затраты осуществляются только на интерпретацию данных.

Недостатки этой системы:

  • ограниченная сфера применения;
  • неприменима для мобильного персонала;
  • легко осуществить подмену пользователя;
  • при наличии соответствующих умений и навыков данные системы можно сфальсифицировать.

Системы, отслеживающие позиционирование в реальном времени

Такие АСУРВ основаны не на фиксации входа и выхода сотрудника на рабочую территорию, а на определении его положения в заданный момент времени.

Как правило, такие системы применяются для контроля рабочего времени мобильных работников, чьи функциональные обязанности как раз и предусматривают постоянное перемещение, например, водителей, экспедиторов, курьеров. Но можно таким же образом контролировать и сотрудников любой сферы.

Слежение за местонахождением осуществляется с помощью оборудования, например, GPS, которое может быть установлено на самом рабочем месте (как, например, на борту рабочего автомобиля) либо представлять собой трекер, который всегда с собой у отслеживаемого сотрудника.

Позитивные стороны такой АСУРВ:

  • позволяет наиболее точно проанализировать соотношение времени и пространственных перемещений персонала;
  • можно комбинировать с системой видеонаблюдения;
  • легко сохраняются и фиксируются данные контроля;
  • высокая точность определения местоположения;
  • работает и с большими человеческими массивами;
  • работая, не отвлекает персонал от непосредственных обязанностей.

Сложности, связанные с такими системами:

  • достаточно дорогое оборудование;
  • необходимость постоянного технического обслуживания;
  • в случае выхода оборудования из строя его не всегда можно оперативно заменить, а утраченные данные – восстановить.

Выбор той или иной АСУРВ должен быть обусловлен конкретными целями и проблемами предпринимателя, его финансовыми и технологическими возможностями, характером выполняемой персоналом работы.

Контроль рабочего времени работников

Автор статьи — Копирайтер Контур.Бухгалтерии

Зачем измерять рабочее время сотрудников

Рабочее время зависит от условий трудового договора, внутреннего распорядка компании и особенностей рабочего дня. Если руководитель контролирует рабочее время сотрудников, компания работает эффективнее, а дисциплина помогает работникам добиваться лучших результатов и получать справедливую зарплату и премии.

Но рабочий процесс нельзя распланировать с точностью: в работе всегда возникают неожиданные обстоятельства и трудности. Так что следить за рабочим временем приходится не с помощью плана и личного контроля, а другими способами.

Если вы ведете учет полезного рабочего времени сотрудников, вы можете:

  • отмечать время прихода людей на работу — это поможет заметить тех, кто регулярно опаздывает или отсутствует;
  • следить за временем, когда сотрудники возвращаются с обеденного перерыва и уходят с работы;
  • обнаруживать прогульщиков;
  • помочь сотрудникам соблюдать сроки выполнения задач, не отвлекаясь слишком часто на перекуры, беседы и личные дела.

Где в законах закреплено понятие рабочего времени

Понятие “рабочее время” раскрывается в ст. 91 ТК РФ. По закону у работников должны быть перерывы в течение рабочего дня, выходные дни и отпуск. Мониторинг рабочего времени, как говорит закон, относится к превентивным, профилактическим мерам, которые укрепляют дисциплину и не дают сотрудникам решать личные вопросы в рабочее время. Для этого работодатель может следить за персоналом в течение рабочего дня, выявлять нарушителей и призывать их к порядку.

Как подготовиться к контролю рабочего времени

Для контроля сотрудников вам придется следить за несколькими процессами:

  • какие задачи выполняют сотрудники за компьютером;
  • какие и какой продолжительности переговоры ведут по скайпу или телефону с клиентами или партнерами;
  • какие письма отправляют с рабочего адреса.

Вам пригодится программа, которая регулярно делает скриншоты рабочего стола в рабочее время, и видеонаблюдение за рабочим местом каждого сотрудника, чтобы отмечать его присутствие или отсутствие в течение дня.

Наблюдать за сотрудниками без спроса вы не можете, а установка камер наблюдения без оповещения нарушает закон. Вы должны уведомить персонал о начале контроля, а в допсоглашении к трудовому договору или в других внутренних документах компании перечислить способы мониторинга. Изменять эти условия можно только при согласии сотрудников.

Какие способы контроля есть сегодня

Традиционный подход. В госучреждениях до сих пор встречается должность вахтера или администратора, который ведет журнал учета рабочего времени, следит за поведением сотрудников и временами готовит отеты для руководителя.

Самоконтроль. Сотрудники могут самостоятельно следить за рабочим временем и фиксировать его в специальной форме. Это помогает им оценивать эффективность решения задач, стимулирует не отвлекаться, тем более что руководство по отчетным формам отлично видит результат работы и затраченное на него время.

Система электронных пропусков. Помогает автоматизировать учет времени прихода и ухода с работы, работает по пропускам или отпечатку пальца. Информация по каждому сотруднику попадает в отчет и доступна в любой момент.

Читайте также  Самая надежная букмекерская контора в России

Система видеонаблюдения. Дорогостоящий метод: придется закупить видеокамеры и нанять сотрудника, который будет следить за персоналом и фиксировать нарушения. Кроме того, такая система вызывает дискомфорт у работников, так что камеры чаще всего устанавливают на критически важных объектах.

Автоматизированные IT-системы. Для контроля работы большой компании в несколько сотен человек, которые работают удаленно или в разных офисах, больше подойдут автоматизированные системы, которые собирают данные, анализируют их и формируют отчеты. К тому же они работают на безопасность организации. У руководства появляется возможность видеть “передовиков” офиса и поощрять их, чтобы мотивировать весь персонал. Такие системы помогают найти:

  • нарушителей распорядка, которые часто опаздывают или уходят раньше, много времени тратят на перекуры и обеденный перерыв;
  • сотрудников, которые в течение дня читают новости и ленту соцсетей, переписываются с друзьями, играют в игры или решают личные задачи;
  • перегруженных работников, которые задерживаются на работе и которым грозит профессиональное выгорание;
  • сотрудников, которые недовольны рабочим местом и ищут новую работу.

Некоторые системы только собирают данные о сотрудниках, другие составляют отчеты для руководителя и разделит сотрудников на группы риска, которым нужно особое внимание. Система покажет, какие отделы тратят больше времени впустую, и это можно будет сравнить с их продуктивностью. При заказе системы вы можете определить “глубину контроля”: например, мониторить только время прихода и ухода сотрудника или также фиксацию того, чем занимался сотрудник на рабочем месте, — обычно для этого снимаются скриншоты экрана.

Как отказаться от контроля и не потерять эффективность

Многие компании вместо контроля за поведение сотрудников на работе ставят работникам трудовые задачи на месяц, квартал и год. Выполнение этих задач влияет на размер премии и стимулирует персонал самостоятельно следить за дисциплиной. Также это помогает взаимной мотивации сотрудников, ведь задачи одного человека связаны с задачами другого, а план отдела — один на всех.

Приятное следствие такого подхода: отношения руководства и сотрудников становятся более доверительными и прозрачными. Работники склонны честно обсуждать с прямыми руководителями свои задачи и сложности или достижения. Кроме того, вам не нужно тратить ресурс на внедрение систем контроля.

Для ведения кадрового учета, расчета зарплат, больничных, отпускных, других выплат и удержаний работайте в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Также в системе есть простой бухгалтерский и налоговый учет, отчетность, электронный документооборот, проверка контрагентов на благонадежность, управленческие отчеты и другие инструменты для бухгалтера и руководителя компании. Работайте в системе вместе с сотрудниками. Первые 14 дней бесплатны для всех новых пользователей.

Законно ли контролировать рабочее время с помощью ПО и видеокамер

В любой компании так или иначе стремятся контролировать, на что именно работники тратят свое рабочее время. Для этого у многих введены цифровые пропуска, установлены видеокамеры, электронные пропускные системы внутри помещений. А, с переходом на удаленку на ПК сотрудников работодатели стали устанавливать специальное ПО. И это не противоречит трудовому законодательству.

Сотрудника принимают на работу, чтобы он выполнял определенные трудовые функции нужного качества в определенное время, и за это он получает заработную плату.

Правила трудового распорядка – обязательны, а рабочее место дано для работы

Режим работы, требование соблюдать трудовую дисциплину, время отдыха и прочее прописываются в трудовом договоре с работником и устанавливаются в Правилах внутреннего трудового распорядка, с которыми работодатель обязан ознакомить каждого работника под роспись.

Статья 21 ТК РФ обязывает работника:

добросовестно исполнять свои трудовые обязанности,

соблюдать правила внутреннего трудового распорядка;

соблюдать трудовую дисциплину;

выполнять установленные нормы труда;

соблюдать требования по охране труда и обеспечению безопасности труда;

бережно относиться к имуществу работодателя.

Компания определяет режим работы самостоятельно. Исходя из норм, закрепленных в ТК РФ, нормальная продолжительность рабочего времени для большинства работников не может превышать 40 часов в неделю. Согласно статье 108 ТК РФ в течение рабочего работнику должен быть предоставлен перерыв для отдыха и питания продолжительностью не более двух часов и не менее 30 минут.

Требование соблюдать режим рабочего времени обязательно не только для тех, кто работает непосредственно в офисе и на предприятиях. Это требование распространяются и на работников, которые переведены на удаленный режим работы.

На основании чего работодатель контролирует время работника

Работодатели, которые устанавливают системы контроля рабочего времени руководствуются ТК РФ.

Документов, которые описывали бы конкретные способы и инструменты контроля за работниками и их рабочими компьютерами на законодательном уровне нет. Здесь можно говорить только о здравом смысле и «рамках», за которые нельзя приступать с точки зрения нарушения прав личности.

По статье 22 Трудового кодекса работодатель имеет право требовать от работников исполнения его трудовых обязанностей и соблюдения правил внутреннего трудового распорядка. А, в статье 56 ТК РФ говорится о том, что работник исполняет свои функции под контролем работодателя. Так, что сам по себе контроль со стороны работодателя – это право, данное ему Трудовым кодексом.

Рабочее место предоставляется работнику работодателем на основании статьи 21 ТК РФ для выполнения трудовых обязанностей прописанных в трудовом договоре. Работник не вправе использовать рабочий компьютер, офисную оргтехнику, доступ в интернет для решения своих личных задач.

Более того, статья 57 ТК РФ разрешает работодателям включать в трудовой договор дополнительные условия, которые не ухудшают положение работника. Установка ПО для контроля рабочего времени вполне подходит под такое допусловие.

Контроль с помощью ПО на рабочем компьютере

Работодатель вправе на основании статьи 22 ТК РФ устанавливать специальное ПО на рабочие компьютеры, которое позволит ему контролировать, как работник с исполняет свои трудовые обязанности и соблюдает режим работы. Это условие должно быть включено в Правила трудового распорядка организации, и с ними работник должен быть ознакомлен под роспись.

Во многих компаниях установлены разного рода запреты на использование рабочего компьютера личных целях. Кроме того, это еще и требование безопасности. Компании защищают свои данные стремятся избежать утечки информации, в том числе и финансовых документов, клиентских баз данных.

Чаще всего в локальных документах компании, в том числе и в Правилах внутреннего трудового распорядка устанавливают запреты на:

посещение сайтов развлекательного характера;

посещение интернет магазинов;

выход в рабочее время в социальные сети;

отправку электронной почты через бесплатные общедоступные сайты;

установку на рабочий ПК различных программ и хранение на нем личной информации;

распечатку личной информации, книг, статей, которые не используются для работы;

любые компьютерные игры;

Контроль с помощью видеокамер

Установление видеокамер в офисе с целью контроля за работой сотрудников – законно в силу статьи 22 ТК РФ, по которой работодатель может требовать от работников исполнения своих обязанностей и соблюдения режима работы.

Устанавливать системы видеонаблюдения можно при соблюдении нескольких условий:

  • фото-видео съёмка осуществляется в целях соблюдения законов, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы, обеспечения сохранности имущества;
  • фото-видео съёмка как способ контроля закреплен локальным нормативным актом компании, с которым работники ознакомлены под роспись;
  • работники дали письменное согласие работодателю на обработку их персональных данных.

Работник должен знать о контроле рабочего времени с помощью ПО и камер видеонаблюдения

В статье 22 ТК РФ закреплено право работодателя требовать от работников исполнения ими трудовых обязанностей, бережного отношения к имуществу и соблюдения правил внутреннего трудового распорядка. Из этого выт екает право работодателя контролировать работников в рабочее время.

Формы, способы, методы и инструменты контроля законодательством не установлены. Они закрепляются локальными нормативными актами организации. В первую очередь это Правила внутреннего трудового распорядка. Могут быть и другие документы. И с этими документами работодатель обязан знакомить работников под роспись.

Установка видеокамер, специального ПО на компьютеры для контроля рабочего времени и правильности использования оборудования работодателя должны быть прописана в Правилах внутреннего трудового распорядка

Согласно статье 21 ТК РФ работник имеет право на полную достоверную информацию об условиях труда и требованиях охраны труда на рабочем месте. Работник вправе и должен знать содержание локальных нормативных актов, которые непосредственно связаны с его работой.

Поэтому очень важно ознакомить работника со всеми документами при приеме на работу под роспись.

Суды поддерживают контроль за использованием рабочего времени и рабочего места со стороны работодателей

Суды исходят из того, что ТК РФ дает работодателям право контролировать исполнение работниками своих обязанностей и правильность использования рабочего места.

Для этого в компании могут применяться различные технические средства и специальное программное обеспечение. С этим согласились судьи Московского городского суда в апелляционном определении 24.08.2012 по делу № 11-18398.

В более ранних судебных процессах суда высказывались о том, что работники не вправе использовать рабочий ПК в целях, выходящих рамки своих трудовых обязанностей: апелляционные определения Рязанского областного суда от 11.02.2015 № 33-335, Новгородского областного суда от 06.06.2012 по делу № 2-1935/12-33-823.

Контроль дистанционного работника и работника по ГПД

Здесь могут быть сложности. Дистанционной считается работа, определенная трудовым договором и выполняемая работником вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного подразделения, вне стационарного рабочего места под контролем работодателя.

Дистанционная работа, как правило, предполагает возможность работника самостоятельно определять свое место нахождения, место выполнения работы, его независимость в этой части от воли работодателя.

Поэтому любая установка на его компьютер программы отслеживания рабочего времени возможна только с его письменного согласия.

То есть, здесь нужно исходить из того, как составлен договор о дистанционной работе и на чьем оборудовании работает сотрудник.

электронное издание
100 БУХГАЛТЕРСКИХ ВОПРОСОВ И ОТВЕТОВ ЭКСПЕРТОВ

Полезное издание с вопросами ваших коллег и подробными ответами
наших экспертов. Не совершайте чужих ошибок в своей работе!
Свежий выпуск издания доступен подписчикам бератора бесплатно.

Выбор читателей

Компенсации за неиспользованный отпуск хотят рассчитывать по-новому

Что нужно помнить об уплате НДФЛ при оплате больничного

Подозрительные сделки, которые банк будет проверять

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование

Учет рабочего времени сотрудников на предприятии: зачем нужен и как правильно его вести

Учет рабочего времени сотрудников обязателен согласно действующему законодательству РФ, а потому организовать его в самой простой форме необходимо каждому работодателю. Но что если не ограничиваться табелем для бухгалтерии, а использовать современные средства, анализируя не только количество, но и качество. Получить полную картину загрузки каждого работника и мотивировать его к более сознательному и дисциплинированному труду важно для любого бизнеса. Разнообразные программы и системы наблюдения позволяют вести учет времени работы сотрудников так, как удобно работодателю.

Что такое рабочее время по ТК РФ

Время, которое работник тратит на выполнение своих обязанностей согласно должностной инструкции, называется рабочим. Оплата труда рассчитывается с учетом отработанных часов.

Читайте также  Операционный лизинг автомобилей для юридических лиц

Это понятие исчерпывающе определено в статье 91 Трудового Кодекса Российской Федерации. Составлять внутренние документы компании о рабочем времени сотрудников необходимо в соответствии с её содержанием.

Учет рабочего времени — это методика подсчета часов, которые сотрудник фактически посвятил своим рабочим обязанностям. Сведения вносятся в табель, который законодательство обязывает вести каждое предприятие независимо от его размера.

Законом также устанавливается две обязательных формы для табелей. Это Т12, если документ будет заполняться вручную. В автоматических программах ведётся форма Т13.

Особый интерес представляет расшифровка к форме Т12. В ней можно найти все возможные условные обозначения для ведения табелей в соответствии с действующим законодательством.

В учете времени также важно опираться на Производственный календарь, который публикуется на год вперёд до его наступления. Если день отмечен как праздничный, а сотрудник при нормированном графике присутствует на работе, время потребуется оплатить по повышенной ставке.

Для работодателя налаженный механизм учета важен и с другой стороны. Если просто оплачивать пребывание сотрудника на рабочем месте, то так и разориться недолго. Эффективный контроль часов, которые фактически посвящены работе, позволяет существенно повысить продуктивность сотрудников. Причем, к ним даже необязательно применять санкции. Работоспособный способ учета — надежная прививка от желания зависать в социальных сетях в рабочее время.

Понятие режима рабочего времени

При оформлении документов устраивающемуся на новую работу прописывается её график, который должен быть включен в должностную инструкцию или трудовой договор. Так можно найти подробное описание режима работы, который становится основой для последующего учета рабочего времени на предприятии и начисления заработной платы.

Существуют следующие режимы рабочего времени:

  • Нормированный. Это всем привычная пятидневная рабочая неделя с восьмичасовым рабочим днём. Подойдёт для рядовых сотрудников, круг обязанностей которых четко описан в документации. Если от работника с таким графиком потребуется работа сверх установленной нормы, её необходимо оплатить по количеству отработанных сверхурочно часов. Альтернатива — предоставить день отдыха сверх установленной нормы.
  • Ненормированный. Такой график подойдёт сотрудникам, задачи которых не укладываются в привычное с 10:00 до 19:00 с перерывом на обед. Если характер работы предполагает частые задержки на рабочем месте, а ещё командировки или выходы в выходные дни, это оптимальный вариант. При ненормированном рабочем дне сверхурочные не платятся. Но такому сотруднику необходимо предоставить от трёх до десяти дней оплачиваемого отпуска ежегодно в дополнение к установленным законом 28 календарным дням.
  • Гибкий график. Эту формулировку часто можно встретить в описании вакансий. На практике гибкого или свободного рабочего графика, который нигде не зафиксирован, не существует. В трудовой договор необходимо включить количество часов в неделю, которое сотрудник будет посвящать работе. Полезно также четко регламентировать время, в течение которого с ним в любой момент можно связаться по телефону или в мессенджере.
  • Сменный график. В этом случае в трудовом договоре четко прописывается порядок чередования рабочих и выходных дней. Необходимо составить расписание смен и ознакомить с ним работников до начала каждого месяца. Если в графике есть ночные часы, то есть с 22:00 до 6:00 они учитываются в табеле отдельно и подлежат оплате в двойном размере.

Свободный график удаленных сотрудников также необходимо зафиксировать в трудовом договоре

Виды учета рабочего времени

Регламент обязывает работодателя к ведению учета рабочего времени, но никак не предписывает как именно он должен это делать. То есть методика остаётся полностью на усмотрение организации. Существует несколько видов учета рабочего времени.

Контроль сотрудников: система учета рабочего времени или DLP-решение?

Прочитав название статьи, специалисты в области программ контроля рабочего времени или DLP-систем, возмутятся: «Как можно сравнивать решения с совершенно разным функционалом?!». Если ваша реакция такова, вам этот материал будет вряд ли полезен.

Статья написана для руководителей, которые уже осознали потребность в контроле сотрудников и их рабочего времени, но какая именно программа необходима бизнесу – еще не решили.

DLP-система

Зачем?

Ключевая задача подобных систем – защита от утечки данных. Cотрудников мониторят для того, чтобы контролировать перемещение конфиденциальной информации из организации «на сторону».

Чтобы понять, необходимо ли вам DLP-решение и обосновать бюджет проекта, в первую очередь нужно оценить риски. Совсем не обязательно проделывать сложную, непонятную и дорогую работу. Можно просто развернуто ответить на вопросы: что защищаем? от кого защищаем? каков прогнозируемый ущерб от утечки? Упрощенную оценку рисков можно провести сравнительно небольшими силами, а детальную — уже с привлечением внешних аудиторских фирм.

Как действует?

При отправке «запрещенных» данных, передача блокируется или отслеживается. DLP-системы активно используют кейлоггинг (перехват переписки), захват информации с монитора и веб-камеры.

Основные функции DLP-систем:

  • мониторинг передачи данных с использованием всемирной паутины;
  • защита данных при хранении, контроль сохранения информации на внешние носители, вывода данных на печать;
  • блокирование пересылки/сохранения «запрещенной» информации, оповещение ответственных лиц об инцидентах, использование карантинной папки;
  • обнаружение сотрудников группы риска.

Режим работы

Активный режим – блокирование утечек конфиденциальной информации.

Пассивный контроль – этот вариант применяют, когда активная блокировка ощутимо влияет на бизнес-процессы. Риск утечки информации при этом способе остается. DLP будет использоваться скорее для расследования инцидентов, а не для их предотвращения.

Промежуточный режим – некоторые системы предлагают промежуточный вариант, в котором подозрительные сообщения временно блокируются и заносятся в так называемый карантин для ручной обработки администратором.

Недостатки?

Получается, такой способ контроля рабочего времени нарушает права сотрудников на тайну переписки, личной жизни. Согласно законодательству РФ, необходимо получить согласие работника на такой тотальный контроль.

По мнению специалистов по информационной безопасности, даже с установленной DLP-системой может произойти утечка конфиденциальных данных. К этому приводят следующие ошибки:

  1. Потеря съемных носителей и мобильных устройств
  2. Небрежное обращение с бумажными документами (в том числе утилизация)
  3. Ошибочная пересылка e-mail, почтовых обращений и факсов
  4. Неверное предоставление прав доступа
  5. Неполная утилизация оборудования
  6. Передача технического обслуживания на аутсорсинг
  7. Сговор сотрудников

Опыт внедрения

– Политика нашей буровой компании в области информационной безопасности заключается в том, – делится IT-специалист организации, – что ИБ не мешает бизнесу, а помогает ему, и ограничение пользователей в доступе к информации и устройствам не приветствуется. Они свободно используют флешки, имеют доступ к бесплатной личной почте, пользуются «защищенным» скайпом. Это приводит к тому, что для пользователя контроль не заметен и создается иллюзия его полного отсутствия.

Помимо утечки информации мы используем контур для выявления «группы риска»: наркоманов, игроков, лиц нетрадиционной сексуальной ориентации. Смысл их выявления в том, чтобы найти таких сотрудников раньше, чем их начнут шантажировать и использовать против компании. Группа риска выявляется при поиске по словарям. Словари можно составить самим, а можно попросить в техподдержке компании производителя.

Кроме того, с помощью контура информационной безопасности мы выявляем признаки перехода сотрудника в другую компанию. Первым таким индикатором является отправка резюме. Вторым – резкое увеличение количества записываемых файлов на внешние носители. Благодаря контуру служба безопасности успевает принять меры и ограничить доступ такого сотрудника к информации, которую он бы хотел оставить себе на память.

Деньги

Стоимость установки системы на один компьютер может доходить до полутора тысяч долларов, не учитывая затраты на обучение и дополнительное оборудование.

DLP-системы подходят компаниям, активно работающим с конфиденциальной информацией или занимающимся секретными разработками. Это организации военной отрасли, отрасли сверхсекретных разработок и проектных бюро. Таким организациям DLP-система просто необходима.

В других компаниях установленные DLP-системы, могут выполнять избыточные функции и не соответствовать целям внедрения.

Система учета рабочего времени

Зачем?

Проводить время на работе можно по-разному: можно трудиться на благо организации, а можно следить за лентами социальных сетей или проходить миссии в онлайн-играх. Нередко руководители застают сотрудников на рабочем месте за посторонней деятельностью. Что делать в таких ситуациях? Как минимизировать потери от нецелевой траты рабочего времени?

Основная задача системы учета рабочего времени – повышение эффективности работы организации. Руководство имеет возможность анализировать эффективность сотрудников, применять данные системы контроля при расчете зарплат и KPI. HR-специалисты могут следить за соблюдением регламента работы и загруженности персонала. IT-специалисты могут оперативно получать информацию об используемых на рабочих местах ресурсах. Рядовые сотрудники, в свою очередь, могут продемонстрировать эффективность своей работы.

Для принятия решения о необходимости установки системы учета рабочего времени нужно ответить на вопросы:

  1. Уверены ли вы, что все сотрудники тратят рабочее время с пользой?
  2. Можно ли работать эффективнее, чем сейчас?
  3. Сравнить возможные потери и стоимость системы учета рабочего времени.

Обдумав ответы, можно принять обоснованное решение.

Как действует?

Программа учитывает рабочее время сотрудника (офисного или удаленного), фиксирует время прихода в офис, ранние уходы, перерывы в работе, ведет учет прогулов и опозданий, выявляет офисных лентяев и, наоборот, трудоголиков.

Функции систем учета рабочего времени значительно различаются. Одни разработчики предпочитают идти по пути шпионажа и добавляют в системы слежение через веб-камеру, скриншоты, учет количества нажатий клавиш, кликов мышью, скроллинга.

Другие предпочитают осуществлять лояльный контроль, не вмешиваясь в личную жизнь сотрудников. Такие системы контролируют время, затраченное на различные ресурсы. При этом программы и сайты делятся на продуктивные и непродуктивные. В зависимости от разделения, программа рассчитывает процент продуктивного времени для каждого сотрудника, а также для отделов, подразделений и всей организации. Некоторые разработчики вводят в функционал системы почтовые оповещения о нарушениях трудовой дисциплины для руководителей.

Режим работы

У большинства программ контроля времени есть два режима работы:

Скрытый режим – используется для того, чтобы видеть как сотрудники используют рабочее время, не зная, что их контролируют.

Открытый режим – сотрудникам сообщают о механизме контроля, рассказывают на что влияют показатели системы, используют данные статистики при расчете заработных плат.

Недостатки?

Если ваша цель – предотвратить утечку данных, то система учета рабочего времени вам не поможет. Так же некоторые программы будут демотивировать ваших сотрудников: если система отслеживает каждый шаг работника, требует тратить время на заполнение отчетов, снимает сотрудника на видео и делает скриншоты экранов – сотрудники будут, мягко говоря, недовольны. Ведь тотальный контроль не нравится никому.

Однако проблем с мотивацией можно избежать, выбрав лояльную систему мониторинга, не вторгающуюся в личную жизнь сотрудников.

Опыт внедрения

В строительной компании «Доминанте» система учета и контроля времени была внедрена открыто.

– Компании не нужна была система-шпион, которая делала бы скриншоты экранов или отслеживала бы нажатие клавиш, – рассказывает сотрудник IT-департамента Доминанте, – Я имел опыт работы с подобными системами учета рабочего времени и убедился, насколько отрицательно они влияют на эффективность работы. Скриншоты тормозят ПК сотрудников, а сотрудники, узнавая о слежке, теряют мотивацию, стимул к работе.

Функционал используемой нами программы отлично подошел под требования руководства: осуществляя лояльный мониторинг (без перехвата переписки, слежки через веб-камеры и скриншотов экранов), система учета рабочего времени показывает продуктивность каждого сотрудника в отдельности, а также отделов и подразделений.

– Руководство компании хотело получить инструмент трезвой оценки эффективности работников, – подчеркивает Иван Трофимов. – Получить возможность справедливо решать, кого поощрять, а кого нет. Эти мотивы мы и разъяснили сотрудникам: учет рабочего времени нужен, чтобы каждый из них мог показать свой максимум и такой же максимум получить в оценке работы руководством.

Читайте также  Как перевести деньги за границу юридическому лицу?

Статистика системы необходима нам для того, чтобы в случае необходимости (принятия сложных кадровых решений, например, или возникновения разногласий между работником и линейным руководителем) оперативно посмотреть все необходимые данные и сделать обоснованные выводы.

Деньги

Стоимость установки программы на один компьютер колеблется от 30 до 100 долларов. Дополнительное оборудование и обучение не требуется.

Системы учета рабочего времени выбирают компании, которые стремятся повысить эффективность работы своих сотрудников и всего бизнеса, руководители, которые видят проблемы и стараются оперативно их решить, менеджеры, которые хотят найти резервы повышения продуктивности.

В качестве примеров таких компаний, можно привести консалтинговые организации, проектные и строительные компании, рекламные фирмы, банки, промышленные предприятия, с большим штатом офисного персонала.

Общие выводы

Выбирая между двумя видами систем, следует четко осознавать не только цели и задачи, но и специализацию вашей компании. В том случае, если организация занимается уникальными разработками или оперирует большими объемами персональных данных – нужно выбирать DLP-систему. Если бизнесу требуется инструмент для контроля рабочего времени – стоит устанавливать систему учета рабочего времени. Внедрение подобных программ, помогает составить объективную картину происходящего на предприятии.

Многие компании используют оба вида систем, потому что DLP не решают проблемы неэффективного использования времени, а программы контроля времени не мешают конфиденциальным данным «утекать» на сторону, они могут лишь показать путь такой утечки.

© Интернет-проект «Корпоративный менеджмент», 1998–2021

Построение системы управления рабочим временем сотрудников

Построение системы управления рабочим временем сотрудников

Независимый эксперт в области построения систем управления. Имеет успешный опыт постановки процессного подхода и стандартизации процессов по стандартам ISO, проектного управления и стратегического планирования, а также опыт автоматизации процессов на базе систем «1С:ERP Управление предприятием 2.0» и «1C:Документооборот». Выпускник Высшей бизнес-школы менеджмента при ВШЭ.

Планирование рабочего времени сотрудников можно условно разделить на краткосрочное и долгосрочное. Долгосрочное планирование — это планирование работ, например, в проектах, которые требуют для своего выполнения строго отведенного времени. Ограничением служат сроки самого проекта и сроки решения проектных задач. У каждой проектной задачи, кроме срока выполнения, имеется ещё трудоемкость, выражаемая обычно в человекочасах, и ответственные. Помимо этого, долгосрочное планирование предполагает инвестиции временного ресурса сотрудника и материального ресурса компании в будущее. Обычно проектные задачи имеют наивысший приоритет.

Краткосрочное планирование — это планирование ежедневного выполнения работ, поручений, которые необходимо сделать в ближайшее время, часто срочно или даже «вчера». На выполнение этих работ тоже необходимо время сотрудника, но следует находить баланс между стратегическими задачами и оперативными/тактическими задачами.
При планировании рабочего времени сотрудников среднестатистический руководитель сталкивается с рядом проблем:

  1. Как не забыть, какие задачи я кому поставил?
  2. До какого числа кто и что должен был сделать?
  3. На каком этапе находится выполнение той или иной работы?
  4. Как узнать, будет ли порученная работа сдана в срок или нет?
  5. Чем занимаются подчиненные, если работа не выполняется?
  6. Могу ли я привлечь сотрудника к выполнению других работ, например, в проектах, есть ли у него на это время?

При этом и сотрудникам, которые выполняют те или иные работы и поручения, приходится постоянно искать ответы на не менее важные вопросы:

  1. Кому, что и к какой дате я должен сделать?
  2. Есть несколько дел, с чего начать?
  3. Если вижу, что не успеваю, что делать?
  4. Успею ли я сделать работу в срок, есть ли у меня на это время? К какому сроку смогу выполнить работу?

Казалось бы, довольно простые вопросы, однако часто они «отдаются на откуп» руководителям и подчиненным, и каждый решает их автономно и по-своему, поскольку единой системы управления рабочим временем, поручениями и контролем их выполнения у большинства компаний нет. Её отсутствие влечет за собой невыполнение обязательств сначала между внутренними поставщиками и клиентам (например, закупками и продажами), а затем и между компанией и ее клиентами. Компания недополучает выручку, прибыль, повышаются репутационные риски, снижается имиджевая составляющая компании.

При построении системы управления рабочим временем руководителю необходимо ответить на вопросы:

  1. Как запланировать работы/поручения сотрудникам так, чтобы выполнить их в срок?
  2. Что делать, если что-то не успеваем, и при этом минимизировать потери?
  3. Как оценить правильность использования рабочего времени и заплатить сотруднику компенсацию за потраченное время?

Планирование затрат рабочего времени и контроль исполнимости планов

Для построения системы управления рабочим временем можно и целесообразно использовать информационную систему «1С:Документооборот». Начинать следует с внесения нормативно-справочной информации и проверки исполнимости планов до начала выполнения работ.

Шаг 1. Определение, сколько валового времени имеется у компании. Для этого необходимо в ДО заполнить производственный календарь, указав в нём рабочие и выходные дни (рис.1).

Рис. 1. Производственный календарь

Шаг 2. Ввод в базу «1С:Документооборот» перечня сотрудников, чьим рабочим временем планируется управлять, и назначение графиков работы (рис. 2). Это стандартный функционал системы, необходимо только корректно заполнить справочники. Для этого можно использовать, например, данные из информационной системы «1С:Зарплата и управление персоналом» , если в ней ведётся расчет заработной платы.

Рис. 2. График работы сотрудника

Шаг 3. Инвентаризация будущих расходов времени на проекты по сотрудникам. Хотя компании и отдельные руководители могут использовать в своей деятельности различные инструменты планирования, однако для управления рабочим временем сотрудников важно определить единую среду создания календарно-сетевых графиков. Поэтому каждому руководителю проекта созданные в других средах проекты и графики их выполнения нужно загрузить в «1С:Документооборот». То есть, всю информацию по планируемым затратам времени нужно собрать воедино (рис. 3).

Рис. 3. Информация по планируемым затратам времени

При этом, создавая графики проектов, нужно обязательно указывать начало и окончание выполнения проектной задачи, исполнителей и плановые трудозатраты, которые обычно согласовываются с сотрудниками на этапе планирования проекта. Обязательно следует указывать и последовательность выполнения проектных задач, т.е. строить диаграмму Ганта (рис. 4).

Рис. 4. Диаграмма Ганта

Очень важно перевести в «1С:Документооборот» все планируемые работы, не только проекты уровня компании, но и функциональные проекты (проекты одного исполнителя), т.е. те, которые непосредственные руководители формируют для своих подчиненных на месяц, квартал.

Шаг 4. Получение сводного отчета по плановым затратам рабочего времени. Обычно он имеет форму таблицы, в которой все затраты времени сгруппированы по сотрудникам, периодам, видам проектов и самим проектам. Отчет показывает, сколько запланировано времени на проекты, а сколько на функции, сколько времени не запланировано, т.е. свободно у каждого исполнителя (рис. 5).

Рис. 5. Сводный отчёт по затратам рабочего времени

Оценка на уровне квартала/месяца важна для того, чтобы однозначно определить, можно ли указанным человеческим ресурсом выполнить запланированный объем работ. Дополнительный плюс отчета в том, что можно посмотреть, насколько загружены (перегружены или недогружены) сотрудники в тот или иной период времени, например, на следующей неделе (рис. 6).

Рис. 6. Загрузка исполнителей

Необходимо регулярное проведение такого анализа, поскольку перегрузка сотрудника недопустима, и придётся в установленном законодательством порядке выводить сотрудника на сверхурочную работу, либо быть готовым, что проектные задачи не будут выполнены в срок.

Отчет позволяет провести такой анализ до начала реализации проекта и решения проектной задачи. По результатам анализа можно выявить несоответствия и своевременно их устранить, другими словами, выровнять нагрузку на сотрудников в анализируемом периоде. Например, перенести некоторые проектные задачи на более поздний срок.

Мониторинг и анализ исполнимости планов необходимо производить ещё и потому, что сотрудник может быть занят не только в проектах, но и ежедневно выполнять другие работы и поручения, которые не были запланированы ранее. Необходимо резервировать время под выполнение рутинных процессов, затраты на которые определяются на этапе описания бизнес-процессов компании.

Когда плановые затраты определены, исполнимость планов проверена, можно приступать к их реализации, выдавая поручения и контролируя их выполнение с учётом трудозатрат, и производить расчет мотивационной составляющей.

Мониторинг выполнения плановых работ

Когда определены планы работ, необходимо обеспечить своевременное их выполнение. Решение этой задачи сводится с использованием «1С:Документооборот» к выдаче поручений и контроля их выполнения по срокам и трудозатратам.

Выдача поручений сотрудникам. Для этого можно воспользоваться механизмом ввод на основании, который позволяет упростить работу и избавить от повторного ввода данных, которые уже хранятся в информационной базе (рис. 7).

Рис. 7. Выдача поручений сотрудникам

При этом на рабочем месте сотрудника в перечне задач единого информационного пространства появляется новая, которую необходимо выполнить к указанной дате с определенными трудозатратами.
Выдерживать сроки выполнения и трудозатраты работ важно, поскольку:

  • выполненная в срок задача позволяет своевременно завершить текущий проект;
  • выполненная в срок задача с затратами времени, меньшими или равными плановым, позволяет выполнить в срок другие проекты компании.

Принятие работ к исполнению. Задачи могут поступать к сотруднику и от его непосредственного руководителя, и из смежных подразделений (в зависимости от организационной структуры и специфики деятельности предприятия).

Поэтому сотруднику необходимо определить, как ему распорядится рабочим временем. Он вправе отказаться от некоторого количества задач, попросить руководителя перенести сроки проектных задач или перенаправить задачи другим сотрудникам. Если же сотрудник имеет возможность выполнить задачу, он нажимает в «1С:Документооборот» кнопку «Принять к исполнению». После чего приступает к непосредственному выполнению задач.

Отметки выполнения задач и указание фактических трудозатрат. Это необходимо для анализа причин невыполнения задач, а также для расчета компенсационной составляющей затрат рабочего времени сотрудника, т.е. вознаграждения за труд. Отметки о выполнении позволяют руководителю проекта и непосредственному руководителю видеть, как выполняется проект и решается та или иная задача, что необходимо для оперативного контроля процессов и принятия, если потребуется, корректирующих решений.

Компенсация за потраченное рабочее время

Когда задачи выполнены, необходимо произвести расчет вознаграждения за труд (или компенсации за потраченное рабочее время). В различных компаниях и их подразделениях расчёт может проводиться по различным, часто не систематизированным, правилам. Важно выстроить такую систему, которая позволяет мотивировать сотрудника на своевременное выполнение задач с трудозатратами, не превышающими плановые значения.

Оценить деятельность сотрудника за определённый период можно, сформировав отчет по принятым к исполнению задачам (рис. 8).

Рис. 8. Отчет по принятым к исполнению задачам

Если сотрудник выполнил задачи своевременно и уложился в планируемые трудозатраты, ему необходимо начислить компенсацию за рабочее время (вознаграждение за выполненную работу) в установленном в компании порядке. Если же задача выполнена с отставанием, то необходимо мотивировать сотрудника на выполнение задач в срок.

Елена Алексеева/ автор статьи

Приветствую! Я являюсь руководителем данного проекта и занимаюсь его наполнением. Здесь я стараюсь собирать и публиковать максимально полный и интересный контент на темы связанные с заработком и оформлением документов для ведения бизнеса, освещением и автоматикой. Уверена вы найдете для себя немало полезной информации. С уважением, Елена Алексеева.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Sps-Studio.ru
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: