Как контролировать сотрудников дистанционно?

Как контролировать удаленных сотрудников

Около половины сотрудников компаний как минимум один день в неделю работают на удаленке. Согласно социологическим исследованиям, через 4 года более 50% компаний будут полностью работать дистанционно.

Управлять сотрудниками на удаленке иногда сложнее, чем в офисе. Инструменты, которые подходят для штатных ситуаций, не всегда эффективны в виртуальной среде. Руководителю важно учитывать мотивационные, организационные и психологические факторы, которые влияют на сотрудников. Рассмотрим, как эффективно контролировать работу удаленщиков.

Зачем нужен мониторинг удаленных сотрудников

Существуют специальные сервисы, которые контролируют сотрудников и собирают статистику при дистанционной работе. Чем полезны такие программы:

Работники знают, что руководство отслеживает продуктивность, и более ответственно относятся к задачам.
Фрилансеры и сотрудники со сдельной оплатой могут использовать статистику рабочего времени, чтобы выставлять счета клиентам.
Руководители понимают, сколько времени уходит на ту или иную задачу.
Руководителям проще контролировать подчиненных.

Потребность в инструментах для дистанционной работы постоянно растет, и компании активно внедряют ПО для контроля сотрудников.

Что беспокоит работников на удаленке

Важно следить за отношениями внутри коллектива удаленщиков. Недавно более тысячи человек участвовали в социологическом исследовании, которое провел журнал Harvard Business Review. Опрос показал: удаленные сотрудники беспокоятся, что другие работники будут негативно о них отзываться и начнут действовать только в своих интересах.

Кроме того, много времени уходит на споры и разногласия. В 84% случаев люди тратят несколько дней, чтобы найти оптимальное решение. У 47% участников споры длятся неделями.

По мнению исследователей, удаленные работники страдают от тревожности чаще штатных сотрудников. Постоянное беспокойство повышает уровень стресса и снижает продуктивность, из-за чего приходится увеличивать затраты и продлевать сроки выполнения задач. Закономерный результат этого — текучка кадров.

Поддерживайте личные отношения

Важно, чтобы коллеги доверяли руководству и друг другу. Это касается и сотрудников на удаленке. Надо узнать, что мотивирует каждого участника команды, какие у него интересы, увлечения и т.д. Это требует времени, но в результате работники станут лояльнее, а руководитель получит от них больше отдачи.

Нужно учитывать особенности характера подчиненных. Например, одним людям нравится, когда их поощряют публично, другие предпочитают, чтобы их хвалили в личной беседе.

Также важно понимать, в какое время удаленный сотрудник наиболее эффективно работает, и по-разному мотивировать «сов» и «жаворонков».

Также руководителю стоит задуматься, почему его сотрудники предпочитают удаленку. Обычно ее ценят за гибкий график и возможность сбалансировать работу и личную жизнь.

У удаленных работников должно быть достаточно времени, чтобы выполнять рабочие задачи. Если сотрудник регулярно срывает сроки сдачи, руководителю стоит выяснить, осталась ли мотивация подчиненного прежней.

Многие фрилансеры подчеркивают, что им важна поддержка куратора при всей необходимости самомотивации, поскольку помощь куратора значительно повышает эффективность работы.

Знакомство с новичками

Дистанционная работа — это не причина пренебрегать внутренним распорядком компании. Когда в коллективе появляются новые сотрудники, их нужно ознакомить с существующими требованиями и представить команде. Новичок должен узнать о компании и специфике задач, которые он будет выполнять. Также ему нужно предоставить все рабочие инструменты: почту, номера телефонов, приложения для онлайн-конференций и т.д.

Как отслеживать рабочее время

Если руководитель и сотрудники находятся в разных местах, то контролировать работу достаточно сложно. Иногда люди пользуются тем, что за ними никто не наблюдает, и отвлекаются на посторонние дела. Результат — потеря времени, но ее можно предотвратить с помощью технологических решений.
Так, программа ИНСАЙДЕР позволяет быстро и точно подсчитывать количество рабочих часов, чтобы правильно начислять зарплату и соблюдать интересы работодателя и сотрудников.

Будьте на связи

У фрилансера должна быть высокая трудовая дисциплина и развитая самомотивация. Еще нужно искать способы взаимодействия с работодателем. Ключевой фактор здесь — коммуникация с куратором, которому необходимо получить от сотрудника максимум отдачи.

Можно поддерживать связь по электронной почте, общаться в мессенджерах, отправлять друг другу ссылки на различные ресурсы — все это способствует здоровым отношениям в команде. Также полезно проверять, нужна ли работнику помощь, и своевременно отвечать на вопросы.

Если необходимость мотивации очевидна, то о фидбеке иногда забывают, хотя он не менее важен. В некоторых компаниях менеджеры знакомят фрилансеров с отзывами клиентов и советуют, как повысить качество работы. В результате удаленные сотрудники достигают большей продуктивности.

При активном сотрудничестве с фрилансерами в команде появляется много людей, которые живут в разных часовых поясах. Из-за этого сложнее планировать видеоконференции, потому что не все могут выйти на связь в определенное время. Например, у москвичей рабочий день только начинается, а у жителей Хабаровска заканчивается. В таких случаях следует заранее четко оговаривать время для видеозвонка.

Хвалите внештатных сотрудников

Удаленные работники тоже хотят, чтобы их работу заметили и поощрили. Стоит подумать, как выделять отличившихся. Например, можно выдавать премию по итогам месяца. Важно, чтобы сотрудники понимали: они полезны для компании, их ценят.

Социализация на удаленке

Дистанционные работники лишены общения на рабочем месте. Чтобы люди не «выпадали» из социума, можно создать специальный корпоративный канал в мессенджере или ветку в электронной почте. Там сотрудники смогут неформально общаться, посылать друг другу мемы, делиться новыми треками и т.д.
Корпоративный канал — это аналог курилки в традиционном офисе. Главное, чтобы он не отвлекал от задач, и при этом позволял удаленным работникам чувствовать себя частью коллектива.

Happy hour для всех

Корпоративы объединяют, поэтому время от времени стоит устраивать happy hours для всех, включая сотрудников на удаленке. Вечеринка в баре в режиме видеоконференции — это интересно и необычно. Чтобы сплотить команду, можно согласовать время и собраться за «виртуальным столом» с любимыми напитками.

Общий сбор хотя бы раз в год

Обычно на встречах лицом к лицу можно услышать: «В жизни ты совсем другой!». Такие мероприятия полны неожиданностей, но важнее другое. За один-два дня тесного общения вживую можно узнать сотрудника лучше, чем за год дистанционной работы. Совместные поездки бывают затратными, но эти инвестиции оправданы. В путешествии можно обсуждать новые идеи, строить планы и знакомиться с культурными особенностями других людей.

Оценка эффективности с помощью метрик

Задача руководителя — создать систему коммуникации и отчетности, чтобы оценить производительность труда и поощрять сотрудников за конкретные достижения, а не просто оплачивать рабочее время. На удаленке важнее результат, поэтому менеджерам не стоит переживать о том, что подчиненные не работают по 40 часов в неделю.

При создании системы надо понимать, на что необходимо ориентироваться и какие метрики применять. Бизнес-процессы должны быть описаны и задокументированы, чтобы руководитель отслеживал эффективность и контролировал удаленных работников. Пример полезной метрики — отчеты по рабочему времени из программы ИНСАЙДЕР.

Как организовать мониторинг

Программы мониторгинга нужны для просмотра рабочего стола удаленных сотрудников и наблюдения за их работой. К таким сервисам относится ИНСАЙДЕР . Он помогает решать разные задачи, например, следить, чтобы сотрудники своевременно выполняли работу.

При знакомстве с фрилансером руководитель изучает его резюме и портфолио, оценивает тестовое задание и получает общее представление о навыках работника, но не о его личных особенностях. ИНСАЙДЕР дисциплинирует сотрудников и помогает им своевременно выполнять задачи. Руководителю будет особенно полезна функция скриншотов экрана, которая показывает, на каком этапе находится работа.

Также сервис оценивает продуктивность по снимкам. Это ускоряет и упрощает анализ эффективности.

Учет рабочего времени на компьютере позволяет руководителю знать, успевает ли сотрудник выполнить задачу в срок.

Также с помощью ИНСАЙДЕР можно решить проблему отчетности. Иногда сотрудники в корыстных целях указывают неверные данные в отчетах, чтобы получить дополнительную оплату за приписанные себе часы. ИНСАЙДЕР точно определяет количество отработанного времени, формирует соответствующий отчет и оценивает продуктивность. Благодаря ему руководитель знает, за что конкретно компания платит сотруднику.

Кроме того, ИНСАЙДЕР позволяет своевременно исправлять ошибки. Часто исполнители не совсем верно понимают суть задачи. Если работник и руководитель не обсудят все нюансы, то сотрудник выполнит задание по своему усмотрению.

Также программа ИНСАЙДЕР показывает, насколько эффективно работает сотрудник. Узнать актуальные данные можно как при просмотре в онлайн-режиме, так и за определенный период.

Постоянная связь — это главная составляющая эффективного взаимодействия руководителя с удаленными участниками команды. Большинство фрилансеров предпочитает работать в тихой домашней обстановке, поскольку это повышает продуктивность. Но есть и те, кто в рабочее время занимаются далеко не рабочими задачами. Поэтому руководителю лучше контролировать своих сотрудников.

Иногда удаленным работникам кажется, что о них забыли. В таких случаях люди быстро покидают компанию. Руководителю стоит узнавать, чего добились сотрудники, как развиваются их проекты. Если работники живут недалеко от офиса, можно периодически устраивать встречи.

Следите за нами в блоге и соцсетях, чтобы не пропустить последние новости.

Как эффективно и этично контролировать персонал на удаленке

Леонид Чуриков

Ведущий аналитик «СёрчИнформ» (searchinform.ru)

Пандемия внесла коррективы в рабочую реальность многих компаний. И хотя современные технологии оказались достаточно развитыми для эффективной работы из дома, экстренный переход на удалёнку вызвал у некоторых работодателей сомнения в безопасности информации и продуктивности сотрудников. И не зря. В исследовании 2020 года мы выяснили, что в разгар пандемии 40% из опрошенных российских компаний зафиксировали снижение работоспособности сотрудников. С утечками информации столкнулись 58%. Период удалённой работы не закончился и в этом году.

Несмотря на объективность в использовании специальных систем контроля сотрудников, некоторые компании переживают, что нарушат нормы этики или закон. Как не перейти черту и какие программы использовать?

Выбор программы контроля

Рынок контролирующих программ можно назвать зрелым – он предлагает множество вариантов систем с различным функционалом. При выборе программы нужно отталкиваться от того, какие задачи вы хотите с ее помощью решать.

Мониторить только рабочую дисциплину?
Получать более продвинутую аналитику о продуктивности?
Или же брать под контроль и инсайдерские риски, чтобы защитить секреты компании?

Если руководителей интересует только продуктивность сотрудников, то самый простой вариант – использовать функционал таск-менеджеров (самих по себе или как часть CRM-систем). Но информация из CRM дает достаточно грубое представление о занятости коллектива, потому что задача у этих инструментов – обеспечение прозрачной удобной работы над задачами, а не контроль.

Целевые продукты для сбора информации о продуктивности – тайм-трекеры. Простые умеют считать простои без подробностей, более развитые – разбивают активность пользователя на продуктивные и непродуктивные процессы, собирают доказательства безделья, например, делают скриншоты, чтобы работодатель мог воспроизвести историю рабочего дня по шагам.

Классический набор возможностей тайм-трекеров — это контроль дисциплины: сколько времени сотрудник проводит на том или ином сайте, в том или ином процессе. Используя тайм-трекеры, работодатель получит, например, такой отчет:

сотрудник N смотрел Youtube 2,5 часа еще час провел ВКонтакте и только 5 потратил продуктивно – в 1С, в «ворде» и телефонных переговорах. Отчеты можно также выстраивать по отделам или по компании в целом.

Рисунок 1: Пример отчетов из тайм-трекера

Более продвинутый уровень – использовать для контроля сотрудников DLP-системы. Они как и тайм-трекеры представляют широкую аналитику о том, насколько дисциплинированно и продуктивно работает отдельный человек, отдел или коллектив в целом (см. скриншот ниже). Но проверка продуктивности – лишь небольшая часть функционала DLP-систем, их главное назначение – контроль информационной безопасности. Программы мониторят все каналы связи (от почты до мессенджеров), фиксируют занятость сотрудников за компьютером, пересылку, изменение критичных документов и многое другое. Система оповещает специалиста по безопасности об инцидентах. Так, программы помогают предотвращать сливы данных, подделку документов и другие факты манипуляции с информацией, боковые и откатные схемы и прочие опасные для бизнеса ситуации.

Контроль продуктивности в DLP-системе

Контроль мошенничества в DLP-системе

Самые продвинутые DLP-системы включают в себя элементы поведенческой аналитики или профайлинга (как, например, в нашем ПО). Эти инструменты и вовсе помогают прогнозировать поведение сотрудников, что полезно не только для нужд безопасности, но и управления персоналом. Как это работает? Программа формирует портрет человека – его сильные и слабые стороны, зоны роста, криминальные склонности, положение в коллективе, эмоциональный настрой и многое другое.

Получается, что удаленка – не приговор к тому, чтобы блуждать в потемках. Программы контроля рисуют подробную картину занятости и защищенности бизнеса с точки зрения инсайдерских рисков.

Как не стать «тираном» для своих работников

Важно не злоупотреблять тем функционалом, который дают современные решения. Например, можно сделать такие настройки, что данные о количестве отработанных часов будут передаваться напрямую из тайм-трекеров и DLP-систем в бухгалтерские программы начисления зарплат (т.н. payroll). Это очень удобно и делает расчет быстрее и объективнее. Этот способ уместно использовать, когда речь идет о зарплатах сотрудников техподдержки или колл-центра. Но если такой же метод использовать для работников профессий, в которых нет четких критериев занятости, могут возникнуть ошибки.

Чтобы контроль приносил пользу, а не вред, я бы рекомендовал придерживаться таких правил:

Минутные передышки сотрудников – это не только законно, но и нормально. Даже у самого продуктивного специалиста какая-то часть рабочего времени тратится на нейтральные процессы: чай/кофе, пятиминутное чтение новостей. Когда эта картина предстает в наглядном виде, у руководителя может возникнуть соблазн «спросить за каждый лишний перекур». Это вредный способ бороться за дисциплину, так как провоцирует только лишнюю нервозность. Лучше свои наблюдения использовать для того, чтобы пересмотреть нагрузку или поменять систему распределения задач.

Делегируйте контроль. Контролирующее ПО даёт много данных для анализа. У руководителя может появиться соблазн погрузиться в отчёты с головой. Но лучше передать контроль дисциплины линейным руководителям, а инцидентов информационной безопасности – специалистам СБ. Это позволит принимать кадровые решения более адекватно и не погрузит руководителя в микроменеджмент.

Применяйте меры, чтобы контроль не был пустым звуком. Программы почти всегда вскрывают массу неприятных подробностей о том, как реально работают люди. Злой умысел в действиях сотрудника может стать весомым поводом к увольнению. Ошибки или спад активности – повод присмотреться к нагрузке и тому, как распределены роли. Повторение ошибок и низкая продуктивность в течение двух-трех месяцев – причина расставаться.

Контроль должен быть для всех. Конечно, в зависимости от должности сотрудника требования к режиму его работы и уровню доступа к информации отличаются. Но все же в компании должны применяться общие принципы, которые означают, что нет исключительного отношения к отдельным сотрудникам. Понимая, что в компании есть спрос с любого, сотрудники относятся к контролю как к дисциплине, а не к тюрьме.

Контроль с точки зрения закона

Если вы внедряете систему автоматизированного контроля, нужно оформить ее применение документально. Сотрудники должны знать о программе, нужно объяснить, для чего она применяется, и подписать согласие на контроль. Чтобы его получить, составьте документ, в котором по пунктам изложите задачи использования системы в компании:

для контроля за соблюдением трудового распорядка и должностных инструкций;
для контроля за использованием, предоставленного сотрудникам оборудования компании;
для обеспечения защиты коммерческой тайны и соблюдения конфиденциальности информации, как того требуют регуляторы.

Объясните сотрудникам, что система не «следит» за их жизнью, а контролирует и защищает данные компании. Эти данные содержатся в файлах в памяти компьютера и других хранилищах, могут передаваться в переписках.

Если системы автоматизированного контроля применяются не только в целях оценки эффективности, дисциплины, но и для задач информационной безопасности, введите регламенты работы с информацией: как должны храниться документы, можно ли пользоваться облаками и личной почтой для общения по работе и т.д. Дополните этими пунктами все трудовые договоры и должностные инструкции персонала. Так сотрудники будут понимать, что они сами несут ответственность за то, что впускают работодателя в свою жизнь, авторизируясь в своих социальных сетях с рабочих девайсов.

Программы контроля не созданы ради ежесекундной слежки за жизнью сотрудника. Проблемой программы могут стать только для бездельников, махинаторов, откатчиков, которые не приносят пользу компании и коллегам. Зато для тех, кто работает на совесть, автоматизированный контроль – это основа спокойствия, что к ним не будет несправедливых придирок или субъективных оценок труда.

Как мы контролируем удаленных сотрудников

От перехода на удаленное взаимодействие с сотрудниками многие компании удерживает боязнь потерять контроль над ситуацией – непонятно, как убедиться в том, что специалист свои восемь часов действительно работает, а не просиживает в социальных сетях. Казалось бы, решение – в инструментах слежения за пользователем: в системах учета рабочего времени, в контроле присутствия, съемке веб-камерой и т.п. Но мы в «Максилекте» принципиально не используем такие инструменты, действуя на ином, управленческом уровне.

(на фото — известный стритарт от Banksy, фотограф — Niv Singer)

Как мы держим руку на пульсе, чтобы работа компании была эффективной, и почему это работает – под катом.

Мы доверяем своим сотрудникам. Довольно банальное заявление для рассказа о контроле, но это действительно так. Вместе с тем я согласен с известной пословицей: «Доверяй, но проверяй». И мы доверяем, но контролируем. Однако углубиться в детали этого контроля нельзя без некоторого введения в первоначальные договоренности и задачи, которыми мы занимаемся.

О чем мы договариваемся на старте

При приеме на работу с сотрудником оговариваются все условия – мы придерживаемся политики максимальной прозрачности. Никаких «я подразумевал» – все нужно обсудить.

По каждому из пунктов мы стараемся быть гибкими – учитывать особенности жизни ребят из разных регионов, их личные пожелания. К примеру, у нас есть некий стандартный график – с 8-9 до 17-18 часов по Москве с учетом часового обеда по рабочим дням, в соответствии с производственным календарем РФ. Но иногда у сотрудника есть личные обстоятельства, из-за которых он хочет закрепить за собой, например, двухчасовой обед или перерыв в нестандартное время. Свои особенности могут быть и у проектов, на которых будут работать специалисты (предположим, клиент, с которым надо держать связь, находится в другом часовом поясе). Все это мы обсуждаем на старте.

Подробно обсуждается не только график работы, но и другие аспекты взаимодействия, к примеру обязательства относительно релизов (тот факт, что вся команда должна быть доступна в оговоренное время), возможность командировок один-два раза в год и т.п. По сути, мы договариваемся о рамках, внутри которых будем сотрудничать.

У нас есть условия, которые необходимо соблюдать в случае нарушения этих рамок. Если возникают обстоятельства, из-за которых нужно начать позже, закончить раньше или вообще не выйти в определенный день, все должно происходить открыто: сотрудник должен предупредить свою команду. Теоретически пропущенные часы необходимо отработать, но в корпоративной политике у нас предусмотрен некий временной люфт, за который никто не накажет: двое суток в году каждый сотрудник имеет право потратить на свои дела, не объясняя причин. Если «разрешенные прогулы» закончились, всегда можно взять день от оплачиваемого отпуска или отгул за свой счет, ну или отработать по согласованию с командой. Главное – предупредить. Гибкими условиями мы стараемся свести к минимуму необходимость как-то выкручиваться и нарушать договоренности.

Нет слежке!

Изначально выстраивая процессы удаленной работы, мы не стали тратить усилия на введение практики контролирующих звонков сотрудникам или внедрение инструментов микроменеджмента – средств контроля присутствия онлайн или видеонаблюдения через веб-камеры. С моей точки зрения, для интеллектуального труда они бессмысленны. Сначала требуется вложиться в покупку инструментов, потом тратить время и силы на разбор отчетов. Но ответа на главный вопрос – решил ли сотрудник поставленную задачу – они все равно не дают.

Наша позиция объясняется еще и тем, что сотрудники, у которых с самоорганизацией все в порядке, негативно относятся к подобным инструментам. «Результатники» испытывают дискомфорт, когда за ними пристально наблюдают. Снижается мотивация, а мы не можем этого допустить.

Мы не «процессники»,
мы – «результатники»!

В первый год работы «Максилекта» у нас даже был проект на Upwork, где мы отказали клиенту во включении средств контроля, т.к. считаем, что наши сотрудники не должны работать под счетчиками (на уровне Upwork он требовал скрин экрана нашего сотрудника раз в 10 минут). Несмотря на наш отказ, клиент согласился с нами работать и остался доволен итоговым результатом. Тогда мы сошлись на том, что трудозатраты будем списывать вручную, высылая короткие еженедельные отчеты. Вопросов по ним в итоге не было.

Контролируем результат

До сих пор речь шла только о наших договоренностях с сотрудниками. То, как мы контролируем их соблюдение, зависит от особенностей проекта.

«Максилект» в большей степени ориентирован на выполнение сложных задач под ключ. При такой постановке вопроса мы сами решаем, как прорабатывать проект, и декомпозируем задачи на элементарные составляющие. А дальше идет обычная работа проектного менеджера или тимлида (в некоторых проектах – их совместное участие) в соответствии с agile-методологией. Как и у всех, у нас тоже есть недельные спринты и ежедневные созвоны, позволяющие координировать разработку.

Мы предполагаем, что все заявленное время сотрудник занимается полезной работой. Исходя из этого, распределяются задачи, назначаются видеоконференции и т.п. Ведь рабочий процесс – это не просто получение задач на неделю и их выполнение в гордом одиночестве. Команды постоянно взаимодействуют – при удаленном формате работы это даже важнее, чем в офисе. Незаметно «исчезнуть» из всего этого взаимодействия невозможно.

Поскольку все происходит внутри команды, контроль на удаленке фактически ничем не отличается от контроля в офисах распределенных компаний, когда, например, одна часть команды сидит в регионе, а другая – в столице. Возможные накладки по срокам, отставания отдельных сотрудников и прочие неприятности если и возникают, то становятся заметны примерно в течение недели, что позволяет оперативно реагировать на ситуацию. Иными словами, никаких принципиальных сложностей здесь нет.

На некоторых проектах у нас есть учет рабочего времени для внутренних нужд. Он, естественно, реализован не через автоматическую слежку, а через ручную отчетность («одну задачу делал столько-то часов, другую – столько-то»).

Мы не используем распространенные способы оценки коллектива и его вовлеченности, например метод 360 градусов, поскольку перед нами не стоит задачи измерить работу наших сотрудников по HR-метрикам – они не дают нам необходимой информации. Все проектное общение идет неформально, на человеческом языке. Но чтобы видеть ситуацию более-менее объективно, по каждому сотруднику у нас есть план на ближайшие несколько месяцев, где указываются задачи, которые он должен решить, и личные цели, например изучение новых инструментов, технологий, языков программирования. Этот план формируется сотрудником совместно с его непосредственным руководителем.

Защищаясь от «выгорания» технических специалистов, мы даем возможность сотрудникам перейти в другой проект, если, например, «приелся» стек технологий. Компания изначально заявляет, что это нормальная практика, которая не приводит к экономическим или иным санкциям, поэтому о подобных проблемах сотрудник свободно сообщает на ранней стадии и мы можем провести замены на проекте с минимальными потерями, проговорив все перестановки и предусмотрев время на обучение нового специалиста.

Есть у нас отдельные проекты, где часть команды «Максилект» работает бок о бок со специалистами заказчика. И головной боли с точки зрения контроля они доставляют больше. Разница здесь принципиальная. В первом случае мы имеем обычную внутреннюю команду, а во втором – к части команды у нас просто нет доступа, да и влияние на проект ограничено установленными на старте рамками. В этой ситуации спасают взаимоотношения с заказчиком, выстроенные совместными усилиями.

Наш основной инструмент контроля решения задач – сбор обратной связи от клиентов, на чьих проектах работают сотрудники. Аккаунт-менеджеры общаются с клиентом не реже двух раз в месяц, обсуждая, решает ли каждый отдельный сотрудник в команде и команда в целом поставленную задачу:

качественно ли выполняется работа,
вовремя ли она выполняется,
есть ли недоработки,
что понравилось или не понравилось в работе за последнее время,
что нужно улучшить в работе конкретного специалиста.

Те же вопросы (только гораздо чаще) мы задаем команде – это позволяет менеджерам получить понимание того, в каком состоянии находится проект, как если бы это была внутренняя команда.
Выше я упоминал, что в рамках постоянных созвонов мы обсуждаем не только проект, но и личное развитие сотрудника. При работе сотрудника вместе со специалистами заказчика свои «пять копеек» в его личный план развития может внести и клиент, если, по его мнению, сотруднику не хватает некоторых технических компетенций.

В итоге получаем контроль на уровне ключевой метрики – качества (в контексте разработки – code style, сроки и т.п.) – без промежуточных и бесполезных для нас данных, вроде открытых на компьютере сотрудника сайтов или сотен фотографий его рабочего стола. А кроме того, все довольны. Пожелания клиента учитываются, работа идет. Сотрудник имеет определенный уровень вовлеченности в проект (не просто пишет код, а становится частью проектной команды) и получает необходимую ему обратную связь.

Все работает, но есть ограничения

Понятно, что не каждого сотрудника можно встроить в наш рабочий процесс так, чтобы его вклад был оценен участниками. Сотрудники должны быть организованными и обладать рядом софт-скиллов. Встретившись с проблемой, они не могут сидеть и ждать, пока она сама разрешится, а должны попробовать решить ее самостоятельно. Если же без стороннего участия решение невозможно, проблему необходимо озвучить. Это могут не все, поэтому мы учитываем необходимые нам софт-скиллы при найме (об этом мы недавно писали). И это еще один компонент нашей системы контроля: те, кто, по нашему мнению, не впишется в процесс, просто не пройдут собеседования.

Хочу оговориться, что какими бы софт-скиллами ни обладал сотрудник, у всех бывают моменты, когда голова не работает: во время болезни, семейных неурядиц и т.п. Для нас это не повод увольнять. Но мы ожидаем, что сотрудник сам нам сообщит о проблеме, и мы вместе найдем решение (например, предоставим незапланированный отпуск). Даже если явного разговора об этом нет, в ходе личного общения мы все равно видим изменения и пытаемся помочь. Контакт с сотрудниками важен еще и с этой точки зрения.

Бюджеты и сроки

Ошибки случаются у всех. Были промахи и у нашей системы контроля. Но мы строим все процессы так, чтобы цена ошибки была минимальной.

Любую задачу мы декомпозируем на фрагменты длительностью не более 32 часов. С одной стороны, это требует больших трудозатрат на этапе оценки. Учитывая это, мы не участвуем в конкурсах, тендерах и других оценках, где пресейл с малой вероятностью приведет к проекту. Но зато в тех переговорах, где дело дошло до расчета стоимости, стараемся получить на этом этапе максимальную детализацию. Дополнительные 8 часов, потраченные на детали, позволяют сэкономить бюджет проекта и уложиться в первоначально озвученные сроки. Это касается проектов обоих упомянутых типов.

Если по каким-то причинам сотрудник не справляется, мы узнаем об этом не через полгода, а через несколько дней, в самом худшем случае – через пару недель. Может быть, у сотрудника есть объективные проблемы или же он использует не самый оптимальный подход для решения – тогда мы подключимся и поможем.

У нас уже были такие ситуации, когда «съезжали» сроки, – это было видно и по количеству решенных сотрудником условно-одинаковых по трудоемкости задач, и по отзывам клиента (проблемы были как раз на проектах, реализуемых совместно с сотрудниками заказчика). И как раз тогда отработали все механизмы контроля на ранней стадии. Еще до того, как клиент открыто заявил о проблемах, были заметны первые звоночки внутри команды. В одном из кейсов у нас даже оказался небольшой запас времени на то, чтобы дать человеку исправиться. Ну а когда он не воспользовался шансом, мы все равно справились с ситуацией так, что это почти не отразилось на проекте. С сотрудником пришлось расстаться. Хотя, честно скажу, для тех, кто какое-то время проработал в компании и показывал результат ранее, увольнение рассматривается как крайняя мера. До него мы стараемся найти какие-то точки соприкосновения и разрешить ситуацию иным способом.

Вместо итогов хочу отметить, что наша схема вряд ли может быть внедрена в любой компании. Здесь необходимо прорабатывать всю, как это называется, корпоративную культуру, меняя фокус с процессов на результат. «Максилекту» было сравнительно легко, поскольку компания строилась так изначально. Хотя многие вещи пришлось изучать на собственном опыте. И мы продолжаем этот путь, улучшая процессы по мере приобретения нового опыта.

Потехе — час: как контролировать удаленных сотрудников, не напрягая их

Основатель и CEO платформы по управлению удаленной компанией Teamon.live

Мониторинг экранов компьютеров — мера, к которой прибегают многие компании, чтобы обеспечить продуктивную деятельность. Но некоторые работники по-прежнему негативно относятся к этому и считают проявлением недоверия со стороны руководства.

Александр Процюк, основатель и CEO платформы по управлению удаленной компанией Teamon.live, расскажет, как комфортно для сотрудников ввести систему мониторинга, и поделится собственным опытом.

Почему программы мониторинга набирают популярность

2020 год оказался переломным для бизнеса. Многие компании были вынуждены перейти на удаленную работу, чтобы воспрепятствовать распространению коронавирусной инфекции.

По исследованиям Microsoft, полностью или частично удаленную работу внедрили 76% компаний, тогда как до пандемии этот показатель равнялся 14%. Опрос проводили среди организаций, где работает свыше 250 человек.

Внезапный переход на удаленку ставит много новых задач и трудностей для компаний. Опрос PwC выявил три основных страха работодателей, касающихся удаленной работы:

финансовые последствия;
глобальный спад производства и экономического роста;
снижение производительности.

Также, согласно отчету OWL Labs, 82% руководителей опасаются, что сотрудники на удаленке менее продуктивны и внимательны. Беспокойства обусловлены тем, что они не видят, чем заняты их подчиненные в рабочие часы. Например, кто-то может заниматься личными делами в это время.

Сейчас руководители понимают, что удаленка будет еще долгое время, поэтому вводят инструменты, позволяющие продолжать продуктивную работу в таких условиях. Один из них — программное обеспечение для мониторинга экранов сотрудников.

Как выбрать программу для мониторинга

Стоит помнить, что сотрудники обязаны знать о введении мониторинга экранов компьютеров в компании. Их необходимо уведомить об этом заранее, а также заключить с ними дополнительное соглашение о согласии на обработку данных.

Все программы для мониторинга сотрудников работают по одному принципу. Пользователь устанавливает на свое устройство программное обеспечение, при включении которого происходит запись действий на экране.

Смогут ли работники сами включать и выключать мониторинг?

Этот вопрос особенно актуален, если программа мониторинга будет установлена на личное устройство сотрудника. В данном случае лучше обратить внимание на те платформы, которые предоставляют возможность включать и выключать мониторинг экрана в любое время.

Таким образом подчиненный, использующий личную технику, сможет отключать программу в завершение рабочего дня или в перерывах, чтобы его личные данные не передавались компании.

Какие именно действия будут фиксироваться программой?

Сейчас существует достаточное количество программ, позволяющих мониторить сотрудников, и все они обладают разным функционалом.

Если для компании важно знать, какие именно сайты посещает сотрудник в рабочее время, то можно присмотреться к таким сервисам как Bitcop, ActivTrak. Если руководитель хочет видеть, чем занимаются работники на рабочем месте в режиме онлайн, то ему подойдут Kickidler и Teamon.live.

Если в компании используются также сторонние сервисы для постановки задач или контроля рабочего времени, то настроить интеграцию с ними для проведения более детального мониторинга (например, отслеживание выполнения задач сотрудниками на экранах) можно с помощью платформ Hubstaff и Teamon.live.

Если начальство хочет знать, на какие клавиши и как часто нажимает сотрудник, то стоит выбрать программы, где существует решение «кейлоггер», например, это Kickidler и ActivTrak.

Также программы для мониторинга способны выводить отчеты по продуктивности сотрудников и по количеству отработанного времени, производить скриншоты экранов, предоставлять информацию о нарушениях и выполнять еще множество различных функций.

Для подбора программы мониторинга компьютеров необходимо изучить каждую и выбрать ту, которая покажется наиболее комфортной как для руководителей, так и для сотрудников.

Как подготовить сотрудников к введению мониторинга

Для начала необходимо объяснить сотрудникам цель введения мониторинга. Они должны понимать, что это делается в первую очередь для повышения продуктивности, а не из-за недоверия к подчиненным. Так сотрудники будут более расположены к внедрению систем мониторинга и не заподозрят руководителя в постоянной слежке за своим рабочим экраном.

Во-вторых, нужно ознакомить сотрудников с программой, которую выбрали для мониторинга. Стоит показать работникам процесс и рассказать обо всех особенностях и возможностях программы. Кроме того, сотрудников необходимо уведомить о новых правилах, которые им необходимо соблюдать, и о преимуществах, которые могут открыть для себя после введения мониторинга

Также советуем вводить системы слежения именно на устройствах компании. Так сотрудник будет спокоен, что его личные данные не тронут. Если в работе используется личная техника, то правильным будет показать сотруднику как программа выключается, и убедить, что его личные данные просматриваться компанией не будут.

И последнее — правильным будет заключить с сотрудником дополнительное соглашение о введении мониторинга. Там должны быть прописаны пункты о согласии на сбор данных и о целях использования мониторинга в компании.

Как сотрудники реагируют на мониторинг

Многие сотрудники относятся нейтрально к внедрению данной системы. Согласитесь, что проблему можно решить быстрее, если руководитель заглянет в монитор сотрудника и подскажет ему, что нужно исправить. Кроме того, коллеги, выполняющие общие задачи, смогут быстрее прийти к единому решению, воспользовавшись информацией на мониторе друг друга.

Автор опросил своих сотрудников, работающих в компании удаленно. Вот что они ответили.

Андрей, использует личную технику в работе: «Мониторинг компьютера во время использования его в рабочих целях считаю нормальной практикой».

Алексей, использует технику компании в работе: «На мониторинг компьютера отреагировал нейтрально. Если бы он осуществлялся на личной технике, то отнесся бы скорее негативно. Думаю, у многих от этого будет паранойя, что забыл включить или что это вообще не отключается».

Олег, использует технику компании в работе: «Я лично отношусь к этому весьма положительно, если это техника работодателя. А что касается моей личной техники, то мне перед тем, как давать доступ к своему личному компьютеру, нужно удостовериться, что я могу доверять программе и человеку, который будет следить за этим компьютером».

Иван, использует свою технику на жестком диске компании: «К мониторингу компьютеров отношусь нейтрально. Если бы использовал только личную технику, то создал бы отдельную учетку для работы. Считаю, что разница с работой в офисе здесь в том, что не знаешь, когда руководитель посмотрит в твой монитор».

Дарья, использует технику компании в работе: «Считаю нормальным проводить мониторинг сотрудников. Ранее в работе использовала личную технику, и единственным минусом было то, что поначалу забывала выходить из приложения по окончании рабочего дня, в остальном дискомфорта не испытывала».

Вывод

Удаленная работа будет присутствовать в деятельности многих компаний как минимум ближайшие несколько лет. Несмотря на все трудности, организации должны научиться выстраивать работу в новом режиме и вести продуктивную деятельность.

В этом помогают различные инструменты и сервисы, направленные на контроль рабочего времени, управление задачами и мониторинг сотрудников.

Если вы не хотите, чтобы сотрудников душило ощущение слежки в рабочее время при использовании всех этих инструментов и в особенности мониторинга, вы должны действовать следующим образом:

не скрывайте от сотрудников мониторинг их компьютеров;
предоставьте им всю информацию о программе;
расскажите подробнее о целях мониторинга и о том, какие именно данные он собирает;
проведите собрание или онлайн-конференцию с презентацией продукта и информации о том, как им пользоваться;
отнеситесь с пониманием к возможной первичной негативной реакцией работников и расскажите им о плюсах мониторинга компьютеров как для компании, так и для самого сотрудника.

Как выбрать программу для контроля удаленных сотрудников

Почему без контроля не обойтись

Работа на удалёнке стала трендом этого года. И дело не только в требованиях безопасности в период пандемии — в кризис многие компании даже из числа тех, кому разрешена работа в офисе, стремятся оптимизировать свои расходы. И, конечно, одними из первых «идут под нож» затраты на офис – аренда, коммуналка, клининг и т.д.

Но с удалённым форматом у многих компаний есть серьёзная проблема – падение качества и эффективности работы сотрудников. Психологически многие сотрудники оказались не готовы поддерживать самодисциплину и на высоком уровне выполнять офисную работу из дома.

Как обеспечивать в этой ситуации продуктивную работу удалённых сотрудников? Ответ только один – найти инструменты для качественного контроля. Да-да, именно контроля. Можно подобрать десяток синонимов, которые завуалируют смысл сказанного. Но от этого суть не изменится.

Конечно, это тонкий момент. Чаще всего против контроля работы с помощью современных технологий приводят такой аргумент – это нарушение приватности и вторжение в личное пространство человека. Но хочется спросить: «Почему никого не возмущает, когда руководитель, проходя по офису, бросает взгляд на мониторы сотрудников? Что меняется при удалённой работе? Разве на удалёнке не нужно быть эффективным? Может, проблема в том, что на дистанционке, пользуясь безнаказанностью, в рабочее время решаются вопросы, не имеющие отношения к работе?»

Таким образом, внедрение специального программного обеспечения для контроля дистанционных специалистов – необходимость, а не прихоть руководителя, если он хочет удержать свою компанию на плаву.

Что нужно иметь в виду при выборе ПО

Определитесь с необходимой функциональностью

На рынке много программ – от многофункциональных и дорогих до более бюджетных с базовым набором функций и без излишеств. Поэтому важно определиться, какой функционал для вас жизненно необходим, а без каких «избыточных» опций можно обойтись.

Так, на мой взгляд, для большинства компаний малого бизнеса нет необходимости в навороченной функциональности. Например, умение сервиса пресекать нарушения информационной безопасности для многих фирм, чья деятельность не содержит ничего секретного, будет явно избыточным. А значит, на этой опции можно сэкономить.

По большому счёту, программа должна быть простой в установке и настройке, отражать действия сотрудника на рабочем месте и пересылать статистику на сервер компании. Такие функциональные возможности – только то, что нужно, и ничего лишнего – не потребуют серьёзных финансовых вложений при покупке и эксплуатации.

Проанализируйте технические возможности

Даже если вы приобретаете самую простую в эксплуатации систему, обратите внимание на её технические возможности. Например, есть ли возможность работать в облаке или можно использовать только локальную версию? Облачное решение в большинстве случаев более эффективно при внедрении. Размещение в облаке предоставит доступ к статистике и контролю с любого устройства в любой точке мира через интернет.

Также уточняйте, возможно ли удалённое администрирование системы, есть ли возможность контроля в режиме реального времени, система передаёт только запись или можно получить и снимки с экрана компьютера?

Ответы на эти вопросы позволят лучше понять возможности системы и сделать правильный выбор по соотношению «цена/возможности».

Определитесь с типом контроля: «тайный» или «явный»

Все программы для контроля работы можно разделить на две большие группы. Первые незаметны пользователю и устанавливаются на компьютеры сотрудников системными администраторами – ваши специалисты могут даже не подозревать, что за ними ведётся наблюдение: с момента старта работы и до выключения компьютера все действия фиксируются и передаются на серверы компании. Можно много говорить о нравственной стороне подобной практики. Обычно в таких случаях у руководителей есть весомый аргумент – в рабочее время сотрудники должны работать, их не должно заботить, как я контролирую этот процесс.

Второй вид программ подразумевает осведомлённость сотрудников об установке системы контроля, очень часто они даже устанавливают её сами. В таком случае отношение к этому кардинально меняется — человек понимает, что за ним не будут тайно подглядывать. Он сам предоставляет то пространство, в которое готов впустить своего работодателя в соответствии со своими функциональными обязанностями. И он понимает, что у него и работодателя общая цель – повысить продуктивность работы.

На мой взгляд, вовлечение сотрудников в повышение эффективности удалённой работы –продуктивнее и человечнее, как бы чужеродно не звучало это слово, когда речь идёт о бизнесе.

Выбирайте гибкую в эксплуатации систему

Если выбран «партнёрский» тип взаимодействия с удалёнными сотрудниками, обратите особое внимание на удобство пользования программой для ваших специалистов. Их согласие на установку такого ПО – хороший сигнал в заинтересованности в эффективной работе. Поэтому в качестве ответного шага выбирайте сервис, который обеспечит людям максимально возможный в таких условиях уровень комфорта.

Например, возможность одним нажатием кнопки поставить систему на паузу, чтобы выпить кофе или пообедать. Как бы ни был мотивирован специалист, ему нужно личное пространство. В это время приложение перестаёт снимать статистику и контролировать рабочее место сотрудника. И специалист будет понимать, что вы доверяете ему, видите в нём человека, разделяющего ваш подход к делу. Эффективность его работы при таком отношении только возрастёт.

Протестируйте систему на бесплатном тарифе

Итак, что сегодня предлагают вендоры потенциальным клиентам? Обычно бесплатная пробная версия есть у всех разработчиков. Предоставлять её могут на 14-15 или на 30 дней. На время работы с бесплатной версией кто-то предоставляет для тестирования все возможности системы, кто-то – только отдельные опции. Иногда даже могут отдать систему бесплатно для постоянной работы, но только для стартапов, например, до пяти человек и с ограниченной функциональностью.

Оплата может быть помесячной, за полгода или год. Тарифы обычно зависят от количества пользователей системы, но могут быть и другие критерии определения стоимости.

Как перевести офис на удаленную работу из дома и сохранить полный контроль над деятельностью сотрудников

Из-за пандемии коронавируса COVID-19 многие вынуждены перевести свой штат на удаленку, в связи с чем программное решение для контроля всех действий работников становится критической необходимостью. Однако помимо эффективности удаленного контроля, немаловажны и другие аспекты, в первую очередь это законность и этичность действий руководства.

Bitcop предлагает выход – специализированный продукт для мониторинга за действиями сотрудников, который собирает целевые сведения только в рабочее время. Соответственно в нерабочие часы средства контроля неактивны, поэтому наше программное решение не нарушает право на неприкосновенность частной жизни и личной переписки.

Возможности системы контроля персонала Bitcop

Учет рабочего времени. Программа фиксирует начало и завершение рабочего дня, опоздания, прогулы и простои, ранний уход по каждому отдельному сотруднику.
Оценка КПД. Программа автоматически оценивает, сколько времени сотрудник потратил на работу, а сколько – на сторонние сайты. Доступна подробная детализация.
Онлайн-уведомления. Любые отклонения от заданных параметров фиксируются и мгновенно отправляются на электронную почту руководителя с подробным отчетом по ситуации.
Визуальный контроль. Программа делает скриншоты рабочего стола сотрудника при совершении им заданных действий (например, переход на несанкционированный сайт) или с заданным интервалом.
Результирующая инфографика. Все сведения по работе сотрудника суммируются и выводятся на экран в виде наглядных графиков и таблиц, предусмотрены сводные таблицы по всем сотрудникам.
Мониторинг программ и сайтов. Bitcop фиксирует все программы, которые запускал сотрудник, и все сайты, на которые он заходил в рабочее время. Вне рабочего времени наблюдение не ведется.
Детальный мониторинг. Программа также может фиксировать специфические действия удаленных сотрудников, например – запросы, которые они вводят в поисковых системах.

Объективные преимущества программы контроля рабочего времени Bitcop

Главное преимущество Bitcop – обширные возможности по контролю за деятельностью удаленных сотрудников без вмешательства в их частную жизнь. Контроль ведется только в рабочее время в режиме онлайн – то есть вы точно знаете, чем конкретный сотрудник занимается прямо сейчас или чем он занимался 15 минут назад.

Программа имеет множество настроек, которые задаются руководителем, однако интерфейс максимально простой и интуитивный, поэтому не создает никаких трудностей.

Вы можете ознакомиться с функционалом личного кабинета руководителя, перейдя по ссылке: https://demo.bitcop.ru/

Еще одно преимущество программы – полная автоматизация. Рабочее время фиксируется в определенном диапазоне, скриншоты производятся в ответ на заданные действия сотрудника, доступна настройка уведомлений и детализации по всем событиям со сведением данных мониторинга в частные и общие таблицы. На изучение таблиц уходят считанные секунды, и вы уже точно знаете, кто выполняет свою работу добросовестно, а кто в социальных сетях провел больше времени, чем в 1С.

Именно наглядность результатов мониторинга и работа программы в режиме онлайн делают ее исключительно полезной с точки зрения контроля за удаленными сотрудниками. При этом программа никак не мешает работе сотрудника, она не нагружает систему даже на слабых ПК и никак не афиширует свою деятельность.

Существует возможность интеграции с 1С:CRM

Каким образом осуществляется защита приватности в личное время

На домашний ПК сотрудника устанавливается специальная – клиентская – часть программного решения Bitcop. Она активируется не с включением компьютера, а с началом рабочего дня – его задает руководитель, либо сотрудник начинает работу в произвольное время, это зависит от настроек.

В рабочее время программа активна и выполняет все заданные действия по мониторингу и контролю. Как только рабочее время заканчивается – программа переходит в спящий режим, в котором вся активная деятельность прекращается, то есть мониторинг и фиксация действий сотрудника не ведутся.

Кроме того, сотрудник в любой момент может остановить мониторинг, а потом запустить его снова. В этот промежуток – между остановкой и запуском – мониторинг также не ведется. Однако в этом случае время, пока программа была неактивна, будет отображаться как нерабочее.

Как перевести сотрудников на дистанционную работу с Bitcop

Каждому сотруднику направляется установочный файл с клиентской частью программы. Сотрудник устанавливает программу, соглашается с Условиями использования и может приступать к работе. Никаких дополнительных действий не требуется.
Все настройки мониторинга задаются руководителем на его ПК и могут быть изменены в любой момент. Административный интерфейс, в который направляются результаты мониторинга, может располагаться на сервере компании или в облаке.
Клиентская часть программы отправляет сведения в административный интерфейс в режиме онлайн. Все данные сводятся в наглядные отчеты и таблицы, которые руководитель может посмотреть сразу или когда ему будет удобно.

Установка клиентской части не требует особых знаний, всё просто и понятно. Работа программы для руководителя также максимально упрощена, хотя и включает обширный спектр современных инструментов для точной оценки эффективности каждого сотрудника, отделов и компании в целом.

На данный момент Bitcop используют более 1 000 компаний и 95% из них в первый же месяц окупили затраты на данное программное решение за счет оптимизации рабочих процессов. А в условиях пандемии коронавируса и общего карантина это единственная реальная возможность не пускать работу сотрудников на самотек, продолжая четко контролировать их в рабочее время.

Акция: Укажите купон klerk при регистрации и получите 2 недели бесплатного использования + скидку 10% при первой оплате (до 30 апреля 2020), для регистрации перейдите по ссылке: https://bitcop.ru/register

Мы с радостью ответим на все ваши вопросы: +7 (499) 703-47-15