Правила продажи трудовых книжек

Энциклопедия решений. Приобретение бланков трудовой книжки

Приобретение бланков трудовой книжки

В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки, работодатель обязан ее оформить, а в случае отсутствия в трудовой книжке такого лица места под записи или в случае, если место для записей закончится в процессе трудовой деятельности работника у данного работодателя, потребуется оформить вкладыш в трудовую книжку.

Для этих целей работодателю потребуются бланки трудовой книжки и вкладыша в нее. В силу п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила), работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. Таким образом, обязанность по обеспечению наличия бланков для целей оформления трудовых книжек и вкладышей в них возложена именно на работодателя. При этом в силу п. 45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Стало быть, отказать работнику в оформлении трудовой книжки или вкладыша по причине отсутствия соответствующих бланков, задерживать такое оформление или требовать от работника самому предоставить бланки для оформления трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель не вправе, так как это существенно нарушает права работника (решения Красноперекопского райсуда г. Ярославля Ярославской области от 29.07.2019 по делу N 2-976/2019; Кировского райсуда г. Екатеринбурга Свердловской области от 24.01.2017 по делу N 2-214/2017).

Вполне возможно, что работник, приобретающий самостоятельно бланк трудовой книжки или вкладыш в трудовую книжку, может и не знать о том, что данные бланки не соответствуют требованиям законодательства и в последующем, как правило при назначении пенсии, сталкивается с определенными проблемами, связанными с подтверждением трудового стажа, о чем свидетельствует многочисленная судебная практика (см., например, определение Верховного Суда Республики Дагестан от 03.04.2019 по делу N 33-1854/2019, решения Ковдорского райсуда Мурманской области от 23.05.2019 по делу N 2-107/2019, Полярнозоринского райсуда Мурманской области от 29.10.2015 по делу N 2-465/2015).

Что следует понимать под «необходимым количеством» бланков, нормативно не установлено. Очевидно, работодатель должен самостоятельно оценить свои вероятные потребности в бланках трудовых книжек и вкладышей исходя из количества рабочих мест и уровня текучести персонала. Однако можно заключить, что полное отсутствие у работодателя бланков трудовой книжки и вкладышей в нее может быть расценено в качестве административного правонарушения (решения Воронежского облсуда от 08.02.2018 по делу N 21-50/2018 и от 29.08.2017 по делу N 21-497/2017, Сосногорского горсуда Республики Коми от 12.04.2016 по делу N 5П-34/2016, Кировского райсуда г. Саратова Саратовской области от 16.08.2016 по делу N 12-973/2016, Саратовского облсуда от 09.09.2016 по делу N 21-596/2016, Центрального райсуда г. Комсомольска-на-Амуре Хабаровского края от 23.09.2016 по делу N 12-306/2016, Сердобского горсуда Пензенской области от 11.05.2016 по делу N 12-26/2016).

При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение. Такое требование установлено п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек. Исключение составляют случаи, предусмотренные пунктами 34 и 48 Правил: при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций; в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее; а также в случае их порчи не по вине работника. В этих случаях стоимость трудовой книжки и (или) вкладыша оплачивается работодателем.

Следует учесть, что плата при выдаче трудовой книжки и вкладыша должна взиматься только путем внесения работником денег в кассу организации или перечислением денег на ее банковский счет. Удерживать стоимость бланка трудовой книжки или вкладыша в нее из заработной платы работника неправомерно (ст. 137 ТК РФ). Это связано с тем, что удержания из заработной платы работника производятся только в случаях, предусмотренных ТK РФ и иными федеральными законами (ст. 137 ТК РФ). Однако ни Трудовым кодексом РФ, ни иными федеральными законами удержание стоимости бланка трудовой книжки или вкладыша в нее из заработной платы работника не предусмотрено (см. например, решение Северодвинского горсуда Архангельской области от 25.07.2017 по делу N 2-2563/2017).

Тем не менее в судебной практике встречаются решения, когда возмещение стоимости бланка трудовой книжки производится по заявлению работника, которое работник не оспаривает (например, решение Ленинского райсуда г. Краснодара Краснодарского края от 16.05.2018 по делу N 2-6393/2018). Правомерность удержания по заявлению работника возможно косвенно обосновать письмом Роструда от 26.09.2012 N ПГ/7156-6-1, рассматривая данное не как удержание, а как волеизъявление работника распоряжаться заработной платой по своему усмотрению. Однако в другом письме Роструда от 18.07.2012 N ПГ/5089-6-1 указано, что никакие другие дополнительные вычеты из заработной платы по решению работодателя, помимо предусмотренных ст. 137 ТК РФ, не допускаются, за исключением случаев, когда другими федеральными законами на работодателя возлагается обязанность производить удержания из заработной платы работников.

Таким образом, говорить о сформировавшейся официальной позиции по данному вопросу не приходится. По нашему мнению, заявление работника само по себе не позволяет производить удержание части его заработной платы. Вся сумма заработной платы должна быть получена работником, а уже в дальнейшем он может распорядиться ей угодным ему способом.

Однако если работники отказываются платить за бланки трудовых книжек, которые были выданы им работодателем, то взыскание денежных средств в таком случае возможно путем обращения в суд (см. ответ с информационного портала Роструда «Онлайнинспекция.РФ»).

В свою очередь напомним, что в определении ВС РФ от 06.09.2007 N КАС07-416 указано, что выдача трудовой книжки за плату, предусмотренная п. 47 Правил, является правом работодателя, а не его обязанностью.

В силу ст. 8 ТК РФ работодатель вправе принимать локальные нормативные акты, в том числе улучшающие положение работников. То есть работодатель может приобретать трудовые книжки и вкладыши к ним за свой счет и не взыскивать потом их стоимость с работников. Но данное решение надлежит прописать в локальном акте организации (см. ответы с информационного портала Роструда «Онлайнинспекция.РФ»).

Где купить бланки трудовых книжек?

Бланки трудовых книжек и вкладыши в трудовую книжку являются защищенной полиграфической продукцией. Образцы трудовой книжки и вкладыша в нее, а также порядок обеспечения ими работодателей утверждены приказом Минфина России от 22.12.2003 N 117н «О трудовых книжках». Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку (далее — Порядок) утвержден приказом Минфина России от 22.12.2003 N 117н в соответствии с частью второй ст. 66 ТК РФ и п. 3 постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225.

В соответствии с положениями Порядка изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется Объединением «ГОЗНАК» Минфина России (в настоящее время — АО «Гознак»). Обеспечение работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку может осуществляться юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями отвечающими требованиям, установленным изготовителем (далее — распространители). Обеспечение работодателей на платной основе бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется на основании договора, заключенного с изготовителем или распространителем.

Из приведенных норм следует, что работодатель вправе приобретать бланки трудовых книжек только у конкретных организаций и индивидуальных предпринимателей (см. решение Центрального райсуда г. Твери Тверской области от 11.07.2019 по делу N 2а-1739/2019). Конкретный перечень официальных распространителей трудовых книжек приведен в разделе «Часто задаваемые вопросы» на официальном сайте АО «Гознак» http://goznak.ru/about/faq/ .

Приобретение трудовых книжек у иных поставщиков не допускается (см. консультации с портала «Онлайнинспекция.РФ»). Работодатель также не вправе принимать бланк трудовой книжки от трудоустраивающихся граждан (письмо Роструда от 08.12.2009 N 2742-6-1; решение Березовского райсуда Красноярского края от 03.12.2013). Следует отметить, что у работодателя также отсутствует и обязанность возмещать работнику стоимость бланка трудовой книжки и вкладыша в нее, приобретенного и предоставленного работодателю самим работником (определение Верховного Суда Республики Дагестан от 11.12.2015 по делу N 33-4717/2015).

Как указано в определении Верховного Суда РФ от 06.09.2007 N КАС07-416, способ приобретения бланков трудовой книжки и вкладыша, отличный от установленного Порядком, может рассматриваться в качестве административного правонарушения в сфере трудовых отношений, ответственность за которое предусмотрена ст. 5.27 КоАП РФ.

Выдача трудовой книжки – реализация товара, облагаемая НДС

Письмо Министерства финансов РФ № 03-07-09/52577 от 16.07.2019

Владельцем трудовой книжки является работник, которому она выдана. Фирма, принявшая на работу нового сотрудника без трудовой книжки, за плату выдает ему в собственность бланк документа, в этом случае являющийся товаром. Передача права собственности на товары, работы или услуги признают реализацией. А операции по реализации товаров (работ, услуг) на территории РФ облагают НДС.

Первая трудовая книжка

ТК РФ предусматривает, что при заключении трудового договора впервые работодатель должен оформить работнику трудовую книжку (ст. 65 ТК РФ). В рамках требований статьи 66 ТК РФ утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. №225 «О трудовых книжках», далее – Правила).

Согласно пункту 44 Правил работодатель должен постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек (вкладышей в них). А при выдаче работникам трудовой книжки (вкладыша в нее) работодатель взимает с него плату (п. 47 Правил).

Однако если кадровик заполнит трудовую книжку неправильно или произойдет ее порча (не по вине работника), стоимость негодного бланка оплатит работодатель.

НДС при выдаче трудовой книжки

На протяжении долгого времени операции по выдаче работникам трудовых книжек и вкладышей в них чиновники традиционно рассматривают как объект обложения НДС. Этого, в частности, придерживается Минфин в письме от 19.05.2017 № 03-03-06/1/30818. Такова и совместная позиция Минфина и ФНС, изложенная в письме от 23.06.2015 г. № ГД-4-3/10833@. Причем обложение НДС должно идти независимо от характера передачи бланка – на возмездной или на безвозмездной основе.

Действительно, никаких особенностей исчисления НДС по операциям передачи работникам трудовых книжек НК РФ не устанавливает.

Напомним, что реализация имущества на территории РФ в общем случае является объектом налогообложения НДС (подп.1 п.1 ст.146 НК РФ).

Реализацией товаров признается переход права собственности на товары (п.1 ст.39 НК РФ).

Именно это и происходит при передаче работодателем работнику трудовых книжек и вкладышей в них.

В комментируемом письме приведены такие же рассуждения.

Если работодатель является плательщиком НДС, то при передаче трудовой книжки (вкладыша в нее) в собственность работнику (за деньги или бесплатно) у него возникает обязанность начисления НДС с ее покупной стоимости.

При этом нужно оформить счет-фактуру в одном экземпляре и зарегистрировать ее в книге продаж (п. 3 ст. 168 НК РФ, подп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ, п. 3 Правил ведения книги продаж, применяемой при расчетах по НДС, утв. Постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137).

Входной НДС по приобретенным трудовым книжкам принимают к вычету после принятия их на учет при соблюдении других условий для предъявления входного НДС к вычету, а именно, при наличии счета-фактуры и первичных документов (ст. ст. 169, 171, 172 НК РФ).

Старые запасы

А что, если бланки трудовых книжек были приняты на учет в 2018 году и раньше? В этом случае входной НДС по ним был принят к вычету по действующей до 2019 года ставке 18%.

С 01.01.2019 года ставка НСД с 18 % увеличилась до 20 % (п. 3 ст. 164 НК РФ). Изменения внесены Федеральным законом от 03.08.2018 № 303-ФЗ (Далее – Закон 303-ФЗ). Ставка 20 % применяется в отношении товаров, отгруженных, переданных, начиная с 01.01.2019 года (п. 4 ст. 5 Закона № 303-ФЗ). Никаких специальных норм при реализации товаров, приобретенных до 01.01.2019 года, Закон № 303-ФЗ не содержит.

Поэтому выдача трудовых книжек в 2019 году облагается по ставке 20%, несмотря на то, что при покупке трудовых книжек фирма уплатила и приняла к вычету НДС по ставке 18%.

Цена реализации

Возникает еще один вопрос: вправе ли работодатель продавать трудовые книжки (вкладыши в них) работнику по цене выше закупочной, т. е. с наценкой?

Ответ найдем в пункте 47 Правил. Размер платы за переданную работнику трудовую книжку (вкладыш в нее) определяют исходя из размера расходов на ее приобретение. То есть работодатель не имеет права продавать работнику трудовую книжку (вкладыш в нее) по цене выше той, которую заплатил сам.

Пример. Учет НДС при выдаче трудовых книжек сотрудникам

Фирма в 2018 году сделала запас бланков трудовых книжек для отдела кадров и приобрела 100 бланков трудовых книжек по цене одного бланка 118 руб. (в том числе НДС 18% – 18 руб.). Общая сумма покупки составила 11 800 руб. (в том числе НДС – 1800 руб.).

Покупку трудовых книжек в 2018 году бухгалтер отразил в учете так:

Дебет 60 Кредит 51
— 11 800 руб. – оплачен счет поставщику;

Дебет 41 Кредит 60
— 10 000 руб. – оприходованы бланки трудовых книжек;

Дебет 19 Кредит 60
— 1800 руб. – учтен НДС по приобретенным бланкам;

Дебет 68, субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
— 1800 руб. – НДС по приобретенным бланкам принят к вычету.

В 2019 году фирма приняла на работу 12 новых сотрудников (молодых специалистов), которым за плату были выданы трудовые книжки.

Бухгалтер сделал такие проводки:

Дебет 91 Кредит 41
— 1200 руб. (100 руб. × 12 шт.) – списана стоимость выданных бланков;

Дебет 90 Кредит 68, субсчет «Расчеты по НДС»
— 240 руб. (1200 руб. × 20%) – начислен НДС к уплате со стоимости выданных бланков трудовых книжек.

Распечатать

НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ ДЛЯ БУХГАЛТЕРА
Электронная версия популярного журнала

Новые документы с комментариями экспертов. Журнал помогает бухгалтерам разбираться в значениях и смыслах новых документов по учету и налогам.

Что меняется в бумажных трудовых книжках с 1 сентября

Минтруд утвердил новую форму бумажной трудовой книжки, порядок её ведения и хранения. Самая главная новость — наконец однозначно определили срок, в который нужно выдать бумажную трудовую на руки сотруднику, если он выбрал электронную форму книжки. Приказ вступит в силу с 1 сентября 2021 года.

Что нового в форме бумажной трудовой книжки

Минтруд утвердил изменения приказом от 19.05.2021 № 320н. Он вступает в силу с 1 сентября 2021 года.

Содержание трудовой книжки не изменилось: вся информация, которая указывалась там ранее, останется на месте. Но пересмотрели количество страниц и добавили ещё пару маленьких изменений:

увеличили количество разворотов для сведений о работе — с 10 до 14 штук;
уменьшили количество разворотов для информации о награждении — с 10 до 7 штук;
прописали, что отчество сотрудника указывается при наличии;
прописали, что печать проставляется при наличии;
добавили в графу 3 возможность указать часть статьи закона, на основании которой уволен сотрудник.

Бумажные трудовые по новой форме надо будет оформлять с 1 января 2023 года только взамен утерянных или испорченных (Постановление Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250). Имеющиеся у работников трудовые книжки образца 2003 года действительны: менять их на новые не нужно.

Тем, кто впервые устраивается на работу, нужно заводить электронные трудовые книжки.

Как меняется порядок заполнения

По старой инструкции записи в книжку можно было вносить только ручкой, а с 1 сентября 2021 года можно будет использовать технические средства или ставить штампы и печати.

Если сотрудник увольняется по причине перевода на другую постоянную работу, нужно будет указать наименование юридического лица или фамилию, имя и отчество ИП, который станет новым работодателем.

Прописали порядок действий в случае, когда работника временно перевели на другую работу, а затем признали такой перевод постоянным. В разделе «Сведения о работе» трудовой книжки нужно сделать следующие записи:

графа 1 — порядковый номер записи;
графа 2 — дата фактического начала исполнения работником обязанностей в связи со временным переводом;
графа 3 — наименование структурного подразделения организации, наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации;
графа 4 — дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения, на основании которого работник был переведён временно и переведён на постоянной основе.

Образец записи в бумажной трудовой книжке при переводе на другую должность

Сведения о работе по совместительству смогут вносить работодатели не только по основному месту работы, но и по совместительству. При этом записи о приеме и увольнении можно будет вносить как в хронологическом порядке, так и блоками (сразу о приеме и увольнении) после увольнения из каждой организации.

Как вести учёт бумажных трудовых

Раньше для учёта трудовых книжек нужно было применять утверждённые формы приходно-расходной книги по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша в неё и книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них. С 1 сентября они утратят силу вместе с приказом Минтруда, который их утверждал.

Теперь работодатели будут разрабатывать аналогичные формы самостоятельно. Учётные книги и журналы нужно будет пронумеровать, прошнуровать и заверить подписью руководителя организации или ИП, печатью (при наличии). Сургучная печать и опломбирование больше не требуются.

В какой срок и как выдать бумажную трудовую книжку на руки

Если сотрудник решил перейти с бумажной трудовой книжки на электронную, выдать ему трудовую книжку надо не позднее трёх рабочих дней со дня, когда он подал заявление о переходе. Но выдавайте документ в любом случае не позднее дня увольнения, чтобы избежать претензий от сотрудника.

Ранее Минтруд неоднократно менял свою позицию, и по последним разъяснениям выдавать трудовую надо было в день подачи заявления.

При выдаче в бумажной трудовой книжке сделайте следующие записи:

В графе 1 — порядковый номер записи.
В графе 2 — дата выдачи бумажной трудовой на руки.
В графе 3 раздела «Сведения о работе» — прописать «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ».
В графе 4 — заявление о переходе на ЭТК с датой и номером его регистрации.

Образец записи в бумажной трудовой книжке при переходе на электронную форму

Запись должна быть заверена подписью работодателя или сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек, с указанием его должности. Печать ставится при наличии. На следующей строчке работник ставит свою подпись.

Бумажная трудовая книжка: инструкция для работодателя

В этой статье будем говорить о бумажных трудовых. Этот материал пригодится, если принимаете на работу человека, который на предыдущем месте решил сохранить бумажную трудовую книжку и не перешёл на электронную.

Если сотрудник устраивается на работу впервые, заводить бумажную книжку не нужно. По таким работникам достаточно передать сведения в пенсионный фонд по форме СЗВ-ТД, то есть нужно сразу вести электронную трудовую книжку (ЭТК). Подробнее о ней мы написали в другой статье.

Трудовая книжка — основной документ о стаже сотрудника. И с ней много вопросов. Расскажем, как заполнять, хранить и учитывать бумажные трудовые книжки.

Когда не надо вести трудовую книжку

Заключаете договор подряда (ГПХ) или ученический договор. Такие отношения регламентирует гражданское законодательство, а не трудовое, поэтому запись не нужна.
Заключаете трудовой договор о дистанционной работе. По соглашению сторон можно не вести трудовую книжку. Об этом написано в статье 312.2 Трудового кодекса.

Предприниматели не отражают в трудовой книжке свой предпринимательский стаж. Пенсионный фонд рассчитает его по уплаченным страховым взносам.

Где брать трудовую книжку

Работодатель ведет трудовые книжки на всех сотрудников, которые проработали у него более 5 дней. Когда человек устраивается на работу, он приносит свою трудовую книжку.

Если сотрудник потерял трудовую книжку или она испорчена, подготовьте для него новую.

По правилам, покупать бланки можно только у организаций, которые отвечают требованиям «Гознака». Мы посмотрели на сайте изготовителя — там всего 6 уполномоченных организаций, а на самом деле продавцов гораздо больше.

Чтобы не купить поддельный бланк, запросите у продавца разрешение и договор. Лучше потратить время на поиск надежного поставщика, чем получить штраф за нарушение трудового законодательства.

Кто оплачивает бланки трудовой книжки и вкладышей

Работодатель покупает бланки трудовых книжек, а сотрудник возмещает затраты. Так говорится в Правилах ведения и хранения трудовых книжек. Просто вычесть стоимость бланка из зарплаты нельзя. Сотрудник должен написать заявление на удержание.

Если выдаете трудовые бесплатно, пропишите это в локальных нормативных актах, например, в правилах трудового распорядка. Так можно. По сути вы дарите сотруднику трудовую книжку. Подарки дешевле 4000 рублей не облагаются НДФЛ.

Как заполнять трудовую книжку

Пишите в книжке черной, синей или фиолетовой ручкой, без сокращений. Нельзя писать «пр.» вместо «приказ» или «пер.» вместо «переведен».

Пишите арабскими цифрами. Число и месяц — двузначными, год — четырехзначными. Если приняли сотрудника 12 августа 2021 года, в трудовой книжке сделайте запись: «12.08.2021».

Какие сведения вносить

о сотруднике;
о выполняемой работе;
о переводах на другую постоянную работу и об увольнении;
основания прекращения трудового договора;
сведения о награждениях за успехи в работе;
о совместительстве — по желанию сотрудника.

Каждая запись в трудовой книжке о выполняемой работе, переводе и увольнении дублируется в личной карточке сотрудника.

Как заполнить титульный лист

При оформлении новой трудовой книжки заполните титульный лист.

Впишите без сокращений фамилию, имя, отчество сотрудника. Сделайте запись на основании паспорта или другого документа, который удостоверяет личность.
Укажите дату рождения в формате «число, месяц, год».
В полях «образование», «профессия, специальность» сделайте запись на основании диплома или аттестата. Запись об образовании может быть такой:

Образование: высшее профессиональное

Профессия, специальность: бухгалтер

Укажите дату заполнения и попросите владельца поставить подпись.

Ответственный за ведение трудовых книжек должен расписаться на титульном листе. Ответственным может быть сам ИП, бухгалтер, а в больших организациях — инспектор по кадрам или начальник отдела кадров. Здесь же поставьте печать организации, если она есть.

Как сделать запись о приёме на работу

В трудовой книжке откройте раздел «Сведения о работе». Он идет сразу после титульного листа.

В столбце 3 в виде заголовка полное и сокращенное название компании, если оно есть. Вместо рукописного названия можно использовать штамп с наименованием организации. Роструд подтвердил это в Письме от 19.08.2015 N 1922-6-1.
Ниже заголовка сделайте запись о том, что приняли сотрудника и напишите должность. Должность, как правило, соответствует штатному расписанию. Исключение — когда федеральные законы дают льготы или накладывают ограничения по определенным профессиям. Тогда названия этих профессий должны соответствовать наименованиям и требованиям из квалификационных справочников. Это редкая ситуация, и мы надеемся, что вы с ней не столкнетесь.
В столбце 1 поставьте порядковый номер записи, в столбце 2 — дату приема на работу.
В столбце 4 напишите дату и номер приказа, по которому сотрудник принят на работу.

Как сделать запись об изменении должности сотрудника

В столбце 1 укажите порядковый номер записи.
В столбце 2 — дату записи.
В столбце 3 напишите: «Переведен на должность….».
В столбце 4 — реквизиты приказа о переводе. Запись должна быть сделана в течение недели со дня приказа.

Как сделать запись об увольнении

В столбце 1 поставьте порядковый номер записи.
В столбце 2 — дату увольнения.
В столбце 3 сделайте запись о причине увольнения с обязательной ссылкой на пункт статьи Трудового кодекса.

Например: «Уволен по собственному желанию» пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

В столбце 4 укажите документ-основание, его дату и номер.
Выдайте трудовую книжку с записью об увольнении в последний день работы.

Новым ИП — год Эльбы в подарок

Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

Как изменить ФИО сотрудника в трудовой

Если сотрудник сменил ФИО, исправьте запись на титульном листе. Одной чертой зачеркните прежнюю фамилию, имя или отчество, после — запишите новые данные.

Исправлять со слов сотрудника нельзя. Изменения можно делать только на основании паспорта, свидетельств о браке или расторжении, и других документов. Ссылаться на их номер и дату — обязательно. На внутренней стороне обложки трудовой книжки напишите документ-основание, поставьте подпись ответственного и печать работодателя, если есть.

Как изменить сведения об образовании или профессии

Если сотрудник получил образование или новую профессию, впишите их в титульный лист. Прежние данные зачеркивать не нужно, перечислите новые сведения через запятую:

Образование: высшее профессиональное

Профессия, специальность: бухгалтер, инженер-программист

Как изменить название организации

Если изменили название организации в ЕГРЮЛ, столбцы 1 и 2 заполнять не нужно.

В столбце 3 сделайте запись: «Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то».
В столбце 4 укажите основание переименования — приказ, его дата и номер.

Как исправить записи предыдущих работодателей

Попросить сотрудника обратиться за исправлением к прошлому работодателю. Трудовую книжку выдайте сотруднику под расписку.
Сделать запрос предыдущему работодателю самим. На основании официального ответа внести в трудовую книжку исправления. Основанием будут копии приказов о приеме на работу, переводе и увольнении.

Как исправить неверную запись в разделе «Сведения о работе»

Зачеркивать неточные или неправильные записи в этом разделе нельзя. Внесите исправление отдельной строкой.

В столбце 1 укажите следующий порядковый номер.
В столбце 2 укажите дату внесения записи.
В столбце 3 напишите: «Запись за номером таким-то недействительна».
Затем в той же строчке сделайте правильную запись: «Принят по такой-то профессии (должности)» и в столбце 4 повторите дату и номер приказа, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, или укажите дату номер приказа, на основании которого вносится правильная запись. Об этом говорит пункт 1.2 Постановления Минтруда.

Если ошиблись в наименовании организации, то указывать следующий порядковый номер не нужно.

Напишите в столбце 3 «В наименовании организации допущена ошибка» и с новой строки — правильное название организации.

Когда нужен вкладыш в трудовую книжку

Если все страницы раздела заполнены, вшейте вкладыш. Оформляйте и ведите его так же, как трудовую.

На внутренней стороне обложки трудовой поставьте штамп: «Выдан вкладыш», укажите его серию и номер. Вкладыш без трудовой недействителен.

Как учитывать и хранить трудовые книжки

Работодатель хранит и учитывает трудовые книжки. Если в организации нет отдела кадров, назначьте ответственного с помощью приказа. При смене ответственного передавайте трудовые книжки по акту приема-передачи дел. В акте нужно прописать количество и фактический состав трудовых книжек и вкладышей в них.

Трудовые книжки и вкладыши — это бланки строгой отчетности. Хранить их нужно в сейфах, металлических шкафах или в помещениях, куда нет доступа посторонним. Выдавать бланки можно только ответственному за ведение трудовых книжек, по заявке. Если ответственный сам ИП, он свободно распоряжается бланками и не пишет заявку самому себе.

В остальном для предпринимателей и малого бизнеса поблажек нет: вести учет нужно по всем правилам.

Для учета понадобятся:

В приходно-расходную книгу записывайте, от кого получили и кому выдали бланки. Указывайте фамилию ответственного сотрудника или название организации. Записывайте серию и номера каждого бланка.

В книге учета движения регистрируйте все трудовые книжки: принятые от сотрудников и выданные вновь.

Когда сотрудник увольняется, попросите его расписаться в книге учета движения трудовых книжек и в личной карточке.

Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации или ИП, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы. Об этом говорит пункт 41 Постановление Правительства.

В конце месяца ответственный обязан отчитаться в бухгалтерию организации о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные бланки нужно уничтожить и составить акт списания. Если бухгалтерии нет — значит, и отчитываться не надо.

Работодатели должны всегда хранить запасные бланки трудовой книжки и вкладыши в неё.

Как заверить копию трудовой

Обычно сотрудники просят копию, чтобы получить кредит или сделать визу.

Напишите на копии: «Верно». Укажите место, где хранится оригинал, номер и год дела. Если трудовая хранится не в составе дела, напишите: «подлинник документа находится в отделе кадров».

Поставьте подпись ответственного и штамп организации так, чтобы они не перекрывали друг друга.

Выдайте копию в течение трех рабочих дней с момента получения заявления от сотрудника.

Ответственность

За отсутствие книг учета или их неправильное оформление предусмотрен штраф:

для ИП — от 1000 до 5000 руб;
для организаций — от 30 000 до 50 000 руб.

При повторном нарушении:

для ИП — от 10 000 до 20 000 руб;
для организаций — от 50 000 до 70 000 руб.

Статья актуальна на 11.02.2021

Получайте новости и обновления Эльбы

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур

Что изменится в ведении трудовых книжек с 1 сентября

С 1 сентября изменятся правила ведения и хранения трудовых книжек. В статье — разбор основных изменений

Михаил Кратов

Эксперт по праву

# Разбор юриста
# Сотрудники

В мае Минтруд издал приказ №320н, в котором изменил форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек. Новые правила начинают действовать с 1 сентября.

Подготовили для вас краткий обзор основных изменений.

Изменилась форма бумажной трудовой книжки

Бумажный бланк трудовой книжки и вкладыш стали другими, но использовать их нужно только с 2023 года.

Книжки нового образца нужно будет выдавать только как дубликаты, если работник, который продолжает пользоваться бумажной трудовой, ее потеряет. А вкладыши — если закончится место в старой книжке.

Если сотрудник потеряет или испортит трудовую книжку до 2023 года, нужно выдать ему дубликат старого образца. А если после — нового. То же и с вкладышем: если место в трудовой работника закончится до 2023 года, выдайте ему вкладыш старой формы, если после — новой.

Если с трудовой книжкой старого образца все в порядке, можно использовать ее и до, и после 2023 года.

Записи можно будет делать не только от руки

С 1 сентября записи в трудовые книжки можно будет вносить чернилами любого цвета, штампами или с помощью принтера.

Зачеркивать записи в трудовой книжке запрещено

Ошибочные записи в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» запрещено зачеркивать, но в новых правилах забыли установить, как их исправлять.

Пока пункт не дополнят, советуем делать так же, как и раньше: рядом с ошибкой напишите, что запись недействительна, а затем внесите правильный вариант.

Так нужно исправлять ошибки, пока не введут новые правила

Уменьшится срок внесения записей в трудовую

На то, чтобы внести записи о должности, квалификации, награждениях и переводах, будет пять рабочих дней. При этом если рабочую неделю продлят за счет субботы, она тоже будет учитываться.

Если сотрудника перевели на другую должность в понедельник, то запись нужно сделать не позднее следующего понедельника. А если неделя оказалась шестидневной — не позднее субботы.

Запись о приеме на работу можно вносить на шестой день трудоустройства сотрудника.

Можно не брать плату с работника за восстановление трудовой

Если трудовую потеряет или испортит работодатель, он должен будет оплатить бланк книжки или вкладыш. А если сотрудник — зависит от того, что написано во внутренних документах компании. Можно указать, что работник сам оплачивает книжку, если она потерялась или была испорчена по его вине, или взять все расходы на себя.

Придется чаще выдавать трудовую на руки

Работник сможет подать заявление на получение трудовой для любого социального страхования — например, для получения региональных пособий. В таком случае нужно будет выдать книжку под расписку в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления.

Нужно будет указывать причину увольнения полностью

Больше нет противоречий с Трудовым кодексом. Нужно указывать пункт, часть и номер статьи, по которой уволен сотрудник. Например, если работник уходит по собственному желанию, нужно будет написать: «Расторжение трудового договора по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Запись об увольнении больше не нужно заверять подписью сотрудника.

Так должна выглядеть запись об увольнении сотрудника по собственному желанию

Можно будет вносить записи в трудовую совместителя за один раз

Записи о приеме на работу, переводе и увольнении совместителя можно делать двумя способами: в хронологическом порядке или за один раз.

Например, если школа наняла педагога дополнительного образования для проведения кружков, она может сделать первую запись при его трудоустройстве, а еще одну — через год при увольнении. Или сделать обе записи в день увольнения. Способ зависит от желания работника.

Совместитель, который уволился без записей в трудовой, сможет обратиться на прежнее место работы и потребовать внести их. Работодатель будет обязан это сделать, даже если работник уволился до 1 сентября.

Удаленщики смогут присылать книжки для внесения записей

Сотрудники на удаленке, у которых есть бумажная трудовая, смогут принести или прислать ее по почте, чтобы работодатель внес в нее записи. Например, о приеме на работу и увольнении.

Изменятся правила заполнения трудовой при переводе

Если сотрудника временно перевели на другую должность, но она стала постоянной, в трудовой нужно указывать два приказа. В графе «Дата» надо поставить день перевода на временную должность, а в «Наименовании документа» указать реквизиты обоих приказов — о временном и постоянном переводе.

Образец заполнения трудовой при переводе с временной должности на постоянную

Разрабатывать книги учета придется самостоятельно

Работодатель должен будет самостоятельно разработать книги учета трудовых и их движения. Их придется заполнять по своим правилам. Книги должны быть бумажными и прошитыми, их нужно заверить подписью и печатью, если она есть. Скреплять книги сургучом или пломбой больше не надо.

Книги, которые еще не закончились, менять не нужно. Своя форма понадобится только для новых книг, если они будут заведены после 1 сентября.

Советуем сделать в своей книге по учету движения трудовых графу «Причина выдачи трудовой книжки на руки», чтобы легче было определить, должен ли работник вернуть книжку. Сотрудник может забрать ее при увольнении или переходе на электронную форму, для перерасчета пенсии или получения пособия.

Изменятся правила выдачи трудовой при отказе от бумажной формы

Если сотрудник подал заявление о переходе на электронную форму трудовой, это нужно указать в бумажной. Для этого в графе «Сведения о приеме на работу» нужно написать: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации». Запись нужно заверить подписью работодателя и печатью, если она есть.

Если работник откажется от бумажной трудовой, ее нужно будет вернуть в течение трех рабочих дней.

Так нужно заполнять трудовую, если работник подал заявление о переходе на электронную форму

Подписка на новое в Бизнес-секретах

Подборки материалов о том, как вести бизнес в России: советы юристов и бухгалтеров, опыт владельцев бизнеса, разборы нового в законах, приглашения на вебинары с экспертами.

Рассылка для бизнеса

Получайте первыми приглашения на вебинары, анонсы курсов и подборки статей, которые помогут сделать бизнес сильнее

Тинькофф Бизнес защищает персональные данные пользователей и обрабатывает Cookies только для персонализации сервисов. Запретить обработку Cookies можно в настройках Вашего браузера. Пожалуйста, ознакомьтесь с Условиями обработки персональных данных и Cookies.

Закрыть

Команда проекта
Глоссарий

Чтобы скачать чек-лист,
подпишитесь на рассылку о бизнесе

После подписки вам откроется страница для скачивания

Как вести и хранить трудовые книжки с 1 сентября 2021 года: инструкция для кадровика

Приказом Министерства труда и социальной защиты России от 19 мая 2021 года № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» утверждены новая форма трудовой книжки и новый порядок ведения и хранения трудовых книжек. Документ вступит в силу первого сентября текущего года и будет действовать на протяжении шести лет до 2027 года.

Мы помним, что переход на электронные трудовые книжки (далее ЭТК) начался ещё в январе 2020 года, при этом бумажная трудовая книжка (далее БТК) не отменена. Согласно сведениям Пенсионного фонда России большая часть застрахованных лиц выбрали ведение БТК. А поэтому, за работодателем, как и прежде, остаётся обязанность своевременного и правильного внесения записей, как в ЭТК, так и в БТК.

В связи с этим Минтруд России решил обновить бланки БТК. Вместе с тем отменяются устаревшие правила ведения и хранения трудовых книжек, а также инструкция по заполнению книжек. Вместо них первого сентября 2021 года вступит в силу новый порядок ведения и хранения трудовых книжек.

Что изменится согласно новому порядку

Прежде всего, стоит отметить, что изменения претерпел сам бланк БТК. Новый бланк БТК будет содержать 14 разворотов, ранее их было 10. При этом количество разворотов для сведений о награждении будет уменьшено с 10 до 7. Во вкладыше под сведения о работе отведено 12 разворотов, ранее их было 9 и 5 разворотов на сведения о награждении против 8 разворотов ранее.

По-прежнему, записи в БТК должны вноситься гелиевой, шариковой или перьевой ручкой, используя синий, фиолетовый или чёрный цвет. Почерк должен быть разборчивым, аккуратным, без ошибок. Обращаю ваше внимание, при заполнении БТК сокращение слов недопустимо. При этом новые правила позволяют производить записи с помощью технических средств, штампов или печатей. К примеру штамп, со стандартной записью об увольнении по собственному желанию.

В новых правилах определили единый формат для даты рождения сотрудника и даты заполнения титульного листа БТК — указали пустые строчки. Кроме того, новыми правилами отменено требование о заполнении БТК в присутствии сотрудника, который принимается на работу в первый раз.

Также, согласно новому порядку поменялись правила внесения записей об образовании. Уровни образования привели в соответствие с действующим законом об образовании:

основное общее;
среднее общее;
среднее профессиональное;
высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации).

Стоит отметить, записи о незаконченном образовании в трудовую книжку вноситься не будут.

Относительно записей в трудовой книжке, о трудовой деятельности за всё время работы у работодателя при увольнении работника, как и ранее, будут заверяться подписью работодателя либо ответственного за ведение БТК лица и печатью (при наличии). Обращаю ваше внимание, теперь допускается использование печати сотрудника кадровой службы, и исключается подпись самого работника.

Кроме того, нововведения предусматривают возможность внесения сведений об удалённой деятельности при соглашении между работником и работодателем. Эта же норма прописана в ТК России.

Не стоит забывать и о сроках выдачи на руки БТК. Новыми правилами предусмотрен срок выдачи на руки трудовой книжки работнику в течение 3-х рабочих дней, при подаче им заявления о предоставлении информации о трудовой деятельности. Кроме того, в новой редакции правил заменён штамп «Выдан вкладыш» при выдаче вкладыша в БТК на надпись с указанием серии и номера вкладыша.

С 1 сентября 2021 года утрачивают силу формы по учёту бланков трудовых книжек и вкладышей (приложения 2, 3, утв. постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69).

Работодатель теперь сам осуществляет разработку форм книг и журналов по учёту бланков трудовой книжки и вкладышей в неё для учёта движения БТК (п. 40 Правил, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н). В них в обязательном порядке необходимо будет указывать дату приёма БТК и её номер, также при увольнении сотрудника дату выдачи трудовой и подпись работника, которая свидетельствует о получении БТК. При этом отменено требование, скреплять книги учёта сургучной печатью или опломбировать , достаточно пронумеровать, прошнуровать и заверить подписью руководителя организации и печатью (при наличии).

Когда и кому выдавать новые бланки БТК

Кандидатам, которые поступают на работу в первый раз, БТК не оформляются (ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Согласно действующего законодательства у них нет права выбора — всегда оформляется ЭТК.

Кандидатам, ранее работавшим и отказавшимся от перехода на ЭТК, необходимо будет выдавать новые бланки БТК.

Также новый бланк БТК придётся выдавать работникам, потерявшим трудовую. Для этого работник должен обратиться к работодателю по последнему месту работы, для оформления дубликата документа (п. 30 Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 19 мая 2021 г. № 320н). Однако в ч. 5 ст. 65 ТК сказано: если у сотрудника на момент приёма на работу не окажется трудовой книжки в связи с тем, что он её потерял или по любой другой причине, работодатель обязан по заявлению выдать новую трудовую.

В силу того, что Трудовой кодекс России имеет более значимую юридическую силу, нежели постановления Правительства, а также приказ Министерства труда, отправлять кандидата к предыдущему работодателю в принудительном порядке рискованно. Так как, если сотрудник обратится с жалобой в ГИТ, об отказе выдачи ему новой БТК по заявлению, к вам могут применить взыскание за нарушение ст. 65 ТК по ч. 1 ст. 5.27 КоАП. В этом случае организацию ждёт штраф до 50 000 руб., а руководителя или ответственное лицо, в обязанности которого входит выдача трудовых книжек — до 5 000 руб. Причём штраф организации персонального штрафа должностному лицу не исключает. Следовательно, суммарная сумма штрафа может составить 55 000 рублей.

В случае, если к вам обратится гражданин, ранее работавший в вашей организации, отказавшийся от перехода на ЭТК и потерявший БТК, вы должны будете оформить ему дубликат БТК на новом бланке.

Кроме того, возможны ситуации, при которых необходимо будет выдавать дубликаты действующим сотрудникам:

если сотрудник брал БТК для оформления пенсии и потерял её сам или её потеряли в Пенсионном фонде;
если трудовая пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана);
по требованию сотрудника, которому внесена запись об увольнении или переводе, затем впоследствии их признали недействительными.

Подводя итоги, хочу обратить ваше внимание, что в своей статье я рассмотрела только самые распространённые изменения, не отразив иные нововведения, содержащиеся более чем на двух десятках страниц Приказа 302н. А также напоминаю, каждое изменение правового акта обязывает работодателя проанализировать локальные документы и привести их в соответствие с действующими нормами.