Бизнес ассистент руководителя функции

Профессия бизнес-ассистент

Эта специальность подходит новичкам и людям без опыта. Она позволяет работать как в офисе, так и удаленно. Задача специалиста – помогать руководителю в организации работы. Ассистенты с опытом могут получать до 100 тыс. рублей в месяц.

В статье расскажем, что это за профессия, какие знания и навыки в ней требуются, где искать такую работу.

Содержание статьи:

• Бизнес ассистент: кто это и чем занимается?
• Отличия от личного помощника
• Плюсы и минусы профессии
• Сколько зарабатывают бизнес ассистенты?
• Что нужно знать и уметь?
• Как стать бизнес ассистентом?
• Где найти работу?

Кто такой бизнес-ассистент и что он делает?

Это сотрудник, который помогает руководителю организовать работу и выполняет его поручения. В обязанности ассистента может входить решение личных вопросов начальника, но это не основной функционал.

Чем занимается бизнес-ассистент? Обычно в его должностные обязанности входит:

• Составление графика руководителя.
• Контроль исполнения поручений.
• Организация переговоров и ведение протокола встреч (запись, кто и что сказал, о чем договорились стороны).
• Поиск информации и подготовка аналитических записок с выводами.
• Ведение деловой переписки. Обработка входящей и исходящей корреспонденции.
• Проверка документов, которые поступают на подпись руководителю.
• Поиск подрядчиков. Например, для разработки сайта.
• Планирование командировок. Бронирование билетов на самолет, отелей, заказ трансферта.
• Выполнение иных поручений: куда-то съездить, забрать документы, что-то привезти или увезти, встретить людей в аэропорту.

Напоминание о днях рождений партнеров и коллег.

Часто в обязанности бизнес-ассистента входит перевод документов с иностранных языков, чаще всего – с английского. В небольших компаниях он может заниматься поиском и наймом персонала, закупать товары для офиса, выполнять функции контент-менеджера (обновлять сайт организации).

Бизнес-ассистент – это профессия, которая требует от кандидата разнообразных знаний и навыков. С другой стороны, она помогает получить опыт во многих сферах. Может быть первой работой для молодого специалиста, которому сложно сразу устроиться по специальности.

Отличия бизнес-ассистента от личного помощника

Бизнес-ассистент заточен на решение деловых задач. Он должен понимать, что такое бизнес-процессы, уметь вести деловую переписку и знать особенности делового этикета.

В обязанности бизнес-ассистента могут входить задачи, связанные с решением личных вопросов. Но обычно их немного – не более 10% от всех поручений. В отличие от личного помощника, который основное время тратит на решение личных вопросов.

От бизнес-ассистента требуется больше навыков и знаний. В ряде случаев он также берет на себя функции HR-менеджера, может вести переговоры с подрядчиками, проверять документы и решать другие задачи, которые личный помощник не выполняет.

Плюсы и минусы профессии

Сколько зарабатывают бизнес ассистенты?

Если рассматривать вакансии в крупных городах, то новичкам могут платить от 30-40 тыс. рублей в месяц. В Москве средняя зарплата составляет 50-60 тыс. рублей в месяц. В крупных организациях она доходит до 70-80 тыс. рублей. К этой сумме могут прибавляться премии, которые руководитель выплачивает в случае успешной работы.

Больше зарабатывают бизнес-ассистенты в международных компаниях и фирмах, работающих с иностранцами. В этом случае сотрудник должен знать английский, а часто – несколько иностранных языков. Заниматься переводами и переговорами на английском. За такую работу могут платить порядка 100 тыс. рублей в месяц.

На фрилансе ставка почасовая. Она может составлять от 100-200 рублей в час и выше в зависимости от сложности задач и уровня специалиста. Например, свои услуги удаленные бизнес ассистенты часто предлагают на сайте Кворк.

Что нужно знать и уметь?

Список знаний и навыков зависит от компании и функционала бизнес-ассистента.

Что требуется знать и уметь

Личные качества, которые нужны помощнику руководителя

Как стать бизнес-ассистентом?

Если нет опыта или высшего образования

При наличии опыта работы

Можно икать вакансии в небольших компаниях. С одной стороны, там обычно больше требований к бизнес-ассистенту и меньше зарплата. С другой стороны, выше шансы получить работу, в том числе новичку без высшего образования. Главное – быть готовым много работать и учиться. Также можно поискать удаленную работу в сервисах, предоставляющих услуги помощников.

Если вы уже работали с руководителями, имеете образование и знаете иностранные языки, то можно искать работу в крупных организациях. Это позволит больше зарабатывать. Важно правильно составить резюме и получить рекомендации с предыдущих мест работы. Это поможет заинтересовать работодателя.

Рекомендации, как пройти собеседование:

1. Найдите информацию о потенциальном работодателе. Узнайте, чем занимается компания. Вам могут задать об этом вопросы.
2. Будьте пунктуальны и вовремя приходите на собеседование.
3. Постарайтесь не высказываться резко или категорично. Важно быть вежливым и тактичным. Вас могут специально провоцировать, чтобы проверить реакцию на стрессовые ситуации.
4. Заранее подготовьте рассказ о себе. Подумайте, что вы ответите, если вас спросят о сильных и слабых качествах. Или зададут вопрос, почему вы хотите стать бизнес ассистентом.

Подумайте, о чем вы спросите работодателя (условия труда, режим работы, оплата).

Где искать работу?

• Вакансии офисной и удаленной работы можно найти на сайтах HH.ru, Яндекс.Работа. Здесь размещаются предложения как для опытных соискателей, так и людей без опыта. Много вакансий удаленной работы встречается в московских компаниях, поэтому не ограничивайте поиск городом, где живете.
• В интернете есть сервисы, предлагающие услуги удаленных помощников. Можно отправить туда резюме.

Свои услуги можно предлагать на сайте Кворк. Там нужно зарегистрироваться и добавить в каталог информацию о том, что вы можете делать и сколько стоит ваша работа. Например, по переводу текстов или выполнению поручений.

Где найти бизнес ассистента?

• Традиционный способ – разместить вакансию на сайте HH.ru.
• Если вам требуется удаленный сотрудник, добавьте вакансию на сайт Kadrof.ru. Это бесплатный сервис для работодателей.

Разовые услуги проще заказывать на биржах, например, Кворк. Нужно найти в каталоге то, что требуется сделать, и оформить заказ. Фрилансер его выполнит и после приемки получит деньги.

Бизнес-ассистенты — помогают или усложняют жизнь?

• Зачем нужен бизнес-ассистент?
• Что должен уметь?
• Требования к персональному ассистенту
• Как проходить собеседование?
• Востребованность
• Зарплата и перспективы
• Удаленные бизнес ассистенты

Бизнес ассистент — незаменимый сотрудник, работа которого влияет на эффективность и производительность руководителя. Он обязуется выполнять широкий спектр функций — это делает его фактически вторым по важности сотрудником фирмы.

У каждого директора свои требования к помощнику, но существует константа — ассистент должен проявлять надежность, преданность, ответственность, организованность.

Руководитель должен полностью доверять своей «правой руке», поскольку помощник владеет уникальной информацией, которую можно применить не во благо компании.

Зачем нужен бизнес-ассистент?

Личный ассистент нужен для исполнения обязанностей секретаря или заместителя директора. Он корректирует календарный график начальника, его время, ведет документацию. Такой сотрудник требуется также для помощи в поддержке деловых взаимодействий с другими компаниями.

Потребность в персональном помощнике выражается в необходимости рационально планировать время руководителя, креативно подходить к бытовым и нестандартным проблемам фирмы. Заместитель босса — связующая часть компании с внешним миром. Он не только управляет потоком информации, но и улучшает производительность директора.

Что должен уметь?

Чтобы бизнес ассистент соответствовал высокому уровню босса, он должен не только придерживаться должностной инструкции, но и иметь определенные навыки, характерологические качества. Здесь важен специфический склад личности, особый тип темперамента. Работа предполагает следующие навыки:

• умение работать с документацией;
• умение планировать время (свое и директора);
• организационные навыки;
• знания финансовой системы, математические навыки;
• поддержка деловых контактов;
• знание языков – часто ассистент одновременно и переводчик;
• работа заместителем директора и офис-менеджером.

Полный список функций бизнес ассистента этими пунктами не оканчивается. Личный помощник вникает в организацию деловых встреч, совещаний, переговоров, оформляет презентации, ведет протоколы. Командировки руководителя также в сфере деятельности его «правой руки». Другие обязанности — контролировать деятельность водителей, курьеров, делать покупки для мероприятий, следить за жизнеобеспечением кабинета босса.

Справочно! В задачи такого специалиста входят как поручения в сфере бизнеса, так и личные поручения руководителя, специфические текущие события и будущие планы.

Требования к персональному ассистенту

Требования зависят от конкретных задач, которые ставит руководитель. Помощник может быть как полностью погружен в деловые события компании, так и наниматься для личных поручений. Для одного руководителя не играет роли наличие высшего образования, а другой его требует в первую очередь.

Обобщенно требования выглядят следующим образом:

• высшее образование, желателен красный диплом очного отделения;
• стаж работы на аналогичной должности;
• знание нескольких языков;
• экстравертность, умение идти на контакт;
• возможность уезжать в командировки;
• готовность к неточному графику работы;
• определенные черты характера;
• культура, грамотная речь.

Для результативной работы желательна психологическая совместимость с директором. Среди личностных черт выигрышными становятся: умение хранить информацию, преданность боссу и фирме, исполнительность, коммуникабельность.

Некоторые руководители учитывают фактор возраста и внешности — в предпочтении лица до 35 лет без ярких элементов одежды, косметики. Чрезмерная экстравагантность во внешнем виде комично воспринимается в серьезных заседаниях.
Для того чтобы выработать необходимые качества и умения, стоит обратиться в школу подготовки бизнес ассистентов.

Важно! Приветствуется высокий уровень эрудиции персонального ассистента. Он должен уметь поддержать разговор, который не относится напрямую к делам компании.

Как проходить собеседование?

Выходя на контакт с кадровым агентством, нужно иметь в виду, что с первых секунд знакомства уже происходит оценка будущего сотрудника.

Для выявления определенных качеств характера кандидата тестируют методиками, психологическими опросниками. Это важно для понимания того, сможет ли человек справиться с этой должностью, найдет ли общий язык с руководителем.

Важно! Все цели бизнес ассистента не поддаются конкретизации и полному описанию на собеседовании. Важно быть готовым к непредсказуемости.

Перед собеседованием рекомендуется тщательно изучить особенности данной фирмы и ее директора, поискать интервью. Следует обдумать небольшой рассказ о себе, о своем семейном и профессиональном положении. Успешность собеседования зависит от умения себя подать.

Не рекомендуется по пунктам излагать все свои преимущества и функции — это все уже имеется в резюме. Лучше сказать о том, какие плюсы благодаря вам может получить компания и руководитель. Подчеркивайте победы на предыдущей должности, расскажите о своих достижениях.

Плюсом будет короткий рассказ о причинах ухода с прежней должности. Следует припомнить те проблемные ситуации, в которых вы проявили свои лучшие черты.

Типичными ошибками на собеседования являются негативные отклики о предыдущем руководителе, опоздание или сленговая речь. Минусом служит также рассеянность, отсутствие внимательности.

Востребованность

Практически у каждого руководителя есть персональный помощник. Чем серьезнее цели компании, тем больше она нуждается в таком специалисте. Несмотря на это, вакансия предполагает большое число желающих кандидатов. Поэтому от конкуренции уйти не получится.

Кандидат на эту должность обязан обладать навыками организатора мероприятий, быть стрессоустойчивым, заниматься саморазвитием.

Повысить шанс получения этой должности смогут познания различных дисциплин — не только математических, но и психологических. В приоритете знание этикета, быстрые реакции.

Зарплата и перспективы

Зарплата зависит от территориальных особенностей (конкретного города, страны), конкретной компании, диапазона полномочий. В России помощнику директора платят от $900 до $5500. Чем больше цифра – тем многочисленней задачи персонального ассистента.

Карьерный рост происходит по двум направлениям. Первое — линейное, продвижение внутри компании. Через несколько лет работы личным помощником, можно добиться должности менеджера по работе с клиентурой или уйти в сферу маркетинга.

Второе направление — вертикальное. Со временем можно занять должность заместителя своего директора, расширив свои полномочия.

Удаленные бизнес ассистенты

Удаленный ассистент не поручается выполнять личные задачи руководителя — он популяризирует и рекламирует фирму. Среди задач — ведение переписки с клиентами, планирование деятельности подрядчиков, должность администратора в социальных сетях, подготовка материалов для презентации. Здесь важен высокий уровень самоконтроля, умение организовать свое рабочее время.

В сети есть немало направлений удаленного бизнеса. Это онлайн-магазины, сайты, паблики, блоги и пр. Владельцу интернет-сервиса также требуется «правая рука» — человек, который будет брать на себя дизайнерские, маркетинговые задачи.

Удаленный бизнес ассистент должен:

• обладать навыками работы в офисных программах;
• иметь грамотную русскую речь;
• обладать опытом копирайтинга;
• уметь работать в социальных сетях, понимать их закономерности.

В зависимости от компании, иногда требуется умение составлять лендинги (посадочные страницы), навык монтажа видеороликов, понимание в сфере аналитики сайтов.

Удаленному помощнику далеко не всегда нужно иметь высшее образование. Главное — это опыт и результаты деятельности.

Описываемая профессия далеко продвинулась от простой должности секретаря. На данный момент ассистент — это серьезный сотрудник, обладающий высокими знаниями и умениями.

Работа персонального помощника динамична, ответственна. Но она открывает широкие горизонты развития, перспектива зависит лишь от усилий и желания.

Качества бизнес-ассистента, или в чём отличия от секретаря: коротко о важном

Как топ-менеджеру перестать быть «узким горлышком» и пропускать через себя решение всех текущих вопросов по проектам и делам? Спросила об этом у генерального директора группы компаний «Агротек» Николая Грушко. Спойлер: поможет бизнес-ассистент. А вот как его искать, и какими качествами он должен обладать? И чем вообще этот специалист отличается от секретаря или личного помощника руководителя? Об этом ниже.

Информация без упущений и лишних деталей

Бизнес-ассистент должен уметь подавать информацию чётко, дозировано и грамотно. Он не должен приходить с ворохом бумаг или отправлять их на электронную почту, чтобы руководитель сам разбирался. При этом ему необходимо уметь выделять главное из второстепенного, получать данные из разных отделов компаний (отдел продаж, финансовый департамент, юристы, склад и логистическая служба), систематизировать их. Этому специалисту важно погружаться в специфику компании, понимать алгоритмы взаимодействия и приоритет в решении вопросов.

Стратег, а не просто исполнитель

Не нужно путать бизнес-ассистента с секретарём или личным помощником. Их задачи сугубо административные (хотя и не менее важные): вести рабочий календарь руководителя, заказывать билеты, напоминать о важных датах. Перечень задач бизнес-ассистента не находится в плоскости чисто организационных дел. Он должен уметь мыслить стратегически, быть соратником руководителя. Также бизнес-ассистент должен обладать управленческими компетенциями – уметь грамотно ставить задачи коллегам любого уровня – от рядовых сотрудников до руководителей департаментов и подразделений. После чего контролировать их выполнение и уметь быть требовательным не только к себе, но и к коллегам, в случае необходимости, для качественного исполнения поручений руководителя.

Гуманитарий и технарь одновременно

Склад ума бизнес-ассистента должен быть и гуманитарный, и технический одновременно. Например, на собеседовании не лишним будет задать пару арифметических примеров. Как показывает практика, элементарные вычисления у многих претендентов на вакансию бизнес-ассистента вызывают сложности, хотя в резюме указывается обратное. Гуманитарная сторона заключается в развитых коммуникативных навыках. При этом речь не идёт о том, чтобы бизнес-ассистент умел говорить на любые темы. Он должен уметь находить общий язык с людьми, быть доброжелательным, аргументировать необходимость предоставления информации сотрудникам отделов, которые не входит в его подчинение.

На «ты» с информационными технологиями

Бизнес-ассистент должен владеть IT, быстро находить нужную информацию в корпоративной системе, предоставлять её оперативно и в удобном формате на рассмотрение по запросу руководителя. На согласование документов также должны уходить минимальные затраты времени. Общение в мессенджерах, которые, казалось бы, все освоили вдоль и поперёк, тоже не должно вызывать трудностей. Мессенджеры не должны становиться болталкой. Это должен быть инструмент делового общения, основная задача которого заключается в принятии оперативных управленческих решений.

Мужчина или женщина бизнес-ассистент

Наверное, это дело каждого руководителя. На рынке дефицит кадров мужского пола в этой должности выше. И уровень заработной платы тоже выше, соответственно. Конкуренция у бизнес-ассистентов женщин более явная, но не все понимают, что это не работа секретаря. Кроме того, традиционно женщины больше привязаны к семье, детям, что может быть не совсем удобно, если высока интенсивность командировок, возможен ненормированный график работы.

На одной волне

И, конечно, важно, чтобы руководитель и бизнес-ассистент совпадали по духу, руководствовались схожими принципами деловой жизни, умели говорить на одном языке и легко коммуницировали. У них могут быть разные жизненные приоритеты, разный взгляд на вещи, моральные аспекты каких-то вопросов, но в делах они должны смотреть в одну сторону, чтобы бизнес развивался.

Бизнес-ассистент: обязанности и функции

Другой вопрос, что каждый из перечисленных помощников делает свою работу. Причем функции секретаря, например, или персонального помощника многие себе представляют. А какие дела выполняет бизнес-ассистент — обязанности какого характера на него возлагаются?

Поскольку такой специалист сегодня очень востребован, всем, кто планирует строить карьеру в сфере менеджмента, нужно разобраться с «содержанием» его работы. Так, разбираемся с ролью приближенного к руководителю эксперта, его сферой занятости и качествами, необходимыми, чтобы занять привлекательное место рядом с опытным топ-менеджером (у которого есть чему поучиться).

Кто такой бизнес-ассистент и зачем он нужен

Что можно заключить из самого определения должности:

• эксперт имеет дело непосредственно с руководителем организации (подразделения, филиала, отделения или отдела);
• сфера ответственности такого работника — рабочие вопросы, не связанные с обеспечением рабочего места начальника;
• в переводе с латинского assisto, значит, стоять рядом, то есть ассистент постоянно работает вместе с руководителем, помогая тому решать ряд подзадач в рамках осуществления управления вверенным подразделением.

Роль корпоративного помощника на любом предприятии весьма значима. Без его участия (или при условии его некомпетентности) начальство будет де-факто перегружено рутинными или малозначительными работами, что снизит эффективность менеджмента в целом и приведет к слабым показателям по итогам очередного отчетного периода.

Да, такой работник важен. Что, кстати, в большинстве случаев, отражается на его зарплате. В среднем, если судить по вакансиям, она составляет от 60−80 тыс. рублей в месяц по регионам и порядка 80−100 тыс. рублей в Москве.

Функции и обязанности

Что касается должностных обязанностей, то они прописываются каждым работодателем в штатном расписании. И обязательно озвучиваются на собеседовании при поиске кандидата: наниматель заинтересован в том, чтобы человек понимал объем предстоящей работы.

Если же говорить в общем, то базовый набор функций помощника руководителя по бизнесу можно найти в п. 3.4 Профстандарта, утвержденного приказом Минтруда еще в мае 2015 года (№ 276н). Согласно документу, такой сотрудник обязан:

• отбирать источники данных по заданным критериям;
• обрабатывать информацию;
• формировать отчеты и другие документы, необходимые для подготовки проектов новых приказов, решений, распоряжений;
• информировать руководителя по итогам рассмотрения запросов и обращений персонала;
• рассматривать предложения, запросы, жалобы и другие обращения от кадров, контрагентов, контрольных государственных органов;
• готовить запросы на получение информации в налоговой прокуратуре, МВД и других инстанциях, если это необходимо;
• организовать решение вопросов, которые не требуют непосредственного участия руководства.

Функции

Отдельно можно выделить еще и функции, которые могут возлагаться (и часто возлагаются) именно на ассистента.

Сюда относится планирование и согласование рабочего графика руководителя, поддержка деловых контактов, проведение переговоров, в некоторых случаях — предварительных бесед с контрагентами. Сегодня, когда условия становятся все жестче (в плане ответственности юридических лиц по части проверки потенциальных партнеров), ассистент может также:

• вести запись переговоров;
• составлять протоколы собраний акционеров;
• сохранять удаленную переписку;
• формировать доказательную базу (подтверждение честной работы) по запросу налоговиков;
• посещать различные инстанции, если они требуют разъяснений;
• организовывать встречу с нотариусом (а иногда и заменять руководителя на заверении бланковых заявлений, если у него есть такие полномочия).

Отдельный список функций может быть связан с конкретным профилем компании, в которой работает помощник руководителя. В сервисных организациях, например, он часто занимается еще и поиском (проработкой возражений) новых клиентов. А на предприятиях, которые относятся к категории опасных объектов, ассистент может следить за соблюдением правил техники безопасности и заполнением соответствующей документации по регламенту.

Какими качествами должен обладать хороший ассистент

Набор обязательств, предписанных к исполнению штатным расписанием для ассистента, может отличаться в зависимости от профиля, размеров и укомплектованности персоналом работодателей. То же касается перечня функций, которые исполняются де-факто.

А вот требования, которые наниматель к нему предъявляет при приеме на работу, обычно одни и тот же. В частностях они, конечно, отличаются, но общих моментов больше.

Минимальный набор обязательных качеств

Так, в большинстве случаев помощник руководителя должен:

• иметь высшее образование;
• быть абсолютно преданным бренду, компании, начальнику;
• иметь хорошо развитое чувство такта и уметь производить приятное впечатление на окружающих;
• быть сообразительным;
• быть ответственным и исполнительным.

Диплом

Требования к профессиональной подготовке — это те самые частности, которые отличают вакансии от разных организаций. В некоторых случаях от претендента нужен диплом бакалавра или магистра по одному из направлений менеджмента (управление проектами, персоналом, финансами). Часто на работу в такой должности принимают людей с квалификацией:

• бухгалтера;
• экономиста;
• логиста;
• менеджера предприятий и организаций;
• маркетолога;
• корпоративного психолога.

Иногда требуется, чтобы образование было профильным (напрямую связанным с видом деятельности компании). В помощники руководителя на горнодобывающих, например, предприятиях, берут выпускников программ экономики или менеджмента в горном деле. В юридические бюро — выпускников юрфака. В образовательные заведения — педагогов с магистерским дипломом или бывших студентов факультета управления в образовательной сфере.

Управленческие и коммуникативные навыки

5 ключевых управленческих умений, которые если и не требуются, то точно пригодятся ассистенту руководителя по корпоративным вопросам: расстановка приоритеты, делегирование заданий, формирование команды, управление ресурсами и мотивация сотрудников. Для эффективного общения полезны презентационные, письменные, переговорные навыки, внимательность, знание иностранного языка и эмоциональный интеллект.

Работа с компьютером

В век IT нельзя оказаться на высоком посту без владения профессиональным софтом. Бизнес-ассистент руководителя, скорее всего, будет иметь с таким ПО дело чаще, чем начальник. Потому ему нужно хорошо разбираться в сетевом этикете, сервисах удаленного сообщения и контроля производительности работников. Важно уметь искать, фильтровать и обрабатывать данные, в том числе, с помощью специализированных программ, которыми пользуется компания.

Адрес поступления:

Москва, Ленинградский пр-т. д. 80, корп. Г (м. Сокол)
Москва, ул. Измайловский вал, д. 2, корп. 1 (м. Семеновская)

Телефон: 8 (800) 100 00 11

График работы приёмной комиссии:
Пн — Пт: 09.00−20.00;
Сб — Вс: 10.00−17.00.

«Рабочий день идет, пока не заснешь»: сколько зарабатывает ассистент руководителя

В Воронеже

Героиня этого выпуска мечтала, как в фильме «Дьявол носит Prada», стать ассистентом очень важного человека и бегать по всему городу, выполняя его поручения. В итоге сменила несколько мест работы и устроилась в компанию с руководителем-экспатом. Она рассказала, чем работа с иностранцем отличается от работы с российскими начальниками, каково работать 24/7, без каких качеств не стать хорошим ассистентом и как получить максимальную выгоду от такой работы.

Это история читателя из Сообщества Т⁠—⁠Ж. Редакция задала наводящие вопросы, бережно отредактировала и оформила по стандартам журнала.

Выбор профессии

Я окончила Воронежский государственный университет по специальности «международные отношения». Поступать было несложно: я отличница-медалистка, у меня были хорошие баллы по ЕГЭ. Поступила на платное отделение, так как бюджетное место было только одно и, конечно, не для меня. Обучение стоило 75 000 Р в год и дорожало с каждым курсом. В итоге для работы из вуза не пригодилось почти ничего — разве что курс «Экселя» на парах по информатике.

После окончания университета я поехала в Москву. Планировала, что найду работу и останусь там навсегда. Собрала все — от носков до подушек и одеял, забила свой маленький хэтчбэк до потолка, взяла попутчика на сервисе поездок, чтобы сэкономить на бензине, и уехала.

Уже на следующий день у меня состоялось три собеседования, и на одном меня пригласили на стажировку помощником руководителя офтальмологической клиники. Для меня это была большая удача. Руководитель — известный офтальмолог, который оперировал звезд, в его расписании были встречи с артистами и интервью в известных журналах, а клиника находилась в хорошем районе прямо по пути на Рублевку. Мне приходилось ездить из одного конца Москвы в другой. Я простажировалась там три дня и ушла, потому что руководитель на меня ни разу не взглянул и не разговаривал со мной, персонал клиники постоянно на меня фыркал, а в первые 15 минут на моем первом в жизни рабочем месте одна докторка устроила мне скандал из-за того , что у нее закончилась бумага. Я никогда не горела желанием работать и оттягивала этот момент как могла, поэтому рабочее место для меня должно было быть в первую очередь эмоционально комфортным, а с таким ужасным отношением я не смирилась. Кстати, до сих пор помню брошюру о строении глаза, которую меня заставили выучить наизусть в первый день.

Остальное время в Москве я потратила на собеседования. Искала вакансии, близкие к моей специальности, но их было немного, а у меня не было опыта, я из глубинки, без жилья в Москве и связей — шансов найти что-то подходящее не было. Я откликалась на сайтах по поиску работы, ходила на все собеседования, куда приглашали. В основном это были вакансии в госструктурах — например, специалист в пенсионный фонд или в МФЦ, вакансии секретаря или помощника руководителя.

Я мечтала, как в фильме «Дьявол носит Prada», носиться по всему городу и решать нелепые, но очень важные задачи.

За три с лишним месяца в Москве я посетила около 100 собеседований. В день у меня было от одной до четырех встреч — максимум я успевала посетить, только если места были недалеко друг от друга. В 80% случаев я получала отказы, в 20% — отказывалась сама из-за маленькой зарплаты, которой не хватило бы даже на аренду квартиры, или из-за странных предложений. Например, однажды я откликнулась на вакансию секретаря директора, а на собеседовании оказалось, что нужны интимные услуги. Один раз попала к мошенникам, которые обещали устроить стюардессой на борт, но с условием оплаты обучения в школе стюардесс. Еще был офис микрозаймов, где надо было выдавать кредиты под огромные проценты.

В Москве я жила у родственников за оплату коммуналки, на расходы давали деньги родители. Все, на что их хватало, — проезд в метро, печенье из банана и овсянки на завтрак и гречка на ужин.

В итоге мои ресурсы иссякли, работы не было, и мне пришлось вернуться в Воронеж. Оказалось, что там проще найти работу: через два месяца после возвращения я устроилась помощником депутата. Собеседование прошла за пять минут: руководитель задал пару вопросов, посмотрел, так сказать, на адекватность, а на следующий день я уже вышла на работу.

Меня долго не оформляли официально, зарплату давали в конверте. Мы работали с 10:00 до 17:00. Ну как работали — сидели, это же чиновничий аппарат, в 17:01 в офисе уже гулял ветер. Хотя не все депутаты ленивые и толстые — есть идейные и преданные своему делу. Но работа была очень скучная: принеси, подай, сходи в магазин. Зато научили пользоваться дыроколом и офисным МФУ.

Зарплата была 10 000 Р , и этого хватало практически на все, плюс еще 5—7 тысяч давали родители. Я оплачивала коммуналку, заправляла машину, даже ходила к косметологу каждый месяц.

Пару раз я выполняла сверхурочную работу — расшифровку диктофонных записей заседаний. На это уходило от 12 до 20 часов, платили 1000 Р . Потом я поняла, что не готова 20 часов делать ерунду за такие деньги, и больше не бралась за это.

Я проработала там ровно год — для престижной записи в резюме. Параллельно училась в магистратуре ВГУ на направлении «государственное и муниципальное управление». Когда поступала, я еще планировала жить в Москве и приезжать только на сессии, так что училась заочно.

После работы в Думе я устроилась помощником к одному крупному застройщику, там платили больше и нужно было думать головой, а не просто сидеть. Эта работа как раз была похожа на фильм «Дьявол носит Prada»: надо было носиться по всяким глупым делам, а когда прибегал, оказывалось, что это уже не нужно, делай что-то другое.

Левой рукой звони, правой пиши, носом печатай, ногой держи сумки.

И все это на нервяках, потому что шеф кипел, просто если не так стоишь или громко дышишь. Там было регламентировано, что начальник должен услышать не больше двух гудков, когда звонит тебе. Я проработала там четыре месяца, ушла на сессию и уже не вернулась.

Должностная инструкция помощника руководителя

Должностная инструкция помощника руководителя дает представление о перечне обязанностей сотрудника, претендующего на обозначенную должность. ДИ — юридически значимый документ. Он состоит из четырех базовых и нескольких второстепенных разделов, а также является одним из наиболее важных внутренних документов компании, регламентирующих трудовые отношения.

Образец должностной инструкции помощника руководителя

1. Основные положения

1. Помощник руководителя принимается на работу и освобождается от неё приказом руководителя фирмы.
2. Помощник находится в оперативном подчинении у соответствующего руководителя.
3. Во время вынужденного отсутствия (болезнь, командировка и пр.) обязанности помощника временно возлагаются на секретаря директора фирмы.

Помощник руководителя должен удовлетворять следующим стандартам квалификации:

1. полное высшее образование;
2. опыт работы помощником, секретарем или ассистентом руководителя;
3. знание основ оргтехники и компьютерных программ;
4. хорошее знание делового английского языка.

Помощник руководителя должен разбираться в:

• основных нормах делопроизводства;
• основах ведения переговоров с партнерами фирмы;
• востребованных в офисе компьютерных программах;
• деловом английском языке на уровне, достаточном для помощи директору в переговорах и переписке;
• ведении потока входящей и выходящей корреспонденции в соответствии с общепринятыми деловыми стандартами;
• внутренних документах фирмы, регулирующих вопросы, входящие в сферу своей компетенции;
• иерархии фирмы и её структуре;
• приемах стенографии;
• правилах русского языка в части безошибочного ведения документации;
• правилах пользования оргтехникой;
• стандартах делового этикета.

Помощник руководителя руководствуется:

• действующими законами РФ;
• внутренними документами фирмы;
• пунктами данной должностной инструкции.

2. Функции

Функции помощника руководителя:

1. Помощь руководителю в ведении переговоров и проведении совещаний.
2. Координация мероприятий с помощниками других руководителей по организации совместных рабочих встреч и совещаний.
3. Совместное с секретарем руководителя рассмотрение документов и корреспонденции, а также её первичная обработка.
4. Помощь руководителю во встречах и общении с иностранными партнерами.
5. Организация оптимального приема посетителей.
6. Помощь руководителю в планировании его делового графика.
7. Составление резюме и других документов по итогам встреч и совещаний.
8. Доведение до работников фирмы распоряжений руководителя в пределах его компетенции.
9. Выполнение рабочих поручений руководителя.
10. Замена руководителя на встречах на время его вынужденного отсутствия в пределах своей компетенции.
11. Отслеживание корректности документооборота в пределах своей компетенции.
12. Сбор информации и подготовка документов по распоряжению руководителя, в пределах своей компетенции.
13. Обеспечение мероприятий по поддержанию в рабочем порядке кабинета руководителя и его рабочего места.
14. Информирование руководителя о возможных проблемах в деятельности фирмы.

3. Ответственность

Помощник руководителя несёт следующую ответственность:

1. За ущерб, который понесла фирма из-за его некомпетентных действий, — в пределах, оговоренных в трудовом законодательстве.
2. За разглашение внутренних данных фирмы и другие нарушения деловых норм — в пределах, определённых законодательством и документами фирмы.
3. За некорректное выполнение рабочих функций — в пределах, определенных соответствующими служебными документами компании.
4. За нарушения законов, происшедших в процессе выполнения должностных обязанностей — в соответствии с действующими статьями законодательства.

4. Права

Для выполнения рабочих функций помощник руководителя наделяется следующими правами:

1. Информировать руководителя о возможностях оптимизации выполнения своих рабочих обязанностей.
2. Получать служебные документы фирмы, в том числе и конфиденциальные, необходимые для успешного выполнения своих функций.
3. Получать информацию, в пределах своей компетенции, от других сотрудников фирмы.
4. Отдавать распоряжения от имени руководителя, в случаях, когда им было отдано соответствующее непосредственное указание.
5. Визировать документы в границах своей компетенции.
6. Отслеживать процесс выполнения соответствующих рабочих распоряжений руководителя сотрудниками фирмы.
7. Принимать участие в рабочих встречах руководителя.
8. Представлять руководителя на деловых совещаниях в случае его временного отсутствия.
9. Требовать от менеджмента компании создания условий, необходимых для качественного выполнения своих рабочих обязанностей.
10. Получать льготы и вознаграждения в соответствии с правилами организации.

Зачем нужна должностная инструкция

Инструкция является стандартным внутрифирменным документом, касающимся выстраивания рабочих отношений сотрудников. Она позволяет четко определить сферу функций и обязанностей помощника руководителя. Помимо этого, как юридически значимый документ, она помогает определить позиции сторон в возможных правовых спорах.

Для руководителя ДИ, если она грамотно составлена, является хорошим инструментом выстраивания беспроблемных рабочих отношений со своим помощником. А помощнику данный документ помогает идентифицировать спектр своих должностных обязанностей и ответственностей, выполнения которых от него ожидают, принимая на работу.

И для помощника, и для руководителя, инструкция выполняет крайне важную роль, сводящуюся к минимизации последствий рабочих конфликтов.

Что нужно учитывать при написании ДИ

Единая форма должностной инструкции до настоящего времени не прописана в законодательстве. Это открывает для фирм простор для творчества, особенно в описании должностных обязанностей. Однако есть и некоторые общепринятые стандарты написания ДИ, в основном они касаются количества и наименований разделов:

1. Общие положения.
2. Функции.
3. Права.
4. Ответственность.

К перечисленным пунктам могут прибавляться и дополнительные, которые включают, к примеру, описание условий труда. Целесообразность их включения определяется руководством фирмы.

Основные положения

Здесь прописывают требования по квалификации для сотрудника. Для позиции помощника важным будет упомянуть опыт обращения с офисной техникой, необходимым набором компьютерных программ, а также, в случае необходимости, хорошее знание иностранного языка. Также в разделе стандартно упоминают о том, кто принимает на работу помощника и кому он подчиняется, а также, чем он должен руководствоваться при выполнении своих функций.

Если у директора несколько помощников, то ДИ лучше составить для каждого из них, указав конкретные индивидуальные обязанности.

Функции

Содержимое данного раздела посвящено возможно более подробному перечислению функций, выполнения которых ожидают от помощника руководителя. Обычно тут расписывают круг обязанностей, близкий к секретарскому, но больше связанный с общением с людьми и меньше связанной с обработкой входящих звонков и писем. Также важно учесть и особенности работы фирмы, так как далеко не везде требуется английский язык.

Во многих компаниях функции помощника руководителя выполняют секретари или ассистенты. Поэтому нужно четко описать, что ожидает от помощника сам руководитель: он будет заменой секретарю или будет выполнять какие-то дополнительные обязанности.

Ответственность

В разделе обозначен спектр ответственности работника за нарушения российских законов и правил фирмы, разглашение данных и другие нарушения. Обычно в разделе нет обозначения конкретных мер ответственности т.к. они могут быть предметно определены лишь в ходе трудовых и юридических разбирательств.

Права

Здесь описывается комплекс прав помощника руководителя. Обычно он довольно стандартен и различается лишь в силу специфики как самой фирмы, так и обязанностей конкретного помощника.

После составления и утверждения инструкции её распечатывают в количестве равном числу помощников. Обычно распечатывают на фирменном бланке, таким образом избавляя себя от лишних хлопот, связанных с внесением данных в документ о фирме и её руководителе. На заключительном этапе проставляются подписи и их расшифровки как самого руководителя, так и его помощника. Также могут быть добавлены и подписи лиц, с которыми согласовывается данное назначение. В этом документе печать фирмы не обязательна.